自動轉寄及重新導向電子郵件

藉由使用規則,只要收到的電子郵件符合規則中指定的條件,就能轉寄或重新導向到另一個電子郵件帳戶。例如,您可以指定規則,以自動轉寄或重新導向來自同一位寄件者或是同一主旨的所有電子郵件。

電子郵件轉寄和重新導向

轉寄與重新導向之間的主要差異在於,收件者看得出來轉寄的電子郵件經過轉寄,但無法得知重新導向的電子郵件並未直接來自原始寄件者。請審慎使用這些規則,務必考慮所有可能性,以將風險降到最低,確保收件者不會收到他們不應該看見的電子郵件。

  • 轉寄   

    若規則會自動轉寄您收到的郵件,規則會在主旨行開頭加上「FW:」的稱號,並改變郵件格式,然後將郵件轉寄至規則指定的帳戶。收件者看得出來郵件來自您。您收到的郵件複本會留在您的收件匣,或是郵件原本送達的資料夾中。

  • 重新導向    

    若規則會將您收到的郵件自動導向,規則會將郵件以原樣傳送至規則指定的帳戶。對收件者而言,這封郵件看起來會像是直接從原始寄件者那裡寄來的。不會有任何指示指出郵件是經由您的帳戶送達的。您收到的郵件複本會留在您的收件匣,或是郵件原本送達的資料夾中。重新導向需使用 Microsoft Exchange Server 帳戶。

    如果您不想要重新導向郵件的收件者知道,郵件是經由您的電子帳戶送達的,請使用這個方法。

不論是轉寄還是重新導向,只有原始寄件者才能解除郵件上的任何限制權限。若郵件採用資訊版權管理 (IRM) 來防止收件者與他人共用共用郵件內容,郵件資訊列上會清楚標明。

自動轉寄或重新導向電子郵件

根據預設,從 Exchange Server 2010 開始,Microsoft Exchange Server 帳戶便無法使用規則將郵件轉寄到組織外部的電子郵件地址。此設定有助於防止洩漏組織的機密和私密資訊。只有 Exchange 系統管理員可以變更這項設定。

如需詳細資訊,請參閱判斷我的帳戶所連接的 Microsoft Exchange Server 版本

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [管理規則及通知]

  3. [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,按一下 [新增規則]

  4. [從空白規則開始] 下,按一下 [將規則套用至我收到的郵件],然後按 [下一步]

  5. [步驟 1: 選取條件] 下,選取郵件必須符合才會套用規則的條件。

  6. [步驟 2: 編輯規則描述] 下,按一下每個加上底線的文字,指定值,再按 [下一步]

  7. 在 [步驟 1:選取動作] 底下,選取下列其中一個動作:

    • [轉寄給個人或公用群組]

    • [重新導向給個人或公用群組]

  8. [步驟 2: 編輯規則描述] 下,按一下 [個人或公用群組] 的底線文字,指定您要將郵件轉寄至的個人或公用群組,再按 [下一步]

  9. [步驟 1: 選取例外],選取任何您要的例外。

  10. [步驟 2: 編輯規則描述] 下,按一下每個加上底線的文字,指定值,再按 [下一步]

  11. [步驟 1: 指定規則的名稱] 下,輸入名稱。

  12. [步驟 2: 設定規則選項] 下,核取所需選項的方塊。

    • 如果您要對在 [收件匣] 中既有的郵件執行這項規則,請核取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 方塊。

    • 新規則依預設為開啟。若要關閉規則,請清除 [啟用這個規則] 核取方塊。

    • 若要對 Outlook 中設定的所有電子郵件帳戶套用這項規則,請核取 [在所有帳戶中建立此規則] 方塊。

  13. 按一下 [完成]。

附註: 若要為公用資料夾建立規則,您必須從資料夾的 [內容] 對話方塊中進行。

  1. 按一下 [瀏覽窗格] 中的 [郵件]。

  2. 按一下 [工具] 功能表上的 [規則及通知]。

  3. 如果您在 Outlook 電子郵件設定檔中,有一個以上的電子郵件帳戶,請在 [將變更套用至此資料夾] 清單中,按一下您要套用新規則的收件匣。

  4. 按一下 [新增規則]。

  5. 按一下 [從空白規則開始] 底下的 [當郵件送達時進行檢查],然後按一下 [下一步]。

  6. 在 [步驟 1:選取條件] 底下,針對您想要為內送郵件進行比對的每個條件,選取旁邊的核取方塊。

  7. 在 [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下對應條件的底線值,然後選取或輸入該條件的必要資訊。

    1. 在 [步驟 1:選取條件] 底下,選取 [來自個人或通訊群組清單] 核取方塊。

    2. 在 [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下 [個人或通訊群組清單]。

    3. 在其中一個地址清單中,點兩下收件者的名稱,再按一下 [確定]。

  8. 按一下 [下一步]。

  9. 在 [步驟 1:選取動作],選取下列其中一個核取方塊:

    • [轉寄給個人或公用群組]

    • [重新導向給個人或公用群組]

  10. 在 [步驟 2:編輯規則描述] 底下,按一下 [個人或通訊群組清單]。

  11. 在其中一個地址清單中,點兩下您要轉寄郵件的名稱或通訊群組清單,再按一下 [確定]。

  12. 按兩下 [下一步]。

  13. 在 [步驟 1: 指定規則的名稱] 底下,輸入名稱。

    若要針對資料夾中已有的郵件執行此規則,請選取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

    若要針對所有電子郵件帳戶和收件匣套用這條規則,請選取 [在所有帳戶中建立此規則] 核取方塊。如果您只有一個電子郵件帳戶或收件匣,這個選項會呈現灰色。

  14. 按一下 [完成]。

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