聰明工作:發揮目前狀態的效果

利用此指南來幫助您與重要的人及對於完成工作而言非常關鍵的人保持聯繫。

您想要做什麼?

讓大家知道您在忙什麼

變更您的目前狀態

讓其他人知道今天發生什麼事

設定您的位置

與重要的人保持聯繫

搜尋人員

固定常用連絡人

為您經常連絡的對象建立群組

建立群組

在群組新增人員

傳送立即訊息

邀請更多人加入 IM 交談

追蹤忙碌的同事

標記連絡人

查看連絡人可用的通訊類型

查看連絡人的位置

查看連絡人的行事曆

掌握您的日常溝通

傳送電子郵件給連絡人

和某人排定會議

檢查未接的交談

從此不再被打擾

將您的狀態設定為請勿打擾

讓大家知道您在忙什麼

Microsoft® Lync™ 2010 通訊軟體會自動根據您的活動或 Microsoft® Outlook® 行事曆設定您的目前狀態,您還可以設定位置或新增記事,提供更多詳細資料。

變更您的目前狀態

  • 開啟 Lync 2010,並在 Lync 主視窗中,按一下您名稱下方的顯示狀態功能表,然後選擇其他狀態,例如 [馬上回來]

Lync 目前狀態

下表描述使用者會看到的連絡人目前狀態、每個狀態的意義,以及如何設定狀態。

目前狀態

描述

Lync 目前狀態為線上 線上

您正在線上且可以連絡您。自動或使用者選取的設定。

Lync 目前狀態為忙碌 忙碌

您目前有事且不應打擾。自動 (如果使用者正進行 Outlook 中排定的會議) 或使用者選取的設定。

Lync 目前狀態為忙碌 電話中

您正在 Lync 通話中 (雙方通話) 且不應受到打擾。自動設定。

Lync 目前狀態為忙碌 開會中

您正在開會中 (根據 Lync 或根據 Outlook) 且不應打擾。自動設定。

Lync 目前狀態為忙碌 電話會議中

您正在進行 Lync 電話會議 (Lync 音訊會議) 且不應打擾。 自動設定。

Lync 目前狀態為請勿打擾 請勿打擾

您不希望他人打擾,並且只會看到 [工作群組] 成員所傳送的交談通知。使用者選取設定。

Lync 目前狀態為離開 馬上回來

您暫時不在電腦前。使用者選取設定。

Lync 目前狀態為離開 離開

您的電腦已閒置一段時間 (預設為 5 分鐘;值可調整)。自動設定。

Lync 目前狀態為離開 下班

您目前沒在工作且無法連絡。 使用者選取設定。

Lync 目前狀態離線 離線

您尚未登入。如果您封鎖某人,使其看不到您的目前狀態,該使用者將看到您的狀態顯示為離線。自動設定。

Lync 目前狀態為未知 未知

您的目前狀態為未知。如果其他人使用非 Lync 的立即訊息 (IM) 程式,該使用者將看到您的狀態顯示為未知。自動設定。

讓其他人知道今天發生什麼事

  • 在 Lync 主視窗中,按一下您名稱上方的記事方塊,然後輸入記事,例如「在家工作」或「全力趕工 — 請用 IM,不要突然跑來」。

Lync 變更個人狀態記事

設定您的位置

  • 在 Lync 主視窗中,Lync 會在目前狀態下方顯示與您所連線之網路相關的位置。您可以將這個位置重新命名為「工作」或「住家」,為其增添意義。之後,每當您在這個位置工作時,任何您要分享此位置資訊的連絡人將更清楚您身在何處。如需設定私人關係的詳細資訊,請參閱控制您目前狀態資訊的存取權

Lync 顯示位置

頁首

與重要的人保持聯繫

以有助於簡化通訊的方式建立您的連絡人清單,並讓您看見最重要的人的目前狀態和連絡人資訊。尋找人員最簡單的方法就是在搜尋方塊中進行搜尋,無論他們是否已在您的連絡人清單內。除了依名稱或電話號碼搜尋外,您也可以用連絡人在其設定檔中可能指定的其他詞彙來進行搜尋。如果搜尋方塊下方出現 [技能] 按鈕,請嘗試搜尋技能或專業領域、工作職稱等等。

為協助您整理連絡人清單,Lync 會根據最常與您交談的 10 位連絡人,將資料自動填入到 [常用連絡人]。您也可以將最重要的連絡人固定在這個連絡人群組的頂端,以供快速存取。Lync 2010 會將您的小組成員預先填入固定的清單。

搜尋人員

  • 在 Lync 主視窗的連絡人清單內,於搜尋方塊中開始輸入人員的名稱。結果會顯示在方塊下方。

搜尋連絡人

固定常用連絡人

  • 在連絡人清單或搜尋結果中,以滑鼠右鍵按一下人員,然後按一下 [固定至常用連絡人]

Communicator

頁首

為您經常連絡的對象建立群組

您是否需要傳送簡短快速訊息給整個群組? 您可以為每個合作的小組設定群組,以便在任何指定時間看到誰在線上,或連絡整個小組。

建立群組

  • 在 Lync 主視窗的連絡人清單內,以滑鼠右鍵按一下任一群組名稱 (例如 [常用連絡人]),按一下 [建立新群組],然後為該群組命名。

在現有群組上按右鍵並選取 [建立新群組]

在群組新增人員

  • 在連絡人清單中,執行下列其中一個動作:

    • 將連絡人拖曳到群組。

    • 搜尋連絡人,並且在搜尋結果中以滑鼠右鍵按一下人員,按一下 [新增至連絡人清單],然後按一下新的群組名稱。

傳送立即訊息

  1. 在連絡人清單中,執行下列其中一個動作:

    • 若要傳送立即訊息給連絡人,請在連絡人名稱上按兩下。若要傳送立即訊息給群組,請以滑鼠右鍵按一下群組名稱,然後按一下 [傳送立即訊息]

  2. 在開啟的交談視窗中,於訊息輸入區內輸入您的訊息,然後按下 Enter 鍵。

邀請更多人加入 IM 交談

  • 在交談視窗中,按一下 [人員選項] 功能表,然後按一下 [使用名稱或電話號碼邀請]

Lync 邀請人員

您也可以從連絡人清單中將連絡人或群組拖曳到交談視窗內以新增人員。

提示:  如果您有組織外部的連絡人,仍可加入這些人員。只要按一下 [使用電子郵件邀請], 組織外部的連絡人即可藉由點選電子郵件訊息中的連結加入交談 (無論其是否有安裝 Lync)。

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追蹤忙碌的同事

Lync 不僅為您顯示人員的狀態 (如 [線上]、[忙碌] 或 [離開]),還可讓您判定人員的位置並協助您決定最佳的通訊模式。例如,您可以「標記」連絡人,這代表 Lync 會在連絡人的狀態變更為 [線上] 時立即顯示通知,讓您知道現在可以傳送立即訊息或順便拜訪。

標記連絡人

  • 在 Lync 主視窗的連絡人清單內,以滑鼠右鍵按一下連絡人,然後按一下 [針對狀態變更通知標記]

Communicator

查看連絡人可用的通訊類型

  1. 在連絡人清單中,指向連絡人的圖片以開啟連絡人卡片。

  2. 您會在底部看到可用來與此連絡人進行通訊的模式,例如電子郵件和 IM。按一下其中一個按鈕即可與該連絡人聯繫。

Communicator

查看連絡人的位置

  • 在連絡人清單中,指向連絡人的圖片,然後按一下右下角的展開箭號,開啟展開的連絡人卡片。

展開連絡人卡片

除了公司和電話號碼之外,連絡人卡片會顯示人員的目前位置 (與該人員目前所連線網路相關的位置)。

查看連絡人的行事曆

  1. 在連絡人清單中,按兩下連絡人的圖片,開啟展開的連絡人卡片。

  2. 查閱 [行事曆] 旁邊的項目。

Communicator

頁首

掌握您的日常溝通

Lync 與 Outlook 緊密整合。您不僅可以透過 Lync 管理 IM 交談,還能傳送電子郵件和 Outlook 會議邀請給您的 Lync 連絡人。Lync 和 Outlook 都能讓您收到未接交談的通知。

傳送電子郵件給連絡人

  1. 在 Lync 主視窗的連絡人清單內,指向連絡人的圖片或狀態標記。連絡人卡片開啟,而如果可以用電子郵件聯繫這位連絡人,沿著底部您會看到電子郵件按鈕。

  2. 按一下此按鈕,在 Outlook 中開啟新的電子郵件訊息。

Communicator

和某人排定會議

  • 在連絡人卡片中,按一下電話按鈕旁邊的選項功能表,然後按一下 [排程會議]

Communicator

檢查未接的交談

  1. 在 Lync 主視窗的右下角,按一下未接的通知圖示,然後執行下列其中一個動作:

    • 按一下 [未接的交談],開啟 Outlook 的 [交談記錄] 資料夾。

  • 按一下 [新語音信箱訊息] 以播放訊息。

Communicator

附註:  在 [Lync - 選項] 對話方塊中,按一下 [個人],並確定已選取 [將我的立即訊息交談儲存在 Outlook 交談記錄資料夾中] 核取方塊。

Lync 個人選項

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從此不再被打擾

您可以將狀態設定為 [請勿打擾] 以控管打擾。每個人都會看到您不願被打擾,如果連絡人嘗試邀請您加入 IM 交談,您不會收到通知,除非該通知是來自 [工作群組] 中的人員。如需有關此功能的詳細資訊,請參閱下方注意事項。

將您的狀態設定為請勿打擾

  • 在 Lync 主視窗中,按一下您的目前狀態,然後按一下 [請勿打擾]

Lync 設定請勿打擾

附註:  根據預設,您的連絡人全部是同事。若要將某人設為 [工作群組] 的連絡人,以收到交談通知 (即使您的狀態為 [請勿打擾]),請以滑鼠右鍵按一下連絡人清單中的連絡人,按一下 [變更私人關係],然後按一下 [工作群組]。若要在您的狀態為 [請勿打擾] 時關閉來自每個人的所有通知,請按一下 [選項] 按鈕,按一下 [通知],然後按一下 [不要顯示通知]

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