若要和備份離職使用者的資料的存取

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12 月,2018

當員工離開您的組織時,您可能會想要存取其資料-表示其文件和電子郵件-,請檢閱、 備份,或傳送給新的員工的擁有權。

如果您只移除使用者的授權,但不刪除帳戶,則使用者 OneDrive 中的內容將會保留,即使超過 30 天後仍可存取。

刪除帳戶之前,您應該移動其 OneDrive 的內容,讓您輕鬆地存取另一個位置。如果您已刪除的帳戶,您有30 天還原它。此時,資料將可供您即使之後 30 天。不過,如果您沒有還原的帳戶之後 30 天, OneDrive 內容會永久刪除。

若要儲存內容,以下是您所執行的動作:

  • 若要保留離職員工的商務用 OneDrive文件您存取離職員工的商務用 OneDrive,1),2) 然後移動檔案。

  • 若要存取離職員工的電子郵件,您 1) 將資訊匯出使用者的 Outlook 電子郵件至.pst 檔案,然後按一下 [2)匯入電子郵件到其他員工的 Outlook 收件匣。

第 1 部分 – 取得離職員工的商務用 OneDrive文件的存取

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 移至Office 365 系統管理中心

  3. 移至 [作用中的使用者,然後選取 [使用者]。

  4. 在 [使用者詳細資料] 窗格中,展開OneDrive 設定,然後按一下 [存取檔案

  5. 將檔案複製到您自己的商務用 OneDrive或常用位置。

    有幾個方法可以在 Office 365 中複製的檔案。請參閱影片: 設定 Office 365 中的文件儲存與共用。或者,若要同步處理您的檔案,然後將這些檔案上傳到商務用 OneDrive您或您的小組網站,請參閱使用新的 OneDrive 同步處理用戶端 Windows 中的同步處理檔案

組件 2-取得離職員工 Outlook 資訊的存取

若要儲存離職員工的電子郵件訊息、行事曆、工作及連絡人,請將資訊匯出為 Outlook 資料檔 (.pst)。

  1. 將離職員工的電子郵件新增至您Outlook (如果您重設使用者的密碼,您可以將其內容只有您知道。)

  2. 在 Outlook 中,選擇 [檔案]。

    這是 Outlook 2016 功能區的外觀。

  3. 選擇 [開啟和匯出] > [匯入/匯出]。

    Backstage 檢視中的 [匯入/匯出] 命令

  4. 按一下 [匯出至檔案],然後按一下 [下一步]。

    [匯入及匯出精靈] 中的 [匯出至檔案] 選項

  5. 按一下 [Outlook 資料檔 (.pst)],然後按 [下一步]

  6. 按一下名稱或電子郵件地址 (例如 信箱 – Anne Weiler 或 anne@contoso.com),以選取所要匯出的帳戶。若要匯出帳戶中的所有內容,包括郵件、行事曆、連絡人、工作及記事等,請確認已選取 [包含子資料夾] 核取方塊。

    附註: 您一次只能夠匯出一個帳戶。如果想要匯出多個帳戶,請在匯出一個帳戶後,重複前述步驟。

    [匯出 Outlook 資料檔] 對話方塊,最上層資料夾已選取且已核取 [包含子資料夾]

  7. 按一下 [下一步]。

  8. 按一下 [選取要儲存Outlook 資料檔 (.pst)的 [瀏覽]。輸入檔案名稱,然後再按一下[確定] 以繼續。

    附註: 如果您之前已用過匯出功能,則會顯示上一次使用的資料夾位置和檔案名稱。請輸入「不同的檔案名稱」,然後按一下 [確定]。

  9. 如果您要匯出至現有Outlook 資料檔 (.pst),在 [選項] 底下,指定要匯出已存在於檔案中的項目時的處理。

  10. 按一下 [完成]。

Outlook立刻開始匯出,除非已建立新的Outlook 資料檔 (.pst)或使用密碼保護的檔案,請立即。

  1. 如果您要建立Outlook 資料檔 (.pst),選擇性的密碼保護的檔案。建立 Outlook 資料檔] 對話方塊出現時,在密碼確認密碼] 方塊中,輸入密碼,然後按一下[確定]。在 [ Outlook 資料檔密碼] 對話方塊中,輸入密碼,然後再按一下[確定]

  2. 如果您要匯出至受密碼保護的現有Outlook 資料檔 (.pst) ,在 [ Outlook 資料檔密碼] 對話方塊中,輸入密碼,,然後按一下[確定]

查看匯出或備份的電子郵件、 連絡人及行事曆,Outlook.pst 檔案,Outlook 2010 的適用步驟。

第 3 部分-授與存取權給其他使用者的離職員工的電子郵件

若要提供給其他員工的電子郵件、 行事曆、 工作和連絡人離職員工的存取權,匯入至其他員工的 Outlook 收件匣的資訊。

  1. 在 Outlook 中,依序選擇 [檔案] > [開啟和匯出] > [匯入/匯出]。

    此舉會啟動 [匯入及匯出精靈]。

  2. 選擇 [從其他程式或檔案匯入],然後按 [下一步]

    匯入及匯出精靈

  3. 選擇 [Outlook 資料檔 (.pst)],然後按 [下一步]。

  4. 瀏覽到您要匯入的 .pst 檔案。

  5. [選項] 下,選擇您處理重複項目的方式。

  6. [下一步]

  7. 如果已為 Outlook 資料檔 (.pst) 指定密碼,請輸入密碼,然後按一下 [確定]

  8. 設定匯入項目的選項。預設設定通常不需要變更。

  9. 按一下 [完成]

秘訣   如果您想要匯入或還原Outlook 資料檔 (.pst)只有幾個項目,您可以開啟 Outlook 資料檔],並在瀏覽窗格中,按一下然後 Outlook 資料檔資料夾中的項目拖曳到現有的 Outlook 資料夾。

查看匯入電子郵件、 連絡人及 Outlook.pst 檔案從行事曆,Outlook 2010 的適用步驟。

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