表格簡介

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

表格是資料庫中的基本物件,因為他們保留所有資訊或資料。例如,企業資料庫可以有儲存的名稱,其供應商、 電子郵件地址和電話號碼的 [連絡人] 資料表。本文將概略瞭解在 Access 中的資料表。建立資料表前,請考慮您的需求,然後決定您可能需要的所有資料表。規劃及設計資料庫簡介資訊,請參閱資料庫設計的基本概念

本文內容

概觀

將表格新增至桌面資料庫

在 Access web app 中的表格

儲存的資料表

概觀

關聯式資料庫等 Access 通常有多個關聯的資料表。設計完善的資料庫,每個資料表儲存特定的主題,例如員工或產品的相關資料。表格中有記錄 (列) 和欄位 (欄)。欄位有不同類型的資料,例如文字、 數字、 日期與超連結。

Access 中的客戶資料表,顯示記錄與欄位的版面配置

  1. 記錄︰ 包含特定的資料,例如特定的員工或產品的相關資訊。

  2. 功能變數︰ 包含相關資料表主旨,例如名字或電子郵件地址的某一方面資料。

  3. 欄位值︰ 每一筆記錄的欄位值。例如,Contoso,ltd 或someone@example.com

資料表和欄位屬性

特性和行為的表格和欄位定義和控制的屬性。表格的屬性工作表中設定表格的內容,例如,您可以設定資料表的預設檢視屬性,以指定預設顯示表格的方式。欄位的屬性定義的欄位行為外觀。您也可以使用 [欄位屬性] 窗格,在 [設計] 檢視中設定欄位屬性。每個欄位有定義的欄位中所儲存的資訊類型的資料類型。例如,多行文字或貨幣都是資料類型。

資料表關聯

雖然資料庫中的每個資料表都會儲存有關特定主題的資料,但是關聯式資料庫 (如 Access) 中的資料表儲存的是有關相關主題的資料。例如,資料庫可能包含:

  • 列出公司客戶和地址的客戶資料表。

  • 列出銷售之產品的產品資料表,包括每項商品的價格和圖片。

  • 追蹤客戶訂單的訂單資料表。

為了連接儲存在不同資料表中的資料,您必須建立關聯。所謂「關聯」是一種邏輯連接,連接兩個含有相同欄位的資料表。

索引鍵

屬於資料表關聯一部分的欄位稱為索引鍵。索引鍵通常是由一個欄位所組成,但是可能包含多個欄位。索引鍵有兩種:

  • 主索引鍵︰ 一個資料表可以具備只有一個主索引鍵。主索引鍵包含一或多個唯一識別您儲存在資料表中每一筆記錄的欄位。Access 會自動提供的唯一識別碼,稱為作為主索引識別碼。如需詳細資訊,請參閱新增或變更資料表的主索引鍵

  • 外部索引鍵︰ 資料表可以有一或多個外部索引鍵。外部索引鍵的內容會對應到另一個資料表的主索引鍵中值的值。例如,您可能必須訂單] 資料表中的每個訂單已對應至 [客戶] 資料表中的記錄客戶識別碼。[客戶識別碼] 欄位是 [訂單] 資料表的外部索引鍵。

索引鍵欄位之間值的對應關係構成資料表關聯的基礎。資料表關聯可用於結合相關資料表中的資料。例如,假設您有一個「客戶」資料表和一個「訂單」資料表。「客戶」資料表中的每一個記錄都會以主索引鍵欄位「識別碼」識別。

若要將每個訂單與客戶產生關聯,請在「訂單」資料表中新增一個外部索引鍵欄位,這個欄位對應至「客戶」資料表的識別碼欄位,然後再建立兩個索引鍵之間的關聯性。當您新增記錄至「訂單」資料表時,使用從「客戶」資料表取得之客戶識別碼的值。每當您想檢視訂單之客戶的任何資訊,即可使用關聯性來識別「客戶」資料表中的哪些資料對應至「訂單」資料表中的哪些記錄。

[資料庫關聯圖] 視窗中顯示 Access 資料表關聯
  1. 識別主索引鍵欄位名稱旁邊的 [索引鍵] 圖示。

  2. 外部索引鍵,請注意,沒有使用 [重要] 圖示。

使用關聯性的好處

將資料分開保存在相關的資料表中有下列好處:

  • 一致性    由於每個資料項目都只在一個資料表中記錄一次,因此較不可能出現含混或不一致。例如,您只在關於客戶的資料表中儲存客戶的名稱一次,而不會在包含訂單資料的資料表中重複儲存 (而且也可能不一致)。

  • 效率    只將資料記錄在一個位置,代表使用的磁碟空間較少。此外,較小的資料表提供資料的速度會比較大的資料表更快。最後,如果不使用分開的資料表儲存不同的主題,將會在資料表中造成 Null 值 (沒有資料) 和重複性,這兩項都會浪費空間及妨礙效能。

  • 容易理解    如果適當地將主題分開到各資料表中,比較容易瞭解資料庫的設計。

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將表格新增至 Access 桌面資料庫

如果您有不屬於任何現有資料表的新資料來源,請建立新資料表。有許多方式可在 Access 資料庫中新增資料表,例如新建資料庫,或將資料表插入現有資料庫,或者是匯入或連結其他資料來源的資料表 (如 Microsoft Excel 活頁簿、Microsoft Word 文件、文字檔案、Web 服務或其他資料庫)。  建立新的空白資料庫時,會自動幫您插入新的空白資料表。然後您可以在資料表中輸入資料以開始定義欄位。

如需有關新增欄位至桌面資料庫的詳細資訊,請參閱新增欄位至資料表

在新桌面資料庫中建立新資料表

  1. 按一下 [檔案] 下的 [新增] > [空白桌面資料庫]

  2. [檔案名稱] 方塊中,鍵入新資料庫的檔案名稱。

  3. 若要將資料庫儲存在不同位置,請按一下資料夾圖示。

  4. 按一下 [建立]

新的資料庫會開啟,內含一個稱為 [資料表1] 的新資料表;請依要儲存的資料類型重新命名資料表。

在現有資料庫中建立新資料表

  1. 按一下 [檔案 >開啟,如果有列出 [最近] 底下,按一下 [資料庫。如果不是,請選取其中一個瀏覽] 選項來尋找資料庫。

  2. [建立] 底下,按一下 [資料表]

如此即會新增資料表,並在 [資料工作表檢視] 中開啟。

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外部資料

您可以連結到各種外部資料來源,例如其他資料庫、文字檔案及 Excel 活頁簿。當您連結到外部資料時,Access 可以將連結當成資料表使用。根據外部資料來源和您建立連結的方式而定,您可以在連結的資料表中編輯資料,也可以建立與連結資料表相關的關聯性。但是,無法使用連結來變更外部資料的設計。

匯入或連結以建立資料表

您可以匯入或連結至儲存在其他位置的資料以建立資料表。您可以匯入或連結到 Excel 工作表、Windows SharePoint Services 清單、XML 檔案、其他 Access 資料庫、Microsoft Outlook 資料夾等的資料。

匯入資料時,您會在目前資料庫中的新資料表內建立一份資料複本。之後對來源資料所做的變更並不會影響已匯入的資料,而對已匯入之資料所做的變更也不會影響來源資料。連接到資料來源並匯入其資料之後,不必再連接到來源一樣可以使用匯入的資料。您可以變更匯入資料表的設計。

連結到資料時,您會在目前資料庫中建立一個連結資料表,代表對於儲存在其他位置之現有資訊的即時連結。變更連結資料表中的資料時,也會變更來源中的資料。每當來源中的資料變更時,也會在連結資料表中顯示該變更。使用連結資料表時一定要能夠連接到資料來源。您無法變更連結資料表的設計。

附註: 您不能使用連結資料表編輯 Excel 工作表中的資料。解決之道是將來源資料匯入 Access 資料庫,然後從 Excel 連結到資料庫。如需從 Excel 連結到 Access 的詳細資訊,請搜尋 Excel 說明

透過匯入或連結至外部資料建立新資料表

  1. [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下其中一個可用的資料來源。

  2. 依照每一個步驟顯示之對話方塊中的指示進行。

    Access 即會建立新資料表,並在 [功能窗格] 中顯示該資料表。

提示: 您也可以匯入或連結至 SharePoint 清單,如需詳細資訊,請參閱匯入或連結資料至 SharePoint 清單

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使用 SharePoint 網站建立資料表

您可以在資料庫中建立從 SharePoint 清單匯入或連結到該清單的資料表。另外,也可以使用預先定義的範本建立新的 SharePoint 清單。

  1. 在下建立],按一下 [ SharePoint 清單,請執行下列其中一項︰

  2. 建立範本為基礎的 SharePoint 清單

    1. 按一下 [連絡人][工作][議題][事件]

    2. 在對話方塊建立新清單] 方塊中,輸入您要建立清單的 SharePoint 網站的 URL。

    3. 在 [指定新清單的名稱描述] 方塊中輸入新的清單和描述的名稱。

    4. 若要建立後,請開啟連結的資料表,選取 [開啟 [完成] 清單核取方塊 (預設為已選取)。

  3. 建立新的自訂清單

    1. 按一下 [自訂]。在 [建立新清單] 對話方塊中,輸入您要建立清單的 SharePoint 網站的 URL。

    2. [指定新清單的名稱][描述] 方塊中輸入新清單的名稱與描述。

    3. 若要建立後,請開啟連結的資料表,請選取 [ 開啟 [完成] 清單] 核取方塊 (預設為已選取)。

  4. 從現有清單匯入資料

    1. 按一下 [現有的 SharePoint 清單]

    2. [取得外部資料] 對話方塊中,鍵入包含您要匯入資料之 SharePoint 網站的 URL。

    3. 按一下 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表],然後按 [下一步]

    4. 選取所要匯入之各個 SharePoint 清單旁的核取方塊。

  5. 連結至現有的清單

    1. 按一下 [現有的 SharePoint 清單]

    2. [取得外部資料 - SharePoint 網站] 對話方塊中,鍵入包含您要連結的清單之 SharePoint 網站的 URL。

    3. 按一下 [以建立連結資料表的方式,連結至資料來源],然後按 [下一步]

    4. 選取所要連結之各個 SharePoint 清單旁的核取方塊。

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使用 Web 服務建立資料表

您可以在資料庫中,建立連接到提供 Web 服務介面之網站上資料的資料表。

附註: Web 服務資料表是唯讀的。

  1. [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下 [其他],然後按一下 [資料服務]

  2. 如果您想要使用的連線已經安裝,請跳至步驟 5。否則請繼續執行下一個步驟。

  3. 按一下 [安裝新連線]

  4. 選取您要使用的連線檔案,然後按一下 [確定]

  5. [建立至 Web 服務資料的連結] 對話方塊中,展開所要使用的連線。

  6. 選取您要連結的資料表。Access 會在對話方塊的右邊顯示欄位。

  7. 您可以選擇性地在 [指定連結名稱] 方塊中,鍵入連結資料表的名稱。Access 會在 [功能窗格] 中的連結資料表使用這個名稱。

  8. 按一下 [確定]。Access 即會建立連結資料表。

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設定桌面資料庫中的資料表屬性

您可以設定套用至整個資料表或所有記錄的屬性。

  1. 選取要設定其屬性的資料表。

  2. [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]

  3. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [屬性表]。

    Access 中 [設計] 索引標籤上的 [顯示/隱藏] 群組 .

  4. 按一下屬性表上的 [一般] 索引標籤。

  5. 按一下您要設定之屬性左側的方塊,然後輸入屬性的設定。若要查看資料表屬性的清單,請按一下 [可用的資料表屬性]

  6. 按下 CTRL+S 儲存您的變更。

    使用此資料表屬性

    即可

    在 SharePoint 網站顯示檢視

    指定以資料表為基礎的檢視是否可在 SharePoint 網站顯示。

    附註: 這個設定的效果會依 [在 SharePoint 網站顯示所有檢視] 資料庫屬性的設定而定。

    如需詳細資訊,請參閱<請參閱>一節。

    展開子資料工作表

    在開啟資料表時,展開所有子資料工作表。

    子資料工作表高度

    請執行下列其中一項操作:

    • 如果您希望子資料工作表視窗展開以顯示所有資料列,讓這個屬性設定為0"

    • 如果您要控制子資料工作表的高度,請輸入所要的高度,以英吋為單位。

    方向

    依據語言讀取方向是從左至右或從右至左,設定檢視的方向

    描述

    提供資料表的說明。說明會在資料表的工具提示中顯示。

    預設檢視

    [資料工作表][樞紐分析表][樞紐分析圖] 設定為開啟資料表時的預設檢視。

    驗證規則

    輸入您新增或變更記錄時都必須為真的運算式。

    驗證文字

    輸入當記錄違反 [驗證規則] 屬性中的運算式時所顯示的訊息。

    篩選

    定義準則,只在 [資料工作表檢視] 中顯示相符資料列。

    排序方式

    選取一個或多個欄位,以指定 [資料工作表檢視] 中的資料列預設排序順序。

    子資料工作表名稱

    指定子資料工作表是否應該顯示在 [資料工作表檢視] 中,如果是,應該以哪一份資料表或查詢提供子資料工作表中的資料列。

    連結子欄位

    列出資料表或查詢中,符合為資料表指定之 [連結主欄位] 屬性的子資料工作表所使用的欄位。

    連結主欄位

    列出資料表中,符合為資料表指定之 [連結子欄位] 屬性的欄位。

    載入時篩選

    在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時,自動套用 [篩選] 屬性 (設定為 [是]) 中的篩選準則。

    載入時排序

    在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時,自動套用 [排序方式] 屬性 (設定為 [是]) 中的排序準則。

    提示: 若要提供更多空間,輸入或編輯屬性] 方塊中的設定,請按 SHIFT + F2 以顯示 [顯示比例] 方塊。如果您 [驗證規則] 屬性設定為運算式,並想要在建置說明,請按一下 [驗證規則] 屬性方塊,以顯示 [運算式建立器] 旁的 [建立器] 按鈕 ]。

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新增欄位至 Access 桌面資料庫中的表格

您將想要追蹤的每一筆資料都儲存在欄位中。例如,您在連絡人資料表中建立 [姓氏]、[名字]、[電話號碼] 及 [地址] 的欄位。而在產品資料表中建立 [產品名稱]、[產品識別碼] 及 [價格] 的欄位。

在建立欄位之前,請先試將資料分割為可使用的最小單位。通常稍後合併資料會比分隔資料來得簡單。例如,不要使用 [全名] 欄位,可考慮為 [姓氏] 和 [名字] 建立分開的欄位。之後便可以依 [名字]、[姓氏] 或同時使用兩者輕鬆進行搜尋或排序。若您打算針對某個資料項目進行報告、排序、搜尋或計算,請將該項目單置一欄。如需設計資料庫及建立欄位的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節中的連結。

在建立欄位後,也可以設定欄位屬性來控制其外觀和行為。

您可以在 [資料工作表檢視] 的新欄位中輸入資料,藉此在 Access 中建立新欄位。在 [資料工作表檢視] 中輸入資料來建立新欄位時,Access 會根據輸入值自動指定欄位的資料類型。如果您的輸入並未隱含其他任何資料類型,Access 會將資料類型設定為「文字」,不過日後仍可變更資料類型

輸入資料以新增欄位

您在 [資料工作表檢視] 中建立新的資料表或開啟現有的資料表時,可以在資料工作表的 [新增欄位] 欄中輸入資料,以新增欄位至資料表。

Access 中的資料工作表,內含 [新增欄位] 欄

1. 在空白的 [新增欄位] 欄中輸入資料。

若要新增欄位:

  1. 在 [資料工作表檢視] 中建立或開啟資料表。

  2. [新增欄位] 欄中,輸入您要建立之欄位的名稱。使用描述性名稱以便更容易識別欄位。

  3. 在新欄位中輸入資料。

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設定欄位的屬性

在建立欄位後,可以設定欄位屬性來控制其外觀和行為。

例如,藉由設定欄位屬性,您可以:

  • 控制欄位中之資料的外觀

  • 有助於防止在欄位中輸入不正確的資料

  • 指定欄位的預設值

  • 有助於加速欄位的搜尋和排序

您在 [資料工作表檢視] 中操作時可以設定某些可用的欄位屬性。但是,若要存取及設定欄位屬性的完整清單,您就必須使用 [設計檢視]。

在 [資料工作表檢視] 中設定欄位屬性

您在 [資料工作表檢視] 中操作時,可以重新命名欄位、變更其資料類型、變更其格式屬性,以及變更欄位的其他一些屬性。

  • 在資料工作表檢視中開啟資料表︰   在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下資料表,然後在快顯功能表中,按一下 [資料工作表檢視

  • 若要重新命名欄位︰   當您在資料工作表檢視中輸入資料以新增欄位時,Access 會自動為一般的名稱] 欄位。Access 會指派第一個新的 「 欄位 1 」 欄位中,Field2 至第二個新欄位],然後等的名稱。根據預設,欄位的名稱會用來作為及其標籤會顯示欄位,例如在資料工作表欄標題的地方。重新命名欄位,以便更具描述性的名稱,可協助使其更易於使用,當您檢視或編輯的記錄。

  • 以滑鼠右鍵按一下您要重新命名的欄位標題 (例如「欄位1」)。

  • 在捷徑功能表上,按一下 [重新命名欄]

  • 在欄位標題中輸入新名稱。

欄位名稱最多可以包含 64 個字元 (字母或數字),包括空格。

變更欄位的資料類型

當您在 [資料工作表檢視] 中輸入資料以建立欄位時,Access 會檢查該資料以決定欄位的適當資料類型。例如,若您輸入 2006/1/1,Access 會將該資料辨識為日期,並將欄位的資料類型設定為 [日期/時間]。如果 Access 無法確定資料類型,則預設會將資料類型設定為 [文字]。

欄位的資料類型決定您可以設定其他哪些欄位屬性。例如,具有 [超連結] 或 [備忘] 資料類型的欄位,只能設定 [僅新增] 屬性。

可能要手動變更欄位的資料類型的情況。例如,假設您有類似日期,例如 2001 年 10 月的聊天室數字。如果您輸入10/2001年到資料工作表檢視中的新欄位時,自動資料輸入偵測功能選取的日期/時間資料類型的欄位。因為聊天室數字的標籤,並不是日期,他們應該使用文字資料類型。若要變更欄位的資料類型,使用下列程序。

  1. 按一下 [資料工作表]索引標籤。

  2. [資料類型] 清單的 [資料類型和格式設定] 群組中,選取您要的資料類型。

    Access 的 [資料類型與格式設定] 群組功能區圖像

變更欄位的格式

除了決定新欄位的資料類型以外,Access 也會根據您輸入的內容來設定欄位的 [格式] 屬性。例如,若輸入上午 10:50,Access 會將資料類型設為 [日期/時間],並將 [格式] 屬性設為 [中時間]。若要手動變更欄位的 [格式] 屬性,請執行下列操作:

  1. 按一下功能區上的 [資料工作表] 索引標籤。

  2. [格式] 清單的 [資料類型和格式設定] 群組中,輸入您要的格式。

    附註: 視欄位的資料類型而定,某些欄位 (例如「文字」) 可能無法使用 [格式] 清單。

設定其他欄位屬性

  1. 在 [資料工作表檢視] 中,按一下您要設定屬性的欄位。

  2. [資料工作表] 索引標籤的 [資料類型和格式設定] 群組中,選取您要的屬性。

    Access 的 [資料類型與格式設定] 群組功能區圖像

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設定欄位屬性

您可以在 [設計檢視] 中開啟資料表以設定欄位屬性。

  • 若要開啟 [設計] 檢視中的表格   ︰ 在 [功能窗格,以滑鼠右鍵按一下資料表,並快顯功能表上,按一下[設計] 檢視

  • 若要變更欄位的資料類型   ︰ 找出您要設定的資料類型,按一下 [資料類型] 欄位,然後從清單選擇資料類型的欄位名稱。

  • 若要設定其他欄位屬性   ︰ 在資料表設計格線中,選取您要設定屬性的欄位。在 [ 欄位屬性] 窗格中,輸入您要為每個屬性的設定。按下 ctrl + s 儲存您的變更。

    附註: 您可以設定的屬性需視欄位資料類型而定。

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在 Access web app 中的表格

Access 用戶端提供設計工具建立和修改的便會儲存在 SQL Server 資料表。Access 建立和維護表格和內容,例如查閱資訊和格式設定所需的資訊會儲存在系統中的表格 (Access.ColumnProperties) 使用者的資料庫。如需詳細資訊,請參閱建立 Access 應用程式

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儲存資料表

建立或修改資料表後,在桌面資料庫中應該儲存它的設計。當您第一次儲存資料表時,為它命名,說明其包含的資料。您可以使用最多 64 的英數字元,包括空格。例如,您可能會命名表格客戶、 組件庫存或產品。

Access 可讓您更多的彈性時命名表格,讓 web 應用程式。然而,有一些限制,您必須知道。表格名稱最多可有 64 個字元,可以包含字母、 數字、 空格及除了句點 (.)、 驚嘆號 (!),特殊字元的任意組合傳回方括弧 ([]),讓前置空格,讓前置零等號 (=) 或非列印字元,例如輸入鍵符號。名稱也不能包含任何下列字元:' / \:。* ?「 ' < > |# <] 索引標籤 > {} %~ &。

提示: 您應該在資料庫中,決定物件的命名慣例,並使用一致的方式。

  1. 按一下 [快速存取工具列] 上的 [儲存],或按 CTRL + s 鍵。

  2. 如果您第一次儲存資料表,輸入資料表的名稱,然後按一下[確定]

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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