自動封存較舊的項目

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

電子郵件可以填滿 Outlook 收件匣,快速-新郵件、 回覆及轉寄。您知道之前,您可能必須數以千計的郵件。讓 Outlook 收件匣及控制其資料夾移動您想要保留封存較舊的項目。使用 [自動封存] 自動執行此動作。

您可以變更 [自動封存] 的執行頻率、儲存封存項目的位置,以及 Outlook 項目保留多久後再封存。

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [進階]

  2. [自動封存] 下,按一下 [自動封存設定]

  3. 按一下 [自動封存每隔 n 天] 方塊,然後指定執行自動封存的頻率。

  4. 選擇任何其他您要的選項,例如讓 Outlook 刪除舊項目,而不是封存項目。

    提示: 如果郵件設定檔是連線到 Exchange Server,您可能就無法使用 [封存] 與 [自動封存]。此外,您的組織可能會有郵件保留原則來覆寫 [自動封存]。詳細資訊請詢問您的系統管理員。

如需有關自動封存設定的詳細資訊,請參閱說明自動封存設定

為個別資料夾變更自動封存設定

  1. 在 [功能窗格] 的資料夾清單中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的資料夾,再按一下 [內容]

  2. [自動封存] 索引標籤上,選擇您要的選項。

第一次執行 Outlook 自動封存預設為開啟,並執行每 14 天。您可以變更 [自動封存的執行頻率、 指定用來儲存封存的項目,並選擇您的 Outlook 資料夾中的項目受到封存 Outlook 資料檔 (.pst)。

  1. 選取 [工具] > 電子郵件地址],然後選取 [其他] 索引標籤的選項

  2. 選取 [自動封存]。

    [工具選項] 對話方塊中的自動封存

  3. 選取 [自動封存每隔 n 天] 核取方塊,然後指定執行自動封存。

  4. 選取您想要的選項。

    • 執行自動封存每個  選擇您要執行的自動封存的頻率。一次封存多個項目可能會降低電腦的效能。因此,最好選擇一段時間,將會縮短自動封存程序。請考慮多少項目,您通常在指定的時間接收並調整時間範圍。提示前自動封存   如果您想要讓 Outlook 自動封存處理您的 Outlook 項目之前顯示提醒訊息,請選擇此選項。當您看到的訊息時,您可以按一下 [],若要取消自動封存工作階段。

    • 刪除到期的項目 (電子郵件資料夾)  預設不會選取這個選項。您可以選擇將其延長時間已到期時,刪除的電子郵件訊息。預設的時間草稿及收件匣項目的是,6 個月,並為您傳送的項目,三個月,但您可以變更這些期間,使用 [清除之前的項目] 選項。

    • 封存或刪除舊的項目  如果您想要自動封存] 刪除到期的部分或所有項目,您必須選擇這個選項。這個選項來啟動您決定要封存的項目及刪除達到過時期結束時,啟用其他選項。請選擇 [其他設定,若要套用至封存與刪除]。

      附註: 在 [自動封存] 對話方塊中,「 資料夾 」 是指您主要 Outlook 功能區,例如行事曆] 資料夾和工作資料夾及個別的電子郵件資料夾。這是因為您的行事曆及工作項目都會儲存在其個別的行事曆工作資料夾。

    • 顯示在資料夾清單中的 [封存] 資料夾  選擇與其他工作資料夾功能窗格] 中列出的封存資料夾。在主要的封存資料夾中,您可以開啟子資料夾,並檢視封存的項目。當您檢視封存的項目,您可以驗證,所封存的正確的項目,而且您也可以回到工作資料夾拖曳任何所需的項目。

    • 清除之前的項目   當您想要保存在天、 週或月您項目選擇預設的設定。您可以設定一段進位到一段 60 個月的一天。「 清理 」 所代表的意義封存,儲存,項目。它不表示 「 刪除 」 除非您指定的設定資料夾的其他位置。

    • 移至舊的項目   此位置的預設值是不同的電腦執行 Microsoft Windows Vista 和 Windows XP 的作業系統。

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst。

      Windows XP:C:\Documents and Settings\user settings\application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst。

      如果您想要設定其他目的地封存的項目,您可以瀏覽],並設定不同的位置。項目會其時效性句點後移到此位置。

      附註: 將不會刪除自訂位置中封存的項目,除非您開啟的資料夾,並手動將其刪除。

    • 永久刪除項目  此選項會立即刪除到期的項目,而不是將其移至預設的位置,您指定的另一個資料夾或 [刪除的郵件] 資料夾。

    • 套用至所有資料夾現在這些設定   此選項會套用自動封存設定,包括您的變更,您所有的資料夾。若要指定一個或多個資料夾的不同設定,不要選擇這個選項。請改用] 按鈕下方所顯示的指示說明如何指定個別資料夾的設定。這些指示也會在下列區段中,「 變更為個別資料夾的自動封存設定]。僅對這些資料夾,套用到特定資料夾所做的變更。

    • 保留原則資訊   在貴組織的系統管理員可能會設定決定何時及如何將信箱項目會自動封存的保留原則。您可以檢視的原則,但您無法變更這些不適當的權限。

  5. 按一下 [確定]。

為個別資料夾變更自動封存設定

  1. 在 [資料夾] 清單中瀏覽窗格,以滑鼠右鍵按一下您想要變更的資料夾,然後按一下屬性快顯功能表上。

  2. 按一下 [自動封存] 索引標籤。

  3. 選取您想要的選項。

    附註: 如需設定的詳細資訊,請參閱上述] 區段中的步驟 4 」 檢閱或變更預設的自動封存設定。 」

  4. 按一下 [確定]。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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