自訂及控制功能窗格讓資料庫更容易使用

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以經由自訂及控制功能窗格的內容與組織,來改善資料庫的合用性。自訂功能窗格可經由群組、醒目處理或隱藏物件來提高效率。本文將敘述自訂及控制功能窗格以改善合用性的方法,讓使用者更容易找到他們需要使用的資料庫物件。

本文並不涉及資料庫安全性功能,例如以密碼加密資料庫。如需詳細資訊,請參閱 [請參閱] 小節。

本文內容

概觀

開始之前

自訂功能窗格

使用巨集控制功能窗格

停用某個項目的設計檢視

隱藏資料庫物件

概觀

[功能窗格位於畫面的側,請提供您的資料庫物件的介面和提供許多功能,可協助您自訂使用者經驗。

功能窗格北風 2007

在功能窗格中,項目會分成群組。您可以經由指定類別 (例如 [物件類型][建立日期]) 來選擇將項目分成群組的方式。上圖顯示出 [物件類型] 類別的 [所有 Access 物件] 群組,其中一些物件類型群組為關閉狀態,例如 [資料表][查詢]

自訂類別與群組

您可以建立自訂類別,以及在這些類別內建立自訂群組。在自訂群組中,還可以再建立指向資料庫物件的捷徑。

例如,假設您的資料庫中有很多報表,而您執行這些報表的頻率各不相同,例如每日或每季執行一次。那麼,可以建立一個「報表」類別,然後再建立「每日」、「每週」、「每月」、「每季」及「每年」等各個群組。在每一個群組中,您可以再建立指向適當報表的捷徑。

您可以建立指向某個資料庫物件的多個捷徑,讓每一個捷徑位於不同的自訂群組中。

顯示或隱藏類別與群組

您可以使用 [導覽選項] 對話方塊來顯示或隱藏功能窗格中的某些類別與群組。

您也可以使用巨集指令控制功能窗格] 類別的顯示為資料庫會開啟在 Access 中。這些新巨集動作可在Microsoft Office Access 2007:

  • SetDisplayedCategories    使用這個指令可以顯示或隱藏類別。使用這個指令一次只能顯示或隱藏一個類別,不過,您可以在巨集中多次使用這個指令,視需要顯示或隱藏各個類別。

  • LockNavigationPane    使用這個指令可以鎖定功能窗格。這樣做可以防止使用者不小心新增、移動或刪除功能窗格中的項目。

    鎖定功能窗格並不能防止使用者將資料庫物件複製到剪貼簿。

資料庫開啟時自動瀏覽至類別或群組

您可以使用 NavigateTo 巨集指令瀏覽至類別或群組。如果在自動執行巨集中使用這個巨集指令,當資料庫開啟時,就可以自動瀏覽至某個類別或群組。

停用設計檢視

顯示在自訂類別與群組中的項目實際上只是指向資料庫物件的捷徑。

功能窗格中的捷徑具有一個可設定的 [停用設計檢視捷徑] 屬性。以滑鼠右鍵按一下捷徑,再按一下快顯功能表上的 [物件屬性] 或 (如果是資料表) [資料表屬性],然後選取 [停用設計檢視捷徑] 核取方塊。如果已經啟用這個屬性,則捷徑就無法用來在 [設計檢視] 或 [版面配置檢視] 中開啟其目標物件。例如,如果您針對指向某表單的捷徑啟用這個屬性,使用者就無法經由使用捷徑變更該表單的設計或版面配置。

隱藏資料庫物件

功能窗格中的內建類別與群組並不是顯示捷徑,而是顯示實際的資料庫物件。這些群組包括:

  • 任何內建類別中的所有群組。

  • 任何自訂類別的 [未指定的物件] 群組。

資料庫物件不具有 [停用設計檢視捷徑] 屬性。您可以隱藏資料庫物件,以防止設計變更,然後在自訂類別與群組中提供指向這些資料庫物件的捷徑。

在您開始之前

經由結合使用這些功能,就可以有效地控制功能窗格的組織,以改善合用性。不過,這些功能無法防止惡意使用者對資料庫進行您不要的設計變更;此外,這些功能也無法防止未經授權的資料存取。請考慮以下幾點:

合用性功能可以略過。   

  • 如果使用巨集來控制及鎖定功能窗格,請記住,使用者可以在啟動時按住 SHIFT 鍵來停用巨集。

  • 雖然功能窗格捷徑具有 [停用設計檢視捷徑] 屬性,資料庫物件本身卻沒有這個屬性。您可以隱藏含有資料庫物件的類別與群組,也可以隱藏物件本身,但使用者還是可以取消隱藏。

在使用者身上   

  • 當您規劃及設計資料庫導覽系統時,請和會使用資料庫的人一起合作。如果和會使用資料庫的特定使用者一起合作並不可行,請在設計時將他們的需求放在第一位。

  • 視您的資源而定,考慮利用焦點座談進行規劃,並在設計期間進行合用性測試。

安全性並不是目標。   

  • 實作這些功能以控制功能窗格的目標應該是要改善資料庫的合用性。這些功能並不是設計來協助您保護資料庫的安全。

  • 如需協助保護資料庫安全之方法的詳細資訊,請參閱 [請參閱] 小節。

頁面頂端

自訂功能窗格

您可以使用 [導覽選項] 對話方塊來自訂功能窗格。

[導覽選項] 對話方塊

此程序是依照下列的主要步驟進行:

  1. 建立自訂類別。Access 提供的其中一個預先建立的自訂類別您︰自訂。您可以重新命名該類別及新增或移除群組,以符合您的需求。您也可以建立新的自訂類別。

  2. 建立自訂群組。建立類別之後,您會建立新類別的一或多個自訂群組。

  3. 指派到自訂群組藉由建立捷徑的物件。在 [功能窗格] 中您可以拖曳或複製並貼上您要指派給您的自訂群組的資料庫物件。您可以拖曳或複製特殊群組中的物件,在新類別名為 [未指定的物件,Access 會為您建立,每當您建立的自訂類別中。

    • 當您將來自 [未指定的物件] 群組中的資料庫物件加入至自訂群組時,Access 會建立該物件的捷徑,您並不是移動或複製物件本身。

    • 如果您重新命名或刪除自訂群組中的捷徑,這些變更並不會影響實際物件,只影響它的捷徑。

    • 您可以視需要建立任意數目的資料庫物件捷徑,但每一個群組應該只有一個指向特定資料庫物件的捷徑。

  4. 顯示或隱藏群組或自訂類別中的物件。填入您的自訂群組後,您可以隱藏 [未指定的物件] 群組以及任何您不想要顯示的群組。您也可以隱藏個別的物件。

    您也可以使用SetDisplayedCategories巨集指令,以顯示或隱藏類別。使用巨集,您可以顯示或隱藏類別無論 [導覽選項] 對話方塊中的設定。如需詳細資訊,請參閱控制使用巨集的 [功能窗格] 區段。

建立自訂類別

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表,然後按一下 [導覽選項]

  2. [導覽選項] 對話方塊中,按一下 [類別] 清單底下的 [新增項目]

    清單中會出現新的類別。下圖顯示出一個新的自訂類別:

    [功能窗格] 中新的自訂類別

  3. 輸入新類別的名稱,然後按 ENTER 鍵。

    提示: 請試著建立對使用資料庫的人而言是有意義的名稱。建立名稱之後,請注意右邊的清單標題會變更為符合該名稱。例如,如果將新的類別命名為「我的切換表單」,右邊清單中的標題會變成「我的切換表單的群組」。此外,請注意,清單含有一個稱為 [未指定的物件] 的群組,Access 預設會建立該群組。這個群組含有資料庫中的所有物件,您要使用這些物件來填入自訂群組。

    建立自訂類別之後,您要替該類別建立一個或多個群組,可以視需要建立任意數目的群組。讓 [導覽選項] 對話方塊維持開啟狀態,然後依照接下來的步驟進行。

建立自訂群組

  1. 」 群組名稱"的群組]清單下,按一下 [新增群組],然後再輸入群組的名稱。視需要您可以重複此程序頻率。例如, 「 我的切換表單可能包含三個群組,資料輸入表單、 報表和查詢。您的使用者或您自己的喜好設定的需求應該決定您加入的群組。

  2. [未指定的物件] 旁的核取方塊維持選取狀態,然後按一下 [確定]

    Access 會關閉 [導覽選項] 對話方塊,然後將新的自訂群組加入至功能窗格,但您還無法看到新的群組。

  3. 移到下一組步驟,將新群組設為可看見,並將物件加入群組。

如果您只是要將某項目加入至新的自訂群組,請以滑鼠右鍵按一下該項目,然後指向快顯功能表上的 [加入群組],再按 [新增群組]

經由建立捷徑將物件分配到自訂群組

  1. 按一下功能窗格頂端的功能表,在功能表的上半部,按一下新的類別。

    您為類別建立的群組會和 [未指定的物件] 群組一起出現在功能表的下半部。

  2. [未指定的物件] 群組中的項目拖曳到自訂群組。

    若要一次移動多個項目,請在按一下項目的同時按住 CTRL 鍵,然後將這些項目拖曳到自訂群組。

顯示或隱藏自訂類別中的群組與物件

您可以隱藏自訂類別中的某些或所有群組,以及隱藏群組中的某些或所有物件。執行本節所述的操作前,請切記下列事項:

  • Access 提供兩種隱藏項目的方法。您可以使用功能窗格所提供的指令來隱藏群組中的捷徑,或是設定資料庫物件的 [隱藏] 屬性,來隱藏開啟的資料庫中所有群組與類別 (包括內建的類別與群組) 中的物件捷徑。

  • 您可以讓隱藏的物件與群組完全看不見,或者也可以在功能窗格中將它們顯示為灰暗、無法使用的圖示,其方法是選取或取消選取 [導覽選項] 對話方塊中的 [顯示隱藏物件] 核取方塊。當您需要取消隱藏或還原某個群組或物件時,也是使用這個核取方塊。

下列各節中的步驟會說明執行每項工作的方法。

隱藏類別中的群組

  • 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下要隱藏之群組的標題列,然後按一下 [隱藏]

    您也可以使用 [導覽選項] 對話方塊中隱藏] 群組。開啟] 對話方塊 (請參閱下一節中的步驟,如果您不知道如何)],然後在"類別"的群組]清單中,清除您想要隱藏之群組旁的核取方塊。

將隱藏的群組還原到類別

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表列,再按快顯功能表上的 [導覽選項]

  2. 在 [類別] 清單中,選取含有隱藏群組的類別。

  3. "類別"的群組]清單中,選取隱藏群組旁的核取方塊。

  4. 按一下 [確定]

只在捷徑或物件的群組中將它隱藏

  • 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下捷徑或物件,然後按一下 [隱藏在這個群組]

    附註: 自訂類別的 [未指定的物件] 群組中的物件無法使用這個指令。

在所有類別與群組中隱藏物件

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要隱藏的物件,然後按一下快顯功能表上的 [物件屬性] 或 (如果是資料表) [資料表屬性]

    [物件 _ 名稱屬性] 對話方塊隨即出現,並存取將物件的名稱到對話方塊中的標題。例如,如果您開啟稱為訂單表單,對話方塊中的標題會顯示 [訂單屬性。下圖顯示的對話方塊。

    Access 中資料庫物件的 [屬性] 對話方塊

  2. 選取 [隱藏] 核取方塊。

  3. 按一下 [確定]

還原 (取消隱藏) 隱藏的物件

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表,再按快顯功能表上的 [導覽選項]

  2. [顯示選項] 底下,選取 [顯示隱藏物件] 核取方塊。

  3. 按一下 [確定] 返回功能窗格。

    窗格會顯示所有隱藏物件的灰暗圖示。

  4. 請執行下列其中一項:

    • 如果您是隱藏某個群組中的捷徑,請以滑鼠右鍵按一下該捷徑,然後按一下 [在這個群組中取消隱藏]

    • 如果您是經由設定 [隱藏] 屬性來隱藏所有類別與群組中的物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件,再按 [物件屬性] 或 (如果是資料表) [資料表屬性],然後取消選取 [隱藏] 核取方塊。

移除與還原自訂群組中的捷徑

經過一段時間後,因為使用者與商業需求變更了,自訂群組可能也會變更。您可以隨時新增或移除群組中的捷徑。

移除自訂群組中的捷徑

  • 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下您要移除的捷徑,然後按一下 [移除]

將捷徑還原到自訂群組

  1. 如果 [未指定的物件] 群組為隱藏狀態,請將它顯示出來。

    我要如何顯示 [未指定的物件] 群組?

    1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表,再按快顯功能表上的 [導覽選項]

    2. 在 [ "類別"的群組] 窗格中,選取未指定的物件] 旁的核取方塊。

  2. 視需要,將 [未指定的物件] 群組中您要的物件拖曳或複製並貼上至自訂群組。

重新命名自訂群組中的捷徑

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下您要重新命名的捷徑,然後按一下 [重新命名捷徑]

  2. 輸入捷徑的新名稱,再按 ENTER 鍵。

頁面頂端

使用巨集控制功能窗格

若要使用巨集控制功能窗格,可以建立會在資料庫開啟時執行的巨集,然後新增指令至巨集。

您可以選擇性地顯示或隱藏類別,也可以鎖定功能窗格以防止其他使用者不小心移動或刪除了捷徑、物件、群組或類別。還可以在資料庫開啟時瀏覽至某個類別或群組,以顯示該類別或群組。

此外,您也可以在資料庫工作階段隱藏功能窗格。

使用巨集指令控制功能窗格的顯示內容

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [巨集]。如果無法使用這個命令,請按一下 [模組][類別模組] 按鈕下方的箭號,然後按一下 [巨集]

    附註: 如果資料庫已經具有一個稱為 AutoExec 的巨集,就不需要建立新的巨集。請將本程序所述之巨集指令新增至現有的 AutoExec 巨集。

  2. [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中,按一下 [顯示所有巨集指令]

  3. 在巨集設計格線中,按一下 [巨集指令] 底下第一個空白儲存格中的箭號。

  4. 選取清單中的 [SetDisplayedCategories]

  5. 在設計格線下方的 [巨集指令引數] 窗格中,按一下 [類別] 方塊中的箭號,然後按一下您要顯示或隱藏之類別的名稱。

  6. [類別] 引數正上方,按一下 [顯示] 方塊中的箭號,然後選擇設定。如果要在功能窗格中顯示此類別,請選擇 [是]。如果不要在功能窗格中顯示此類別,請選擇 [否]

  7. 針對您要使用巨集控制的每一個類別,重複執行步驟 3 到 6。

  8. 在巨集設計格線中,按一下 [巨集指令] 底下第一個空白儲存格中的箭號。

  9. 選取清單中的 [LockNavigationPane]

  10. 在設計格線下方的 [巨集指令引數] 窗格中,選擇 [鎖定] 引數的值。選擇 [是] 可鎖定功能窗格。

  11. 按 CTRL+S 鍵儲存巨集。將巨集命名為 autoexec 向 Access 表示此巨集應該在資料庫開啟時執行。

使用巨集指令瀏覽至某個類別或群組

您可以隨時使用這個巨集指令,而不只是在資料庫開啟時執行。

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [巨集]。如果無法使用這個命令,請按一下 [模組][類別模組] 按鈕下方的箭號,然後按一下 [巨集]

    附註: 如果資料庫已經具有一個稱為 AutoExec 的巨集,就不需要建立新的巨集。請將本程序所述之巨集指令新增至現有的 AutoExec 巨集。

  2. [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中,按一下 [顯示所有巨集指令]

  3. 在巨集設計格線中,按一下 [巨集指令] 底下第一個空白儲存格中的箭號。

  4. 選取清單中的 [NavigateTo]

  5. 在設計格線下方的 [巨集指令引數] 窗格中,按一下 [類別] 方塊中的箭號,然後按一下您要瀏覽至之類別的名稱。

  6. 如果您要瀏覽至類別中的某特定群組,請按一下 [群組] 方塊中的箭號,然後按一下您要瀏覽至之群組的名稱。

  7. 按 CTRL+S 鍵儲存巨集。將巨集命名為 autoexec 向 Access 表示此巨集應該在資料庫開啟時執行。

使用巨集指令隱藏功能窗格

如果您偏好自己建立導覽系統,可以使用 [RunCommand] 巨集指令和 [WindowHide] 引數來隱藏功能窗格。搭配這個引數執行此巨集指令會在目前的資料庫工作階段隱藏功能窗格。

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [巨集]。如果無法使用這個命令,請按一下 [模組][類別模組] 按鈕下方的箭號,然後按一下 [巨集]

    附註: 如果資料庫已經具有一個稱為 AutoExec 的巨集,就不需要建立新的巨集。請將本程序所述之巨集指令新增至現有的 AutoExec 巨集。

  2. [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中,按一下 [顯示所有巨集指令]

  3. 在巨集設計格線中,按一下 [巨集指令] 底下第一個空白儲存格中的箭號。

  4. 選取清單中的 [RunCommand]

  5. 在設計格線下方的 [巨集指令引數] 窗格中,按一下 [指令] 方塊中的箭號,然後按一下 [WindowHide]

  6. 按 CTRL+S 鍵儲存巨集。將巨集命名為 autoexec 向 Access 表示此巨集應該在資料庫開啟時執行。

您也可以使用 [Access 選項] 對話方塊中的 [顯示功能窗格] 核取方塊,來顯示或隱藏功能窗格。如果搭配 WindowHide 引數使用 RunCommand 巨集指令,則不論 [顯示功能窗格] 核取方塊是選取或取消選取的狀態,都會隱藏功能窗格。

頁面頂端

停用某個項目的設計檢視

在功能窗格中,您可以設定捷徑的 [停用設計檢視捷徑] 屬性,以控制使用者是否可以使用捷徑在 [設計檢視] 或 [版面配置檢視] 中開啟目標物件。

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下您要停用 [設計檢視] 的捷徑,然後按一下 [物件屬性] 或 (如果是資料表) [資料表屬性]

  2. 在 [物件 _ 名稱屬性] 對話方塊中,選取 [停用設計檢視捷徑] 核取方塊。

頁面頂端

隱藏資料庫物件

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要隱藏的物件,然後按一下 [物件屬性] 或 (如果是資料表) [資料表屬性]

    [物件 _ 名稱屬性] 對話方塊隨即出現,並存取將物件的名稱到對話方塊中的標題。例如,如果您開啟稱為訂單表單,對話方塊中的標題會顯示 [訂單屬性。下圖顯示的對話方塊。

    Access 中資料庫物件的 [屬性] 對話方塊

  2. 選取 [隱藏] 核取方塊。

  3. 按一下 [確定]

還原 (取消隱藏) 隱藏的物件

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格頂端的功能表,再按快顯功能表上的 [導覽選項]

  2. 選取 [顯示選項] 底下的 [顯示隱藏的物件] 核取方塊。

  3. 按一下 [確定],並且返回 [功能窗格]。窗格會將所有隱藏的物件以灰暗圖示表示。

  4. 請執行下列其中一項:

    • 如果您只是隱藏某個群組中的捷徑或物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件,然後按一下 [在這個群組中取消隱藏]

    • 如果您是經由設定 [隱藏] 屬性來隱藏所有類別與群組中的物件,請以滑鼠右鍵按一下該物件,再按 [檢視屬性],然後取消選取 [隱藏] 核取方塊。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×