系統管理中心的 Office 365 報告 - 信箱使用量

[信箱使用量報表] 這項新功能提供與擁有使用者信箱的使用者有關的資訊,以及依據電子郵件傳送及讀取活動的個別活動量。它也提供各個使用者信箱已耗用多少儲存空間,以及其中有多少即將接近儲存空間配額等相關資訊。

附註: 您必須是 Office 365 中的全域管理員,或 Exchange、SharePoint 或商務用 Skype 系統管理員,才能查看 Office 365 報告。

如何查看信箱使用量報表

  1. 前往 Office 365 系統管理中心 > [報表]

  2. 從下拉式清單中選取 [信箱使用量]。

    Office 365 選取可用的報告

解讀信箱使用量報表

您可以透過查看 [信箱]、[儲存空間] 及 [配額] 圖表,來了解貴組織的 [信箱使用量] 情形。

1

透過檢視 [信箱使用量] 報表,您可以了解前 7 天、前 30 天、前 90 天或前 180 天的趨勢。

2

每份報告具有該報告產生當時的日期。報告通常會反映出 24 至 48 小時的延遲 (自活動時間起算)。

3

[信箱] 圖表顯示貴組織中的使用者信箱總數量,以及在任何指定的報表天數期間內為使用中狀態的總數量。如果使用者信箱有電子郵件傳送或讀取活動,就會將它視為使用中的狀態。

4

[儲存空間] 圖表顯示貴組織中已使用的儲存空間量。

5

[配額] 圖表顯示每個配額類別中的使用者信箱數量。有以下四種配額類別:

  • 良好 – 已使用的儲存空間低於發出警告配額的使用者人數。

  • 警告 – 已使用的儲存空間等於或高於發出警告,但低於禁止傳送配額的使用者人數。

  • 無法傳送 – 已使用的儲存空間等於或高於禁止傳送配額,但低於禁止傳送/接收配額的的使用者人數。

  • 無法傳送/接收 – 已使用的儲存空間等於或高於禁止傳送/接收資料的使用者人數。

6

  • 在 [信箱] 圖表上,Y 軸代表使用者信箱的計數。

  • 在 [儲存空間] 圖表上,Y 軸代表貴組織中的使用者信箱已使用的儲存空間量。

  • 在 [配額] 圖表上,Y 軸代表每個儲存空間配額中的使用者信箱數量。

  • [信箱] 和 [儲存空間] 圖表的 X 軸代表該特定報表的已選取日期範圍。

  • [配額] 圖表的 X 軸代表配額類別。

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您可以按一下圖例中的項目來篩選所見的圖表。

8

表格顯示每位使用者層級的信箱使用量明細。您可以新增其他欄到表格中。

  • [使用者名稱] 是使用者的電子郵件地址。

  • [顯示名稱] 是使用者的完整名稱。

  • [已刪除] 代表目前狀態為已刪除的信箱,但在該報表的一部分報表期間中曾是使用中的狀態。

  • [刪除日期] 代表刪除信箱的日期。

  • [建立日期] 代表建立信箱的日期。

  • [上次活動日期] 代表信箱有電子郵件傳送或讀取活動的日期。

  • [項目計數] 代表信箱中的項目總數量。

  • [使用的儲存空間 (MB)] 代表已使用的總儲存空間。

  • [發出警告配額 (MB)] 代表信箱擁有者將收到即將到達儲存空間配額時的警告之儲存空間限制。

  • [禁止傳送配額 (MB)] 代表信箱無法再傳送電子郵件時的儲存空間限制。

  • [禁止傳送/接收配額 (MB)] 代表信箱無法再傳送或接收電子郵件時的儲存空間限制。

如果貴組織的原則防止您檢視可識別之使用者資訊的報表,您可以變更所有這類報表的隱私權設定。請參閱 Office 365 系統管理中心的活動報表中的隱藏報表中的使用者詳細資料一節。

9

您也可以按一下或點選 [匯出] 連結,以將報表資料匯出到 Excel .csv 檔案。

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