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您可以經由自訂及控制功能窗格的內容與組織,來改善資料庫的合用性。自訂導覽可經由群組、醒目處理或隱藏物件來提高效率。本文將敘述自訂及控制功能窗格以改善合用性的方法,讓使用者更容易找到他們需要使用的資料庫物件。
本文並不涉及資料庫安全性功能,例如以密碼加密資料庫。如需詳細資訊,請參閱<請參閱>小節。
附註: 本文內容不適用於 Access 應用程式 - 此為使用 Access 設計及線上發佈的新式資料庫。如需詳細資訊,請參閱建立 Access 應用程式。
本文內容
概觀
[功能窗格位於畫面的側,請提供您的資料庫物件的介面和提供許多功能,可協助您自訂使用者經驗。
在功能窗格中,項目會分成群組。您可以經由指定類別 (例如 [物件類型] 或 [建立日期]) 來選擇將項目分成群組的方式。上圖顯示出 [物件類型] 類別的 [所有 Access 物件] 群組,其中一些物件類型群組為關閉狀態,例如 [資料表] 和 [查詢]。
自訂類別與群組
您也可以建立自訂類別,以及在這些類別內建立自訂群組。在自訂群組中,還可以再建立指向資料庫物件的捷徑。
例如,假設您的資料庫中有許多報表,而且您執行報表的頻率不一,例如每日或每季執行一次。那麼,可以建立一個「報表」類別,然後再建立「每日」、「每週」、「每月」、「每季」及「每年」等各個群組。在每個群組中,您可以再建立指向適當報表的捷徑。
您可以建立指向某個資料庫物件的多個捷徑,讓每一個捷徑位於不同的自訂群組中。
顯示或隱藏類別與群組
您可以使用 [導覽選項] 對話方塊來顯示或隱藏功能窗格中的某些類別與群組。
您也可以使用巨集指令控制功能窗格] 類別的顯示為資料庫會開啟在 Access 中。這些新巨集動作可在Microsoft Office Access 2007:
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SetDisplayedCategories 使用這個指令可以顯示或隱藏類別。使用這個指令一次只能顯示或隱藏一個類別。不過,您可以視需要在巨集中多次使用這個指令來顯示或隱藏各個類別。
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LockNavigationPane 使用這個指令可以鎖定功能窗格。這樣做可以防止使用者不小心新增、移動或刪除功能窗格中的項目。
附註: 鎖定功能窗格並不能防止使用者將資料庫物件複製到剪貼簿。
資料庫開啟時自動瀏覽至類別或群組
您可以使用 NavigateTo 巨集指令瀏覽至類別或群組。如果您在 autoexec 巨集中使用此巨集指令,就可以在資料庫開啟時自動瀏覽至類別或群組。
停用設計檢視
顯示在自訂類別與群組中的項目實際上只是指向資料庫物件的捷徑。
功能窗格中的捷徑具有一個可設定的 [停用設計檢視捷徑] 屬性。以滑鼠右鍵按一下捷徑,再按一下快顯功能表上的 [物件屬性] 或 (如果是資料表) [資料表屬性],然後選取 [停用設計檢視捷徑] 核取方塊。如果已經啟用這個屬性,則捷徑就無法用來在 [設計檢視] 或 [版面配置檢視] 中開啟其目標物件。例如,如果您針對指向某表單的捷徑啟用這個屬性,使用者就無法經由使用捷徑變更該表單的設計或版面配置。
隱藏資料庫物件
功能窗格中的內建類別與群組並不會顯示捷徑,而是顯示實際的資料庫物件。這些群組包括:
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任何內建類別中的所有群組。
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任何自訂類別的 [未指定的物件] 群組。
資料庫物件不具有 [停用設計檢視捷徑] 屬性。您可以隱藏資料庫物件以防設計變更,然後在自訂類別與群組中提供指向這些資料庫物件的捷徑。
開始之前
經由結合使用這些功能,便可以有效地控制功能窗格的組織,以改善合用性。不過,這些功能並無法防止惡意使用者對資料庫進行您不要的設計變更。此外,這些功能也無法防止未經授權的資料存取。請考慮以下幾點:
合用性功能可以略過。
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如果使用巨集來控制及鎖定功能窗格,請記住,使用者可以在啟動時按住 SHIFT 鍵來停用巨集。
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雖然功能窗格捷徑具有 [停用設計檢視捷徑] 屬性,但資料庫物件本身卻沒有這個屬性。您可以隱藏含有資料庫物件的類別與群組,也可以隱藏物件本身,但使用者還是可以取消隱藏。
在使用者身上
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當您規劃及設計資料庫的導覽系統時,請與會使用資料庫的人一起合作。如果與會使用資料庫的特定使用者合作並不可行,請在設計時以他們的需求為主。
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視您的資源而定,考慮利用焦點座談進行規劃,並在設計期間進行合用性測試。
安全性並不是目標。
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實作這些功能以控制功能窗格的目標,應該是要改善資料庫的合用性。這些功能並不是設計來協助您保護資料庫的安全。
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如需協助保護資料庫安全之方法的詳細資訊,請參閱<請參閱>小節。
自訂功能窗格
您可以使用 [導覽選項] 對話方塊來自訂功能窗格。
此程序會遵循下列主要步驟:
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建立自訂類別。Access 提供的其中一個預先建立的自訂類別您:自訂。您可以重新命名該類別及新增或移除群組,以符合您的需求。您也可以建立新的自訂類別。
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建立自訂群組。建立類別之後,您會建立新類別的一或多個自訂群組。
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指派到自訂群組藉由建立捷徑的物件。在 [功能窗格] 中您可以拖曳或複製並貼上您要指派給您的自訂群組的資料庫物件。您可以拖曳或複製特殊群組中的物件,在新類別名為 [未指定的物件,Access 會為您建立,每當您建立的自訂類別中。
附註:
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當您將 [未指定的物件] 中的資料庫物件新增至自訂群組時,Access 會建立該物件的捷徑 ,但這並不是在移動或複製物件本身。
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如果您重新命名或刪除自訂群組中的捷徑,這些變更就不會影響實際物件,而只會影響其捷徑。
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您可以視需要建立任意數目的資料庫物件捷徑。但每一個群組應該只有一個指向特定資料庫物件的捷徑。
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顯示或隱藏群組或自訂類別中的物件。填入您的自訂群組後,您可以隱藏 [未指定的物件] 群組以及任何您不想要顯示的群組。您也可以隱藏個別的物件。
您也可以使用SetDisplayedCategories巨集指令,以顯示或隱藏類別。使用巨集,您可以顯示或隱藏類別無論 [導覽選項] 對話方塊中的設定。如需詳細資訊,請參閱控制使用巨集的 [功能窗格] 區段。
建立自訂類別
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以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 頂端的功能表,然後按一下 [導覽選項]。
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在 [導覽選項] 對話方塊中,按一下 [類別] 清單底下的 [新增項目]。
新類別隨即出現在清單中。下圖說明新的自訂類別:
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輸入新類別的名稱,然後按 ENTER。
提示: 試著建立對資料庫的使用者有意義的名稱。建立名稱之後,請注意右邊的清單標題會變更以符合該名稱。例如,如果您將新類別命名為 [我的切換表單],右邊的清單標題就會顯示 ["我的切換表單" 群組]。同時也請注意此清單包含一個名為 [未指定的物件] 的群組。根據預設 Access 會建立該群組。此群組包含資料庫中的所有物件,並且您可以使用這些物件來填入自訂群組。
建立自訂類別之後,可以為此類別建立一或多個群組。您可以根據需要建立任意數目的群組。請將 [導覽選項] 對話方塊保持開啟狀態,並按照以下步驟執行。
建立自訂群組
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」 群組名稱"的群組]清單下,按一下 [新增群組],然後再輸入群組的名稱。視需要您可以重複此程序頻率。例如, 「 我的切換表單可能包含三個群組,資料輸入表單、 報表和查詢。您的使用者或您自己的喜好設定的需求應該決定您加入的群組。
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讓 [未指定的物件] 旁的核取方塊維持選取狀態,然後按一下 [確定]。
Access 會關閉 [導覽選項] 對話方塊,然後將新的自訂群組加入至功能窗格,但您還無法看到新的群組。
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請進行到下一組步驟,使新群組顯示並且將物件新增至該群組。
如果您只是要將某項目加入至新的自訂群組,請以滑鼠右鍵按一下該項目,然後指向快顯功能表上的 [加入群組],再按 [新增群組]。
經由建立捷徑將物件分配到自訂群組
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按一下功能窗格頂端的功能表,在功能表的上半部,按一下新的類別。
您為類別建立的群組會和 [未指定的物件] 群組一起出現在功能表的下半部。
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將 [未指定的物件] 群組中的項目拖曳到自訂群組。
若要一次移動多個項目,請在按一下項目的同時按住 CTRL 鍵,然後將這些項目拖曳到自訂群組。
顯示或隱藏自訂類別中的群組與物件
您可以隱藏自訂類別中部分或所有的群組,以及群組中部分或所有的物件。在進行動作時,請記得以下幾點:
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Access 提供兩種隱藏項目的方法。您可以使用功能窗格所提供的指令來隱藏群組中的捷徑,或是設定資料庫物件的 [隱藏] 屬性,來隱藏開啟的資料庫中所有群組與類別 (包括內建的類別與群組) 中的物件捷徑。
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您可以讓隱藏的物件及群組完全看不見,或是讓它們在 [功能窗格] 中顯示為無法使用的灰暗圖示。其方法是選取或取消選取 [導覽選項] 對話方塊中的 [顯示隱藏的物件] 核取方塊。當您需要取消隱藏或還原群組或物件時,也會使用該核取方塊。
下列各節中的步驟會說明如何執行每項工作。
隱藏類別中的群組
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在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下要隱藏之群組的標題列,然後按一下 [隱藏]。
您也可以使用 [導覽選項] 對話方塊中隱藏] 群組。開啟] 對話方塊 (請參閱下一節中的步驟,如果您不知道如何)],然後在"類別"的群組]清單中,清除您想要隱藏之群組旁的核取方塊。
將隱藏的群組還原到類別
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以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 頂端的功能表列,然後按一下捷徑功能表上的 [導覽選項]。
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在 [類別] 清單中,選取含有隱藏群組的類別。
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在"類別"的群組]清單中,選取隱藏群組旁的核取方塊。
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按一下 [確定]。
只在捷徑或物件的群組中將它隱藏
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在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下捷徑或物件,然後按一下 [隱藏在這個群組]。
附註: 自訂類別的 [未指定的物件] 群組中的物件無法使用這個指令。
在所有類別及群組中隱藏物件
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以滑鼠右鍵按一下您要隱藏的物件,然後按一下快顯功能表上的 [物件屬性] 或 (如果是資料表) [資料表屬性]。
[物件 _ 名稱屬性] 對話方塊隨即出現,並存取將物件的名稱到對話方塊中的標題。例如,如果您開啟稱為訂單表單,對話方塊中的標題會顯示 [訂單屬性。下圖顯示的對話方塊。
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選取 [隱藏] 核取方塊。
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按一下 [確定]。
還原 (取消隱藏) 隱藏的物件
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以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 頂端的功能表,然後按一下捷徑功能表上的 [導覽選項]。
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選取 [顯示選項] 下的 [顯示隱藏的物件] 核取方塊。
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按一下 [確定] 返回功能窗格。
窗格會將所有隱藏的物件以灰暗圖示表示。
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請執行下列其中一項操作:
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如果您是隱藏某個群組中的捷徑,請以滑鼠右鍵按一下該捷徑,然後按一下 [在這個群組中取消隱藏]。
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如果您是經由設定 [隱藏] 屬性來隱藏所有類別與群組中的物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件,再按 [物件屬性] 或 (如果是資料表) [資料表屬性],然後取消選取 [隱藏] 核取方塊。
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移除與還原自訂群組中的捷徑
隨著使用者及企業的需求改變,您的自訂群組可能需要隨時變更。您可以隨時新增或移除群組中的捷徑。
移除自訂群組中的捷徑
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在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要移除的捷徑,然後按一下 [移除]。
將捷徑還原到自訂群組
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如果 [未指定的物件] 群組為隱藏狀態,請將它顯示出來。
我要如何顯示 [未指定的物件] 群組?
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以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 頂端的功能表,然後按一下捷徑功能表上的 [導覽選項]。
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在 [ "類別"的群組] 窗格中,選取未指定的物件] 旁的核取方塊。
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視需要,將 [未指定的物件] 群組中您要的物件拖曳或複製並貼上至自訂群組。
重新命名自訂群組中的捷徑
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在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要重新命名的捷徑,然後按一下 [重新命名捷徑]。
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輸入捷徑的新名稱,然後按 ENTER。
使用巨集控制功能窗格
Access 提供數個巨集指令,可用來控制功能窗格。您可以使用巨集指令來執行下列任何一項作業:
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選擇性地顯示或隱藏類別
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鎖定功能窗格以防意外變更
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瀏覽至類別或群組
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隱藏功能窗格
隨時都可以用這些動作。您可以將其新增至現有的巨集,或建立新巨集。如需有關如何建立巨集來控制使用者介面的詳細資訊,請參閱建立使用者介面 (UI) 巨集。
若要在資料庫開啟時自動執行巨集指令,請將指令放在名為 autoexec 的巨集中。
使用巨集指令控制功能窗格的顯示內容
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請執行下列其中一項操作:
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若要建立新巨集,請在 [建立]索引標籤上,按一下 [巨集與程式碼] 群組中的 [巨集]。
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若要新增指令至現有的巨集,請在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下該巨集,然後按一下 [設計檢視]。
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在 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中,按一下 [顯示所有巨集指令]。
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在巨集設計工具中,從下拉式清單中選取 [SetDisplayedCategories]。該指令便會出現在巨集設計工具中。
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在 [顯示] 方塊中選擇設定。如果要在 [功能窗格] 中顯示此類別,請選擇 [是]。如果不要在 [功能窗格] 中顯示此類別,請選擇 [否]。
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在 [類別] 方塊中,接著按一下要顯示或隱藏之類別的名稱。
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針對您要使用巨集控制的每一個類別,重複執行步驟 3 到 5。
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在巨集設計工具中,從下拉式清單中選取 [LockNavigationPane]。該指令便會出現在巨集設計工具中。
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指定 [鎖定] 引數的值。選擇 [是] 以鎖定 [功能窗格]。
使用巨集指令瀏覽至某個類別或群組
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請執行下列其中一項操作:
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若要建立新巨集,請在 [建立]索引標籤上,按一下 [巨集與程式碼] 群組中的 [巨集]。
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若要新增指令至現有的巨集,請在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下該巨集,然後按一下 [設計檢視]。
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在 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中,按一下 [顯示所有巨集指令]。
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在巨集設計工具中,從下拉式清單中選取 [NavigateTo]。該指令便會出現在巨集設計工具中。
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在 [類別] 方塊中,按一下您要瀏覽之類別的名稱。
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如果您要瀏覽至類別中的某特定群組,請按一下 [群組] 方塊中的箭號,然後按一下您要瀏覽至之群組的名稱。
使用巨集指令隱藏功能窗格
如果您偏好建立自己的導覽系統,可以使用 [RunCommand] 巨集指令和 [WindowHide] 引數來隱藏 [功能窗格]。
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請執行下列其中一項操作:
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若要建立新巨集,請在 [建立]索引標籤上,按一下 [巨集與程式碼] 群組中的 [巨集]。
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若要新增指令至現有的巨集,請在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下該巨集,然後按一下 [設計檢視]。
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在 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中,按一下 [顯示所有巨集指令]。
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在巨集設計工具中,從下拉式清單中選取 [RunMenuCommand]。該指令便會出現在巨集設計工具中。
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在 [命令] 方塊中,選取 [WindowHide]。
您也可以使用 [ Access 選項] 對話方塊中的 [顯示功能窗格] 核取方塊,以開啟或關閉 [功能窗格的顯示方式。如果您使用 [執行] 功能表命令巨集指令和 [ WindowHide ] 引數時,它會隱藏 [功能窗格,是否選取或取消選取 [顯示功能窗格] 核取方塊。
停用某個項目的設計檢視
在 [功能窗格] 中,您可以設定捷徑的 [停用設計檢視捷徑] 屬性,以控制使用者是否可以使用捷徑在 [設計檢視] 或 [版面配置檢視] 中開啟目標物件。
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在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要停用 [設計檢視] 的捷徑,然後按一下 [物件屬性] 或 (如果是資料表) [資料表屬性]。
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在 [物件 _ 名稱屬性] 對話方塊中,選取 [停用設計檢視捷徑] 核取方塊。
隱藏資料庫物件
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以滑鼠右鍵按一下您要隱藏的物件,然後按一下 [物件屬性] 或 (如果是資料表) [資料表屬性]。
[物件 _ 名稱屬性] 對話方塊隨即出現,並存取將物件的名稱到對話方塊中的標題。例如,如果您開啟稱為訂單表單,對話方塊中的標題會顯示 [訂單屬性。下圖顯示的對話方塊。
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選取 [隱藏] 核取方塊。
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按一下 [確定]。
還原 (取消隱藏) 隱藏的物件
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以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 頂端的功能表,然後按一下捷徑功能表上的 [導覽選項]。
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選取 [顯示選項] 下的 [顯示隱藏的物件] 核取方塊。
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按一下 [確定] 返回 [功能窗格]。窗格會將所有隱藏的物件以灰暗圖示表示。
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請執行下列其中一項操作:
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如果您只是隱藏某個群組中的捷徑或物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件,然後按一下 [在這個群組中取消隱藏]。
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如果您是經由設定 [隱藏] 屬性來隱藏所有類別與群組中的物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件,再按 [檢視屬性],然後取消選取 [隱藏] 核取方塊。
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