規劃網站與管理使用者

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您負責管理貴組織所有訂閱 Office 365 Small Business 的小組網站,請閱讀本文,了解管理網站集合及其使用者所涉及的重要工作和概念。

本文內容

何謂網站集合?

管理網站集合

規劃網站集合中的網站

管理使用者

規劃使用網站集合功能

規劃啟用網站上的多種語言

何謂網站集合?

Office 365 Small Business 中的預設 SharePoint Online 網站,屬於單一網站集合的一部分。 網站集合是一組 SharePoint 網站,這些網站全部都有相同的擁有人,而且共用系統管理設定 (如權限)。 網站集合是階層式結構,每個網站集合都會包含一個頂層網站,底下可包含任何網站。

網站集合的階層式圖表,其中顯示頂層網站和子網站。

您的 SharePoint Online 網站集合最初會有三個網站集合:「小組網站」、「我的網站」及「公用網站」。 您可以在「小組網站」下建立其他的子網站。 個人使用者也可以在「我的網站」下建立子網站。

附註: 在適用於 Office 365 Small Business 的 SharePoint Online 中,您不能建立其他的網站集合。

小組網站   :您可以藉由授與權限,讓您邀請的使用者能夠瀏覽小組網站以及您在底下建立的任何網站,也可以使用外部共用功能,開放您明確共用的外部使用者瀏覽網站。根據預設,Office 365 目錄下的所有使用者都會列為內部網站集合的「成員」,以及您公用網站集合的「訪客」。使用小組網站,您的組織、團隊或群組就能互相聯繫並共同處理文件及其他檔案、張貼公告、排程會議、管理工作、追蹤問題或交辦事項、以清單儲存資訊等等。您也可以從小組網站中可用的網站範本建立各種子網站。

公用網站   :公開網站就是在網路上代表貴組織的網站。公用網站具備您著手設計網站所需的各種項目 — 例如儲存標誌、圖片或文件等網站內容的文件庫,但最重要的是,可以讓您自訂網站內容及樣式的設計管理員。

個人網站 (我的網站) 個人網站為您組織中的使用者提供豐富的社交網路功能,包括:

  • 新聞摘要   :可讓網站使用者進行互動的頁面

  • 商務用 OneDrive   :可讓使用者儲存、共用及同步個人商務文件、相片或其他媒體檔案的地方

  • 網站   :可讓使用者儲存實用網站捷徑的個人化頁面

  • 個人檔案   :可讓使用者向組織及其他人自我介紹的頁面

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管理網站集合

身為網站集合系統管理員的您,對網站集合擁有「完全控制權限等級。 這表示您有權存取小組網站中所有子網站的內容,而且可以使用設計管理員來設計公用網站。 您可以管理小組網站和公用網站的使用者權限,還能執行與這些網站相關的管理工作。 除這些工作以外,您可能需要以網站集合系統管理員的角色執行一些其他工作。

網站集合系統管理員的一般職責

如果您是 SharePoint Online 網站的網站集合系統管理員,您的職責可能包含下列各項:

  • 擔任您使用者和 Office 365 全域系統管理員 (如果您不是身兼系統管理員) 之間的連絡人。

  • 授與使用者存取小組網站的權限。

  • 授與使用者設計公用網站的權限。

  • 設定網站集合等級的權限,決定誰能夠存取儲存在 SharePoint Online 網站上的重要內容。

  • 決定為使用網站集合內網站的人員提供哪些功能。

  • 為使用網站集合的人員提供一些技術支援。

  • 選擇您網站集合的次要網站集合系統管理員。

  • 協助管理特定功能,例如:

    • 開啟或關閉可用的網站集合功能。

    • 建立或自訂網站內容類型。

    • 設定地區設定。

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規劃網站集合中的網站

雖然要為小組另行建立網站頗為簡單,但您最好能事先規劃您要的網站,長時間下來,您的 SharePoint Online 網站會較容易管理。 您也應該考慮,是否允許貴公司的使用者自行建立新的小組網站來管理專案。 如果您希望加強集中控管網站的建立方式,可以關閉這個選項 (之後若您改變心意,隨時都能再將它開啟)。 如需詳細資訊,請參閱讓使用者建立自己的小組網站

以下列出 SharePoint Online for Office 365 Small Business 中可用的網站範本,以及各個範本的說明。 請利用這份清單來決定最適合組織需求的網站類型。

  • 部落格   :可供人員或小組發表構思、觀察與專業知識的網站,網站訪客可以在該網站上發表評論。

  • 社群網站   :可供人們參與社群討論的網站。

  • 專案網站   :針對專案進行管理及共同作業的網站。

  • 小組網站   :可供小組快速組織、撰寫及共用資訊的網站。 該網站提供文件庫以及管理宣告、行事曆項目、工作與討論區的清單。

監管

監管是一組原則、角色、職責和程序,可引導、指示及控制組織小組如何共同作業以達成業務目標。對於 SharePoint Online 網站集合而言,監管計劃可以做為指南,協助規劃支援您網站集合所需的角色、職責及原則。其中可包含 (但不限於) 下列考量:

  • 資訊結構,包括網頁、文件、清單和資料

  • 維護活動,包括管理使用者帳戶

  • 商標及自訂原則

  • 訓練

請務必為您的組織準備監管計劃。參與開發監管計劃有助於釐清商務及技術小組雙方的擁有權,界定哪些人負責系統的哪些區域。如需開發監管計劃的詳細資訊,請參閱建立及管理小組網站的最佳做法

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管理使用者

使用者帳戶是由 Office 365 全域系統管理員建立。網站集合系統管理員可以使用小組網站的 [設定] 小型 [設定] 齒輪取代 [網站設定]。 ,將權限指派給這些使用者。

Office 365 的使用者帳戶

全域系統管理員可以利用 Office 365 系統管理中心 (可管理使用者及設定服務的入口網站),在 Office 365 Small Business 新增使用者。新增使用者時,全域系統管理員可進行下列作業:

  • 指定使用者是否也可以存取系統管理中心

  • 設定使用者的地理位置

  • 選取使用者授權的類型

  • 替使用者建立使用者名稱及密碼

小組網站使用者

您在 Office 365 Small Business 使用者目錄中新增一位使用者之後,該使用者便會自動新增至內部網站上名為「成員」(可以編輯內容和網頁的人) 的 SharePoint 群組,以及公用網站上名為「訪客」(可以檢視和閱讀的人) 的群組。如果您需要讓部分使用者擁有超越「訪客」或「成員」的存取權,可以將這些使用者新增至「擁有人」(對網站擁有完全控制權的人) 等其他 SharePoint 群組,來調整這些使用者的權限。在 [使用者與權限] 中的 [設定] 下,可指定權限等級和 SharePoint 群組成員資格。 如需權限等級與群組成員資格的詳細資訊,請參閱本文中的權限等級與群組成員資格一節。

權限等級與群組成員資格

權限等級是可以讓使用者執行一組相關工作的權限 (或 SharePoint 權限) 集合。 例如,「讀取」權限等級包括「檢視項目」、「開啟項目」、「檢視頁面」及「檢視版本」等權限,是在 SharePoint 網站中檢視頁面、文件與項目時所需的權限。 權限可以屬於多個權限等級。

建議您不要直接將權限指派給個別使用者,以免難以追蹤及管理有權存取網站的人員。 請改將權限指派給 SharePoint 群組,然後再將個別使用者指派到適當的 SharePoint 群組。 您也可以利用預設為您建立的 SharePoint 群組。

SharePoint 群組是依網站集合等級定義的一組使用者,方便您管理權限。 每個群組皆會指派給預設的權限等級。

附註:  當您依網站集合等級將權限等級指派給 SharePoint 群組時,根據預設,所有網站與網站內容都會繼承這些權限等級。 這個預設的行為稱為權限繼承。 您也可以指定要中斷權限繼承,還是要授與專屬權限。 如果您有一些檔案只應該讓某些使用者看到,這項功能就非常實用。 中斷權限繼承之後,您可以移除其他所有的 SharePoint 群組,只將存取權給予特定的 SharePoint 群組或使用者。

由於使用者的權限決定了該名使用者在網站中可以看到及存取的內容,因此您必須謹慎考慮使用者的 SharePoint 群組成員資格。 例如,負責建立和自訂網站的使用者必須至少是「設計師」群組的成員。 另一方面,使用者如果僅需閱讀內容,偶爾在部落格中發表回應,那他也許只需加入「成員」群組就已足夠。

預設角色

以下是 SharePoint Online 中的預設角色,以及具備特定角色的使用者能在網站上執行的活動描述。

  • 網站集合系統管理員   :網站集合系統管理員擁有「完全控制」權限等級。他們能存取小組網站下所有子網站的內容,以及使用網站設計工具來設計網站。他們能新增使用者至小組網站及網站,並執行和網站相關的系統管理及稽核工作。

  • 網站擁有者   :根據預設,[擁有者] 群組在自己於小組網站中建立的網站內擁有「完全控制」權限等級。他們能新增使用者並執行任何和他們網站相關的系統管理工作。他們也能使用網站設計工具來設計網站。

    提示:  建議您在網站首頁加上網站擁有人的連絡資訊。如此一來,使用者在需要管理協助時,就能連絡擁有人。

    附註: 在小組網站之頂層網站下建立網站的使用者,會自動變成該網站的網站擁有人。

  • 設計師   :根據預設,「設計」群組的成員具有「設計」權限等級。他們可以建立清單與文件庫、編輯頁面,以及將佈景主題、框線和樣式表套用至小組網站。他們也可以使用網站設計工具來設計網站。

  • 編輯   :根據預設,「成員」群組的使用者擁有「編輯」權限等級。在小組網站中,編輯能檢視與新增、更新與刪除,以及核准與自訂清單和文件庫。他們無法使用網站設計工具來設計網站。

  • 參與者   :所有的群組預設均不具有「參與」權限等級。在小組網站中,參與者只能在現有的清單和文件庫中新增、編輯和刪除項目,以及處理網頁組件。參與者不能使用網站設計工具來設計網站。

  • 訪客   :根據預設,「訪客」群組的成員具有「閱讀」權限等級。在小組網站中,訪客只能檢視頁面、清單項目和文件。訪客不能使用網站設計工具來設計網站。

管理角色

第一次建立 SharePoint Online 網站時,預設會建立下列管理角色:

  • 全域系統管理員   :Office 365 中最上層的系統管理員。您註冊購買 Office 365 時,就會成為全域系統管理員。全域系統管理員可以存取 O365 系統管理中心的所有功能 (例如,在目錄中新增使用者、新增網域,以及管理服務設定),而且只有全域系統管理員可以指派其他的系統管理員角色。貴公司可以有多位全域系統管理員,但是根據預設,只有第一位全域系統管理員會成為 SharePoint Online 的預設網站集合系統管理員。

  • 網站集合系統管理員   :網站集合系統管理員對於 SharePoint Online 網站集合具有「完全控制」權。他們可以存取小組網站下所有子網站的內容,也可以使用網站設計工具,在網站中設計網站。他們可以將使用者新增至當時的小組網站和公用網站,並且執行與這些網站相關的管理與稽核工作。網站集合系統管理員可以透過 [網站設定] 頁面新增另一位網站集合系統管理員,或是變更網站集合系統管理員。

如需管理使用者與權限的詳細資訊,請參閱規劃權限策略了解 SharePoint 的權限等級,以及建立與管理 SharePoint 群組

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規劃使用網站集合功能

您身為 SharePoint Online 的網站集合系統管理員,可以管理網站集合功能。這些工作可能包括根據監管計劃啟用或停用功能。如需詳細資訊,請參閱啟用或停用網站集合功能。請參閱管理 SharePoint 網站集合的資源回收筒

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規劃啟用網站上的多種語言

身為網站集合系統管理員,您可以啟用「多語言使用者介面 (MUI)」功能,讓使用者以非網站集合預設語言檢視網站。

啟用 MUI 之後,使用者即可以其他語言檢視下列元素:

  • 網站標題和描述

  • SharePoint 預設功能表和動作

  • 預設欄

  • 自訂欄 (清單或網站)

  • 瀏覽列連結

如需多語言使用者介面 (MUI) 的詳細資訊,請參閱多語系功能簡介

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返回SharePoint Online 規劃指南的商務用 Office 365

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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