網站清單或文件庫中的項目需要核准

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清單和文件庫可以通常包含機密資訊,例如預估行銷活動或人力資源計劃。很重要的項目或檔案可檢視的使用者只 「 正式 」 的版本。若要執行此動作中,您可以要求項目或檔案的核准之前內容變得大部分的網站使用者可以看到。需要核准,組織就可以將重要的品質及安全性層級套用至清單和文件庫中的內容。

您想要做什麼?

  1. 移至您要核准的文件庫。

  2. 按一下 [設定 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將其連線至雲端文件庫設定]。

    如果您沒有看到這些功能表項目,按一下功能區上的 [文件庫,然後按一下

    設定] 群組中的文件庫設定

  3. [一般設定] 底下,選取 [版本設定] 以開啟 [版本設定] 頁面。

    文件庫設定] 對話方塊,已選取的版本設定。
  4. 在 [核准內容] 區段中,選取 [] 的提交項目是否需要核准內容?在 [文件版本歷程記錄] 區段中,指定您要編輯檔案時,建立版本的 SharePoint。您也可以選擇要限制只保留的版本的數目。

  5. [草稿項目安全性] 區段中,決定哪些使用者可以看到文件庫中的草稿項目。

    版本設定 [選項] 對話方塊

    提示:  如果您需要針對內含項目的清單或文件庫核准內容,則文件庫中的所有項目都會標示為「已核准」。

  6. 您可以選擇下列任何一項:

    • 可讀取清單項目的使用者

    • 僅限可編輯清單項目的使用者

    • 僅限可核准清單項目的使用者以及項目作者

  7. 按一下 [確定]

  1. 移至您要核准的清單。

  2. 在功能區中,按一下 [清單] 索引標籤。

  3. 按一下 [清單設定]。

  4. [一般設定] 底下,選取 [版本設定] 以開啟 [版本設定] 頁面。

  5. 在 [核准內容] 區段中,選取 [] 的提交項目是否需要核准內容?在 [項目版本歷程記錄] 區段中,指定您要編輯項目時,建立版本的 SharePoint。您也可以選擇要限制只保留的版本的數目。

  6. 在 [草稿項目安全性] 區段中,決定哪些使用者可以看到清單中的草稿項目。

    提示:  如果您需要針對內含項目的清單或文件庫核准內容,則文件庫中的所有項目都會標示為「已核准」。

  7. 您可以選擇下列任何一項:

    • 可讀取清單項目的使用者

    • 僅限可編輯清單項目的使用者

    • 僅限可核准清單項目的使用者以及項目作者

  8. 按一下 [確定]

如果某人送出的項目至清單或需要核准的文件庫,其位於擱置狀態直到某人 (至少必須管理清單權限等級) 核准它。時,會等待核准,它仍會保留在擱置狀態。

一般而言,當項目處於 [擱置中] 狀態時,只有該項目的建立者以及有權管理清單和文件庫的人員可以看見。當狀態從 [擱置中] 變為 [已核准] 之後,任何具有檢視該清單或文件庫權限的人員便可以看見。遭拒的文章會留在清單或文件庫中,直到建立者或有權限的人員將其刪除。清單或文件庫中已存在的項目或檔案,則會自動獲授予 [已核准] 狀態。

重要:  如果網站文件庫中的安全性設定為允許任何使用者讀取項目,不論清單或文件庫中的項目是否處於 [已核准] 狀態,只要具有網站讀取權限的人,都可以看到清單或文件庫中的所有項目。

只有具備「完全控制」或「設計」權限的人員,才能變更清單或文件庫設定。

若要核准的已上傳或新增至文件庫要求核准文件,請遵循下列步驟:

  1. 按一下您想要核准的項目旁的省略符號 (...)。

  2. 按一下 [進階]。

  3. 按一下 [核准/拒絕]。如果沒有出現 [核准/拒絕] ,按一下 [進階],然後按一下 [核准/拒絕]。如果沒有在出現的選項,可能不會啟用版本設定,或您不一定要核准文件的權限。

  4. 按一下 [核准狀態] 下的 [已核准拒絕]。或者,您可以在 [註解] 區段中新增註解。

  5. 按一下 [確定]。

您想要做什麼?

如果有人將項目或檔案提交到需要核准的清單或文件庫,這個項目或檔案會就處於「擱置中」狀態,直到有核准權限的人核准它為止。只要它在等待核准時,都會處於「擱置中」狀態。

通常當項目或檔案處於「擱置中」狀態時,只有該項目或檔案的建立者,以及有權管理清單和文件庫的人能夠看到它。當狀態從「擱置中」變成 「已核准」之後,任何具有檢視該清單或文件庫權限的人,就都能看到了。被拒絕的文章會留在清單或文件庫中,直到建立者或有權限的人刪除它們。而清單或文件庫中已有的項目或檔案,則會自動獲授予「已核准」狀態。

重要:  如果網站文件庫中的安全性設定為允許任何使用者讀取項目,不論清單或文件庫中的項目是否處於「已核准」狀態,只要具有網站讀取權限的人,都可以看到清單或文件庫中的所有項目。

只有具備「完全控制」或「設計」權限的人,才能變更清單或文件庫設定。

設定必要的項目或檔案核准

  1. 如果網站清單或文件庫不是已開啟的狀態,請在 [快速啟動] 窗格上按一下其名稱。

  2. 在功能區上,按一下 [文件庫工具][清單工具] 群組中的 [文件庫] 索引標籤。

  3. 如果您是在文件庫工作,請按一下 [文件庫設定]。如果是在清單工作,則按一下 [清單設定]。本範例開啟的是 [文件庫設定] 頁面。

    顯示 [版本設定] 連結的 [文件庫設定] 頁面

  4. 選取 [一般設定] 之下的 [版本設定]。隨後會開啟 [版本設定] 對話方塊。

    顯示 [核准] 選取項目的 [版本設定選取項目] 頁面

  5. [核准內容] 區段中,選取 [是] 作為 [提交項目是否需要核准內容?] 的回答。

  6. [草稿項目安全性] 區段中,判斷哪些使用者可以看到文件庫中的草稿項目。本範例中,選取 [只有可以核准項目的使用者 (與項目的作者)]

  7. 按一下 [確定]

    以下範例顯示在將 [需要核准內容] 選項設為 [是] 之後,文件庫中的「已核准」項目。由於這些檔案已經在文件庫中,因此它們會自動獲核准。

    要求「核准」之後的 SharePoint 文件庫 已在文件庫中的檔案,其狀態為「已核准」。

也許貴組織最終覺得,要一一核准特定清單或文件庫中的每一個項目或檔案,是相當不方便或非必要的做法。這項需求不僅令授予或拒絕核准的人,必須耗費時間,還會讓大家無法自在地對檔案或項目進行共同作業。如果您認為貴組織已不再需要一一核准每個項目或檔案,您就可以移除這項需求。

移除清單或文件庫中項目或檔案的核准需求

  1. 如果網站清單或文件庫不是已開啟的狀態,請在 [快速啟動] 窗格上按一下其名稱。

  2. 在功能區上,按一下 [文件庫工具] 群組中的 [文件庫] 索引標籤,或是 [清單工具] 群組中的 [清單] 索引標籤。

  3. 如果您是在文件庫工作,請按一下 [文件庫設定]。如果是在清單工作,則按一下 [清單設定]。本範例開啟的是 [文件庫設定] 頁面。

    顯示 [版本設定] 連結的 [文件庫設定] 頁面

  4. 選取 [一般設定] 之下的 [版本設定]。隨後會開啟 [版本設定] 對話方塊。

  5. [核准內容] 區段中,選取 [否] 作為 [提交項目是否需要核准內容?] 的回答。隨後會出現一則警告訊息。

    在 [版本設定] 對話方塊的 [核准內容] 區段中選取 [否] 時出現的警告訊息

  6. 按一下 [確定],關閉訊息。

  7. 按一下 [確定],關閉 [版本設定] 對話方塊。當您回到清單或文件庫時,頁面上便不會再有 [核准狀態] 了。現在凡是具有檢視清單或文件庫權限的使用者,都可以檢視該處的所有內容了。

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