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Office 365 方案

規劃 Office 365

恭喜您決定將您的公司移至雲端 Office 365!無論您的公司是 1 人或 10 人的規模,制定計劃將有助於讓您充分利用 Office 365。

我們一開始先來檢視您可得到哪些好處:

  • Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook 等等的 Office App。

  • 您和您員工的個人化電子郵件地址,例如 rob@contoso.com。

  • 雲端中的文件儲存空間 (OneDrive 和小組網站) 等等。

您不會取得會計、薪資、CRM 等 App 或公用網站。

1. 選擇您的計劃

  • 您是否需要在電腦上安裝 Office?如果是,請選擇 Office 365 商務進階版

  • 您是否也需要電子郵件加密?或者,您身處需要安全性與合規性工具和封存的醫療、財務、法律等等產業?如果是,請改為選擇 E3

  • 您是否有部分員工只需要電子郵件,而其他員工需要安裝 Office App?

    您可以混搭方案!例如,您可以為只需要進階版方案與授權的員工購買這些項目。完成之後,您可以將不同的方案新增至訂閱,並為其餘的員工購買授權。這樣可保持精簡,讓您擁有一個訂閱,內含多個方案和授權。

 

選擇方案。

2. 如果您還沒有網域名稱的話,請決定一個名稱。

  • 網域可為貴組織提供一個專業且易於記住的線上身分識別,例如 rob@contosoco.com。如果您已經擁有一個網域,可帶上它並與 Office 365 結合,我們會協助進行轉換。

  • 沒有網域嗎?註冊 Office 365 時可同時輕鬆取得一個網域。

 

決定網域名稱

3. 排程現有電子郵件和連絡人移至 Office 365 的時段

如果您打算從現有電子郵件服務移轉到 Office 365,相關切換作業通常要 1 到 2 天才能完成。建議您將切換到 Office 365 電子郵件的作業安排在晚上或週末這類較少來信的時段。

規劃電子郵件。

4. 找出您想要儲存在雲端的檔案

大部分的企業想要將所有的檔案儲存在雲端,因為這樣遺失的風險較小。同時還可以隨時隨地存取它們。當您將電腦同步到雲端時,將會下載一個檔案副本,讓您在沒有網際網路存取權時在本機工作。當您儲存並關閉檔案,然後連線到網際網路時,檔案會再次儲存在雲端。

規劃將檔案移到雲端。

5. 指派角色

  • 您是註冊 Office 365 並購買訂閱的人嗎?這樣您就是貴組織的全域系統管理員

    這表示您必須負責設定項目、解決問題以及協助其他使用者。但是您也可將系統管理員角色指派給信任的使用者。

  • 全域系統管理員角色應僅指派給貴企業中的一或兩人。此角色中的人員可以執行任何動作,例如刪除所有的文件,因此由多人擔任此角色會產生安全性風險。

  • 某些企業聘用顧問來代管他們的電腦和軟體。您可以為 IT 顧問建立一個帳戶,但是不一定要將授權指派給他,如此一來,您就不需要為他支付 Office 365 的費用。他仍然能夠以全域系統管理員角色的身分執行大部分的工作。

規劃角色。

6. 散佈消息

  • 讓貴公司的人知道您要移至雲端!他們可以開始清除舊的電子郵件和檔案,或利用免費的線上訓練。

  • 決定準備好開始時要如何將登入和密碼給使用者。

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