自訂工作以協助您管理待辦事項

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

若要進一步管理待辦事項清單,您可以自訂 Outlook 工作。您可以新增提醒、使用狀態追蹤、設定週期性的項目以及類別。

您想要做什麼?

建立週期性任務

新增提醒

追蹤任務進度

指定色彩類別

連結至連絡人的任務

標示為私人的工作

追蹤里程數、 小時和帳單資訊

將工作設定為週期性工作

您可以設定於特定日期發生的週期性工作,或是在每於特定週期重新產生工作。

週期性和週期性任務之間的差異為何?

如果您的工作有固定的週期性,例如每星期五下午要傳送狀態報告給您的經理,請使用週期性工作。

如果您要等到前一個工作標示為完成之後,才產生下一個提醒,就適用重新產生的工作。例如,如果您在今天將一個每月重新產生的工作標示為完成,就會建立下一個項目,且到期日為從今天起的一個月後。

  1. 在開啟的工作中,於 [工作] 索引標籤上,按一下 [選項] 群組中的 [週期]

    功能區上的 [週期] 命令

  2. [週期性工作] 對話方塊中,按一下此工作應該發生的頻率 ([每天][每週][每月][每年]),然後執行下列其中一項動作:

    • 在設定的時間間隔循環工作    在 [循環模式] 區段中,選取您要的頻率間隔的選項。請選取每個工作,或任務將不會定期重複。

    • 根據完成日期設定週期性工作    選取 [每個工作完成],然後在方塊中輸入時間,在此時間後必須產生新工作。

      [週期性工作] 對話方塊

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新增提醒

您可以自訂提醒時間,以及提醒時是否播放音效。

  1. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 [任務] 檢視中   按一下您要附加提醒的任務。在 [常用] 索引標籤的 [標籤] 群組中,按一下 [待處理] ,然後按一下 [新增提醒

      功能區上的 [新增提醒] 命令

      或者,您也可以用滑鼠右鍵按一下工作,然後按一下 [待處理],再按一下 [新增提醒]

    • 在開啟的工作    選取 [提醒] 核取方塊。

  2. 請輸入您要提醒出現的日期和時間。

  3. 若要指定自訂播放提醒音效,請按一下 [ 按鈕圖像 、 按一下 [瀏覽,選取音效檔案以播放,按一下 [開啟],然後按一下[確定]。這會變更音效僅適用於此工作的提醒。

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追蹤工作進度

您可以追蹤每一項 Outlook 工作的進度。

  • 在開啟的工作中,於 [狀態][優先順序][完成率] 方塊中,輸入或按一下您要的選項。

    [狀態][完成率] 欄位互為相依。如果您變更其中一個欄位的值,另一個欄位的值也會隨之變更。

狀態

完成百分比 (%)

未開始

0

進行中

1-99

已完成

100

等待某人   

0-100

延期

0-100

提示: 您可以傳送電子郵件訊息報告中方塊中顯示的狀態。按一下 [任務] 索引標籤的 [管理工作] 群組中的 [傳送狀態報表。開啟新的訊息,您可以新增任務的進度相關任何支援的詳細資料。

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指定色彩類別

指定色彩類別有助於追蹤類似或相關的工作,或是建立工作與其他已分類 Outlook 項目 (例如合約或電子郵件訊息) 的關係。請執行下列其中一項:

  • 在 [任務] 檢視    在 [常用] 索引標籤的 [標籤] 群組中,按一下 [分類],然後再按一下您要的色彩。更多的色彩類別,按一下 [所有類別]。

  • 在開啟的工作    在 [任務] 索引標籤的 [標籤] 群組中,按一下 [分類],然後再按一下您要的色彩。更多的色彩類別,按一下 [所有類別]。

    功能區上的 [所有類別] 命令

第一次使用色彩類別時,系統會提示您為類別提供有意義的名稱。

提示: 若要移除所有色彩指派給某個項目,在開啟的工作中,類別的色彩或名稱的色彩類別,以滑鼠右鍵按一下,,然後按一下 [清除] 名稱的類別 」清除所有類別

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連結工作至連絡人

如果您的工作涉及連絡人中的人員或組織,您可以建立至連絡人的連結。

附註: 必須開啟連絡人的連結。

如何開啟連絡人的連結?

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]

  3. 按一下 [連絡人]

  4. 選取 [連結] 底下的 [顯示連結至目前項目的連絡人] 核取方塊。

  • 在開啟的工作,底部的視窗中,按一下 [連絡人]、 按一下連絡人,然後按一下[確定]

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將工作標示為私人

  • 在開啟的工作中,於 [工作] 索引標籤的 [標籤] 群組中,按一下 [私人]

    功能區上的 [私人] 命令

追蹤里程數、小時數及帳目資訊

  • 在開啟的工作中,於 [工作] 索引標籤的 [顯示] 群組中,按一下 [詳細資料]。在文字方塊中輸入您要的資訊。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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