自動從員工資料建立組織圖

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

組織圖這個圖表可顯示員工、職稱和群組之間的關係。

如果您的所有員工資訊均位於一個文件裡 (例如 Excel 工作表或 Exchange Server 目錄),則 Visio 可以產生一個圖表,替您加上圖形與連接器。如果你不想自動產生組織圖,則可在不使用外部資料來源的情況下繪製圖表

若要開始的組織圖精靈,請按一下 [檔案>新增組織圖] 類別中,然後按一下 [建立]。

在 Visio 2016 中,按一下 [檔案>新增>商務> [組織圖中,然後按一下 [建立

組織圖

自動從現有的資料來源產生圖表

按一下以從範本建立圖表時,[組織圖精靈] 隨即啟動。在精靈的第一個頁面上,選取 [已經儲存在檔案或資料庫的資訊],然後遵循精靈的指示執行。

您可以使用的資料來源

  • Microsoft Excel 工作表

  • 文字檔

  • Microsoft Exchange Server 目錄

  • ODBC 相容資料來源

資料來源裡的必要欄

資料來源必須要有以下欄:員工名稱、唯一識別碼、員工上司。無論資料來源裡的欄名稱是什麼都沒關係,因為你要在精靈中手動找出哪些欄 (或欄位名稱) 包含員工名稱和上司名稱。

  • 員工名稱    員工名稱在此欄位中顯示的方式,與在組織圖圖形中顯示的方式相同。

  • 唯一識別碼    如果所有名稱都是唯一的,此欄就可以是「員工名稱」欄。否則請納入具有能唯一識別每位員工之值的欄。

  • 員工上司    此欄位必須包含每位主管的唯一識別碼,無論該識別碼為姓名或身分證號碼均可。至於位於組織圖頂端的員工,請將此欄位留白。

範例:資料來源為文字檔時

下文舉逗點分隔的文字檔為例,該文字檔有五欄四列,而且首列是標題列。Visio 會為您產生此範例文字檔,步驟如下:啟動 [組織圖精靈],選取 [我使用精靈輸入的資訊],然後按一下 [下一步]。在下一頁,選取 [分隔的文字],輸入檔案名稱,然後按一下 [下一步]。Visio 會開啟文字編輯器,以此範例資料作為指南。

Name,Reports_to,Title,Department,Telephone

Joe Sampleboss, ,CEO,Executive,x5555
Jane Samplemgr,Joe Sampleboss,Development Manager,Product Development,x6666
John Samplepos,Jane Samplemgr,Software Developer,Product Development,x6667

從新資料檔案建立組織圖

如果您尚未將資料置於不同的程式裡,卻想如此進行時,Visio 會開啟 Excel 或文字編輯器,內含良好範例格式的範例資料。用您的實際資料取代範例資料,然後結束精靈,就能產生組織圖。

  1. 若要開始的組織圖精靈,請按一下 [檔案>新增組織圖] 類別中,然後按一下 [建立]。

    在 Visio 2016 中,按一下 [檔案>新增>商務> [組織圖中,然後按一下 [建立

  2. 在精靈的第一個頁面上,選取 [我使用精靈輸入的資訊],然後按一下 [下一步]

  3. 選取 [Excel][分隔的文字],輸入新檔案的名稱,然後按一下 [下一步]
    如果選取的是 [Excel],內含範例文字的 Microsoft Excel 工作表會隨即開啟。如果選取的是 [分隔的文字],內含範例文字的記事本頁面會隨即開啟。

  4. Excel 或記事本開啟之後,使用範例文字做為所要加入資訊的範例,然後在其中輸入您的資訊。員工名稱與上司這兩個欄為必要欄,您可新增或刪除其他欄。

  5. 結束 Excel 或記事本,然後完成精靈。

變更版面配置、變更圖形、插入圖片

[組織圖] 範本會新增一個 [組織圖] 索引標籤至功能區。使用此索引標籤上的工具,對圖表外觀進行大幅變更。

[版面配置][排列] 群組具有可變更版面配置與圖形階層的工具。

使用 [圖形] 圖庫,選擇圖表中的圖形樣式。使用 [圖片] 群組裡的工具,將圖片插入所選的圖形,刪除預留位置圖片,並在將圖片插入圖形後,變更該圖片。如果您並未使用精靈新增圖片至所有圖形,則可現在進行新增。在 [組織圖] 索引標籤上,按一下 [插入] > [多張圖片]。這些圖片全都必須位於單一資料夾中,而且檔案名稱的格式必須是「員工名稱.檔案類型」,例如:劉喬治.jpg (該姓名必須精確符合資料來源裡的姓名)。

[組織資料] 群組具備多項工具,可使用精靈從外部來源匯入資料,可匯出組織資料至 Excel 檔或文字檔,還可對圖表裡的資料與外部資料來源加以比較。

使用小組框架或帶點的線條顯示小組

您建立組織圖之後,可以重新排列資訊以反映虛擬小組關係。將相關的圖形互相移近,然後新增點線連接器以顯示次要報告結構。或者使用 [小組框架] 來醒目提示虛擬小組。將 [小組框架] 圖形從 [圖形] 視窗拖曳到繪圖上,然後使用側邊上的縮放控點來加入虛擬小組上的人員。

小組框架

更新使用外部資料來源的組織圖

若要反映組織的結構中的變更,您可以重新整理圖表資料,或手動更新組織圖 ︰

  • 按一下 [資料] > [外部資料] > [全部重新整理]

如果新資料不完全符合建立圖表時使用的資料,您可能必須手動移動人員。

如果您有新的圖表,請使用 Visio 將圖表與舊版圖表進行比較,即會顯示變更項目。

  1. 開啟新版或舊版的組織圖。

  2. 按一下 [組織圖] > [組織資料] > [比較]。在 [比較組織資料] 方塊中,尋找您要比較的版本。

  3. [比較類型] 底下,請根據您已開啟的版本選取情況。

  4. [報告類型] 底下,請選擇您要的選項。

  5. 按一下 [確定]

更新後如果仍然無法取得想要的圖表,您可能必須重新建立圖表。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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