表格簡介

資料表是資料庫中不可或缺的物件,因為其中保留了所有資訊或資料。例如,企業的資料庫中可能有儲存供應商名稱、電子郵件地址和電話號碼的「連絡人」資料表。本文提供 Access 資料表的概觀。在建立資料表之前,請考量您的需求,然後決定所有可能需要的資料表。如需規劃及設計資料庫的簡介,請參閱資料庫設計的基本概念

本文內容

概觀

在 Access 桌面資料庫中新增資料表

儲存資料表

概觀

關聯式資料庫 (例如 Access) 通常內含數個相關資料表。在設計良好的資料庫中,每個資料表都會存有關於特定主題的資料,例如員工或產品。資料表含有記錄 (資料列) 與欄位 (資料行)。欄位可儲存不同類型的資料,像是文字、數字、日期、超連結等。

Access 中的客戶資料表,顯示記錄與欄位的版面配置

  1. 記錄:包含特定資料,如有關特定員工或產品的資訊。

  2. 欄位:包含資料表主題單一層面的資料,例如名字或電子郵件地址。

  3. 欄位值:每筆記錄都會有一個欄位值。例如 Contoso, Ltd. 或 someone@example.com

資料表和欄位屬性

資料表和欄位的特性及行為皆由屬性定義和控制。資料表屬性是在資料表的屬性表中進行設定。例如,設定資料表的 [預設檢視] 屬性,即可指定該資料表的預設顯示方式。欄位的屬性會定義單一層面的欄位行為。您也可以在設計檢視中使用 [欄位屬性] 窗格設定任何欄位屬性。每個欄位皆有一個資料類型,定義該欄位所儲存的資訊類型。例如,多行文字或貨幣屬於資料類型。

資料表關聯

雖然資料庫中的每個資料表都會儲存有關特定主題的資料,但是關聯式資料庫 (如 Access) 中的資料表儲存的是有關相關主題的資料。例如,資料庫可能包含:

  • 列出公司客戶和地址的客戶資料表。

  • 列出銷售之產品的產品資料表,包括每項商品的價格和圖片。

  • 追蹤客戶訂單的訂單資料表。

為了連接儲存在不同資料表中的資料,您必須建立關聯。所謂「關聯」是一種邏輯連接,連接兩個含有相同欄位的資料表。

索引鍵

屬於資料表關聯一部分的欄位稱為索引鍵。索引鍵通常是由一個欄位所組成,但是可能包含多個欄位。索引鍵有兩種:

  • 主索引鍵:一個資料表只能有一個主索引鍵。主索引鍵是由唯一識別您儲存在資料表中之每筆記錄的一個或多個欄位所組成。Access 會自動提供唯一識別碼 (稱為識別碼) 做為主索引鍵。如需詳細資訊,請參閱新增或變更資料表的主索引鍵

  • 外部索引鍵:一個資料表可以有一個或多個外部索引鍵。外部索引鍵會包含一些值,這些值對應至另一個資料表中之主索引鍵的值。例如,您可能有一個「訂單」資料表,其中每一個訂單都有一個客戶識別碼編號,這個編號對應至「客戶」資料表中的一個記錄。客戶識別碼欄位就是「訂單」資料表的外部索引鍵。

索引鍵欄位之間值的對應關係構成資料表關聯的基礎。資料表關聯可用於結合相關資料表中的資料。例如,假設您有一個「客戶」資料表和一個「訂單」資料表。「客戶」資料表中的每一個記錄都會以主索引鍵欄位「識別碼」識別。

若要將每個訂單與客戶產生關聯,請在「訂單」資料表中新增一個外部索引鍵欄位,這個欄位對應至「客戶」資料表的識別碼欄位,然後再建立兩個索引鍵之間的關聯性。當您新增記錄至「訂單」資料表時,使用從「客戶」資料表取得之客戶識別碼的值。每當您想檢視訂單之客戶的任何資訊,即可使用關聯性來識別「客戶」資料表中的哪些資料對應至「訂單」資料表中的哪些記錄。

[資料庫關聯圖] 視窗中顯示 Access 資料表關聯
  1. 主索引鍵,藉由欄位名稱旁邊的索引鍵圖示識別。

  2. 外部索引鍵 (請注意沒有索引鍵圖示)。

使用關聯性的好處

將資料分開保存在相關的資料表中有下列好處:

  • 一致性   :由於每個資料項目都只在一個資料表中記錄一次,因此較不可能出現含混或不一致。例如,您只在關於客戶的資料表中儲存客戶的名稱一次,而不會在包含訂單資料的資料表中重複儲存 (而且也可能不一致)。

  • 效率   :只將資料記錄在一個位置,代表使用的磁碟空間較少。此外,較小的資料表提供資料的速度會比較大的資料表更快。最後,如果不使用分開的資料表儲存不同的主題,將會在資料表中造成 Null 值 (沒有資料) 和重複性,這兩項都會浪費空間及妨礙效能。

  • 容易理解   :如果適當地將主題分開到各資料表中,比較容易了解資料庫的設計。

頁面頂端

在 Access 桌面資料庫中新增資料表

如果您有不屬於任何現有資料表的新資料來源,請建立新資料表。有許多方式可在 Access 資料庫中新增資料表,例如新建資料庫,或將資料表插入現有資料庫,或者是匯入或連結其他資料來源的資料表 (如 Microsoft Excel 活頁簿、Microsoft Word 文件、文字檔案、Web 服務或其他資料庫)。  建立新的空白資料庫時,會自動幫您插入新的空白資料表。然後您可以在資料表中輸入資料以開始定義欄位。

如需有關在資料表中新增欄位的資訊,請參閱在資料表中新增欄位

在新桌面資料庫中建立新資料表

  1. 按一下 [檔案] 下的 [新增] > [空白桌面資料庫]。

  2. 在 [檔案名稱] 方塊中,鍵入新資料庫的檔案名稱。

  3. 若要將資料庫儲存在不同位置,請按一下資料夾圖示。

  4. 按一下 [建立]。

新的資料庫會開啟,內含一個稱為 [資料表1] 的新資料表;請依要儲存的資料類型重新命名資料表。

在現有資料庫中建立新資料表

  1. 按一下 [檔案] > [開啟舊檔],若資料庫有列於 [最近] 下,請按一下該資料庫。如果沒有,請選擇其中一個瀏覽選項來找到該資料庫。

  2. 在 [建立] 底下,按一下 [資料表]。

如此即會新增資料表,並在 [資料工作表檢視] 中開啟。

頁面頂端

外部資料

您可以連結到各種外部資料來源,例如其他資料庫、文字檔案及 Excel 活頁簿。當您連結到外部資料時,Access 可以將連結當成資料表使用。根據外部資料來源和您建立連結的方式而定,您可以在連結的資料表中編輯資料,也可以建立與連結資料表相關的關聯性。但是,無法使用連結來變更外部資料的設計。

匯入或連結以建立資料表

您可以匯入或連結至儲存在其他位置的資料以建立資料表。您可以匯入或連結到 Excel 工作表、Windows SharePoint Services 清單、XML 檔案、其他 Access 資料庫、Microsoft Outlook 資料夾等的資料。

匯入資料時,您會在目前資料庫中的新資料表內建立一份資料複本。之後對來源資料所做的變更並不會影響已匯入的資料,而對已匯入之資料所做的變更也不會影響來源資料。連接到資料來源並匯入其資料之後,不必再連接到來源一樣可以使用匯入的資料。您可以變更匯入資料表的設計。

連結到資料時,您會在目前資料庫中建立一個連結資料表,代表對於儲存在其他位置之現有資訊的即時連結。變更連結資料表中的資料時,也會變更來源中的資料。每當來源中的資料變更時,也會在連結資料表中顯示該變更。使用連結資料表時一定要能夠連接到資料來源。您無法變更連結資料表的設計。

附註: 您不能使用連結資料表編輯 Excel 工作表中的資料。解決之道是將來源資料匯入 Access 資料庫,然後從 Excel 連結到資料庫。如需從 Excel 連結到 Access 的詳細資訊,請搜尋 Excel 說明

透過匯入或連結至外部資料建立新資料表

  1. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下其中一個可用的資料來源。

  2. 依照每一個步驟顯示之對話方塊中的指示進行。

    Access 即會建立新資料表,並在 [瀏覽窗格] 中顯示該資料表。

提示: 您也可以匯入或連結至 SharePoint 清單,如需更多資訊,請參閱從 SharePoint 清單匯入資料或連結資料到該清單

頁面頂端

使用 Web 服務建立資料表

您可以在資料庫中,建立連接到提供 Web 服務介面之網站上資料的資料表。

附註: Web 服務資料表是唯讀的。

  1. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下 [其他],然後按一下 [資料服務]。

  2. 如果您想要使用的連線已經安裝,請跳至步驟 5。否則請繼續執行下一個步驟。

  3. 按一下 [安裝新連線]。

  4. 選取您要使用的連線檔案,然後按一下 [確定]。

  5. 在 [建立至 Web 服務資料的連結] 對話方塊中,展開所要使用的連線。

  6. 選取您要連結的資料表。Access 會在對話方塊的右邊顯示欄位。

  7. 您可以選擇性地在 [指定連結名稱] 方塊中,鍵入連結資料表的名稱。Access 會在 [瀏覽窗格] 中的連結資料表使用這個名稱。

  8. 按一下 [確定]。Access 即會建立連結資料表。

頁面頂端

設定桌面資料庫中的資料表屬性

您可以設定套用至整個資料表或所有記錄的屬性。

  1. 選取要設定其屬性的資料表。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]。

  3. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [屬性表]。

    Access 中 [設計] 索引標籤上的 [顯示/隱藏] 群組

  4. 按一下屬性表上的 [一般] 索引標籤。

  5. 按一下您要設定之屬性左側的方塊,然後輸入屬性的設定。若要查看資料表屬性的清單,請按一下 [可用的資料表屬性]。

  6. 按 CTRL+S 儲存您的變更。

    使用此資料表屬性

    即可

    在 SharePoint 網站顯示檢視

    指定以資料表為基礎的檢視是否可在 SharePoint 網站顯示。

    附註: 這個設定的效果會依 [在 SharePoint 網站顯示所有檢視] 資料庫屬性的設定而定。

    展開子資料工作表

    在開啟資料表時,展開所有子資料工作表。

    子資料工作表高度

    請執行下列其中一項操作:

    • 如果您希望子資料工作表視窗展開以顯示所有資料列,這個屬性請保持設定為 0"

    • 如果您要控制子資料工作表的高度,請輸入所要的高度,以英吋為單位。

    方向

    依據語言讀取方向是從左至右或從右至左,設定檢視的方向。

    描述

    提供資料表的說明。說明會在資料表的工具提示中顯示。

    預設檢視

    將 [資料工作表]、[樞紐分析表] 或 [樞紐分析圖] 設定為開啟資料表時的預設檢視。

    驗證規則

    輸入您新增或變更記錄時都必須為真的運算式。

    驗證文字

    輸入當記錄違反 [驗證規則] 屬性中的運算式時所顯示的訊息。

    篩選

    定義準則,只在 [資料工作表檢視] 中顯示相符資料列。

    排序方式

    選取一個或多個欄位,以指定 [資料工作表檢視] 中的資料列預設排序順序。

    子資料工作表名稱

    指定子資料工作表是否應該顯示在 [資料工作表檢視] 中,如果是,應該以哪一份資料表或查詢提供子資料工作表中的資料列。

    連結子欄位

    列出資料表或查詢中,符合為資料表指定之 [連結主欄位] 屬性的子資料工作表所使用的欄位。

    連結主欄位

    列出資料表中,符合為資料表指定之 [連結子欄位] 屬性的欄位。

    載入時篩選

    在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時,自動套用 [篩選] 屬性 (設定為 [是]) 中的篩選準則。

    載入時排序

    在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時,自動套用 [排序方式] 屬性 (設定為 [是]) 中的排序準則。

    提示: 若要提供更多的空間來輸入或編輯屬性方塊中的設定,請按 SHIFT+F2 以顯示 [縮放] 方塊。如果您要將 [驗證規則] 屬性設定為運算式,並需要協助建置運算式,請按一下 [驗證規則] 屬性方塊旁邊的 [建立器] 按鈕 ,顯示 [運算式建立器]。

頁面頂端

在 Access 桌面資料庫的資料表中新增欄位

您將想要追蹤的每一筆資料都儲存在欄位中。例如,您在連絡人資料表中建立 [姓氏]、[名字]、[電話號碼] 及 [地址] 的欄位。而在產品資料表中建立 [產品名稱]、[產品識別碼] 及 [價格] 的欄位。

在建立欄位之前,請先試將資料分割為可使用的最小單位。通常稍後合併資料會比分隔資料來得簡單。例如,不要使用 [全名] 欄位,可考慮為 [姓氏] 和 [名字] 建立分開的欄位。之後便可以依 [名字]、[姓氏] 或同時使用兩者輕鬆進行搜尋或排序。若您打算針對某個資料項目進行報告、排序、搜尋或計算,請將該項目單置一欄。

在建立欄位後,也可以設定欄位屬性來控制其外觀和行為。

您可以在 [資料工作表檢視] 的新欄位中輸入資料,藉此在 Access 中建立新欄位。在 [資料工作表檢視] 中輸入資料來建立新欄位時,Access 會根據輸入值自動指定欄位的資料類型。如果您的輸入並未隱含其他任何資料類型,Access 會將資料類型設定為「文字」,不過日後仍可變更資料類型

輸入資料以新增欄位

您在 [資料工作表檢視] 中建立新的資料表或開啟現有的資料表時,可以在資料工作表的 [新增欄位] 欄中輸入資料,以新增欄位至資料表。

Access 中的資料工作表,內含 [新增欄位] 欄

1. 在空白的 [新增欄位] 欄中輸入資料。

若要新增欄位:

  1. 在 [資料工作表檢視] 中建立或開啟資料表。

  2. 在 [新增欄位] 欄中,輸入您要建立之欄位的名稱。使用描述性名稱以便更容易識別欄位。

  3. 在新欄位中輸入資料。

頁面頂端

設定欄位的屬性

在建立欄位後,可以設定欄位屬性來控制其外觀和行為。

例如,藉由設定欄位屬性,您可以:

  • 控制欄位中之資料的外觀

  • 有助於防止在欄位中輸入不正確的資料

  • 指定欄位的預設值

  • 有助於加速欄位的搜尋和排序

您在 [資料工作表檢視] 中操作時可以設定某些可用的欄位屬性。但是,若要存取及設定欄位屬性的完整清單,您就必須使用 [設計檢視]。

在 [資料工作表檢視] 中設定欄位屬性

您在 [資料工作表檢視] 中操作時,可以重新命名欄位、變更其資料類型、變更其格式屬性,以及變更欄位的其他一些屬性。

  • 若要在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表:   在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [資料工作表檢視]。

  • 若要重新命名欄位:   您在 [資料工作表檢視] 中輸入資料以新增欄位時,Access 會自動為欄位指定一般名稱。Access 會為第一個新欄位指定「欄位1」的名稱,為第二個新欄位指定「欄位2」,依此類推。根據預設,每當顯示欄位時會以欄位的名稱做為其標籤,例如資料工作表的欄位標題。將欄位重新命名為更具描述性的名稱,可讓您在檢視或編輯記錄時更容易使用這些欄位。

  • 以滑鼠右鍵按一下您要重新命名的欄位標題 (例如「欄位1」)。

  • 在捷徑功能表上,按一下 [重新命名欄]。

  • 在欄位標題中輸入新名稱。

欄位名稱最多可以包含 64 個字元 (字母或數字),包括空格。

變更欄位的資料類型

當您在 [資料工作表檢視] 中輸入資料以建立欄位時,Access 會檢查該資料以決定欄位的適當資料類型。例如,若您輸入 2006/1/1,Access 會將該資料辨識為日期,並將欄位的資料類型設定為 [日期/時間]。如果 Access 無法確定資料類型,則預設會將資料類型設定為 [文字]。

欄位的資料類型決定您可以設定其他哪些欄位屬性。例如,具有 [超連結] 或 [備忘] 資料類型的欄位,只能設定 [僅新增] 屬性。

有時候您可能會想要手動變更欄位的資料類型。例如,假設您的房間號碼與日期相似 (例如 2001/10)。如果您在 [資料工作表檢視] 的新欄位中輸入 2001/10,自動資料類型偵測功能會為欄位選取 [日期/時間] 資料類型。由於房間號碼是標籤而非日期,因此應該使用 [文字] 資料類型。請使用下列程序來變更欄位的資料類型。

  1. 按一下 [資料工作表] 索引標籤。

  2. 在 [資料類型] 清單的 [資料類型和格式設定] 群組中,選取您要的資料類型。

    Access 的 [資料類型與格式設定] 群組功能區影像

變更欄位的格式

除了決定新欄位的資料類型以外,Access 也會根據您輸入的內容來設定欄位的 [格式] 屬性。例如,若輸入上午 10:50,Access 會將資料類型設為 [日期/時間],並將 [格式] 屬性設為 [中時間]。若要手動變更欄位的 [格式] 屬性,請執行下列操作:

  1. 按一下功能區上的 [資料工作表] 索引標籤。

  2. 在 [格式] 清單的 [資料類型和格式設定] 群組中,輸入您要的格式。

    附註: 視欄位的資料類型而定,某些欄位 (例如「文字」) 可能無法使用 [格式] 清單。

設定其他欄位屬性

  1. 在 [資料工作表檢視] 中,按一下您要設定屬性的欄位。

  2. 在 [資料工作表] 索引標籤的 [資料類型和格式設定] 群組中,選取您要的屬性。

    Access 的 [資料類型與格式設定] 群組功能區影像

頁面頂端

設定欄位屬性

您可以在 [設計檢視] 中開啟資料表以設定欄位屬性。

  • 若要在 [設計檢視] 中開啟資料表   :在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。

  • 若要變更欄位的資料類型   :找出您要設定其資料類型的欄位名稱,按一下 [資料類型] 欄位,然後從清單選擇資料類型。

  • 若要設定其他欄位屬性   :在資料表設計方格中,選取您要設定其屬性的欄位。在 [欄位屬性] 窗格中,為每個屬性輸入您想要的設定。按下 CTRL+S 儲存您的變更。

    附註: 您可以設定的屬性需視欄位資料類型而定。

頁面頂端

儲存資料表

建立或修改資料表之後,您必須在桌面資料庫儲存該資料表的設計。第一次儲存資料表時,請為它取一個描述其內含資料的名稱。您可以使用最多 64 個英數字元 (包括空格)。例如,您可以將資料表命名為「Customers」、「Parts Inventory」或「Products」。

Access 讓您在為資料表命名時享有很大的彈性;不過,還是必須留意一些限制。資料表名稱可以包含最多 64 個字元,且可以使用任何字母、數字、空格和特殊字元的組合,但不得使用英文句號 (.)、驚嘆號 (!)、方括號 ([]),且不得以空格或等號 (=) 開頭,也不得使用歸位字元等無法列印的字元。此外,名稱不能包含下列任何字元:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &。

提示: 您可以為資料庫中的所有物件決定一套命名規範並固定使用。

  1. 按一下 [快速存取工具列] 上的 [儲存] 或按 CTRL + S 來儲存變更。

  2. 首次儲存資料表時,請輸入資料表名稱,然後按一下 [確定]。

頁面頂端

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×