表單範本的週期

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文適用於想要了解 Microsoft Office InfoPath 基本表單設計程序的表單範本設計人員。其中概述建立及部署表單範本的各個階段,並提供主要作業之相關資訊的連結。儘管您可以嘗試找出最適合自己的方式來進行作業,但遵循建議的設計程序,長期來看,應該可以幫助您節省時間和精力。

本文內容

階段 1:規劃

階段 2:設計

階段 3:部署

階段 4:維護

階段 5:封存

階段 1:規劃

您需要在規劃上花費的時間,會視表單範本的複雜度、您在組織中扮演的角色,以及組織內的流程和需求而定。

如果表單範本僅會供自己的小組成員使用,規劃階段可以非正式且簡略。如果表單範本較為複雜,則規劃階段可能需要更正式,而且您可能需要諮詢許多共同工作人員。例如,如果表單範本將用於整個公司的商務系統上,例如支出報表或企業資源規劃系統,則您可能需要建立正式的規劃文件,例如功能規格。

不論在何種情況下,在開始設計表單範本之前,您都應該考慮下列各項:

  • 使用者目標    使用者需要表單範本做什麼?您需要支援哪些情況?在達到使用者目標方面,您將如何衡量成果?

  • 相容性考量    不論現在或未來,表單範本需要讓組織外的使用者存取嗎?例如,您想要在組織的外部網站上提供表單範本給沒有在其電腦上安裝 InfoPath 的客戶嗎?如果是這樣,您可以設計瀏覽器相容的表單範本,而非僅是用於 InfoPath 的標準表單範本。組織內的使用者是否需要在 InfoPath 2003 中填寫表單?如果是這樣,您可能需要設計回溯相容的表單範本。您希望使用者在離開公司時或離線時可以填寫表單嗎?如果是這樣,您可以在表單範本中新增功能,以便在離線模式中可以有效運作。

  • 現有的使用者表單    您目前使用 Microsoft Office Word 文件或 Microsoft Office Excel 活頁簿收集使用者的資料嗎?如果是這樣,您可以輕鬆地將這些資料轉換為 InfoPath 表單範本。您有現成的 InfoPath 2003 表單範本嗎?如果是這樣,您希望這些資料可以回溯相容或是將它們升級至 Office InfoPath 2007 格式?

  • 整合需求    表單範本還需要配合其他哪些產品或技術?例如,您可能需要在 SQL Server 資料庫中儲存表單範本的資料,或是以 Web 服務做為表單範本設計的基礎,以便送出資料至 InfoPath 無法直接支援的資料庫。

  • 使用者介面需求    您需要遵守公司的品牌形象準則嗎?您希望表單範本如何呈現?您要使用何種類型的控制項,以及要如何進行組織?

  • 程序需求   表單範本會較大的商務程序,例如 [核准費用報表的程序的一部分嗎?如果是這樣,您需要何種檢視,及如何將實作經歷組織及資料處理許多人和商務系統管理的規則?將您善用工作流程功能在其他程式,例如Microsoft Office SharePoint Server 2007嗎?表單範本會要求 managed 程式碼或指令碼?如果是這樣,您會使用內部開發人員,或將這項工作會外部嗎?

  • 資料儲存需求    您要如何處理使用者表單內的資料?例如,如果使用者必須要快速來回傳送表單資料,而且您不需要重複使用此資料,則您可以將資料儲存在電子郵件中。如果使用者需要存取及共用表單資料,則您可能想要在執行 Microsoft Windows SharePoint Services 之伺服器的文件庫中,儲存相關 InfoPath 表單的集合。如果使用者需要在其他的商務應用程式或系統中存取表單資料,例如支出報表或會計應用程式,則您可能想要將資料儲存在公司的資料庫內。這通常是以連接表單範本與 Web 服務的方式完成,其中 Web 服務將成為表單範本和資料庫或商務系統之間的媒介。

  • 安全性需求   您面對的是哪一類的安全性挑戰和弱點?表單範本必須在使用者電腦上安裝,或可以將使用者從存取網路資源?您想以數位簽署表單或特定資料集的表單中的使用者?將您的表單範本直接連接到資料庫,或將中的資料連線庫,通常由系統管理員管理使用資料連線檔案?

  • 測試需求    您要使用什麼程序來測試表單範本的外觀及行為?您需要建立正式的測試計劃嗎?

  • 部署需求    您將如何與其他人共用表單範本?您會在何處發佈表單範本?如果您打算發佈到執行 InfoPath Forms Services 的伺服器上,您是要發佈到文件庫或是以網站內容類型發佈?您將如何通知使用者有關表單範本的可用性?您對於發行新的表單範本版本的計劃是什麼?

  • 維護需求    您需要封存表單範本、使用者表單或兩者嗎?您需要保留資料多久?組織需要何種封存及資料保留原則?

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階段 2:設計

在完成規劃階段之後,您就可以開始設計程序。在設計表單範本時,建議您遵循下列工作順序。不過,必要時您可以背離此順序。例如,您可能會要在表單範本中新增控制項的同時,一併定義控制項的資料驗證、設定格式化的條件,以及控制項的規則,而不是在稍後的設計程序中進行。

步驟 1:建立表單範本

步驟 2:建立或指定主要資料來源

步驟 3:定義版面配置

步驟 4:新增控制項

步驟 5:新增資料連線

步驟 6:新增資料驗證、規則及其他商務邏輯功能

步驟 7:建立自訂檢視

步驟 8:啟用送出行為

步驟 9:啟用安全性功能

步驟 10:測試外觀及行為

步驟 1:建立表單範本

建立表單範本時,您可能需要將現有的表單 (例如 Word 文件或 Excel 活頁簿) 匯入 InfoPath,或指定表單範本的相容性設定,使結果表單可在 InfoPath 2003 或 Web 瀏覽器中填寫。這些選項大部分都在 [設計表單範本] 對話方塊上。例如,如果想要設計可以在 Microsoft Office InfoPath 或瀏覽器中開啟和填寫的表單範本,可以選取 [設計表單範本] 對話方塊中的 [僅啟用瀏覽器相容功能] 核取方塊。

下列資源會提供關於建立表單範本之程序的其他詳細資訊。

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InfoPath Forms Services 簡介

了解能夠讓您建立可在瀏覽器開啟和填寫之表單範本的伺服器技術。

瀏覽器相容表單範本簡介

了解可在 InfoPath 中、瀏覽器中或行動裝置上開啟或填寫的瀏覽器相容表單範本。當瀏覽器相容表單範本發佈到執行 InfoPath Forms Services 的伺服器之後,只要由您或伺服器陣列管理員啟用,就可以在瀏覽器中使用。

指定表單範本的相容性設定

選擇表單範本的相容性設定,或變更現有的相容性設定。此設定將決定您在設計表單範本時可以使用哪些 InfoPath 功能和控制項。例如,如果您選取 [設計表單範本] 工作窗格中的 [僅啟用瀏覽器相容功能] 核取方塊,InfoPath 就會隱藏或停用無法用於供瀏覽器使用之表單範本的控制項和功能。

將 Excel 活頁簿轉換成 InfoPath 表單範本

從現有的 Microsoft Office Excel 活頁簿建立表單範本。

將 Word 文件轉換為 InfoPath 表單範本

從現有的 Microsoft Office Word 文件建立表單範本。

步驟 2:建立或指定主要資料來源

所有表單範本都是以資料來源為基礎,資料來源會將收集的資料儲存在表單中。此資料來源可以是公司資料庫、Web 服務或是在組織內用來標準化資料的現有 XML 檔案,例如 XML 結構描述 (.xsd) 檔案。如果您沒有現有的資料來源,當您新增控制項至表單範本時,可讓 InfoPath 為您建立一個資料來源。

您可以在 [資料來源] 工作窗格中,檢視適用於表單範本的資料來源:

[資料來源] 工作窗格的一部分

第一次建立表單範本時,必須決定要使用下列哪一種方式:

  • 讓 InfoPath 建立資料來源   如果您建立空白的表單範本,InfoPath 的資料來源為您建立當您將控制項新增至表單範本。設計表單範本會使用非正式的小型的小組成員時存取現有的資料來源中沒有您的組織,或當您不需要以儲存您在表單外收集的資料時,這可以很有用。這也可當您共用 SharePoint 文件庫,或在Microsoft Office Outlook 2007電子郵件訊息中的表單,而您想要顯示在文件庫或InfoPath 表單資料夾中,而不是將其儲存至資料庫或其他外部位置的資料行中的表單中的資訊。

  • 使用現有的資料來源   如果您在現有的資料來源,例如資料庫或 Web 服務的表單範本的設計 InfoPath 建立主資料連線的資料來源。可以有表單範本中的只有一個主資料連線。稍後在設計程序,您可以建立的外部資料填入清單方塊或多個資料來源的表單資料送出的次要資料來源的資料連線。如需有關次要資料來源的詳細資訊,請參閱 「 步驟 5︰ 新增資料連線 」 後面的本文。

下列資源提供其他詳細資訊,可幫助您決定要使用哪一種類型的資料來源,以及何時應該新增其他資料連線至表單範本。

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資料來源簡介

了解 InfoPath 可使用的資料來源,以及它們在 [資料來源] 工作窗格中的呈現方式。

資料連線簡介

了解資料連線,該連線是表單與儲存或提供該表單資料之資料來源之間的動態連結。

使用資料連線庫中的設定來設計表單範本

以一般資料連線檔案做為表單範本設計的基礎,該檔案儲存在 Office SharePoint Server 2007 網站上的資料連線庫中。此檔案會儲存資料來源連線的相關資訊,例如 Access 資料庫、試算表或文字檔。

步驟 3:定義版面配置

大部分的表單範本都包括至少一個版面配置表格,包含用來組織及排列表單內容的架構,其中包括控制項、表單區段、標誌及其他類型的圖像。

您可以在 [版面配置] 工作窗格中找到現有的版面配置表格:

[版面配置] 工作窗格的一部分

下列資源會提供表單範本之視覺設計選項的其他詳細資訊。

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配置表單範本版面簡介

了解版面配置表格,以幫助您排列表單範本上的元素,以及了解用於版面配置的控制項。

套用色彩配置

了解如何在表單範本上自動套用協調的色彩。

插入並放置圖片

了解如何在表單範本中插入圖片,例如公司標誌或報頭。

步驟 4:新增控制項

控制項可讓使用者輸入,然後選取表單範本中的資料。他們也可以用來顯示從現有的資料來源,例如資料庫或 Web 服務的資料。建立表單範本的版面配置之後,您可以插入任何您需要將表單範本的控制項。[控制項] 工作窗格會提供存取所有可在 InfoPath 中,包括任何已新增至工作窗格中,例如 ActiveX 控制項] 或 [範本組件的自訂控制項的控制項。

[控制項] 工作窗格的一部分

只要按一下 [插入控制項] 清單中控制項的名稱,或將控制項從工作窗格拖曳到表單範本工作區,即可將控制項新增至表單範本。視您新增至表單範本的控制項類型而定,填寫表單的使用者將可以在文字欄位中輸入文字、在重複控制項中檢視資料、從選項按鈕和核取方塊中做選擇、選擇清單中的項目,以及按一下命令按鈕來執行命令。使用者在控制項中輸入的資料會儲存在表單的資料來源中。

下列資源會提供在 InfoPath 中使用其他控制項的其他詳細資料。

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控制項簡介

了解 InfoPath 可用的不同類型之控制項。

設計要在多個表單範本中重複使用的範本組件

了解如何插入及更新範本組件。範本組件可幫助您設計一致的表單範本集合。例如,您可以建立用於簽章區段的範本組件。除了可重複使用控制項及版面配置之外,還可重複使用規則、設定格式化的條件及資料驗證。

步驟 5:新增資料連線

所有表單範本都有一個主要的資料來源,稱為主要資料來源。如果您設計的表單範本是以外部資料來源為基礎,例如資料庫或 Web 服務,InfoPath 就會以該外部資料來源為基礎,來建立主要資料來源。另外,如果您設計空白的表單範本,當您在表單範本中新增控制項時,InfoPath 就會為您建立主要資料來源。

您在設計表單範本時,也可以新增資料連線至一個或多個次要資料來源。次要資料來源可以是 XML 資料檔、資料庫或 Web 服務,並由表單用於清單方塊中的項目或用於指令碼動作。這可以讓您在清單方塊中及其他控制項中,填入來自表單範本外部的資料,例如位於 SQL Server 資料庫或 SharePoint 清單中的資料。當您需要使用者送出資料至多個外部資料來源時,也可以新增資料連線至次要資料來源。

下列資源會提供次要資料連線的其他詳細資料以及它們對於 InfoPath 的用途。

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資料連線簡介

了解什麼是資料連線,以及如何用來擷取與送出資料庫、Web 服務或其他資料來源的資料。例如,如果小組的專案有列在 SharePoint 網站上,您就可以建立該清單的資料連線,使專案名稱出現在表單上的清單方塊控制項內。

將資料連線新增至 SharePoint 文件庫或清單

將次要資料連線新增至表單範本,以向文件庫或清單查詢資料,或送出資料至執行 Windows SharePoint Services 之伺服器的文件庫。

新增 Microsoft SQL Server 資料庫的資料連線

新增次要資料連線至查詢 SQL Server 資料庫的表單範本。

新增 Web 服務的資料連線

新增次要資料連線至可查詢或送出資料至 Web 服務的表單範本。

使用連線庫中的設定新增資料連線

使用儲存在 Office SharePoint Server 2007 網站上之資料連線庫中的資料連線檔案,來新增次要資料連線至表單範本。這個檔案會儲存資料來源連線的相關資訊,例如 Access 資料庫、試算表或文字檔。

使用來自 Web 服務的值填入清單方塊、下拉式清單方塊或下拉式方塊

以連線至 Web 服務之次要資料連線的資料,來填入清單方塊、下拉式清單方塊或下拉式方塊。

使用來自 SQL Server 資料庫的值填入清單方塊、下拉式清單方塊或下拉式方塊

以連線至 Microsoft SQL Server 資料庫之查詢資料連線的資料,來填入清單方塊、下拉式清單方塊或下拉式方塊。

設定次要資料連線供離線使用

設定表單範本,使得使用者在填寫以表單範本為基礎的表單時,表單會快取次要資料連線的資料。當使用者沒有網路連線或表單的外部資料來源無法使用時,這麼做就很有用。在這些情況下,InfoPath 會在表單中顯示快取資料,且該表單會繼續如使用者所預期地運作。

步驟 6:新增資料驗證、規則及其他商務邏輯功能

請務必降低成本,並可能的話,您公司提升效率。您可以在表單範本中使用商務邏輯功能,以協助防範成本資料輸入錯誤,來自動化使用者的表單中的動作。當您使用的 InfoPath 功能,例如資料驗證, 條件式格式設定,以及規則時,您可以定義條件及動作所完成的工作為基礎的事件,例如開啟或關閉表單,或輸入您的表單範本的值。

下列資源會提供其他詳細資訊,來說明 InfoPath 商務邏輯功能的適用範圍。

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新增、變更或移除資料驗證

在使用者填寫表單時自動偵測錯誤。藉由在表單範本的控制項中新增資料驗證功能,即可確保您收集的資料正確而且一致,以及符合公司所使用的相關標準。

在表單範本套用設定格式化的條件

根據出現在表單上的條件,隱藏或套用格式至控制項。您可以使用設定格式化的條件,自動將粗體、底線、斜體、刪除線、字型色彩及背景色彩套用至控制項。您也可以使用設定格式化的條件,來決定控制項是否會出現在使用者所填寫的表單上、是否停用控制項,以及是否允許使用者新增或移除特定控制項,例如選用的區段。

新增規則

您可以新增規則,來顯示對話方塊、設定欄位值、查詢或送出資料至資料連線、切換檢視及開啟或關閉表單,以回應表單上的特定事件和條件。

新增公式到控制項

新增計算資料的公式、在控制項中顯示特定日期和時間,或是在其他控制項中顯示使用者輸入於控制項的值。

在表單範本中檢視商務邏輯

使用 [邏輯檢查] 對話方塊,即可檢視與表單範本相關聯的所有資料驗證設定、導出的預設值、規則及程式功能。這可以省略個別開啟每一個控制項來檢視設定的耗時程序。

在 InfoPath 中的商務邏輯功能是的您需要大部分的表單範本。不過,如果無法在 InfoPath 中的其他功能需要的表單範本,您可以使用 [程式碼來建立自訂的功能。如果您想要撰寫指令碼,您可以使用 Microsoft 指令碼編輯器 (MSE) 來建立、 編輯及 Microsoft JScript或 Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) 程式碼偵錯。如果您想要寫 managed 程式碼,您可以使用 Visual Studio 2005 Tools Microsoft 的應用程式 (vsta)) 來建立、 編輯及偵錯 Visual Basic 或 Visual C# 程式碼。此外,如果您有 Microsoft Visual Studio 2005 時,您可以整合設計模式的 InfoPath 功能 Visual Studio 2005 的開發環境下載,您的電腦上安裝Microsoft Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System 。您可以開啟 Visual Studio 2005、 建立在 InfoPath 表單範本的專案,然後使用設計表單範本的設計模式的功能。下載Microsoft Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System的詳細資訊,請參閱在 Microsoft Developer Network (MSDN) 的網站上的 InfoPath 開發人員入口網站。

步驟 7:建立自訂檢視

每一個 InfoPath 表單範本都有預設檢視,當使用者第一次開啟以您的表單範本為基礎的表單時,會顯示此預設檢視。

您可以使用 [檢視] 工作窗格來設計表單範本的其他檢視:

[檢視] 工作窗格的一部分

設計新檢視時,通常您會重複表單版面配置、在其中新增控制項及新增資料驗證或其他功能的程序。

透過建立表單範本的不同檢視,使用者可以用不同方式來查看表單的資料。這樣您就不必為相同商務流程設計多個表單範本。例如,在用於處理保險理賠的表單範本中,您可以為保單客戶建立一種檢視,為保險業務人員建立第二種檢視,為保險理賠人員建立第三種檢視。每一個檢視經過自訂之後,可以適合要在其中輸入資訊的使用者類型。您也可以設計純粹做為列印表單用途的自訂列印檢視。

檢視應該盡量簡單,而且自我闡明性強。不過,如果您想要向使用者傳達特殊指示,則需要在檢視中加入輔助工具。例如,您可以建立表單範本的專用 [說明] 檢視,然後新增按鈕至預設檢視,讓使用者按一下即可存取 [說明] 檢視。

下列資源會提供有關檢視的其他詳細資訊。

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新增或刪除檢視

了解如何新增、管理及刪除檢視。

建立瀏覽器相容表單範本的 InfoPath 檢視

了解如何為兩種類型的使用者建立瀏覽器相容表單範本的兩種檢視。一個檢視供給在網頁瀏覽器中開啟表單範本的使用者使用。另一個檢視則專門供給電腦上安裝了 InfoPath 的使用者使用。這個僅適用於 InfoPath 的檢視絕不會顯示在網頁瀏覽器中。因此,您可以在這種檢視中使用在瀏覽器相容表單範本中不支援的 InfoPath 功能,例如使用者角色或主控制項/詳細資料控制項。

設計列印最佳化的檢視

了解如何設計表單範本的列印檢視,以及如何建立易於列印之表單範本的其他技巧。

新增自訂說明文字至表單範本

了解如何設計表單範本的 [說明] 檢視,以及如何對使用者顯示自訂指示文字的其他技巧。

步驟 8:啟用送出行為

當您設計表單範本來收集大型商務流程的部分資料時,這些資料通常不會保存在使用者填寫的表單中。而是表單資料會從表單移到商務流程的下一個階段,通常會移到資料庫或 Web 服務等外部資料來源中。例如,員工可能會使用 InfoPath 來填寫支出報表表單,然後將表單送至 Web 服務進行處理。

指定表單範本資料送出的位置可提高商務流程的精確性和效率,因為您可以進一步控制這些程序。在使用者送出表單資料之前,InfoPath 會先確定表單中的資料有效,並讓使用者更正任何無效的資料。這項功能可確保只將有效的資料傳送到外部資料來源。

下列資源說會明如何設計表單範本,使表單資料得以傳送至您選擇的位置。

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送出表單資料簡介

閱讀有關傳送表單資料至特定位置 (如資料庫或 Web 服務) 的資訊。

將表單資料送出到數個位置

設計次要資料連線和規則,當使用者按一下表單上的 [送出] 按鈕時會將表單資料送至數個位置。

步驟 9:啟用安全性功能

當您在選擇表單範本及其相關表單的安全性時,您應該使用組織現有的安全性原則做為選擇的基礎。

如果您要建立瀏覽器相容表單範本,請注意,有一些因素會影響執行 InfoPath Forms Services 的伺服器上所儲存之資訊的安全性。有些因素是由您控制,有些因素是由管理員控制,管理員負責設定及管理使用者帳戶、指派權限及幫助使用者解決網路或伺服器存取問題。您需要與管理員協調,以設定表單範本的適當選項。

下列資源會說明如何設計納入安全性考量的表單範本。

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表單範本和表單的安全性考量

閱讀有關幫助保護表單範本和表單的最佳作法,以及有關伺服器安全性的考量。

InfoPath 表單的安全性層級

了解表單的三個不同安全性層級:[限制]、[網域] 和 [完全信任]。安全性層級會決定表單是否可以存取其他網域的資料,或存取使用者電腦上的檔案和設定。

設定表單範本所需的安全性層級

覆寫預設安全性設定,InfoPath 會根據表單範本上的功能自動選取此設定。

數位簽章簡介

了解 InfoPath 的數位簽章,以及在供瀏覽器使用的表單範本中使用數位簽章的考量。簽署表單有助於驗證使用者是否為表單填寫者,而且能確保表單內容未經更改。

步驟 10:測試外觀及行為

測試計劃會視表單範本的複雜性和組織對於部署表單範本的現有原則而定。測試計劃可以很簡單 (例如預覽表單範本),也可以較為複雜 (例如針對表單範本來測試表單的行為和外觀)。大規模部署表單範本時,需要較為徹底的正式測試。例如,您可以讓一群參與前導計劃的使用者進行可用性測試或排定試用的部署。

通過測試的基本條件,至少要在 InfoPath 的 [預覽] 視窗中完成表單範本的預覽。[預覽] 視窗可以讓您檢視使用者所看到的表單,並在控制項中輸入資料來測試其功能。這可以讓您檢查控制項是否有對齊以及格式是否正確。您也可以測試表單中的控制項功能。例如,您可以在控制項中輸入資料,以確定資料驗證、公式、規則和資料連線的運作如您預期。在 [預覽] 視窗中,您也可以確定表單範本無錯字及編輯上的不一致,並從視覺觀點上確認其外觀優美。

提示: 設計表單範本時,您也可以使用 [預覽] 視窗對控制項和表單行為進行簡單的反覆測試。

雖然您可以自己執行很多測試,但在發佈及散佈表單範本之前,您應該先在使用者環境中進行測試,以確定能夠如預期使用。最理想的情況,是先發佈試用的表單範本並散佈給參與前導計劃的使用者。如此一來,您就可以請試用過的使用者對於表單範本的整體可用性提出意見。然後就可以做必要的更改,再將表單範本提供給所有的使用者。

下列資源會說明如何使用 [設計檢查] 工作窗格測試您的表單範本。

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設計檢查工作窗格簡介

了解 [設計檢查] 工作窗格,及如何用來測試表單範本的功能。

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階段 3:部署

部署表單範本的程序包括表單範本的發佈、啟用在 Web 上的使用 (僅限瀏覽器相容表單範本),以及讓使用者知道表單範本的可用性。如果您計劃在使用者的電腦上安裝表單範本,發佈程序可能還需要包含特殊安裝檔案的建立。您可以發佈表單範本到多個位置,包括電子郵件通訊群組清單、執行 InfoPath Forms Services 的伺服器,或是 Windows SharePoint Services。

如果您要將瀏覽器相容表單範本發佈到執行 InfoPath Forms Services 的伺服器上,除了發佈表單範本之外,您還必須啟用支援瀏覽器的功能。在許多情況下,您可以在發佈程序期間執行這個步驟,做法是在 [發佈精靈] 中選取核取方塊。不過,如果表單範本包括特定功能 (例如 Managed 程式碼),您就無法自行啟用支援瀏覽器的表單範本功能。而是您必須儲存表單範本至共用位置,然後通知伺服器陣列管理員進行檢閱。伺服器陣列管理員驗證表單範本沒有產生錯誤和警告之後,即可上載至網路伺服器陣列的適當位置,並在伺服器的網站集合上將其啟動。

下列資源會描述發佈程序及相關內容。

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發佈表單範本的簡介

決定如何發佈表單範本以及發佈位置。

將表單範本發佈至執行 InfoPath Forms Services 的伺服器

發佈可在 InfoPath 或 Web 上填寫的瀏覽器相容表單範本。閱讀本文,您還可以判斷是否可以讓瀏覽器使用表單範本,或是否需要伺服器陣列管理員執行此步驟。

將表單範本發佈至執行 Microsoft Windows SharePoint Services 的伺服器

將表單範本發佈至管理檔案集合之 SharePoint 網站的文件庫中。您也可以發佈表單範本做為網站內容類型,這樣可以讓您指派多個表單範本到單一文件庫中,或指派表單範本到網站集合的多個文件庫中。

將表單範本發佈至電子郵件收件者的清單

以電子郵件的方式將表單範本散佈給使用者。[發佈精靈] 會建立電子郵件,其中包含表單範本的複本和以表單範本為基礎的表單。當使用者開啟電子郵件時,即可直接在電子郵件本文中填寫表單。

以完全信任的方式發佈表單範本

使用 [發佈精靈] 建立安裝檔案,即可在使用者的電腦上安裝完全信任的表單範本。若要以完全信任的方式執行表單,則與表單相關聯的表單範本必須是以受信任的根憑證完成數位簽署,或是表單範本必須是使用 Microsoft Windows Installer (.msi 檔) 之類的安裝程式將表單範本安裝到使用者的電腦上。

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階段 4:維護

表單範本的維護包括在必要時更新表單範本及發佈新的版本。定期要求使用者對於表單範本的可用性提出意見,也是一個好主意,包括表單範本是否仍符合需求,或是相關需求是否有所變更?

當您發佈已變更的表單範本之後,InfoPath 即可更新表單範本 (.xsn 檔) 和以該表單範本為基礎的任何現有表單 (.xml 檔)。當使用者開啟現有的表單時,就會自動下載表單範本的最新複本,並且會更新表單資料以符合新的版本。根據預設,InfoPath 會自動將表單範本的舊版本取代成最新版本。您可以選擇偏好的更新方法,來更新現有的使用者表單。

如果您是執行 InfoPath Forms Services 之伺服器的伺服器陣列管理員,而且您需要上載系統管理員核准的表單範本的新版本時,可以決定現有版本與升級版本之間的轉變。例如,您可以選擇以新版本取代表單範本,但不要導致目前正在瀏覽器中填寫表單的使用者遺失資料。另外,如果您有迫切的理由 (例如需要修正安全性問題),也可以選擇立即覆寫表單範本。

如果您需要更新現有的範本組件,即可將其開啟、做必要的變更、儲存範本組件,然後重新散佈給表單設計人員。當表單設計人員將範本組件的最新版本新增至 [控制項] 工作窗格之後,他們就可以在表單範本中進行使用。如果他們開啟的表單範本包含舊版的範本組件,InfoPath 會提示他們以最新版的範本組件予以更新。

下列資源會詳述如何修改及更新表單範本和範本組件。

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更新現有表單範本簡介

了解 InfoPath 如何更新表單範本和任何相對應的使用者表單。閱讀有關更新供瀏覽器使用之表單範本的考量,以及如何避免現有的使用者表單遺失資料的技巧。

修改已發佈的表單範本

了解如何變更已發佈的表單範本、修改表單範本的工作複本,然後重新發佈工作複本到原始發佈位置。

將發佈的表單範本移至新文件庫

在文件庫之間有效率地移動表單範本及任何現有表單。例如,在部署表單範本之後,您可能需要將表單範本移到具有更大容量的伺服器上,使更多使用者可以同時填寫表單。

變更或移除資料連線

在表單範本中修改或移除資料連線。如果表單範本的外部資料來源有所變更,可能就需要這麼做。

新增、移除或更新表單範本中的資源檔案

管理新增至表單範本的檔案,以支援相關聯表單的功能。例如,您可能需要新增用來顯示自訂工作窗格之資訊的 HTML 檔案,或修改用來顯示清單項目的 XML 檔案。

變更現有的範本組件

修改現有範本組件的設計。

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階段 5:封存

組織通常會將封存表單範本和表單的步驟,放在表單設計週期的最後。如果您不再需要特定表單範本,可以將其停用並淘汰,但通常會保留一份表單範本的數位複本。此外,您也可以保留以該表單範本為基礎的表單所收集的資料。

許多組織在長期儲存及保留封存資料方面,必須遵循嚴格的準則。例如,組織可能需要將客戶交易記錄保留特定的年數。貴組織的封存準則可能會視內部的原則、適用法規或兩者所規範。您應該要了解本身的相關原則,並以此做為規劃程序的考量。

封存表單範本

如果您是執行 InfoPath Forms Services 的伺服器陣列管理員,當供瀏覽器使用的表單範本廢棄不用時,可以將其淘汰。例如,您可以在完成意見調查時淘汰意見調查表單範本。為了使文件庫保持最新狀態且避免凌亂,請確定及時淘汰不再使用的表單範本,而且要實施稽核及升級現有表單範本的原則。

如果您要淘汰還在供瀏覽器使用的表單範本,建議您執行逐步升級或靜止該表單範本,以防止目前的工作階段終止,因為這樣會導致資料的遺失以及突然中斷使用者填寫表單的作業。

將表單範本的來源檔案 (.xsn 檔) 封存在版本控制程式中,或在組織使用的另一種檔案管理方案中,有助於確保您和組織擁有該表單範本的封存記錄,讓您在參照表單和表單資料的封存資訊時,以及萬一您想要還原或更新表單範本時,可以參考。

封存表單及表單資料

如果您的組織使用 Office SharePoint Server 2007,您可以將表單轉換為網頁以封存完成的、以伺服器為基準的表單 (.xml 檔案)。封存的表單可以儲存在原始表單所在的相同文件庫中,也可以根據組織的準則而移到另一個位置。

附註: 當您將表單轉換成網頁時,產生的檔案可能與原始檔案有些差異。所以,請務必確認轉換的結果符合您的需求。例 如,如果與次要資料來源的資料連線原先是用於填入表單中的清單方塊,那麼在產生的網頁表單中,則看不到所有 的清單方塊值。您只會看到使用者填寫表單時所指定的值。

在 InfoPath 中,您可以藉由開啟表單並且將表單匯出為下列其中一種格式來封存表單:

  • Portable Document Format (PDF)    PDF 是版面配置固定的電子檔格式,可以保存文件格式,而且具有檔案共用的功能。在線上檢視或列印 PDF 檔案時,可以確保其格式完全符合使用者的預期,而且其他人無法輕易複製或變更檔案中的資料。

  • XML Paper Specification (XPS)    XPS 是一種電子檔格式,可以保存文件格式,而且具有檔案共用的功能。在線上檢視或列印 XPS 檔案時,可以確保其格式完全符合使用者的預期,而且其他人無法輕易複製或變更檔案中的資料。

您必須先安裝某個增益集,才能在 2007 Microsoft Office system 程式中另存為 PDF 或 XPS 檔案。如需詳細資訊,請參閱啟用 PDF 和 XPS 等其他檔案格式的支援

您也可以匯出完成的表單為網頁,以單一檔案網頁 (MHTML) 格式。這種檔案類型允許使用者檢視 (但不是修改) 的表單內容,在瀏覽器中。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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