設定報表的記錄來源

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

若要選擇報表的資料來源,請在 [版面配置檢視] 中開啟報表,然後按下 ALT+ENTER 開啟屬性表。按一下報表物件索引標籤正下方的方形來選取整個報表,然後在屬性表的 [資料] 索引標籤上,按一下 [記錄來源] 以選取屬性。您之後可以選擇清單中的項目,或按一下 [建立] 按鈕 按鈕圖像 開啟查詢 [設計檢視] (可以建立記錄來源的地方,就跟任何查詢一樣),以設定報表的記錄來源。

報表的記錄來源決定了報表上可以顯示資料庫的哪些欄位。 在關聯式資料庫中,相關資料通常是橫跨多個資料表。例如,關於客戶的資訊會儲存在其中一個資料表中,而關於訂單的資訊會儲存在另一個資料表中。報表提供您一種彈性的方式「重新組合」資料,並完全依您想要的方式顯示,而且可以針對列印最佳化。如需報表記錄來源的詳細資訊,請參閱本文其餘的部分。如需報表的概觀,請參閱 Access 中的報表簡介一文。

附註: 本文內容不適用於 Access Web App - 此為使用 Access 設計及線上發佈的資料庫類型。如需詳細資訊,請參閱建立 Access 應用程式

本文內容

不同類型的記錄來源

資料表

具名查詢

內嵌查詢

報表工具如何建立記錄來源

使用記錄來源

將記錄來源轉換成內嵌查詢

方法 1:按一下 [建立] 按鈕。

方法 2:使用欄位清單從關聯資料表新增欄位

方法 3:從具名查詢複製並貼上 SQL

方法 4:從另一個表單或報表複製並貼上 SQL

編輯內嵌查詢

將內嵌查詢儲存為具名查詢

不同類型的記錄來源

資料表

如果您需要的所有欄位都在單一資料表中,您可以使用資料表作為報表的記錄來源。如果您需要的欄位是包含在二或多個資料表中,您必須確保可以連接這些資料表上一些常見的值,然後建立具名查詢或內嵌查詢,以作為記錄來源。

具名查詢

具名查詢 (通常只稱為查詢) 是一種儲存為資料庫物件的查詢。您可以使用具名查詢作為多個表單或報表的記錄來源。不過,查詢設計變更將會影響所有以其作為記錄來源的表單和報表。此外,要刪除具名查詢很容易,而如此會破壞任何使用它的表單或報表。

內嵌查詢

內嵌查詢是一種儲存在另一個物件之 [記錄來源] 屬性的查詢。因為內嵌查詢並非獨立的物件,所以較不可能會因為意外刪除或修改查詢而破壞報表。如果您想讓查詢專用於報表 (換句話說,不想與其他任何物件共用查詢),建議建立內嵌查詢。

您使用下節中所述的 [報表設計][空白報表][標籤] 工具時,預設會建立內嵌查詢。內嵌查詢也可以使用 [報表精靈] 建立,只要您從多個資料表選取報表的資料即可。如果您只從一個資料表選取資料,[報表精靈] 會將報表直接繫結到該資料表。

您也可以從在 [SQL 檢視] 開啟的具名查詢複製 SQL 陳述式,然後將該 SQL 陳述式貼入報表的 [記錄來源] 屬性,來建立內嵌查詢。若要在 [SQL檢視] 中開啟具名查詢:

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的物件,然後按一下 [設計檢視]

  2. [設計] 索引標籤上,按一下 [結果] 群組中的 [檢視],然後按一下 [SQL 檢視]

頁面頂端

報表工具如何建立記錄來源

若要在 Access 中建立報表,請在 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中,按一下其中一項工具。根據您使用工具的方式,每項工具會建立上一節所述三個記錄來源類型的其中一種。

下表說明每個報表工具的作用,以及預設會建立的記錄來源類型。

工具

描述

預設記錄來源類型

報表

建立簡單的表格式報表,其中包含資料來源中所有的欄位。

資料表或具名查詢 (您必須先在 [功能窗格] 中選取資料表或具名查詢,再按一下工具)。

報表設計

在 [設計檢視] 中開啟一個空白報表,而您只能將所需的欄位及控制項新增至該報表。

內嵌查詢 (如果您從 [欄位清單] 工作窗格將欄位拖曳至報表)。您也可以從屬性表的 [記錄來源] 下拉式清單中選取資料表或具名查詢。

空白報表

在 [版面配置檢視] 中開啟一個空白報表,並且顯示 [欄位清單] 工作窗格。當您從 [欄位清單] 拖曳將欄位至報表時,Access 會建立內嵌查詢,並將其儲存在報表的 [記錄來源] 屬性中。

內嵌查詢 (如果您從 [欄位清單] 工作窗格將欄位拖曳至報表)。您也可以從屬性表的 [記錄來源] 下拉式清單中選取資料表或具名查詢。

報表精靈

顯示多步驟精靈,讓您指定欄位、群組/排序層級,以及版面配置選項。精靈會根據您的選擇建立報表。

內嵌查詢 (如果您從多個資料表選取欄位)。如果您只從單一資料表選取欄位,Access 會使用該資料表作為記錄來源。

標籤

顯示精靈,以便您選取標準或自訂標籤大小,以及要顯示的欄位及欄位的排序方式。精靈會根據您的選擇建立標籤報表。

資料表或具名查詢 (您必須先選取,再按一下工具)。

附註: [報表設計][報表精靈][標籤] 工具全都會建立「用戶端」報表,而該報表與 Web 資料庫不相容。如需 Web 資料庫的詳細資訊,請參閱在 SharePoint 上編輯或發佈 Web 資料庫網站一文。

頁面頂端

使用記錄來源

將記錄來源轉換成內嵌查詢

任何繫結至資料表或具名查詢的報表都可以修改為繫結至內嵌查詢。如前文所述,這可以使報表更獨立,並且比較不相依於其他物件,而讓資料庫更容易維護。根據您目前的記錄來源類型,使用下列其中一種方法將其轉換成內嵌查詢:

方法 1:按一下 [建立] 按鈕。

如果 [記錄來源] 屬性是資料表名稱,您可以按一下 [記錄來源] 屬性方塊中的 [建立] 按鈕,快速建立內嵌查詢。

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要修改的報表,然後按一下 [版面配置檢視]

  2. 以滑鼠右鍵按一下報表中的任一處,然後按一下 [報表內容]

  3. 按一下 [全部] 索引標籤上的 [記錄來源] 屬性方塊,然後按一下 [建立] 按鈕 按鈕圖像

  4. Access 會詢問您是否要以資料表為基礎建立查詢。按一下 [是] 繼續。

    Access 隨即會開啟 [查詢建立器],並會新增原本在 [控制項資料來源] 屬性中的資料表。

  5. 按兩下要出現在報表的每一個欄位名稱,將欄位新增至查詢格線。您必須針對要所有在報表上的所有欄位完成此作業。

  6. 若要從關聯資料表或查詢新增欄位:

    1. [設計] 索引標籤的 [查詢設定] 群組中,按一下 [顯示資料表]

    2. [顯示資料表] 對話方塊中,選取要新增的資料表或查詢,然後按一下 [新增]

    3. 按一下 [完成] 關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

    4. 確定您新增的資料表及查詢以合邏輯的方式連接。例如,[客戶] 資料表的 [識別碼] 欄位很可能會有聯結線將其連接至 [訂單] 資料表的 [客戶識別碼] 欄位。 您可以將欄位名稱從其中一個資料表或查詢拖曳至另一個資料表或查詢的欄位名稱,藉此建立聯結線。

      如需建立查詢的詳細資訊,請參閱查詢簡介一文。

    5. 按兩下要出現在報表的每一個欄位名稱,將欄位新增至查詢格線。您必須針對要所有在報表上的所有欄位完成此作業。

  7. 若要測試查詢:

    1. [設計] 索引標籤的 [結果] 群組中,按一下 [檢視],再按一下 [資料工作表檢視]

    2. 若要回到 [設計檢視],在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]

  8. 您確定查詢傳回的資料是您要顯示在報表上的資料時,在 [設計] 索引標籤上,按一下 [關閉] 群組中的 [關閉]

  9. 按一下 [是] 儲存 SQL 陳述式變更並更新屬性。

附註: 如果新的查詢不包含報表中使用的所有欄位,Access 會提示您針對每個遺失的欄位輸入參數值。您可以刪除報表上的欄位參照,或使用編輯內嵌查詢下的程序,將遺失的欄位新增至查詢。

方法 2:使用欄位清單從關聯資料表新增欄位

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要修改的報表,然後按一下 [版面配置檢視]

  2. 如果沒有顯示 [欄位清單] 工作窗格,請在 [設計] 索引標籤上,按一下 [工具] 群組中的 [新增現有欄位]

  3. 如果 [顯示所有資料表] 顯示在 [欄位清單] 頂端,按一下它即可顯示關聯資料表和其他資料表中的欄位。

  4. [在關聯資料表中可用的欄位] 中,展開資料表,然後將其中一個欄位拖曳到報表。

    Access 會將記錄來源變更為內嵌查詢並包含您新增的欄位。您可以繼續以這種方式新增欄位,或使用編輯內嵌查詢中的程序來編輯內嵌查詢。

方法 3:從具名查詢複製並貼上 SQL

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下包含要複製之 SQL 陳述式的查詢,然後按一下 [設計檢視]

  2. [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],再按一下 [SQL 檢視]

  3. 複製 SQL 窗格中的文字,然後關閉查詢但不要儲存。

  4. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下要新增內嵌查詢的報表,然後按一下 [版面配置檢視]

  5. 如果沒有顯示屬性表,請按下 F4 顯示屬性表。

  6. [全部] 索引標籤上,選取 [記錄來源] 屬性中的文字,然後按下 CTRL+P,將 SQL 貼入屬性方塊。

附註: 如果新的查詢不包含報表中使用的所有欄位,Access 會提示您針對每個遺失的欄位輸入參數值。您可以刪除報表上的欄位參照,或使用編輯內嵌查詢下的程序,將遺失的欄位新增至查詢。

方法 4:從另一個表單或報表複製並貼上 SQL

您也可以直接從其中一個物件的 [記錄來源] 屬性,將內嵌查詢複製到另一個物件。如此一來,如果另一個表單或報表包含內嵌查詢並傳回您想要的資料,就很容易將其重複用於您使用的報表。

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下包含要複製之內嵌 SQL 陳述式的表單或報表,然後按一下 [版面配置檢視]

  2. 以滑鼠右鍵按一下表單或報表上的任一處,然後按一下 [表單內容][報表內容]

  3. [全部] 索引標籤上的 [記錄來源] 屬性方塊中,選取整個 SQL 陳述式文字,然後按下 CTRL+C 複製。

  4. 關閉表單或報告,但不要儲存。

  5. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下要新增內嵌查詢的報表,然後按一下 [版面配置檢視]

  6. 以滑鼠右鍵按一下報表中的任一處,然後按一下 [報表內容]

  7. [全部] 索引標籤上,選取 [記錄來源] 屬性中的文字,然後按下 CTRL+P 將 SQL 貼入屬性。

附註: 如果新的查詢不包含報表中使用的所有欄位,Access 會提示您針對每個遺失的欄位輸入參數值。您可以刪除報表上的欄位參照,或使用以下的程序 (編輯內嵌查詢),將遺失的欄位新增至查詢。

編輯內嵌查詢

隨著資料庫變大,您可能需要修改報表的記錄來源,例如,新增更多欄位到報表。請使用此程序在 [查詢建立器] 中開啟記錄來源:

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下包含要編輯之內嵌查詢的報表,然後按一下 [版面配置檢視]

  2. 以滑鼠右鍵按一下報表中的任一處,然後按一下 [報表內容]

  3. 按一下 [全部] 索引標籤上的 [記錄來源] 屬性方塊,然後按一下 [建立] 按鈕 按鈕圖像

    Access 隨即會在 [查詢建立器] 中開啟查詢。

  4. 視需要編輯查詢,然後在 [設計] 索引標籤 上,按一下 [關閉] 群組中的 [關閉]

  5. 按一下 [是] 儲存變更並更新屬性。

    Access 會關閉 [查詢建立器]。您在 [查詢建立器] 中所做的任何變更都會反映在 [記錄來源] 屬性中的 SQL 陳述式。

如需建立查詢的詳細資訊,請參閱查詢簡介一文。

將內嵌查詢儲存為具名查詢

您可能決定目前作為報表記錄來源的內嵌查詢可能也適合其他用途。在這種情況下,您可以將其儲存為具名查詢,之後就可供其他物件使用。

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下包含內嵌查詢的報表,然後按一下 [版面配置檢視]

  2. 以滑鼠右鍵按一下報表中的任一處,然後按一下 [報表內容]

  3. 按一下 [全部] 索引標籤上的 [記錄來源] 屬性方塊,然後按一下 [建立] 按鈕 按鈕圖像

    Access 隨即會在 [查詢建立器] 中開啟查詢。

  4. [設計] 索引標籤的 [關閉] 群組中,按一下 [另存新檔]

  5. [另存新檔] 對話方塊的上方方塊中輸入查詢名稱,然後按一下 [確定]

    Access 會在 [功能窗格] 中將該查詢儲存為具名查詢。

  1. [設計] 索引標籤上,按一下 [關閉] 群組中的 [關閉]

    Access 會詢問您是否要儲存內嵌查詢的變更,即使您沒有做任何變更也會詢問。在大部分情況下,您應該直接按一下 [否] 關閉 [查詢建立器] 即可。不過,如果您確實有變更要反映在報表的內嵌查詢中,請按一下 [是]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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