規劃網站及管理使用者

成功網站與滿意使用者的公式是良好規劃且適合網站和使用者管理的方法。 以下是您可以用來規劃網站及管理組織使用者的一些主要工作和概念。

關於網站集合

無論您是 SharePoint 新手, 或是使用了許多版本, 現代的 SharePoint 體驗都提供了更大的靈活性、更輕鬆地流覽, 而且所有網站都能以行動友好的方式進行。 我們建議針對貴組織中的每個工作負荷建立網站集合。 新式 SharePoint 體驗可讓您更輕鬆地流覽和維護, 因為每個網站現在都是網站集合。 深入瞭解SharePoint 中的新式體驗, 以及使用中樞網站的好處。 我們建議您為每個工作負荷建立網站集合, 然後將它們全部與中樞網站建立關聯。 這樣可提供更大的彈性, 並輕鬆地改變貴組織的需求。 如需詳細資訊, 請參閱什麼是 SharePoint 中樞網站?

SharePoint 系統管理員會將網站集合的管理委派給您組織中的其他人員。 SharePoint 許可權模型可讓您將許可權指派給不同的角色 (例如網站集合管理員、網站擁有者及其他角色) 來協助您。 請參閱管理網站集合管理員, 以瞭解如何新增和移除網站集合管理員。

網站集合管理員具有網站集合的 [完全控制] 許可權等級。 這表示您可以新增或刪除網站, 或變更網站集合內任何網站的設定。 此外, 您還可以查看、新增、刪除或變更這些網站中的所有內容。 網站集合管理員可以指定次要網站集合管理員。 在網站集合管理員中, 您可以新增另一個網站集合系統管理員, 或透過 [設定] 頁面變更網站集合管理員。 如需此工作的詳細資訊, 請參閱管理網站集合管理員

傳統網站集合是一組具有相同擁有者並共用管理設定 (例如許可權) 的 SharePoint 網站。 子網站會從網站集合繼承流覽、許可權和網站設計。 因此, 只要您的網站成員與專案變更, 您的網站也必須變更,

針對每個工作負荷選擇網站

您必須規劃工作負載所需的 SharePoint 網站集合類型, 這一點非常重要。 然後, 您想要讓使用者能輕鬆流覽並找到所需的內容。 本節提供有關一些新式 SharePoint 網站的詳細資料, 以及這些網站的流覽功能。 規劃導覽的絕佳文章是現代 SharePoint 體驗的規劃導覽

您可以將 SharePoint中樞網站想像成框架或基礎, 以協助您組織不同的小組和通訊網站。 當您針對貴組織中的每個工作負荷建立網站集合時, 中樞網站會以邏輯方式連接這些網站集合, 讓您更容易找到和管理。 只要您的工作負載變更, 就可以在中樞網站之間移動及管理網站集合。 如需詳細資訊, 請參閱規劃 SharePoint 中心網站

SharePoint小組網站及您在其底下建立的任何頁面, 僅提供給使用者提供網站許可權時所邀請的使用者。 您也可以將小組網站連線到 Office 365 群組。 使用小組網站, 您的組織、小組或群組可以相互連線, 並在檔和其他檔案上共同作業、張貼宣告、排程會議、維護工作、追蹤問題或交辦事項, 以及將資訊儲存在清單中。 如需詳細資訊, 請參閱什麼是 SharePoint 小組網站? <提供連結/GUID>。

SharePoint通訊網站可讓您與其他人共用資訊、報表和狀態等資訊。 通訊網站通常有幾個參與者, 但有許多成員。

監管

系統管理是一組原則、角色、職責及程式, 可指導、直接並控制組織的企業分部與技術小組共同實現業務目標的方式。 對於 SharePoint Online 網站集合而言,監管計劃可以做為指南,協助規劃支援您網站集合所需的角色、職責及原則。 其中可包含 (但不限於) 下列考量:

  • 資訊結構,包括網頁、文件、清單和資料

  • 維護活動,包括管理使用者帳戶

  • 商標及自訂原則

  • 訓練

請務必為您的組織準備監管計劃。 參與開發監管計劃有助於釐清商務及技術小組雙方的擁有權,界定哪些人負責系統的哪些區域。 如需有關開發管理方案的詳細資訊, 請參閱概述: 管理人員如何使用您的小組網站的最佳做法

附註: 您可能需要使用 SharePoint Online 系統管理員來管理使用者。 例如, SharePoint Online 系統管理員可管理使用者設定檔。

Office 365 的使用者帳戶

全域管理員會使用 Microsoft 365 系統管理中心新增使用者至 Office 365, 這是用來管理使用者及設定服務的入口網站。 如需詳細資訊, 請參閱使用者和角色。 新增使用者時,全域系統管理員可進行下列作業:

  • 指定使用者是否也可以存取系統管理中心

  • 設定使用者的地理位置

  • 選取使用者授權的類型

  • 替使用者建立使用者名稱及密碼

小組網站使用者

您可以將使用者新增至您的小組網站, 並調整使用者的許可權。 您可以在 [設定] 底下找到許可權等級與 SharePoint 群組的成員資格。 不過, Office 365 現在會建立一個名為「所有人」的安全性群組, 除了包含 Office 365 目錄中的所有人以外的外部使用者之外 (除了貴組織以外的人員, 以及受邀透過外部共用功能的人員)。 此安全性群組會自動授與 SharePoint Online 中的成員存取權。 這表示您新增至 Office 365 目錄的使用者可以根據預設來編輯網站、清單和文件庫。

權限等級與群組成員資格

許可權等級是 SharePoint Online 許可權的集合, 可讓使用者執行一組相關的工作。 例如,「讀取」權限等級包括「檢視項目」、「開啟項目」、「檢視頁面」及「檢視版本」等權限,是在 SharePoint 網站中檢視頁面、文件與項目時所需的權限。 權限可以屬於多個權限等級。 如需詳細資訊, 請參閱規劃權限原則

我們建議您不要將許可權等級指派給個別的使用者, 因為這樣可能會讓您難以追蹤及管理擁有網站存取權的人員。 有時候是必要的, 但應該保持最小, 以避免複雜性。 您可以改為將許可權指派給群組, 然後將個別使用者指派給適當的群組。 群組是在網站集合層級定義的一組使用者, 可輕鬆管理許可權。 如需詳細資訊, 請參閱預設的 SharePoint 群組自訂網站許可權。 每個群組皆會指派給預設的權限等級。 例如, 某些核心預設的 SharePoint 群組包括下列許可權等級:

群組

權限等級

擁有者

完全控制

訪客

讀取

成員

參與

擁有 [完全控制] 許可權的任何人都可以建立自訂群組。

當您在網站集合層級將許可權等級指派給 SharePoint 群組時, 根據預設, 所有網站和網站內容都會繼承這些許可權等級。 這個預設行為稱為許可權繼承。 您可以指定建立子網站時, 是否要設定唯一許可權, 或中斷網站、清單或文件庫或專案的許可權繼承。 如需詳細資訊, 請參閱什麼是許可權繼承?

因為使用者的許可權等級決定自己可以在網站中查看和存取的專案, 所以您必須小心地考慮其群組成員資格。 例如,負責建立和自訂網站的使用者必須至少是「設計師」群組的成員。 另一方面, 只需要閱讀及下載內容的使用者, 可能只需要成為 [訪客] 群組的成員。 如需詳細資訊, 請參閱瞭解 SharePoint 中的許可權等級

作為 SharePoint Online 的網站集合管理員, 您可能需要管理網站集合和網站層級的功能。 這些工作可能包括根據監管計劃啟用或停用功能。 如需詳細資訊,請參閱啟用或停用網站集合功能。 請參閱管理 SharePoint 網站集合的資源回收筒

另請參閱

SharePoint Onlinehttps://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/introduction?redirectSourcePath=%252fen-us%252farticle%252fintroduction-to-sharepoint-online-d5089cdf-3fd2-4230-acbd-20ecda2f9bb8簡介

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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