群組與欄位

欄位與可能的關聯

接下來開始看細節

設計的下一個步驟是列出每個資料表的欄位。 在 Access 資料表中,資料行都稱為「欄位」,而個別的記錄則稱為「資料列」。 原則上,資料表中的每個欄位會與其他欄位相關。 舉例來說,在商務連絡人資料的資料表中,通常應具備名字、姓氏、公司、電話號碼等欄位。 每個欄位應與其他欄位相關聯,但每個欄位必須僅適用於商務連絡人。 相關的一組欄位稱為「關聯」,而這也就是關聯式資料庫一詞的起源。

您可透過決定每個群組應擷取的特定資訊來規劃欄位。 同樣地,您可以參照試算表、帳簿或您的名片檔案等現有資料。 您也可開啟現有資料庫,如 Access 資料庫範本之一,並查看其中使用哪些欄位。

針對您的資產資料庫,您可能會想為每個項目列出每個項目與資訊,如購買日期及費用。 然後,請盡量將每個欄位縮減至最小的邏輯元件。 在良好的設計中,一個欄位能代表單一資料,且欄位名稱會清楚地識別出該資料。 例如,您的資料表應將名字與姓氏分成兩個欄位,因為這樣可以更易於尋找與排序資訊。

另外,也請考慮一下是否需要記錄國際資料。 如果需要的話,您就應具備 [國家/地區]、[區域] (而不是 [省/市]) 與 [郵遞區號] 欄位。

在工作期間,您可能會發現自己想要使用其他資料表中的資料。 例如,圖片顯示「資產」群組包括供應商與支援的欄位。 此時,您會很自然地發現自己需要將資料表建立關聯。稍後,我們會再為關聯部分做更多說明。 現在,請將您認為每個資料表應具備的所有欄位包括在內。

注意    若欄位名稱含有一個以上的文字,字與字之間請不要留空格。 否則,之後要建立其他元件會非常困難,例如 Visual Basic for Applications 程式碼與稱為「運算式」的公式類型。 若您在欄位名稱中要使用多個文字,請除去空格而改成每個單字的字首大寫,或用底線來區隔。 練習時您會瞭解該怎麼做。

最後,如果您還不太確定,可以先不用規劃資料列。 當您在欄位中輸入資料時,自然就會懂了。

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