設定合併列印規則

了解合併列印規則及探索您組織可如何使用各個規則。當您針對所有客戶建立一封信或一封電子郵件,而您希望該信件根據資料來源的特定欄位中的不同值來陳述不同事情時,您可以設定規則。

例如,您已針對即將在全球三個不同地理位置舉行的活動建立了一封信。您是使用 Word 中 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 選項建立信件,但在檢閱文件之後,您發現其中不僅有重複的內容,而且有些內容必須根據活動地點而變更。在此情況下,您可以使用 [寫入與插入功能變數] 群組中的 [規則] 來涵蓋各種不同的條件。

使用規則

將規則新增至合併列印文件,可讓您的工作流程更有效率,也具有彈性。使用規則之後,您再也無需產生多份文件,也不用設定可快速變更的內容。

您可以在設定合併列印時新增規則。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [規則]。

    在 Word [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中

  2. 選擇可用的規則:

    在 Word 的 [郵件] 索引標籤中,[寫入與插入] 群組中提供的 [規則] 功能變數下拉式清單

除非您開始合併列印程序,否則無法存取規則。如需如何設定任一欄位的詳細資訊,在已選規則的對話方塊中,請選擇 ? 圖示。您也可以在 Word 說明中搜尋欄位名稱。

提示: 若要切換顯示和隱藏功能變數代碼,請按 ALT + F9。

功能變數

描述

範例及方法

Ask

用來在文件的多個位置重複相同資訊的要求。針對提示的回應顯示在合併的文件中

在 [插入 Word 功能變數:Ask] 對話方塊中,有一個 [詢問一次] 核取方塊。如果您希望僅在最終合併列印的開頭出現提示,請選取該核取方塊。或者,如果您希望每個記錄都出現提示,請清除核取方塊 (預設值)。

如需詳細資訊,請參閱 Ask 功能變數

針對多年來銷售您組織製造之產品的員工,即將規劃一個退休派對。現正透過電子郵件訊息傳送邀請給組織內外的人員,詢問他們是否會參加。

在 [插入 Word 功能變數:Ask] 對話方塊的 [書籤] 方塊中,輸入「邀請」。

在 [提示] 方塊中,輸入「您是否願意參加退休派對?」

在 [預設書籤文字] 方塊中,輸入「是」。

完成時按一下 [確定]。

Fill-in

當您要提出問題時,請使用 Fill-in 功能變數。Fill-in 功能變數類似 Ask 功能變數,可在一份文件中使用多次。

在 [插入 Word 功能變數:Fill-in] 對話方塊中,有一個 [詢問一次] 核取方塊。如果您希望回應套用至合併的每一筆記錄,請選取核取方塊。或者,如果您希望每個記錄都提示,請清除核取方塊 (預設值)。

如需詳細資訊,請參閱 Fill-in 功能變數

您的組織將要贊助一項健康評估活動。每一位員工都會收到一份保密註冊表單。該表單會要求必須提供的資訊,包括年齡、身高、體重。

在 [插入 Word 功能變數:Fill-in] 對話方塊的 [提示] 方塊中,輸入「您幾歲?」

完成時按一下 [確定]。

If Then Else

用來定義必須符合的條件。如果符合定義的條件,則會提供特定資訊。但是如果不符合定義的條件,則會提供不同的資訊。

如需詳細資訊,請參閱 If 功能變數

您維護一個慈善組織的大型會員資料庫。成員會依據其所在地理位置,收到有關即將舉辦之募款活動的不同公告。

在 [插入 Word 功能變數:IF] 對話方塊的 [功能變數名稱] 下拉式清單中,選擇您資料來源 (通常是 Excel 試算表) 中的 [位置] 欄名稱。

在 [比較] 下拉式清單中,選擇 [等於]。

在 [比對值] 方塊中,輸入「南美洲」。接著在 [插入此文字] 方塊中,輸入如果符合比較則要插入的內容。如果不符合比較,則會新增 [否則插入此文字] 方塊中提供的內容。

完成時按一下 [確定]。

Merge Record # (合併記錄編號)

用來擷取要包含在合併文件中之資料來源的實際記錄編號。該編號會反映出您在合併前套用至資料來源的任何排序或篩選。

如需詳細資訊,請參閱 MergeRec 功能變數

使用列印日期欄位旁的 MergeRec 功能變數建立唯一的發票號碼。

在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [規則],然後選取 [Merge Record # (合併記錄編號)]。

Merge Sequence # (合併順序編號)

當您想要合併文件中的記錄計數時使用。

如需詳細資訊,請參閱 MergeSeq 功能變數

您合併了一批信件,且該批套印信件中的最後一筆記錄會顯示所有信件的總數。您可以使用這個總數來計算郵資成本。

在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [規則],然後選取 [Merge Sequence # (合併順序編號)]。

下一筆記錄

用來將下一筆資料記錄插入目前文件中,且不開始新文件。

如需詳細資訊,請參閱 Next 功能變數

在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [規則],然後選取 [下一筆記錄]。

Next Record If (下一筆記錄條件)

用來比較兩個值。資料欄位內容和值相符,會決定下一筆資料是否應該合併到目前文件或合併到新文件。

如需詳細資訊,請參閱 NextIf 功能變數

在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [規則],然後選取 [Next Record If (下一筆記錄條件)]。

在 [功能變數名稱] 清單中,選擇合併功能變數名稱,例如「城市」。

在 [比較] 清單中,選擇您要的運算子。例如,若要篩選出特定城市的收件者,請選擇 [等於]。

在 [比對值] 方塊中,輸入您要使用的「值」。例如,若要篩選出東京的收件者,請輸入「東京」。

設定書籤

用來將書籤名稱關聯至特定值。書籤可以放在文件中的多個位置。無論您將書籤插入文件的何處,都會顯示連結到該書籤的值。

如需詳細資訊,請參閱 Set 功能變數

您的組織正在準備公開發佈特定區域中即將進行的環境工作摘要。專案經理已經有初步的專案標題,但也警告仍可能變更。此時的最佳選擇是新增書籤,因為如果標題真的變更,您只需變更書籤,而不用變更指向此標題的每個參照。

在 [插入 Word 功能變數:Set] 對話方塊的 [書籤] 方塊中,輸入「專案名稱」。

在 [值] 區塊中,輸入「Big Frog Hollow 修復」

完成時按一下 [確定]。

Skip Record If (跳過記錄條件)

用來比較資料欄位的內容與值,然後如果比較結果為 True,則跳過包含目前資料記錄。

如需詳細資訊,請參閱 SkipIf 功能變數

您擁有一家服裝店,您發現特定 T 恤的庫存過高,但並不是最熱賣的尺寸。因此,當您準備傳送銷售傳單時,您打算排除穿特定尺寸的客戶。

在 [插入 Word 功能變數:Skip Record IF] 對話方塊的 [功能變數名稱] 下拉式清單中,選擇您資料來源 (通常是 Excel 試算表) 中的 [尺寸] 欄名稱。

在 [比較] 下拉式清單中,選擇 [等於]。

在 [比對值] 方塊中,輸入「XL」。完成時按一下 [確定]。穿 XL 尺寸 T 恤的客戶都不會收到銷售傳單。

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