系統管理中心的 Office 365 報告 - 商務用 OneDrive 使用量

新的 Office 365 [報告] 儀表板會顯示組織中各個 Office 365 產品的活動概觀。此功能可讓您深入了解個別產品層級報告,更加深入解析各產品內的活動。請參閱報告概觀主題

例如,根據檔案的總數與貴組織已使用的儲存空間,儀表板上的 [OneDrive] 卡片可以提供您來自商務用 OneDrive 的高層級檢視。您可以進行深入分析,以了解作用中 OneDrive 帳戶的趨勢、使用者正在與多少個檔案進行互動,以及已使用的儲存空間。也會提供您每個使用者的 OneDrive 詳細資料。

附註: 您必須是 Office 365 中的全域系統管理員,或 Exchange、SharePoint、商務用 Skype 系統管理員或報告讀取者,才能查看 Office 365 報告。

如何進入 OneDrive 使用狀況報告?

  1. 在 Office 365 系統管理中心中,從左側功能表選取 [報告],然後選取 [使用情況],或按一下 [報告] 小工具。

    查看新的 Office 365 活動報告
  2. 使用左上方的 [選取報告] 下拉式選單,然後選取 [OneDrive 使用情況]。

    選取報表

解讀 OneDrive 使用狀況報告

您可以透過 [帳戶]、[檔案] 和 [儲存空間] 檢視來查看商務用 OneDrive 的使用狀況。

OneDrive 使用量報告

1

[OneDrive 使用量] 報告能顯示前 7 天、前 30 天、前 90 天或前 180 天的趨勢。不過,如果您按一下報告中的某個日期,表格 (7) 將會顯示自目前日期 (而不是報告產生日期) 開始最長 28 天內的資料。

2

每份報告具有報告產生當時的日期。報告通常會反映出 24 至 48 小時的延遲 (自活動時間起算)。

附註: 資料收集和處理有時可能會發生無法預期的延遲狀況,因而延遲報告產生時間。報告上所顯示的日期,都是代表系統處理完報告資料時的日期。我們致力將處理時間保持在活動時間後的 24 到 48 小時內。

3

[帳戶] 檢視會以 OneDrive 帳戶總數和作用中帳戶數目為單位顯示趨勢。「使用中的帳戶」指的是使用者用來檢視、修改、上傳、下載、共用或同步處理檔案的帳戶。

4

[檔案] 檢視會顯示檔案總數和使用中的檔案數目。使用中的檔案指的是在指定時間週期中曾經儲存、同步處理、修改或共用過的檔案。

附註: 同一個檔案可發生多次檔案活動,但是只會算做一個使用中檔案。例如,您可能會在指定時間週期中多次儲存並同步處理同一個檔案,但在資料中它都只會計算為一個使用中的檔案和一個同步處理的檔案。

5

[儲存空間] 檢視會顯示您使用之 OneDrive 儲存空間量的變化趨勢。

附註: 此大小包括任何與檔案關聯的版本和中繼資料。

6

  • 在 [帳戶] 圖表上,Y 軸是 OneDrive 帳戶的數目。

  • 在 [檔案] 圖表上,Y 軸是儲存在 OneDrive 中的檔案數目。

  • 在 [儲存空間] 圖表上,Y 軸是已使用的 OneDrive 儲存空間量。

  • 所有圖表中的 X 軸都代表此特定報告的所選日期範圍。

7

您可以按一下圖例中的項目來篩選圖表上能見的數列。例如,在 [檔案] 圖表上,點選或按一下 [檔案總數] 或 [使用中的檔案]。在 [帳戶] 圖表上,點選或按一下 [帳戶總計] 或 [使用中帳戶]。或是在 [儲存空間] 圖表上,點選或按一下 [使用的儲存空間]。變更選取項目並不會變更表格中的資訊。

8

表格顯示每位使用者的 OneDrive資料明細。若要在表格中顯示,使用者必須獲得包含 OneDrive 的產品授權,而且必須開啟 SharePoint Online。使用者還必須登入 OneDrive 同步處理用戶端,或使用網頁瀏覽器瀏覽至其 OneDrive。

如果 OneDrive 中有檔案活動,表格會顯示最近一次執行檔案活動的日期。表格中的列是依 [上次活動日期] 排序,因此檔案活動日期較新的 OneDrive 會顯示在清單的頂端。

您可以新增或移除表格中的欄位。

欄選項
  • [URL] 為使用者的 OneDrive 網址。

  • [已刪除] 為 OneDrive 的刪除狀態。帳戶至少要 7 天才會標示為已刪除。

  • [擁有者] 是 OneDrive 主要系統管理員的使用者名稱。

  • [上次活動日期 (UTC)] 是使用者最近一次在 OneDrive 執行檔案活動的日期。如果 OneDrive 最近沒有檔案活動,值將會是空白。

  • [檔案] 是 OneDrive 的檔案數目。

  • [使用中的檔案] 是指某段期間內的使用中檔案數目。使用中的檔案指的是在選定期間中曾經儲存、同步處理、修改或共用過的檔案。

    附註: 

    • 同一個檔案可發生多次檔案活動,但是只會算做一個使用中檔案。例如,您可能會在指定時間週期中多次儲存並同步處理同一個檔案,但在資料中它都只會計算為一個使用中的檔案和一個同步處理的檔案。

    • 如果檔案在指定報告期間被移除,報告中所顯示的使用中檔案數目可能會比 OneDrive 上目前的檔案數目多。

    • 在未來 180 天的報告中會繼續顯示已刪除的使用者。

  • [使用的儲存空間 (MB)] 是 OneDrive 使用的儲存空間量 (以 MB 為單位),其中包括任何與檔案相關的版本和中繼資料。

如果貴組織的原則防止您檢視可識別之使用者資訊的報告,您可以變更所有這類報告的隱私權設定。請參閱 Office 365 系統管理中心預覽的活動報告中<如何隱藏使用者層級詳細資料?>一節。

9

按一下或點選 [管理欄] 圖示 管理欄 來新增或移除報告中的欄。

10

您也可以按一下或點選 [匯出] 匯出 連結,將報告資料匯出為 Excel .csv 檔案。這會匯出每個 OneDrive 的資料,並可讓您進行簡單的排序和篩選,以便進一步分析。如果您的 OneDrive 帳戶少於 2000 個,可以直接在報告中的表格上進行排序和篩選。如果您的 OneDrive多於 2000 個,則需要匯出資料才能進行篩選和排序。

附註: 當資料匯出至 Excel 檔案時,請注意內容報告所產生的日期會反映在檔案中的 [資料截至] 一欄。

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