規劃網站及管理使用者

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

成功的網站和快樂使用者的公式是也計劃和持續網站和使用者管理。以下是一些重要任務與規劃網站及管理組織的使用者,您可以使用的概念。

管理網站與網站集合

網站集合是一組 SharePoint 網站,這些網站全部都有相同的擁有人,而且共用系統管理設定 (如權限)。網站集合是階層式結構,每個網站集合都會包含一個頂層網站,底下可包含任何網站。

網站集合的階層式圖表,其中顯示頂層網站和子網站。

小組網站及您在其下所建立的網站只可供您邀請的使用者使用,邀請方式是提供使用者存取網站的權限。您的組織、小組或群組可以透過小組網站互相聯繫、針對文件及其他檔案共同作業、張貼通告、安排會議、維護工作、追蹤議題或交辦事項,以及將資訊儲存在清單內等等。您也可以利用小組網站所提供的網站範本建立各種子網站。

在大型組織中,SharePoint Online 環境常常包含數個網站集合,而每個網站集合底下還有許多網站。因此,您可能會想要將網站或網站集合的管理,委派給組織中不同的人員。SharePoint 權限模式可協助您將權限指派給網站集合管理員、網站擁有人,及稍後內容會介紹到的其他角色。

您是網站集合管理員,因此對網站集合擁有「完全控制」之權限等級。這表示,您可以新增或刪除網站,也可變更網站集合內任意網站的設定。您還可以檢視、新增、刪除或變更這些網站中所有的內容。

網站集合管理員的一般職責

如果您是 SharePoint Online 網站的網站集合管理員,您的職責可能包含下列各項:

  • 擔任使用者與 Office 365 全域管理員或 SharePoint Online 管理員之間的連絡人。

  • 設定網站集合等級的權限,決定誰能夠存取儲存在 SharePoint Online 網站上的重要內容。

  • 決定為使用網站集合內網站的人員提供哪些功能。

  • 為使用網站集合的人員提供一些技術支援。

  • 選擇網站集合的次要網站集合管理員。

  • 建立新網站。

  • 檢視、刪除或還原網站集合資源回收筒中的項目。

  • 建立及自訂公用網站。

  • 協助管理特定功能,例如:

    • 開啟或關閉可用的網站集合功能。

    • 建立或自訂網站內容類型。

    • 設定地區設定。

附註:  您可能必須與 SharePoint Online 管理員一起合作管理網站集合 (如果您本身不是管理員)。如需 SharePoint Online 管理員職責的詳細資訊,請參閱在 SharePoint 系統管理中心管理網站集合和通用設定

SharePoint Online 管理員可以執行下列工作:

  • 建立、刪除及管理網站集合。

  • 配置並監控網站集合儲存量。

  • 授與網站集合管理員存取權限。

  • 設定預設 SharePoint 網站。

  • 規劃多語系網站。

  • 管理使用者設定檔。

  • 規劃及管理功能,如受管理的中繼資料。

  • 開啟或關閉外部共用。

一般網站擁有人職責

如果您是網站擁有人,則會擁有該網站的「完全控制」權限等級,且您的職責可能會包含下列各項:

  • 建立及管理網站

  • 管理網站功能和設定,例如網站外觀與風格。

  • 將網站另存為範本。

  • 管理網站欄和網站內容類型。

  • 刪除網站。

  • 調整地區和語言設定。

  • 將應用程式新增至網站。

視貴組織的規模及您所規劃的網站內容量而定,您可能想要建立子網站以便組織內容。網站集合中的網站會以階層排列。當您在頂層網站下建立網站時,此階層隨即形成。您可以在小組網站下方建立子網站,也可以在這些網站之下建立額外的子網站。

附註:  SharePoint Online 管理員可以建立網站集合頂層網站,並指派其他網站集合管理員。網站擁有人則可以建立子網站。

網站階層圖

有許多方式可以讓您選用以組織子網站。例如,您可以選擇以下列方法建立子網站:

  • 依小組或部門

  • 依功能目的

  • 依內容類別

  • 依專案

  • 依客戶

  • 依權限等級或敏感度 (例如,如果有需要限制存取的資訊,可能要隔離在特定的網站中)

請先花時間思考您所需要的網站數量,以及這些網站的組織方式。您可能會發現,建立網站階層圖表有助於整理您的規劃。您可以很快地在紙上或白板上畫下圖表草圖,也可利用 Microsoft Word 或 Microsoft PowerPoint 所提供其中一種 SmartArt 階層圖形,建立更正式的圖表。您可以將此圖表加以儲存及隨時參照,也可在一段時間之後加以修改。

此外,還需思考每個網站的用途。這可以幫助您決定要使用何種網站範本建立新的網站。SharePoint Online 包括各式各樣的網站範本,可以讓您在建立新網站時選用。選取專為特定用途而設計的網站範本,可以讓使用者在工作上取得先機。例如,若要建立參照網站,讓小組成員可以用該網站快速共用或更新專案資訊,您可以從選取專為這類交流而設計的 Wiki 網站範本開始。

附註:  您的 SharePoint Online 管理員負責管理個人網站 (「我的網站」)。個人網站是使用者可以與同事聯繫並追蹤資訊的中樞網站。網站集合管理員無法控制個人網站。相反地,每位使用者皆是自有的「我的網站」管理員。如需規劃「我的網站」的詳細資訊,請參閱在 SharePoint 系統管理中心管理網站集合和通用設定

網站範本清單

下列清單包含一份支援的網站範本清單及各個範本的說明。請利用這份清單來決定最適合組織需求的網站類型。

  • 基本搜尋中心    提供搜尋體驗的網站。此網站包含搜尋結果和進階搜尋等頁面。

  • 部落格 供人員或小組發表構思、觀察與專業知識的網站,網站訪客可以在該網站上發表評論。

  • 商務智慧中心    呈現 SharePoint Online 中商務智慧內容的網站。

  • 社群網站    可供人們參與社群討論的網站。

  • 搜尋中心 針對法律事務和調查進行保留、搜尋及內容匯出的網站。

  • 文件中心    集中管理企業文件的網站。

  • 企業搜尋中心 提供搜尋體驗的網站。歡迎頁面包含具有兩個索引標籤的搜尋方塊:一個用於一般搜尋,另一個用於搜尋人員的相關資訊。您可以新增及自訂索引標籤,以便將焦點放在其他搜尋範圍或結果類型上。

  • 專案網站    針對專案進行管理及共同作業的網站。

  • 記錄中心    針對記錄管理設計的網站。記錄管理員可以設定路由表,以便將傳入的檔案導向至特定位置。這個網站也可讓您管理將資料新增至存放庫之後是否能予以刪除或修改。

  • SAP 工作流程網站    結合所有使用者之商務工作的 SAP 工作流程網站。您可以新增與該工作流程相關的其他網頁組件。

  • 小組網站    可供小組快速組織、撰寫及共用資訊的網站。 該網站提供文件庫以及管理宣告、行事曆項目、工作與討論區的清單。

  • Visio 程序存放庫    可供小組快速檢視、共用和儲存 Visio 程序圖的網站。該網站提供用來儲存程序圖的已列版本文件庫,以及用來管理宣告、工作及檢閱討論的清單。

監管

監管是一組原則、角色、職責及程序,可引導、指示及控制組織的業務部門和技術小組如何合作以達成業務目標。對於 SharePoint Online 網站集合而言,監管計劃可以做為指南,協助規劃支援網站集合所需的角色、職責及原則。其可包含 (但不限於) 下列考量:

  • 資訊結構,包括網頁、文件、清單和資料

  • 維護活動,包括管理使用者帳戶

  • 商標及自訂原則

  • 訓練

請務必為您的組織準備管理計劃。參與開發的管理計劃,您可以協助找出 [商務] 及 [技術小組的擁有權定義誰負責系統的哪些區域。如需開發管理計劃的詳細資訊,請參閱建立及管理小組網站的最佳作法

附註:  您可能必須與 SharePoint Online 管理員合作以管理使用者。例如,SharePoint Online 管理員會管理使用者設定檔。

Office 365 的使用者帳戶

全域管理員可以使用 Microsoft Online Services 系統管理中心 (即管理使用者及設定服務的入口網站),將使用者新增到 Office 365。新增使用者時,全域管理員會執行下列作業:

  • 指定使用者是否也可以存取系統管理中心

  • 設定使用者的地理位置

  • 選取使用者授權的類型

  • 替使用者建立使用者名稱及密碼

小組網站使用者

您可以將使用者新增至小組網站,並調整使用者的權限。您可以在 [設定] 底下找到權限等級與 SharePoint 群組成員資格。但是,Office 365 現在建立名為 [外部使用者以外的所有人] 的安全性群組,其中包含 Office 365 目錄中的所有人 (您組織外部的人員與透過外部共用功能受邀的對象除外)。系統會自動將 SharePoint Online 成員的存取權授與此安全性群組。這代表您新增至 Office 365 目錄的使用者依預設可以編輯網站、清單及文件庫。

權限等級與群組成員資格

權限等級是可以讓使用者執行一組相關工作的 SharePoint Online 權限集合。例如,「讀取」權限等級包括「檢視項目」、「開啟項目」、「檢視頁面」及「檢視版本」等權限,是在 SharePoint 網站中檢視頁面、文件與項目時所需的權限。權限可以屬於多個權限等級。

建議您不要直接將權限指派給個別使用者,因為可能會難以追蹤及管理有權存取網站的人員。雖然有些狀況下必須要這樣處理,但應該盡量減到最少以避免過於複雜。請改將權限指定給群組,然後再為個別使用者指定適當的群組。群組是依網站集合層級定義的一組使用者,可以方便您管理權限。每個群組皆會指派給預設的權限等級。例如,某些核心預設 SharePoint 群組包括下列權限等級:

群組

權限等級

擁有人

完全控制

訪客

讀取

成員

參與


凡具有「完全控制」權限的人員皆可建立自訂群組。

附註:  當您依網站集合層級將權限等級指派給 SharePoint 群組時,所有網站與網站內容皆會依預設繼承這些權限等級。此預設行為稱為權限繼承。您可以指定建立子網站時是否要設定專屬權限,或是要中斷網站、清單、文件庫或項目的權限繼承。

由於使用者的權限等級決定使用者可以在網站內看到及存取的內容,因此您必須謹慎考慮使用者的群組成員資格。例如,負責建立和自訂網站的使用者必須至少是「設計師」群組的成員。而另一方面,使用者如果僅需閱讀及下載內容,便可能只需要是「訪客」群組的成員即可。.

次要網站集合管理員

次要網站集合管理員可由網站集合管理員指定。身為網站集合管理員的您,可以透過 [設定] 頁面新增其他網站集合管理員,或是變更網站集合管理員。如需此工作的詳細資訊,請參閱管理網站集合的管理員

身為 SharePoint Online 網站集合管理員的您可能需要網站集合與網站層級的管理功能。這些工作可能包括根據監管計劃啟用或停用功能。如需詳細資訊,請參閱啟用或停用網站集合功能。請參閱管理 SharePoint 網站集合的資源回收筒

返回 Office 365 企業版和中型企業版適用的 SharePoint Online 規劃指南

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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