記錄中心簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文中的資訊會向您介紹使用記錄中心來管理及儲存您的記錄的概念。您會發現本文可協助您瞭解使用記錄中心網站範本的好處一般指導方針資訊。如需建立和使用記錄中心的詳細資訊,請參閱的連結,請參閱>底下。

本文內容

概觀

記錄中心網站範本的功能

設計記錄中心網站

概觀

記錄中心旨在成為中央存放庫,讓組織可以在此儲存及管理所有的記錄,例如法律或財務文件。記錄中心支援整個記錄管理流程,從記錄收集到記錄管理,甚至記錄處理。記錄中心網站通常會由組織的記錄管理專業人員和資訊技術 (IT) 人員進行設計及設定,以支援組織的檔案計劃。

附註: SharePoint 可讓您管理記錄 」 中的位置。 」就地記錄管理,您可以使用任何可用的功能中記錄中心的 [資訊管理原則強制、 路由],並按住,例如,管理記錄的任何網站。若要深入瞭解就地記錄管理,請參閱請參閱>底下的連結。

記錄中心網站範本與其他 SharePoint 網站類似,可做為文件的一般存放庫,並可讓各個網站使用者在其中進行共同作業。不過,記錄中心網站範本是預先設定的網站,專為協助組織實作其記錄管理和保留計畫而設計。內建功能包含版本設定、稽核、中繼資料管理、eDiscovery 以及可自訂的記錄路由,協助您更有效率地管理記錄。

記錄中心網站

頁面頂端

記錄中心網站範本的功能

記錄中心網站範本結合了一些標準功能提供Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution與一些額外的特定的記錄管理功能提供下列功能:

保存庫能力     記錄中心有許多功能,可協助確保完整性內所儲存的記錄:

  • 系統絕不會自動修改記錄。這可確保上傳至記錄中心網站的記錄和以後再次下載的記錄永遠相同。

  • 網站管理員可設定記錄中心,以防止記錄遭到直接竄改。藉由啟用文件內容變更的版本設定,及稽核特定類型的變更,即可達成目的。

  • 記錄中心允許記錄管理員在新增及維護項目的中繼資料時,獨立於記錄的中繼資料,以便在不修改基礎記錄的情形下,更新記錄管理工作的相關資訊。中繼資料的變更也會有版本設定。

資訊管理原則強制執行   記錄管理的實用的一些使用原則功能:

  • 稽核   此功能會記錄事件和在檔案執行的作業。稽核適合記錄 whm 是檢視和存取記錄中心中的資訊。

  • 到期日   此功能可讓您指定記錄應多久保留和保留期限結束時,例如刪除或處理核准工作流程初始應該發生的動作。 記錄的保留期限通常會開始記錄最初提交到記錄中心時。

  • 條碼   此功能會提供每一筆記錄具有專屬的條碼圖像和數字的值。條碼的值會儲存,並建立索引以及電子記錄的版本。條碼很有用保留和追蹤實體記錄的項目。如果文件庫中的記錄有實體版本,條碼提供建立實體版本之間的關係與他們電子有何差異。

記錄集合可程式化介面     記錄中心支援一的組促進記錄集合的服務。記錄中心可程式化介面可以讓組織設定兩個文件管理和電子郵件系統會自動提交到記錄中心網站的檔案。內容可送出到記錄中心 Web 服務使用 SOAP (簡易物件存取通訊協定),或透過電子郵件使用 SMTP 簡易郵件傳輸通訊協定 ()。您也可以使用工作流程設計Microsoft SharePoint Designer 2010提交到記錄中心的記錄。若要進一步瞭解送出到記錄中心的記錄,請參閱請參閱>底下的連結。

記錄路由     記錄中心包含自動傳送內送的記錄 (無論送出自動或手動) 內容組合管理其適當的位置,以根據其記錄類型。當記錄提交到記錄中心時,它會經常伴隨額外的相關資訊,例如稽核記錄及中繼資料。記錄的稽核記錄會儲存在記錄中心為 XML 檔案,然後記錄的中繼資料儲存 XML 檔案中,在記錄中心網站上的中繼資料欄。若要瞭解如何設定和路由記錄中使用 [內容組合管理,請參閱 [請參閱連結。

按住   什麼稱為 e 探索的一部分,記錄中心可以讓組織需要的訴訟,或稽核或法律調查證據,相關法律探索下的記錄,並保留它們保留清單。記錄會置於保留,他們會暫停從作用中的任何到期原則,因此受到損毀。例如,如果發生訴訟,將可能的相關記錄所需來產生組織位置保留、 這些記錄可訴訟完成後,才。記錄可以放在一個以上的保留,一次。記錄管理員也可以搜尋記錄中心需要保留放的記錄。 如需有關 e 探索的詳細資訊,請參閱請參閱>底下的連結。

頁面頂端

使用記錄中心管理記錄範例

公司通常會產生,並提供用於稅財務報表定期必要。在任何點,公司可能會要求以釋放稽核程序的一部分的財務資訊,例如,財務資訊必須釋放的資料不會變更以任何方式項需求。若要調整此要求,公司的財務部門搜尋並路由至特定的保留文件庫中建立記錄中心網站的 [財務報告。藉由傳送至保留文件庫的報表,他們會暫停從任何預先定義的原則,可能是作用中,而且存取這些報表遭到封鎖,直到特定的日期和時間,或適當的權限,就會發生為止。[財務報表會儲存到記錄中心網站,以及相關聯的稽核記錄和其他中繼資料。

保留記錄的工作流程範例

頁面頂端

設計記錄中心網站

就最高的層次而言,用以實作記錄管理計劃之記錄中心網站的設計,會涉及兩大步驟:

  1. 組織必須開發記錄管理策略和正式的記錄管理計劃。這是涉及協調記錄管理員、 法務、 IT 專業人員和資訊工作者的共同作業項目。

  2. 組織然後必須設定實作其記錄管理計劃的一或多個記錄中心網站

以下各節將概述每一個步驟所涉及的主要元素。

記錄管理計劃

組織應該先發展記錄管理策略的正式計劃,才能設定記錄中心網站做為記錄管理解決方案。正式的記錄管理計劃裡的特定元素,很可能是個別組織或企業所獨有的。不過,幾乎所有的記錄管理計劃都會包含下列文件與流程:

檔案計畫   :檔案計畫描述組織認可為正式業務記錄的文件或項目類型。它指出這些記錄的儲存位置,且提供區別記錄類型的資訊。檔案計畫可做為建立、儲存及管理記錄之原則、處理程序和指導方針的全面集合。不論是報紙、部落格、Wiki、電子郵件和電子檔案等哪一種媒體,檔案計畫都應涵蓋所有記錄。它也應指定如何分類、保護以及最終銷毀各個記錄。它也應包含針對特殊類別的記錄考量,例如機密、重要、商業祕密或特殊權限的記錄。最後,檔案計畫必須指定負責管理每種記錄類型的人員。

記錄庫   :記錄庫本質上就是您建立用來分類及儲存重要記錄的文件庫。您針對要保留的每種記錄類型建立記錄庫。記錄會根據您在 [內容組合管理] 設定的設定,自動路由到適當的文件庫。

內容類型   :您建立內容類型以定義貴組織需要儲存的記錄類型,以及識別每種記錄類型的任何唯一屬性。透過定義特定種類之記錄的內容類型,貴組織可確保都是採用一致的方式管理這些各個內容群組。Office 文件、PDF、TIFF (掃描的影像)、電子郵件、立即訊息交談、影片及實體記錄全部都可以分類,而且可使用您建立的內容類型儲存。例如,在 SharePoint 的記錄管理系統中,任何稱為「合約」的記錄將會以相同且一致的方式看待。使用內容類型分類及儲存記錄是使用記錄庫的替代方法。

保留排程   :保留排程會指定檔案計畫中的每種記錄類型必須保留多久時間 (其保留期間),以及到了期間結束時處置它的處理程序 (其處置處理程序)。保留排程中的指導方針通常是以法律要求、組織風險以及業務需求為根據。此外,保留排程通常會描述決定每種記錄類型之保留期間的風險管理應變方式。

合規性要求文件   :合規性要求文件會定義記錄管理之 IT 系統必須遵守的合規性要求,它們必須具備的功能,以及它們必須支援的標準監控種類,以確保合規性。

  • 暫停記錄處置的正式處理程序   :此處理程序 (通常稱為保留) 會詳述組織在發生訴訟、稽核或調查等事件時如何暫停記錄處置。

  • 監控及報告記錄處理情形的系統   :若要確保員工根據已定義的原則和處理程序來歸檔、存取及管理記錄,記錄管理計畫必須具有監控及回報記錄處理情形的處理程序或系統。

附註: 當使用其他網站,您可以手動上傳 2 GB 的檔案到記錄中心的大小。如果您使用記錄中心傳送記錄 [內容組合管理,每一筆記錄的檔案大小限制為 50 MB。

如需規劃記錄管理解決方案的詳細資訊,請參閱<請參閱>下的連結。

頁面頂端

設定記錄中心網站概觀

組織開始進行記錄管理的詳細計劃,並發展正式的記錄管理計劃之後,就可以建立及設定記錄中心,以協助其實作計劃。

若要設定記錄中心網站,必須採取下列步驟:

  1. 建立記錄庫或清單,以管理及儲存檔案計劃中指定的每一種記錄。

    • 建議您為記錄計劃中的每一種內容類型,個別建立一個記錄庫。

    • 記錄提交至記錄中心時,會傳送至相關的清單或文件庫。

  2. 建立相關文件庫、清單或內容類型的欄,以包含及顯示檔案計劃中指定之每一種記錄類型的中繼資料。

  3. 在記錄中心網站上為每一種記錄類型指定資訊管理原則。這些原則應反映組織在檔案計劃與保留排程中,所指定的保留期限及稽核需求。

  4. 設定 [內容組合管理] 以將每個記錄類型路由到適當的位置。將記錄提交到記錄中心網站時 (手動或以程式控制方式),應用程式會使用此功能來決定如何分類記錄中心網站中的記錄,以及要將它傳送到何處。

如需設定及自訂記錄管理解決方案的詳細資訊,請參閱<請參閱>下的連結。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×