規劃您的商務用 Office 365 設定

投稿人: Sirkku Willie Tom Werner Diane Faigel Peter Baumgartner

本文適用於已訂閱 Office 365 商務版方案的使用者。

在將業務移到 Office 365 之前,您必須先做出幾項決定並準備相關資訊。

執行 Office 365 設定精靈之前的必備資訊

當您準備好執行 Office 365 設定精靈以及將網域移到 Office 365 時,您必須取得下列必備資訊:

  1. 要加入 Office 365 的人員清單。即使您已將對方加入 Office 365,也仍必須在此輸入對方的名稱,才能更新網域資訊。

  2. 將登入用 Office 365 使用者識別碼和密碼告知員工的方式。您要透過電話告知對方相關資訊嗎?還是要傳送相關資訊到他們的個人電子郵件地址?他們還無法存取自己的 Office 365 電子郵件,因此您無法使用這個方法。

  3. 如果您知道企業的網域名稱 (例如 contoso.com) 並且打算使用 Office 365 電子郵件,您必須先了解網域的註冊位置並取得登入資訊。

以下是執行設定精靈時您會採取的步驟:

  1. 新增您的網域,例如 contoso.com。

    若您已註冊 Office 365,則會取得內含 onmicrosoft.com 網域的使用者識別碼。您可以在此步驟中加入自己的網域,以針對企業個人化使用者識別碼和電子郵件,例如 rob@contoso.com。網域設定工作可能會造成混淆,但我們會引導您逐步進行。什麼是網域?

    新增您的網域
  2. 驗證您的網域。在此步驟中,精靈會提供您在網域註冊機構輸入的程式碼 (稱為 TXT 值)。如果您的註冊機構是 GoDaddy,精靈會提示您在 GoDaddy 登入,這樣 Office 365 就能為您輸入程式碼!

    驗證您的網域

  3. 新增您的使用者。您也可以稍後新增使用者;請參閱個別或大量新增使用者

    附註: 如果您需要指派系統管理員權限給您在精靈中新增的使用者,您可以稍後在 [使用者] 頁面執行此操作。

    新增使用者

  4. 從使用 IMAP (例如 Gmail) 的其他電子郵件服務,移轉電子郵件和連絡人。如需更多移轉選項,或如果您只想要稍後移轉您的電子郵件,請參閱將電子郵件和連絡人移轉到 Office 365

    移轉電子郵件

  5. 設定線上服務,例如電子郵件和商務用 Skype。

    設定線上服務

  6. 變更您的名稱伺服器 (如果您的網域註冊機構是 GoDaddy,就不需要執行此步驟)。重要:在執行此步驟之後,您使用者的電子郵件將會傳遞到他們的 Office 365 信箱。您的網域提供者最多可能需要 72 小時來開始重設路徑。

    變更名稱伺服器

  7. 恭喜!大功告成!

    大功告成!請移至 Office 365 系統管理中心。

  8. 現在請移至 Office 365 系統管理中心,您可在此變更您 Office 365 系統管理員帳戶的網域。此外,您可以管理您的帳單資訊、新增或移除使用者、重設密碼,以及執行其他商務功能。

    附註: 您也可以在 [使用者] 頁面上將您的帳戶更新為新網域。

    Office 365 系統管理中心

如果您遇到任何困難,請致電與我們連絡。我們隨時為您效勞!

有一些情境會涉及從內部部署環境移轉資料或使用者,或設定包含目錄同步處理的混合式系統。如果您屬於此類別,請按照下列文章中的指示進行。

您想讓他人協助您設定 Office 365 嗎?

  • 如果您的員工少於 50 人:

    • 向我們尋求協助,讓我們打電話給您。當您購買 Office 365 之後,您就可以存取 Office 365 系統管理中心 (而無需執行安裝程式來存取)。選擇 Office 365 系統管理中心頁面底部的 [需要協助嗎?]。描述您的問題,我們會隨後打電話給您。

      一張系統管理中心 [需要協助嗎?] 按鈕的圖片。

    • 請連絡商務用 Office 365 支援人員,告知您的問題。我們隨時為您效勞!

    • 請考慮雇用 Microsoft 合作夥伴。如果您時間不足,或是有進階需求 (例如將數千個檔案移到 Office 365 雲端儲存空間,或是要與其他軟體整合),經驗豐富的合作夥伴可助您一臂之力。

  • 如果您的員工超過 50 人,可以透過 FastTrack 上線中心協助您進行部署。

同時或逐步移至 Office

檢查您的裝置是否符合系統需求

企業中的每位人員最多可在 5 部 PC 和 Mac 上安裝 Office 2016 App 套件 (Word、Excel、PowerPoint 等)。如需相關資訊,請參閱安裝商務用 Office 2016 套件的作業系統和電腦需求。

iOS、Android 和 Windows 裝置皆可安裝 Office 365 行動裝置 App。如需了解行動裝置和瀏覽器的相關支援資訊,請瀏覽 Office 的系統需求

規劃電子郵件

如果您打算從現有電子郵件服務移轉到 Office 365,相關切換作業通常要 2 天才能完成。

規劃電子郵件服務停機

如果您要使用 Office 365 收發電子郵件:

  • 若要將企業電子郵件地址 (例如 rob@contoso.com) 從其他電子郵件服務移到 Office 365,您必須將郵件導向新的 Office 365 信箱。您可以使用 Office 365 設定精靈,透過當中的逐步指引為您的網域主機進行必要更新。

  • 更新您的網域主機後,相關變更通常在 1 到 2 小時內就會生效。不過請注意,系統有時最多需 72 小時的作業時間才會在網際網路上更新您變更的內容。

  • 由於您的電子郵件服務可能會停機,建議您將切換到 Office 365 電子郵件的作業安排在晚上或週末這類較少來信的時段。

移動現有電子郵件、連絡人和行事曆的相關規劃

如果要透過 Office 365 來使用您的電子郵件帳戶,您可以一併移轉現有的電子郵件、連絡人和行事曆。在大部分情況下,Office 365 設定精靈可協助您移動現有的電子郵件和連絡人。我們也提供移動一或多個信箱的逐步指南。

信箱數量

建議

只有幾個信箱

如果您不想使用設定精靈來移轉信箱,可以讓信箱擁有者自行移轉電子郵件和連絡人。請參閱將電子郵件和連絡人移轉到商務用 Office 365

多個信箱

如果要移轉 Gmail 信箱,請參閱將 Google Apps 信箱移轉到 Office 365

如果要移轉其他電子郵件提供者 (包括 Exchange) 的信箱,請參閱將多個電子郵件帳戶移轉到 Office 365 的方法

規劃檔案儲存空間與移轉

Office 365 提供適用於個人、小型企業,與大型企業的雲端儲存空間。如需不同位置適合儲存哪些內容的相關指導,請參閱您可以在 Office 365 中儲存文件的位置

您可以將數百個檔案移到 OneDrive 或 Office 365小組網站。您一次可以上傳 100 個檔案。預設的檔案大小上限為 2GB,因此請勿上傳超過此限制的檔案。

如果您想將數千個檔案移到 Office 365 儲存空間,請檢閱 SharePoint Online 限制。建議您使用移轉工具,或考慮雇用合作夥伴來協助您進行移轉。如需如何移轉大量檔案的相關資訊,請參閱 SharePoint Online 與 OneDrive 移轉使用者指南

規劃商務用 Skype

如果您有 Office 365 商務進階版或商務基本版,您可以使用商務用 Skype 撥打電話給在公司中與您使用同一個訂閱的其他人員。例如,如果貴公司有 10 名人員,您不需要執行任何特殊設定,就可以使用商務用 Skype 互相通話及互傳立即訊息。

針對下列功能,您需要採取一些額外的步驟:

撥打及接聽來自公司之外的人員之電話

若要撥打及接聽來自公司之外的人員之電話,您有下列兩種選項:

  • 選項 1:使用免費的 Skype 應用程式。如果您的公司規模非常小 (例如 1 到 2 名人員),使用 Skype 應用程式是比較適合的做法。撥打國內和國際電話都會比較便宜。您仍然可以主持電話會議、進行視訊通話,以及共用桌面進行簡報。查閱費率和付款選項

    請注意,Skype 應用程式不屬於 Office 365 套件的一部分,所以它不會像商務用 Skype 的方式一樣與 Outlook 2016 整合。也就是說,您 Outlook 2016 中的連絡人不會顯示在 Skype 中。您需要自行將連絡人加入 Skype。

    建議您先從使用 Skype 應用程式開始,看看是否符合您的需求。如果不符合,再考慮下一個選項來升級您的方案。

  • 選項 2:升級您的方案並購買 Cloud PBX 和 PSTN 通話方案

    1. 切換到 E1 或 E3 方案

      • 如果您不想要接收語音信箱,請購買 E1 方案。

      • 如果您想要接收語音信箱,請購買 E3 方案。以下是 Cloud PBX 語音信箱的運作方式:當使用者接收語音信箱時,它會以含有語音信箱訊息附件之電子郵件形式傳送到使用者的信箱。他們也可以透過獲得 Skype 認證的桌上電話聽取訊息,所有商務用 Skype 應用程式。

    2. 購買 Cloud PBX 附加元件。

    3. 購買 PSTN 通話方案:只有在購買 Cloud PBX 附加元件後,才能購買此方案。

    第二個選項非常適合有多名人員需要撥打及接聽外部電話的公司。

也有其他您可以加入訂閱之中的商務用 Skype 功能。若要深入了解,請參閱商務用 Skype 附加元件授權

是否要使用 Skype 會議廣播?

Skype 會議廣播 功能可讓您產生、主持及廣播多達 10,000 位與會者的會議。若要深入了解運作方式,請參閱什麼是 Skype 會議廣播?

若要使用 Skype 會議廣播,您必須啟用此功能、設定網路,然後排定練習會議並邀請一個使用者加入。

與 Skype 連絡人或其他外部商務用 Skype 使用者傳送 IM

根據預設,只要知道您的電子郵件地址,全世界每個商務用 Skype 使用者都可以連絡您,因為您的防火牆設定為允許此類連線,且採用開放的連線原則。

如果您想要允許您的使用者只與特定的企業連絡,請參閱允許使用者連絡外部商務用 Skype 使用者

商務用 Skype 和免費的 Skype 應用程式是兩種不同的服務。您可以提供使用者權限進行搜尋,並與使用免費 Skype 應用程式的人互傳立即訊息。若要執行此操作,請參閱讓使用者從 Skype 新增外部連絡人

選擇誰可以檢視同事是否處於連線狀態

目前狀態功能顯示誰處於連線狀態,以及他們的顯示狀態,例如線上、忙碌、離開或簡報中。您可以選擇公司中每個人的預設設定。如需指示,請參閱設定商務用 Skype Online 的顯示狀態

規劃與 Active Directory 或其他軟體整合

您要與內部部署的 Active Directory 整合嗎?您可以使用 Azure Active Directory 連線來整合內部部署的 Active Directory 與 Office 365。如需相關指示,請參閱在 Office 365 中設定目錄同步處理

您是否要將 Office 365 與其他公司製作的軟體整合?如果您需要將 Office 365 與公司中的其他軟體整合,建議您考慮雇用合作夥伴來協助您進行部署。

請參閱

設定商務用 Office 365

設定商務用 Skype Online

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