組織清單中的項目

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

清單的組織方式是根據群組的需求以及儲存和搜尋資訊的偏好而定。

本文內容

組織清單的方法

新增欄至清單

建立檢視

選取其他檢視

新增資料夾至清單

組織清單的方式

以下是可以讓您組織清單及清單項目的方式:

  • 新增欄    若要幫助群組找出最重要的項目,可以新增欄至清單中。如果要收集每一個清單項目的其他資訊,例如部門名稱或員工姓名,也可以新增更多欄。

    如果清單中有多個項目,可以考慮建立某些欄的索引,如此即可在檢視數個項目或切換檢視時增進效能。這個功能不會變更項目的組織方式,但可以讓組織更容易在清單中儲存大量項目。不過,索引會佔用較多資料庫空間。如需詳細資訊,請連絡系統管理員。

  • 建立檢視    如果群組中的使用者常常需要以特定方式查看資料,即可使用檢視。檢視會使用欄來排序、分組、篩選及顯示資料。您也可以選取每次在不同檢視中顯示的項目數量。例如,視偏好設定及連線速度而定,使用者可以瀏覽每一頁有 25 或 100 個清單項目的清單。

    檢視會賦予您在清單中儲存大量項目的彈性,但您無法在特定時間只查看所需的子集,例如只查看今年張貼的問題,或只查看行事曆中目前的事件。您可以建立僅供您使用的個人檢視,如果有修改清單的權限,就可以建立所有使用者都能夠使用的公用檢視。

  • 建立資料夾    如果清單擁有者允許建立資料夾,即可在大部分類型的清單中新增資料夾。如果清單項目可以用特定方式分割,例如依專案或依群組,這個方法就很有用。資料夾可以幫助使用者掃描及管理清單項目。Windows SharePoint Services 3.0 有提供樹狀檢視,可以讓使用者在瀏覽網站和資料夾時,就像在自己的硬碟上使用資料夾一樣。例如,每一個部門都可以有自己的資料夾。

    • 使用跨網站一致的清單   如果您的群組搭配種類型的清單,您可以新增一致性跨多份清單內容類型、 網站欄及範本。這些功能可讓您要重複使用的有效方法時的 [設定] 和 [清單結構。例如,您可以建立指定特定欄 (如客戶連絡人) 的客戶服務問題的內容類型與內容類型的商務程序。另一個範例會建立網站的資料行部門名稱的下拉式清單的部門。您可以重複使用多份清單,以確保名稱一律會出現在每個清單中的相同方式中的資料行。

      請參閱 一節中找到的內容類型、 網站欄及清單範本的詳細資訊的連結。

雖然清單功能的使用方式不勝枚舉,但要如何使用清單,視所擁有的清單大小和數量以及組織的需求而定。

在一份清單中儲存多個項目

您可能需要一個大型清單來滿足不同的需求。例如,組織想要追蹤的技術議題可能有很多,而且議題可能適用於多個專案和群組。

使用單一清單的時機:

  • 群組需要查看關於清單項目的摘要資訊,或同一組項目的不同檢視。例如,主管可能想要查看組織所有技術議題的進度,或查看同一時期存檔的所有議題。

  • 使用者想要在網站的同一個位置瀏覽或搜尋議題。

  • 您想要將相同的設定套用至清單項目,例如追蹤版本或需要核准。

  • 使用清單的群組會共用類似特性,例如他們都有相同權限等級。專屬權限可以套用至特定清單項目,但如果權限等級變化很大,請考慮建立多個清單。

  • 想要分析清單的相關資訊,或接收清單的合併更新。您可以使用 RSS 技術,在清單項目變更時接收通知,或查看清單的變更。RSS 摘要可以讓工作群組的成員看到已變更資訊的合併清單。

建立多份清單

想要管理的項目之間或使用項目的使用者群組之間有明顯差異時,可以使用多份清單。

使用多份清單的時機:

  • 預期使用者不會需要所有項目的摘要。

  • 使用資訊的使用者群組不同,而且有不同的權限等級。

  • 需要將不同設定套用至多個項目集,例如追蹤版本或需要核准。

  • 不需要同時分析項目或接收關於清單的合併更新。

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新增欄至清單

清單中的資訊儲存在欄中,例如職稱、姓氏或公司。如果需要儲存清單項目的其他資訊,可以新增欄來幫助排序、分組及建立清單的多個檢視。例如,您可以依到期日將清單排序,或依部門名稱將項目分組。

對於建立的欄類型,有數個選項可供使用,包括單行文字、可指定選項的下拉式清單、從其他欄計算的數字,甚至網站上的人名和照片。

附註: 下列步驟會從要新增欄的清單頁面開始。如果清單尚未開啟,請在 [快速啟動] 上按一下清單的名稱。如果清單名稱未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單的名稱。

  1. 在 [設定] 功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [建立欄]。

  2. [名稱與類型] 區段中,於 [欄名稱] 方塊內輸入您要的名稱。

  3. [此欄的資訊類型為] 下方,選取要顯示於欄的資訊類型。

  4. [其他欄設定] 區段的 [描述] 方塊中輸入描述,可幫助大家瞭解該欄的目的,以及該欄應該含有哪些資料。 此描述為選擇性項目。

  5. 視您所選取的欄類型而定,[其他欄設定] 區段中可能會顯示更多選項。請選取您想要的其他設定。

  6. 若要將欄新增至預設檢視,您的網站上的人員會自動看到第一次開啟清單或文件庫時,按一下 [新增至預設檢視

  7. 按一下 [確定]

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建立檢視

檢視可以用來查看清單中最重要或最適合某用途的項目。例如,您可以建立含有最近建立項目的檢視,適用於特定部門之項目的檢視,或由同一使用者所建立項目的檢視。

檢視功能表上的檢視

檢視大部分清單時,只要指向欄名,然後按一下欄名旁邊的箭號,即可暫時排序或篩選項目。這對於需要偶爾以特定方式查看清單項目時很有用,但是每一次檢視清單項目時,都必須重複這樣的步驟。

排序清單或文件庫中的項目

如果您希望方式經常檢視中特定的清單,您可以建立檢視。您可以使用此檢視任何您使用的清單的時間。當您建立的檢視時,它會新增至清單的檢視] 功能表 [檢視] 功能表

清單可以有個人檢視及公用檢視。任何使用者都可以建立個人檢視,以特定方式查看清單,或只篩選他們想要看的清單項目。如果您有設計網站的權限,就可以建立公用檢視,讓任何使用者在檢視清單時使用。您也可以使任何公用檢視成為預設檢視,讓使用者在查看清單時,自動看到該檢視。

此外,當您設計網站,您可以連結至不同的檢視] 或 [設計使用不同的檢視的網頁組件頁面。例如,小組可能會想要連結的清單,顯示其小組成員所建立的文件的檢視。

如果群組的成員要在行動裝置上檢視清單,您可以建立有相關限制的行動檢視 (例如在檢視中顯示的項目數目),才能配合裝置的頻寬和限制。請使用 [請參閱] 區段中的連結,取得關於建立檢視的詳細資訊。

  1. 如果尚未開啟清單,按一下其名稱 [快速啟動] 上。

    如果清單名稱未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單的名稱。

  2. 在 [設定] 功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [建立檢視]。

  3. 在 [選擇檢視格式] 底下,按一下想要建立的檢視類型。針對大部分情況而言,您可以建立 [標準檢視],但也可以針對選特定狀況選擇其他檢視,例如行事曆或 Gantt 檢視。

  4. 在 [檢視名稱] 方塊中,輸入您的檢視,例如依姓氏排序的名稱。

  5. 如果您想要將此設為預設檢視,請選取 [將此設為預設檢視] 核取方塊。您可以將此設定的預設檢視僅是否公用檢視,如果您有變更清單的設計權限。

  6. [對象] 區段的 [檢視對象] 底下,選取您是要建立只有自己可以使用的個人檢視,或是要建立其他人也可以使用的公用檢視。

  7. [欄] 區段中,您可以選取適當的核取方塊來顯示或隱藏欄。在欄名稱旁邊,輸入欄在檢視中顯示的順序號碼。

  8. 在 [排序] 區段中,選擇是否要排序清單項目及排序方式。您可以使用兩個欄來排序,例如先按姓氏,再按名字。

  9. 在 [篩選] 區段中,選擇是否要篩選清單項目及篩選方式。經過篩選的檢視會顯示較少的清單內容,例如由特定部門建立的項目或具有 [已核准] 狀態的項目。

  10. [群組依據] 區段中,您可以將具有相同值的項目群組成一個區段,例如將特定作者的文件群組成一個可展開的區段。

  11. [總計] 區段中,您可以計算某一欄項目的個數,例如問題的總數。在某些情況下,您可以摘要或提取其他資訊,例如平均值。

  12. [樣式] 區段中,選擇您要的檢視樣式,例如有網底的清單,其中每隔一列便加上網底。

  13. 如果清單含有資料夾,您就可以建立不含資料夾的檢視,這有時候稱為條列式檢視。若要檢視同一層級的所有清單項目,請按一下 [顯示所有項目但不顯示資料夾]。 

  14. 您可以限制在清單中檢視的項目數目,或在同一頁檢視的項目數目。如果要建立行動裝置的檢視,則這些設定特別重要。在 [項目限制] 區段中,選取您要的選項。

  15. 如果打算在行動裝置上檢視清單,請在 [行動] 區段中選取您要的選項。

  16. 按一下 [確定]

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選取另一個檢視

有些清單會提供一個以上的檢視,因此,您可以建立其他檢視。如果有不同的檢視可供使用,則可以使用 [檢視] 功能表切換檢視。

  1. 如果尚未開啟清單,按一下其名稱 [快速啟動] 上。

    如果清單名稱未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單的名稱。

  2. 在 [檢視] 功能表 [檢視] 功能表 中,按一下您要的檢視。

    提示: 若要變更現有的檢視,請按一下 [檢視] 功能表,然後按一下 [修改此檢視]。

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新增資料夾至清單

如果您有多種清單項目類型,那麼新增資料夾有助於組織清單。

  1. 如果尚未開啟清單,按一下其名稱 [快速啟動] 上。

    如果清單名稱未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單的名稱。

  2. 按一下 [新增] 功能表 功能表圖像新的資料夾

    如果建立清單的使用者指定不得在清單中建立資料夾,則無法使用 [新增資料夾] 命令。

  3. 輸入資料夾的名稱,然後按一下 [確定]。

提示: 如果您有多個包含資料夾的清單,或群組中的使用者喜歡以瀏覽硬碟的方式瀏覽清單,則建議您的群組啟用樹狀檢視。利用樹狀檢視,即可展開、摺疊和輕鬆地瀏覽資料夾。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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