與其他使用者共用您的 Business Contact Manager 資料

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Business Contact Manager for Outlook 2010,您和同事可以共用所有您重視的商務資料。帳戶、 商務連絡人、 商機或商務專案記錄中的資訊會儲存於Business Contact Manager 資料庫。此資料庫的建立者也是資料庫擁有者,可以共用資料庫。

附註: 更高等級的安全性,已加密傳輸共用資料庫和本機資料庫之間的所有資料。

本文將說明如何以共用檔案,以及如何停止共用您的Business Contact Manager for Outlook資料庫。

您想要做什麼?

管理您的 Business Contact Manager 資料庫的存取權

管理您的 Business Contact Manager 資料庫的存取權

如果您是資料庫擁有者,您可以共用資料庫並授與存取權的人員已在您的電腦上的使用者或會範圍您選取的使用者。您也可以變更有權存取您的資料庫的使用者。

附註: 使用者的電腦可以是相同的工作群組的成員。若要共用您的資料庫,並不需要網域。

您的資料庫的存取權的使用者可以更新記錄、 建立新的記錄,並將記錄移到 [刪除的郵件] 資料夾。無法永久刪除記錄。

提示: 如果使用者沒有存取您的網路,且需要存取的通訊歷程記錄中的共用資料庫的記錄中所列的檔案,附加的檔案,而將檔案連結至通訊歷程記錄的 [註解] 區段中。請注意,資料庫大小限制為 4 GB,附加的檔案增加資料庫的大小。

為資料庫擁有者,您可以︰

  • 選擇共用,或與其他人共用您的資料庫。

  • 授與或拒絕個別使用者存取您的資料庫。

  • 變更您的資料庫的存取權的使用者。

  • 刪除資料庫。

  • 備份資料庫。

  • 還原先前備份的資料庫。

  • 清空 [刪除的郵件] 資料夾永久刪除記錄。

    附註: 任何使用者可以還原仍在 [刪除的郵件] 資料夾中的記錄。

  • 檢查有錯誤,並修復資料庫。

如果您是系統管理員電腦時,您可以︰

  • 將新的使用者新增至電腦。

  • 存取該電腦上的任何共用的資料庫,包括資料庫建立其他人。

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共用資料庫

若要共用您的資料庫,請遵循下列步驟在[管理共用精靈︰

重要: 若要連線到共用資料庫,每一部電腦必須執行Business Contact Manager for Outlook 2010。

步驟 1︰ 選擇要共用您的資料

附註: 如果您的電腦執行 Microsoft Windows XP 家用版,您無法與其他使用者共用您的資料庫。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [ Business Contact Manager ] 索引標籤,然後按一下 [管理共用] 按鈕。

  3. [管理共用精靈中,在 [共用] 或 [停止共用您的商務資料] 頁面上,按一下 [我想要共用我的資料

  4. 若要與使用不同的電腦的同事共用您的資料庫,請選取 [我的網路中其他電腦上的使用者] 核取方塊。

    在 [管理共用] 精靈的 [共用或停止共用您的商務資料] 頁面,選取 [我要與我網路中其他電腦的使用者共用我的資料]。

  5. 按一下 [下一步]

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步驟 2︰ 決定是否要變更您的電子郵件連結與追蹤設定

當您要連結及追蹤電子郵件訊息,然後決定要共用您的資料庫時,有隱私權與安全性的考量。當您是唯一的使用者,並在共用資料庫,以便您可以從另一部電腦,連線時,有較少的疑慮。當您與多個使用者共用您的資料時,您會與所有人都能存取共用資料庫中的所有資訊。

如果您是唯一的使用者從一個以上的電腦存取您的資料庫

當您僅有一個使用者使用您的資料庫時,會最小的安全性考量,例如 [保留您的密碼保護。因為沒有任何人可以看到訊息,請啟用電子郵件連結與追蹤,任何電子郵件地址。

附註: 您必須共用 Business Contact Manager 資料庫離線使用的資料庫複本,例如可攜式電腦上,但仍然只能有一個使用者的資料庫。如需有關離線工作的詳細資訊,請參閱使用 Business Contact Manager 離線工作

如果有多個使用者的資料庫

當您與其他使用者共用 Business Contact Manager 資料庫時,您會有幾個選項,來管理您的電子郵件連結與追蹤設定︰

  • 變更您的設定,才能共用資料庫    如果您已經連結記錄中以電子郵件訊息,您可以變更連結與追蹤設定,包括只電子郵件訊息,您想讓其他人看到,您可以刪除您不希望其他人看到任何電子郵件從每個個別的記錄。您的資料庫的每位使用者會看到會連結至您的資料庫的所有電子郵件訊息。

  • 保留您的設定,因為它們是    這表示如果任何郵件的自動連結,任何具有資料庫的存取權的使用者可以查看連結的郵件。

  • 清除所有的設定    這表示沒有新郵件的連結,請清除您的設定之前所連結的任何訊息仍可使用所有的使用者可存取您的資料庫。

附註: 使用其中任何一個選項,您可以移除任何現有的電子郵件和不想讓您的同事共用您的資料庫前,請參閱的通訊歷程記錄項目。如需刪除的通訊歷程記錄項目相關的詳細資訊,請參閱追蹤您與客戶在 Business Contact Manager

變更您的電子郵件連結與追蹤設定
若要變更您的電子郵件連結與追蹤設定,請按一下 [取消] 以關閉 [管理共用] 精靈,然後開啟 [管理連結與追蹤] 對話方塊。如需有關連結及追蹤電子郵件訊息及變更您的設定的詳細資訊,請參閱連結及追蹤電子郵件在 Business Contact Manager

保留或清除您的電子郵件連結與追蹤設定

管理共用精靈,位於電子郵件連結和追蹤設定頁面,已選取 [我想要保留目前的電子郵件連結和追蹤設定]。

  1. [管理共用精靈中,在 [電子郵件連結與追蹤設定] 頁面上,請執行下列其中一項︰

    • 如果您不想要對您的設定進行任何變更,共用您的資料庫之前,請選取 [我想要保留我目前的電子郵件連結與追蹤設定] 核取方塊。

    • 如果您不再想要保留您的設定,從插入點,請清除我想要保留我目前的電子郵件連結與追蹤設定] 旁的核取方塊。

      重要: 當您共用資料庫時,您可以共用此資料庫中的所有資訊與所有人擁有存取權的使用者。如果您已設定自動連結及追蹤電子郵件,所有現有和未來的電子郵件和其他使用您的帳戶和商務連絡人連結的通訊歷程記錄項目都可以存取資料庫的使用者。如果您不想要共用的任何現有的電子郵件和通訊歷程記錄項目,請在共用您的資料庫之前,先移除這些項目。如需刪除的通訊歷程記錄項目相關的詳細資訊,請參閱追蹤您與客戶在 Business Contact Manager

  2. 按一下 [下一步]

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步驟 3︰ 選取資料庫的使用者

若要與其他人共用您的資料庫,您必須選擇需要您的資料庫的存取權的使用者。您可以授與存取權的使用者已有權存取您的電腦,您可以將存取權授與給新使用者。

重要: 若要連線到共用資料庫,每一部電腦必須執行Business Contact Manager for Outlook 2010。

新增使用者已有權存取您的電腦
  • [管理共用精靈中,選取 [使用者] 頁面上選取要與其共用資料庫的使用者名稱旁的核取方塊,然後再按 [下一步

在 [選取使用者] 頁面上新增未列出的使用者

附註: 只有資料庫擁有者可以授與資料庫的存取權。

  1. 在 [選取使用者] 頁面上按一下 [新增使用者] 按鈕。

  2. [新增使用者] 對話方塊中,執行下列其中一項動作:

    • 如果您的電腦是工作群組的一部分   

      1. 在 [暫時密碼] 方塊中,輸入您肯定使用者無法使用前密碼 。
        可以一次使用此暫時密碼。第一次這個新使用者存取 Business Contact Manager 資料庫,使用者會提示您輸入此暫時密碼,然後輸入他或她目前網路或本機的密碼。從該時間轉寄] 中,使用者的網路密碼授與使用者存取兩個網路和資料庫。

        附註: 您必須為每位使用者輸入暫時密碼。使用的任何密碼 (無論是暫時或永久) 都必須符合您本機網路所設的安全性標準。密碼不能是空白的。

      2. [確認密碼] 方塊中,重新輸入暫時密碼。

      3. 如果您希望新使用者有權限能登入和登出您電腦,以及存取電腦上的其他檔案 (包括資料庫),請選取 [也允許此使用者登入此電腦] 核取方塊。

    • 如果您的電腦的網域的一部分   

      1. 輸入使用者所屬範圍的名稱。

      2. 輸入您要授與存取您的電腦使用者的使用者名稱。此名稱必須是相同的使用者名稱 (或登入 ID) 登入網路時,使用者會輸入。
        -
        按一下 [瀏覽]查閱使用者名稱和網域。

  3. 按一下 [下一步]。

    提示: 您可以將記錄指派給同事已授與您共用的資料庫的存取權。比方說,如果您想要指派給同事已授與您的資料庫的存取權限的帳戶,您就可以在客戶記錄中的 [一般] 頁面上的 [指派至] 清單中選取您同事的名稱。

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步驟 4︰ 確認您的電腦的設定可讓其他人存取您的資料庫

若要與其他使用者共用您的本機資料庫,您可能需要調整您的電腦上設定,以允許存取。我們建議您允許變更這些設定,請Business Contact Manager for Outlook ,但您也可以清除任何不想變更的設定] 旁的核取方塊。

附註: 

  • 只有當您核取 [我的網路中其他電腦上的使用者管理共用] 精靈的第一個步驟中,您會看到 [共用資料庫的核取 [電腦設定] 頁面。

  • 您必須是系統管理員,並以系統管理員,讓這些變更進行,或使其身分登入。如果您不是系統管理員,請要求人員誰是在電腦上以管理員身分登入,並進行變更,代表您的系統管理員。

  1. [管理共用精靈中,在 [共用資料庫的核取 [電腦設定] 頁面上選取 [我想要檢閱的會變更的設定] 核取方塊,即可列出所有設定的Business Contact Manager for Outlook會變更。

  2. 按一下 [下一步]

  3. 在下,需要變更設定,請在 [設定] 方塊中,檢閱設定的清單。

  4. 按一下 [設定] 方塊旁的其他詳細資料的項目名稱。如果您不想讓建議的變更,請清除該設定] 旁的核取方塊。

  5. 當您準備好繼續時,請按一下 [下一步]。

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步驟 5︰ 完成精靈的最後一頁,並授與您的資料庫的存取權

  1. [管理共用精靈中,在資料庫存取權授與頁面上,在 [下列使用者現在都可以存取您的資料庫,請檢閱清單的使用者將能夠存取您的共用資料庫,當您完成此精靈。

  2. 您可以執行下列任何一項︰

    • 如果您想要返回並進行變更,例如新增或移除使用者,請按一下 [上一步]。

    • 如果您想要讓所有的使用者存取您的資料庫] 清單中,按一下 [完成]。

    • 如果您不想要共用您的資料庫,請按一下 [取消]。

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步驟 6︰ 為每位使用者的電腦名稱和資料庫名稱

哪裡找到的電腦名稱和資料庫名稱?   

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤。

  3. 在 [管理資料庫] 區段的 [資料庫名稱旁的電腦名稱和資料庫名稱,顯示 (電腦名稱\資料庫名稱)。

  4. 使用者也必須連線到共用資料庫的相關資訊。

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新增或移除使用者存取您的資料庫

如果已經共用您的資料庫,您可以授權讓其他使用者存取您的資料庫,或移除其存取權。

提示: 您可以將記錄指派給同事已授與您共用的資料庫的存取權。比方說,如果您想要指派給同事已授與您的資料庫的存取權限的帳戶,您就可以在客戶記錄中的 [一般] 頁面上的 [指派至] 清單中選取您同事的名稱。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [ Business Contact Manager ] 索引標籤,然後按一下 [管理共用] 按鈕。

  3. [管理共用] 精靈的 [共用您的 Business Contact Manager 資料庫] 頁面上按一下 [下一步]。
    此電腦的存取權的使用者] 方塊中列出所有有權存取您的共用資料庫的使用者。

    附註: 根據預設,此電腦的系統管理員會顯示在此清單中,但範圍的系統管理員不包含在內,除非您特別新增。任何人是系統管理員,不論是否他或她的使用者帳戶會顯示此清單中,可以存取的所有資料。系統管理員的相關資訊,請參閱如何判斷我是否系統管理員?

  4. 請執行下列操作:

    • 選取要與其共用資料庫的使用者名稱] 旁的核取方塊。

    • 清除您要移除其存取權的使用者名稱] 旁的核取方塊。

    • 若要新增的使用者在未列於頁面上,按一下 [新增使用者] 按鈕,並依照中新增使用者者並未列在 [選取使用者] 頁面的指示,本文前面。

      附註: 您必須是資料庫擁有者,若要將新使用者加入此清單。

  5. 按一下 [下一步,,然後完成精靈。

  6. 授與您的電腦名稱和資料庫名稱,每位使用者

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停止共用您的資料庫

附註: 如果您停止與同事共用您的資料庫誰有指派給他們,這些記錄的 [指定至]欄位的記錄將為空白。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [ Business Contact Manager ] 索引標籤,然後按一下 [管理共用] 按鈕。

  3. [管理共用精靈中,在 [共用您的 Business Contact Manager 資料庫] 頁面中,按一下 [我不要共用我的資料

    在 [管理共用] 精靈的 [共用或停止共用您的商務資料] 頁面,選取 [我不要共用我的資料]。

  4. 按一下 [下一步,,然後完成精靈。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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