自動封存較舊的項目

您的 Outlook 收件匣可能很快就會塞滿電子郵件,像是新郵件、回覆和轉寄。等您回過神來,可能發現已經有數千封郵件了。將您要保留的較舊項目移動到封存,以掌握 Outlook 收件匣及其資料夾。使用 [自動封存] 來自動執行此工作。

您可以變更 [自動封存] 執行的頻率、儲存封存項目的位置,以及 Outlook 保留項目多久後會進行封存。

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [進階]。

  2. 在 [自動封存] 下,按一下 [自動封存設定]。

  3. 按一下 [每 n 天自動封存] 方塊,指定執行自動封存的頻率。

  4. 選擇您想要的任何其他選項,例如讓 Outlook 刪除舊項目,而不是封存舊項目。

    提示: 如果郵件設定檔是連線到 Exchange Server,您可能就無法使用 [封存] 與 [自動封存]。此外,您的組織可能會有郵件保留原則來覆寫 [自動封存]。詳細資訊請詢問您的系統管理員。

如需自動封存設定的詳細資訊,請參閱說明 [自動封存設定]

為個別資料夾變更自動封存設定

  1. 在 [瀏覽窗格] 的資料夾清單中,以滑鼠右鍵按一下您要變更的資料夾,再按一下 [內容]。

  2. 在 [自動封存] 索引標籤上,選擇您要的選項。

您第一次執行 Outlook 時,系統會根據預設開啟 [自動封存],並且每 14 天執行一次。您可以變更自動封存執行的頻率、指定用於儲存已封存項目的 Outlook 資料檔案 (.pst),並選擇您 Outlook 資料夾中項目的封存時間。

  1. 選取 [工具] > [選項],然後選取 [其他] 索引標籤。

  2. 選取 [自動封存]。

    [工具選項] 對話方塊中的自動封存

  3. 選取 [每 n 天自動封存] 核取方塊,然後指定執行自動封存的頻率。

  4. 選取您想要的選項。

    • 於啟動之後每:選擇您要多久執行一次自動封存。同時封存許多項目,可能會降低您電腦的效能。因此,最好選擇可以縮短自動封存程序的時間範圍。請根據您在特定時間內通常會收到多少項目而定,調整時間範圍。自動封存執行前先提示:如果您要 Outlook 在自動封存 Outlook 項目之前顯示提示訊息,請選擇此選項。您可以在看到提示訊息時,按一下 [否] 取消自動封存作業。

    • 刪除過期的項目 (僅用於電子郵件資料夾):根據預設不會選取這個選項。您可以選擇在電子郵件訊息使用期限到期時,刪除電子郵件訊息。[草稿] 和 [收件匣] 項目的預設期限為 6 個月,[寄件備份] 為 3 個月,但是您可以使用 [清除項目 - 早於] 選項變更這些期限。

    • 封存或刪除舊項目:如果您要自動封存刪除部分或全部的過期項目,必須選擇此選項。此選項可以啟用其他選項,讓您決定已到達使用期限的項目哪些要封存、哪些要刪除。然後,您可以選擇要套用到封存和刪除的其他設定。

      附註: 在 [自動封存] 對話方塊中,「資料夾」是指 Outlook 主要功能區域 (例如 [行事曆] 資料夾和 [工作] 資料夾) 以及個別電子郵件資料夾。這是因為您的行事曆和工作項目儲存在其個別的 [行事曆] 和 [工作] 資料夾中。

    • 在資料夾清單中顯示封存資料夾:選擇此選項後,[封存] 資料夾會與其他工作資料夾同時列在瀏覽窗格中。在主要 [封存] 資料夾中,您可以開啟子資料夾並檢視您封存的項目。檢視封存的項目時,您可以檢查是否封存了正確的項目,還可以將任何需要的項目拖放回工作資料夾。

    • 清除項目 - 早於:以天、週或月為單位,為您要封存項目的時間選擇預設設定。您可以設定一天到 60 個月的期限。除非您已經另外指定設定,否則「清除」表示封存 (儲存) 項目,而不是「刪除」項目。

    • 將舊項目移到:在執行 Microsoft Windows Vista 和 Windows XP 作業系統的電腦上,這個位置的預設設定不同。

      Windows Vista:C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst。

      Windows XP:C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst。

      如果您要為封存項目設定其他目的地,可以瀏覽並設定不同的位置。項目在到達使用期限之後,會移到這個位置。

      附註: 除非您開啟資料夾並手動刪除項目,否則不會刪除封存在自訂位置的項目。

    • 永久刪除舊項目:這個選項立即刪除過期的項目,而不會將項目移到預設位置、您指定的另一個資料夾或 [刪除的郵件] 資料夾。

    • 將此設定套用至所有的資料夾:此選項會套用自動封存設定,包括您對所有資料夾所做的變更。若要為一個或多個資料夾指定不同的設定,請勿選擇這個選項。請改為遵照顯示在按鈕 (說明如何為個別資料夾指定設定的按鈕) 底下的指示。這些指示也包含在下一節<為個別資料夾變更自動封存設定>中。對特定資料夾進行的變更只會套用到該資料夾。

    • 保留原則資訊:貴組織的系統管理員可能會設定保留原則,決定您信箱項目的自動封存時間和方式。您可以在這裡檢視原則,但必須具備適當的權限才能變更這些原則。

  5. 按一下 [確定]。

為個別資料夾變更自動封存設定

  1. 在瀏覽窗格的資料夾清單中,以滑鼠右鍵按一下要變更的資料夾,然後按一下捷徑功能表中的 [屬性]。

  2. 按一下 [自動封存] 索引標籤。

  3. 選取您想要的選項。

    附註: 如需關於設定的詳細資訊,請參閱上述章節<檢閱或變更預設的自動封存設定>中的步驟 4。

  4. 按一下 [確定]。

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