與他人共用工作資料夾

這項功能需要 Microsoft Exchange Server 或 Office 365 帳戶。 大多數家用版和個人版帳戶不使用 Microsoft Exchange 或 Office 365。 

與 Microsoft Exchange 帳戶搭配使用時,工作可以在 [人員] 之間共用。 [任務共用] 不僅限於在所有 Outlook 設定檔中建立的預設 [工作] 資料夾。 您可以建立其他任務資料夾,並選擇要共用的資料夾。 例如,您可以建立特定專案的 [工作] 資料夾。 接著您可以與同事共用工作資料夾的存取權,讓他們能夠查看工作清單。

與特定人員共用您的預設工作資料夾

Outlook 中的預設 [任務] 資料夾是在每個 outlook 設定檔中建立。 無法重新命名或刪除此資料夾。

  1. 按一下 [功能窗格] 中的 [任務]。

    預設資料夾通常位於 [的工作] 底下,顯示為 [任務]。 如果您有多個資料夾,請確定您已選取預設的[工作] 資料夾。

  2. 按一下 [共用工作] >資料夾

  3. 在 [收件者] 方塊中,輸入共用邀請的收件者名稱。

    請確認已選取 [允許收件者查看您的工作] 資料夾

  4. 您也可以變更 [主旨]。

  5. 您也可以選擇要求許可權來查看收件者的預設 [工作] 資料夾。 若要這樣做,請選取 [要求許可權來查看收件者的工作資料夾] 核取方塊。

    附註: 如果您想要要求除預設 [工作] 資料夾以外的 [工作] 資料夾的存取權,您必須傳送電子郵件訊息,要求存取該特定資料夾的許可權。

  6. 在郵件內文中,輸入您想要加入的任何資訊。

  7. 按一下 [傳送]。

  8. 檢閱確認對話方塊;如果對話方塊上的資訊正確,請按一下 [確定]。

Outlook 中的預設 [任務] 資料夾是在每個 outlook 設定檔中建立。 無法重新命名或刪除此資料夾。

  1. 按一下 [功能窗格] 中的 [任務]。

    預設資料夾通常位於 [的工作] 底下,顯示為 [任務]。 如果您有多個資料夾,請確定您已選取預設的[工作] 資料夾。

  2. 按一下 [資料夾>資料夾許可權]。

  3. 在 [權限] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,按一下 [預設]。

  4. 在 [許可權] 底下的 [許可權等級] 清單中,選擇許可權等級。

    許可權等級說明

    使用此權限等級 (或角色)

    可以

    擁有者

    建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 在資料夾擁有者中,您可以變更其他人對該資料夾擁有的許可權等級。 (不適用於代理人。)

    發佈編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 (不適用於代理人。)

    編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案。

    發行作者

    建立並讀取專案和檔案、建立子資料夾,以及修改及刪除您建立的專案和檔案。 (不適用於代理人。)

    作者

    建立及讀取項目和檔案,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。

    參與者

    只建立專案和檔案。 資料夾的內容不會出現。 (不適用於代理人。)

    檢閱者

    僅限讀取項目和檔案。

    自訂

    執行資料夾擁有人所定義的活動。 (不適用於代理人。)

    您沒有許可權。 您無法開啟該資料夾。

    您可以選取 [許可權] 底下的核取方塊和選項,建立自訂許可權。

Outlook 中的預設 [任務] 資料夾是在每個 outlook 設定檔中建立。 無法重新命名或刪除此資料夾。 您可以建立其他可以重新命名或刪除的任務資料夾。 本節包含您建立之自訂工作資料夾的指示。

  1. 按一下 [功能窗格] 中的 [任務],然後以滑鼠右鍵按一下您要共用的資料夾。

  2. 指向 [共用] > [共用工作]。

  3. 在 [收件者] 方塊中,輸入共用邀請訊息的收件者名稱。

  4. 您也可以變更 [主旨]。

  5. 或者,您也可以選取 [收件者可以在此任務資料夾中新增、編輯及刪除專案] 核取方塊,授與收件者的許可權,以變更您的工作專案。

  6. 在郵件內文中,輸入您想要加入的任何資訊。

  7. 按一下 [傳送]。

  8. 檢閱確認對話方塊;如果對話方塊上的資訊正確,請按一下 [確定]。

Outlook 中的預設 [任務] 資料夾是在每個 outlook 設定檔中建立。 無法重新命名或刪除此資料夾。 您可以建立其他可以重新命名或刪除的任務資料夾。 本節包含您建立之自訂工作資料夾的指示。

  1. 按一下 [功能窗格]中的 [工作],然後以滑鼠右鍵按一下您要共用的任務資料夾。

  2. 指向 [共用>資料夾許可權]。

  3. 在 [許可權] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,按一下 [預設值]。

  4. 在 [許可權] 底下的 [許可權等級] 清單中,選擇許可權等級。

    許可權等級說明

    使用此權限等級 (或角色)

    可以

    擁有者

    建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 在資料夾擁有者中,您可以變更其他人對該資料夾擁有的許可權等級。 (不適用於代理人。)

    發佈編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 (不適用於代理人。)

    編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案。

    發行作者

    建立並讀取專案和檔案、建立子資料夾,以及修改及刪除您建立的專案和檔案。 (不適用於代理人。)

    作者

    建立及讀取項目和檔案,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。

    參與者

    只建立專案和檔案。 資料夾的內容不會出現。 (不適用於代理人。)

    檢閱者

    僅限讀取項目和檔案。

    自訂

    執行資料夾擁有人所定義的活動。 (不適用於代理人。)

    您沒有許可權。 您無法開啟該資料夾。

    您可以選取 [許可權] 底下的核取方塊和選項,建立自訂許可權。

與 Microsoft Exchange 帳戶搭配使用時,工作可以在 [人員] 之間共用。 [任務共用] 不僅限於在所有 Outlook 設定檔中建立的預設 [工作] 資料夾。 您可以建立其他任務資料夾,並選擇要共用的資料夾。 例如,您可以建立特定專案的 [工作] 資料夾。 接著您可以與同事共用工作資料夾的存取權,讓他們能夠查看工作清單。

若要在工作共用中獲得較佳的體驗,包括委派工作的擁有權,建議您使用 Windows SharePoint Services 3.0的工作功能。 SharePoint 工作可以從 Microsoft Office Outlook 2007中查看。

提示: Outlook 中的任何郵件、連絡人或工作都可以標示為 [私人],讓其他人在共用資料夾時不會看到該專案。

工作共用可透過共用邀請和共用要求電子郵件訊息來運作。 共用邀請提供收件者對您工作資料夾的存取權。 傳送預設 [工作] 資料夾的共用邀請時,您也可以要求收件者共用其預設的 [工作] 資料夾。

附註: 如果您想要求存取收件者所建立的工作資料夾(而非預設的[工作] 資料夾),您必須傳送電子郵件訊息,要求該特定資料夾的許可權。 然後,收件者可以傳送非預設任務資料夾的共用邀請。

與特定人員共用您的預設工作資料夾

Outlook 中的預設 [任務] 資料夾是在每個 outlook 設定檔中建立。 無法重新命名或刪除此資料夾。

  1. 在 [任務] 的 [功能窗格] 中,按一下 [共用我的工作] 資料夾。

    附註: 如果您使用的是 [最小化] 視圖的 [功能窗格],請在 [功能窗格] 中按一下 [功能窗格],然後按一下 [共用我的工作] 資料夾。

  2. 在 [收件者] 方塊中,輸入共用邀請的收件者名稱。

  3. 您也可以變更 [主旨]。

  4. 您也可以選擇要求許可權來查看收件者的預設 [工作] 資料夾。 若要這樣做,請選取 [要求許可權來查看收件者的工作資料夾] 核取方塊。

    附註: 如果您想要要求除預設 [工作] 資料夾以外的 [工作] 資料夾的存取權,您必須傳送電子郵件訊息,要求存取該特定資料夾的許可權。

  5. 在郵件內文中,輸入您想要加入的任何資訊。

  6. 按一下 [傳送]。

  7. 檢閱確認對話方塊;如果對話方塊上的資訊正確,請按一下 [確定]。

Outlook 中的預設 [任務] 資料夾是在每個 outlook 設定檔中建立。 無法重新命名或刪除此資料夾。

  1. 在 [任務] 的 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下[預設工作] 資料夾。

    這通常在 [的工作] 底下,顯示為 [工作]。

  2. 如果您使用的是 [最小化] 視圖的 [功能窗格],請在 [功能窗格] 中,按一下 [功能窗格],然後以滑鼠右鍵按一下[預設工作] 資料夾。

    這通常在 [的工作] 底下,顯示為 [工作]。

  3. 按一下 [變更共用權限]。

  4. 在 [權限] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,按一下 [預設]。

  5. 在 [許可權] 底下的 [許可權等級] 清單中,選擇許可權等級。

    許可權等級說明

    使用此權限等級 (或角色)

    可以

    擁有者

    建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 在資料夾擁有者中,您可以變更其他人對該資料夾擁有的許可權等級。 (不適用於代理人。)

    發佈編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 (不適用於代理人。)

    編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案。

    發行作者

    建立並讀取專案和檔案、建立子資料夾,以及修改及刪除您建立的專案和檔案。 (不適用於代理人。)

    作者

    建立及讀取項目和檔案,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。

    參與者

    只建立專案和檔案。 資料夾的內容不會出現。 (不適用於代理人。)

    檢閱者

    僅限讀取項目和檔案。

    自訂

    執行資料夾擁有人所定義的活動。 (不適用於代理人。)

    您沒有許可權。 您無法開啟該資料夾。

    您可以選取 [許可權] 底下的核取方塊和選項,建立自訂許可權。

Outlook 中的預設 [任務] 資料夾是在每個 outlook 設定檔中建立。 無法重新命名或刪除此資料夾。 您可以建立其他可以重新命名或刪除的任務資料夾。 本節包含您建立之自訂工作資料夾的指示。

  1. [工作] 的 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要共用的任務資料夾。

    附註: 如果您使用的是 [最小化] 視圖的 [功能窗格],請在 [功能窗格] 中按一下 [功能窗格],然後以滑鼠右鍵按一下您要共用的工作資料夾。

  2. 按一下 [共用資料夾名稱]。

  3. 在 [收件者] 方塊中,輸入共用邀請訊息的收件者名稱。

  4. 您也可以變更 [主旨]。

  5. 或者,您也可以選取 [收件者可以在此任務資料夾中新增、編輯及刪除專案] 核取方塊,授與收件者的許可權,以變更您的工作專案。

  6. 在郵件內文中,輸入您想要加入的任何資訊。

  7. 按一下 [傳送]。

  8. 檢閱確認對話方塊;如果對話方塊上的資訊正確,請按一下 [確定]。

Outlook 中的預設 [任務] 資料夾是在每個 outlook 設定檔中建立。 無法重新命名或刪除此資料夾。 您可以建立其他可以重新命名或刪除的任務資料夾。 本節包含您建立之自訂工作資料夾的指示。

  1. [工作] 的 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要共用的任務資料夾。

    附註: 如果您使用的是 [最小化] 視圖的 [功能窗格],請在 [功能窗格] 中按一下 [功能窗格],然後以滑鼠右鍵按一下您要共用的工作資料夾。

  2. 按一下 [變更共用權限]。

  3. 在 [權限] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,按一下 [預設]。

  4. 在 [許可權] 底下的 [許可權等級] 清單中,選擇許可權等級。

    許可權等級說明

    使用此權限等級 (或角色)

    可以

    擁有者

    建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 在資料夾擁有者中,您可以變更其他人對該資料夾擁有的許可權等級。 (不適用於代理人。)

    發佈編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 (不適用於代理人。)

    編輯者

    建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案。

    發行作者

    建立並讀取專案和檔案、建立子資料夾,以及修改及刪除您建立的專案和檔案。 (不適用於代理人。)

    作者

    建立及讀取項目和檔案,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。

    參與者

    只建立專案和檔案。 資料夾的內容不會出現。 (不適用於代理人。)

    檢閱者

    僅限讀取項目和檔案。

    自訂

    執行資料夾擁有人所定義的活動。 (不適用於代理人。)

    您沒有許可權。 您無法開啟該資料夾。

    您可以選取 [許可權] 底下的核取方塊和選項,建立自訂許可權。

您隨時都可以變更或撤銷某人對任務資料夾的存取權。

  1. [工作] 的 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要變更其許可權的 [任務] 資料夾。

    附註: 如果您是在 [最小化] 視圖中使用 [功能窗格],請在 [功能窗格] 中按一下 [功能窗格],然後以滑鼠右鍵按一下您要變更其許可權的工作資料夾。

  2. 按一下 [變更共用權限]。

  3. 請執行下列其中一個動作:

    • 變更每個人的許可權    

      1. 在 [權限] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,按一下 [預設]。

      2. 在 [許可權] 底下的 [許可權等級] 清單中,選擇許可權等級。

        許可權等級說明

        在層級(或角色)上 使用此 permissi

        可以

        擁有者

        建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 在資料夾擁有者中,您可以變更其他人對該資料夾擁有的許可權等級。 (不適用於代理人。)

        發佈編輯者

        建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 (不適用於代理人。)

        編輯者

        建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案。

        發行作者

        建立並讀取專案和檔案、建立子資料夾,以及修改及刪除您建立的專案和檔案。 (不適用於代理人。)

        作者

        建立及讀取項目和檔案,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。

        參與者

        只建立專案和檔案。 資料夾的內容不會出現。 (不適用於代理人。)

        檢閱者

        僅限讀取項目和檔案。

        自訂

        執行資料夾擁有人所定義的活動。 (不適用於代理人。)

        您沒有許可權。 您無法開啟該資料夾。

        您可以選取 [許可權] 底下的核取方塊和選項,建立自訂許可權。

    • 變更某個人的許可權    

      1. 在 [許可權] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,按一下您要變更其存取權的人員名稱。

      2. 在 [許可權] 底下的 [許可權等級] 清單中,選擇許可權等級。

        許可權等級說明

        使用此權限等級 (或角色)

        可以

        擁有者

        建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 在資料夾擁有者中,您可以變更其他人對該資料夾擁有的許可權等級。 (不適用於代理人。)

        發佈編輯者

        建立、讀取、修改及刪除所有專案和檔案,以及建立子資料夾。 (不適用於代理人。)

        編輯者

        建立、讀取、修改及刪除所有項目和檔案。

        發行作者

        建立並讀取專案和檔案、建立子資料夾,以及修改及刪除您建立的專案和檔案。 (不適用於代理人。)

        作者

        建立及讀取項目和檔案,以及修改及刪除您建立的項目和檔案。

        參與者

        只建立專案和檔案。 資料夾的內容不會出現。 (不適用於代理人。)

        檢閱者

        僅限讀取項目和檔案。

        自訂

        執行資料夾擁有人所定義的活動。 (不適用於代理人。)

        您沒有許可權。 您無法開啟該資料夾。

        您可以在 [許可權] 底下選取您選擇的核取方塊和選項,以建立自訂許可權。

      3. 針對您要修改其存取權的每位人員,重複步驟2。

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