表單簡介

Access 中的表單是一個資料庫物件,可用來建立資料庫應用程式的使用者介面。[繫結] 表單則是直接連線至資料來源 (例如表格或查詢) 的表單,且可用於輸入、編輯或顯示來自該資料來源的資料。或者,您可以建立未直接連結到資料來源,但仍然包含命令按鈕、標籤或保持應用程式運作所需的其他控制項的 [未繫結] 表單。

本文主要說明繫結表單。您可以使用繫結表單控制資料的存取,像是要顯示的欄位或資料列。例如,在有許多欄位的資料表中,特定的使用者可能只需要查看其中的一些欄位。提供這些使用者僅包含其所需欄位的表單,能讓他們更容易使用資料庫。您也可以在表單中新增命令按鈕或其他功能,將經常執行的動作自動化。

您可以將繫結表單設想成其他人查看以及搜尋您資料庫時的窗口。因為使用者不必根據需求進行搜尋,所以有效的表單可以加速資料庫的使用。以圖形方式呈現具吸引力的表單,會讓使用者更愉悅也更有效率地使用資料庫,而且還可以有效防止使用者輸入錯誤的資料。

附註: 本文件假設您已經建立一個資料表 (或以一個或多個資料表為基礎的查詢),而且想要建立一個可以用於檢視或處理資料的表單。

本文內容

使用 [表單] 工具建立表單

使用 [分割表單] 工具建立分割表單

使用 [多個項目] 工具建立顯示多個記錄的表單

使用 [表單精靈] 建立表單

使用空白表單工具建立表單

了解版面配置檢視及設計檢視

在版面配置檢視中微調表單

在設計檢視中微調表單

使用 [表單] 工具建立表單

只需要按一下滑鼠,就可以使用 [表單] 工具建立表單。當您使用這項工具時,表單會顯示所有來自基礎資料來源的欄位。您可以立即使用新的表單,或在 [版面配置] 檢視或 [設計] 檢視中進行修改,使表單更符合您的需求。

使用表單工具建立新的表單

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按一下含有要在表單上顯示之資料的資料表或查詢。

  2. 按一下 [建立] 索引標籤上的 [表單] 群組中的 [表單]。

Access 會建立表單並以 [版面配置檢視] 顯示。在 [版面配置檢視] 中,您可以在表單顯示資料時進行設計變更。例如,若有需要,您可以根據資料的多寡調整文字方塊的大小。

如果 Access 找到一個資料表,與您用來建立表單的資料表或查詢具有一對多的關聯性,則 Access 會以相關資料表或查詢為基礎將資料工作表新增到表單。例如,如果您以 [員工] 資料表為基礎建立一個簡易表單,而 [員工] 及 [訂單] 資料表間已經定義一對多的關聯性,則資料工作表會顯示 [訂單] 資料表中與目前 [員工] 記錄相關的所有記錄。如果不需要這些資料,您可以將該資料工作表從表單中刪除。如果用來建立表單的資料表與一個以上的資料表具有一對多的關聯性,Access 則不會將任何資料工作表新增到表單。

使用 [分割表單] 工具建立分割表單

分割表單是可同時提供您 [表單] 檢視及 [資料工作表] 檢視兩種檢視資料的方式。

不同於結合表單/子表單,分割表單可同時提供您兩種檢視。這兩種檢視都是連接到相同的資料來源,而且彼此之間一直都會同步。從表單的其中一個部分選取欄位時,就會選取表單另一部分中的同一個欄位。如果是可更新的記錄來源,而且您尚未將表單設定為不進行這些動作,您便可以從任何一部分新增、編輯或刪除資料。

使用分割表單可以讓您在單一表單中獲得兩種表單類型的好處。例如,您可以使用表單中資料工作表的部分快速找到記錄,然後使用表單的部分檢視或編輯記錄。

若要使用 [分割表單] 工具建立分割表單:

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按一下含有要在您的表單上顯示之資料的資料表或查詢。或是在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢。

  2. 在 [建立] 索引標籤上的 [表單] 群組中,依序按一下 [其他表單] > [分割表單]。

Access 會建立表單並且在 [版面配置檢視] 中顯示該表單。在 [版面配置檢視] 中,您可以在表單顯示資料時,對表單進行設計變更。例如,您可以在必要時,調整文字方塊的大小以完全顯示資料。如需表單檢視的詳細資訊,請參閱了解版面配置檢視與設計檢視一節。

使用 [多個項目] 工具建立顯示多個記錄的表單

當您使用 [表單] 工具建立表單時,Access 所建立的表單一次只會顯示一個的記錄。如果您希望表單可以顯示多個記錄,但是又能比資料工作表提供更多的自訂功能,就可以使用 [多個項目] 工具。

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按一下含有要在表單上顯示之資料的資料表或查詢。

  2. 在 [建立] 索引標籤上的 [表單] 群組中,依序按一下 [其他表單] > [多個項目]。

Access 會建立表單,並在 [版面配置] 檢視中顯示該表單。在 [版面配置] 檢視中,您可以在表單顯示資料時,對表單進行設計變更。

使用 [多個項目] 工具時,Access 所建立的表單與資料工作表類似。資料會以列及欄排列,而且一次可以檢視一個以上的記錄。但是,相較於資料工作表,[多個項目] 表單提供您更多的自訂選項,例如新增圖形元件、按鈕及其他控制項的功能。如需自訂表單的詳細資訊,請參閱在 [版面配置] 檢視中微調表單在 [設計] 檢視中微調表單

使用 [表單精靈] 建立表單

對於要在表單顯示的欄位,如果想要有更多的選擇性,您可以使用 [表單精靈] 而不是使用前面提到的各種不同表單建立工具。在精靈中,您也可以指定資料群組及排序的方式,還可以事先指定資料表與查詢間的關聯性,讓您可以使用多個資料表或查詢的欄位。

  1. 按一下 [建立] 索引標籤上的 [表單] 群組中的 [表單精靈]。

  2. 請依照 [表單精靈] 畫面中的指示執行。

    附註: 如果要在表單中包含多個資料表及查詢的欄位,當您從 [表單精靈] 選取第一個資料表或查詢的欄位後,請不要按 [下一步] 或 [完成]。這時候請重複執行選取資料表或查詢的步驟,並按一下該報表所要包含的任何其他欄位。然後按一下 [下一步] 或 [完成] 繼續後續步驟。

  3. 在精靈的最後一個畫面,按一下 [完成]。

使用空白表單工具建立表單

如果精靈或表單建立工具無法符合您的需求,您可以使用 [空白表單] 工具建立表單。這個方法可以非常快速地建立報表,特別當您只想在表單中放置少數欄位時。

  1. 按一下 [建立] 索引標籤上的 [表單] 群組中的 [空白表單]。

    Access 會在 [版面配置] 檢視中開啟一個空白表單,並且顯示 [欄位清單] 窗格。

  2. 在 [欄位清單] 窗格中,按一下含有您想在表單中顯示其欄位內容之資料表旁的加號 (+)。

  3. 若要新增欄位至表單,請按兩下該欄位或拖曳到表單。

    • 新增第一個欄位之後,您可以一次新增多個欄位,方法如下:按住 CTRL 鍵,按一下多個欄位,然後將欄位同時拖曳到表單。

    • [欄位清單] 窗格中的資料表順序會隨著目前選取的表單部分而變更。如果看不到您要新增的欄位,請試著選取表單的不同部位,然後再試著新增欄位。

  4. 在 [設計] 索引標籤上,使用 [頁首/頁尾] 群組中的工具將標誌、標題或日期及時間新增到表單。

  5. 使用 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中的工具,將各種控制項新增至表單。

    若要選取較多的控制項,請以滑鼠右鍵按一下表單,然後按一下 [設計檢視] 來切換到 [設計] 檢視。

了解 [版面配置] 檢視及 [設計] 檢視

[版面配置] 檢視   :[版面配置] 檢視是表單修訂時最直覺式的檢視方式,在 Access 中,幾乎任何表單的變更都可以在此檢視中進行。

在 [版面配置] 檢視中,表單是實際執行的,因此所看到的資料基本上與使用表單時所顯示的內容相同。然而,您也可以在此檢視中變更表單的設計。由於修改表單時可以看到資料,因此當您設定控制項大小或執行大多數會影響表單顯示和使用性的工作時,這會是非常有用的檢視方式。

如果您遇到無法在 [版面配置] 檢視中執行的工作,可以切換到 [設計] 檢視。在某些情況下,Access 會顯示一則訊息,指出您必須切換到 [設計] 檢視,才能進行特定的變更。

[設計] 檢視   :[設計] 檢視提供您更詳細的表單結構檢視。您可以檢視表單的頁首、詳細資料及頁尾區段。表單在 [設計] 檢視中顯示時,並沒有實際執行,因此進行設計變更時,您看不到基礎資料;然而,某些工作在 [設計] 檢視中執行會比在 [版面配置] 檢視更加容易。您可以:

  • 新增更多類型的控制項至您的表單,例如繫結物件框、分頁和圖表。

  • 不需要使用屬性表,直接在文字方塊中編輯文字方塊控制項資料來源。

  • 調整表單區段大小,例如「表單首」或「詳細資料」區段。

  • 變更無法在 [版面配置] 檢視中變更的特定表單屬性。

在版面配置檢視中微調表單

報表建立後,您可以透過 [版面配置檢視],輕鬆微調您的表單設計。利用真正的表單資料做為輔助,您可以重新排列控制項並調整它們的大小。您可以將新的控制項置於表單中並設定該表單及其控制項的屬性。

若要切換到 [版面配置] 檢視,請以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格] 中的表單名稱,然後按一下 [版面配置檢視]。

Access 隨即以 [版面配置] 檢視顯示該表單。

您可以使用屬性表來變更表單及其控制項和區段的屬性。若要顯示屬性表,請按 F4。

您可以使用 [欄位清單] 窗格,將基準資料表或查詢中的欄位加到您的表單設計中。若要顯示 [欄位清單] 窗格:

  • 按一下 [設計] 索引標籤上的 [工具] 群組中的 [新增現有欄位],或是按下 ALT+F8 來使用鍵盤快速鍵。

然後您可以直接從 [欄位清單] 中將欄位拖曳到表單上。

  • 若要新增單一欄位,請按兩下該欄位,或是將其從 [欄位清單] 窗格中拖曳至您要在表單上顯示該欄位的區段。

  • 若要同時新增多個欄位,請按住 CTRL 鍵,然後按一下要加入的多個欄位,再將這些選取的欄位拖曳至表單中。

在設計檢視中微調表單

您也可以在 [設計] 檢視中微調表單的設計。透過在設計格線中加入新的控制項及欄位,將它們加入表單。屬性表可以讓您存取許多屬性,以便於自訂表單時進行設定。

若要切換到 [設計檢視],請以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格] 中的表單名稱,然後按一下 [設計檢視]。

Access 隨即以 [設計] 檢視顯示該表單。

您可以使用屬性表來變更表單及其控制項和區段的屬性。若要顯示屬性表,請按 F4。

您可以使用 [欄位清單] 窗格,將基準資料表或查詢中的欄位加到您的表單設計中。若要顯示 [欄位清單] 窗格:

  • 按一下 [設計] 索引標籤上的 [工具] 群組中的 [新增現有欄位],或是按下 ALT+F8 來使用鍵盤快速鍵。

然後您可以直接從 [欄位清單] 中將欄位拖曳到表單上。

  • 若要新增單一欄位,請按兩下該欄位,或是將其從 [欄位清單] 窗格中拖曳至您要在表單上顯示該欄位的區段。

  • 若要同時新增多個欄位,請按住 CTRL 鍵,然後按一下要加入的多個欄位,再將這些選取的欄位拖曳至表單中。

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