與多人在電子郵件中追蹤修訂

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如果無法在線上與其他人共同作業,Word 中有些工具可協助您處理多份複本中的修訂。在這個影片中,您將了解如何使用電子郵件與多人進行追蹤修訂。Word 可以合併文件,讓您在一個位置就能全盤掌握所有人的修訂內容。

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  • 分享文件的最終版本前,最好執行 [文件檢查]。此工具會檢查追蹤修訂和註解、隱藏文字、摘要資訊中的個人名稱,以及您可能不想要與太多人分享的其他資訊。若要執行 [文件檢查],請按一下 [檔案] > [資訊] > [查看問題] > [檢查文件]。

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追蹤修訂

關閉追蹤修訂

接受追蹤修訂

隨處共同撰寫文件

移除追蹤修訂和註解

在線上共同作業時,要如何處理兩位以上成員所做的修訂呢?

如果檢閱者沒有開啟追蹤修訂,該怎麼辦呢?

看不到修訂內容的情況下,該如何合併一位或甚至兩位以上檢閱者輸入的資料?

Word 合併文件的方式,讓您在一個位置就能全盤掌握所有人的修訂內容。

運作方式如下。

首先,將文件儲存至您的電腦。接著到 [校閱] 索引標籤,按一下 [比較] 和 [合併]。

在 [原始文件] 下,依序按 [瀏覽]、您的原稿,然後 [開啟]。

接著,在 [修訂的文件] 下,按一下 [瀏覽],開啟來自第一位檢閱者的文件。

確認檢閱者的名稱顯示在此。

Word 預設會比較所有項目,您可以取消勾選不希望 Word 比較的項目。

Word 也預設會在原始檔案中顯示修訂,

但您也可以將其變更為在 [修訂的文件] 中顯示修訂,或建立新文件。按一下 [確定]。

根據預設,Word 會使用您文件原稿的格式,

如果您要使用檢閱者修訂後的格式,請按 [繼續合併]。

Word 會將變更的項目複製到原稿中,並以標記方式呈現,

如同檢閱者是以開啟追蹤修訂的方式新增修訂。

如要包含來自更多檢閱者的修訂,您可以繼續將文件合併至原始文件。

請先儲存原稿。

接著按一下 [比較] 和 [合併]。

在此新增原稿。接著在 [修訂的文件] 下,選擇來自第二位檢閱者的文件,然後按 [確定]。

現在,兩位檢閱者的修訂與註解都透過標記合併在同一份文件中。

每一位檢閱者的修訂內容,預設會以不同顏色顯示。

但自動選取的顏色在各檢閱者的電腦上,可能不一樣。

您將滑鼠停留在修訂上時,還可以查看誰於何時進行修訂。

請務必開啟追蹤修訂功能。

接著,請檢視文件,決定要如何處理註解及修訂,如同影片 2 的示範。

如要將文件傳回給檢閱者再次校閱,您可以視需求回覆註解。

按一下這個按紐,輸入回覆。

如果重疊的修訂讓您難以查看,請按 [比較] 及 [顯示來源文件]。

您可以 [顯示原稿]、[顯示修訂],或同時顯示兩份文件。

新增第一位校閱者後,您可以在上方視窗看到原稿。

下方視窗則是第二位校閱者所做的修訂。

在主視窗中捲動文件,所有視窗都會同步捲動。

若還是難以閱讀,您可以按一下 [顯示供檢閱] 旁的箭頭,再選擇 [無標記]。

隱藏標記可能會有所幫助。您隨時可以按 [所有標記] 再次顯示標記。

完成後,請持續開啟追蹤修訂。

接著,如要儲存不同版本的文件,請按一下 [檔案]、[另存新檔]。

例如,您可以將文件命名為草稿 2。

檢閱者可以開啟文件,新增修訂,並回覆您的回覆內容。

收回所有修訂後,請按照一樣的程序,將修訂的文件與草稿 2 合併。

無論您是透過電子郵件或是在線上共同作業,校閱工具都可以助您一臂之力。

接下來,我們示範幾種自訂追蹤修訂的方式。

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