系統管理中心中的 Office 365 報告 - SharePoint 網站使用情況

身為 Office 365 系統管理員,[報告] 儀表板會顯示組織中各種 Office 365 產品的活動概觀。此功能可讓您更深入解析各項產品的特定活動。例如,您可以取得比在 SharePoint 中更高層級的檢視,具體項目包括使用者在 SharePoint 網站中儲存檔案的總數、正在使用中的檔案數目,以及所有這些網站已使用的儲存空間。接著,您可以深入 SharePoint 網站使用情況報告來了解使用趨勢及所有網站之個別網站層級的詳細資料。

附註: 您必須是 Office 365 中的全域系統管理員或 SharePoint 系統管理員,才能查看此報告。

如何取得 SharePoint 網站使用情況報告

  1. 在 Office 365 系統管理中心,從左側功能表選取 [報告],或按一下 [報告] 小工具。 查看新的 Office 365 活動報告

  2. 使用左上方的 [選取報告] 下拉式清單,然後選取 [SharePoint 網站使用情況] 選取報告

解讀 SharePoint 使用情況流量報告

SharePoint 網站使用情況報告

1

透過檢視 [SharePoint 網站使用情況] 報告,您可以了解前 7 天、前 30 天、前 90 天或前 180 天的趨勢。

2

每份報告具有該報告產生當時的日期。報告通常會反映出 24 至 48 小時的延遲 (自活動時間起算)。

附註: 資料收集和處理有時可能會發生無法預期的延遲狀況,因而延遲報告產生時間。報告上所顯示的日期,都是代表系統處理完報告資料時的日期。我們致力將處理時間保持在活動時間後的 24 到 48 小時內。

3

[網站] 圖表會顯示網站的總數與作用中網站數目。涵蓋了報告期間使用者曾經檢視、修改、上傳、下載、共用或同步處理的任何網站。

4

[檔案] 圖表會顯示所有網站上的檔案總數,以及使用中檔案的數目。檔案總數包含使用者檔案和系統檔案。使用中的檔案指的是在特定時間期間中曾經儲存、同步處理、修改或共用過的檔案。

附註: 同一個檔案可發生多次檔案活動,但是只會算做一個使用中檔案。例如,您可能會在指定時間週期中多次儲存並同步處理同一個檔案,但在資料中它都只會計算為一個使用中的檔案和一個同步處理的檔案。

5

[儲存空間] 圖表會顯示在報告期間已配置和已使用的儲存空間趨勢。

6

[頁面] 圖表會顯示跨所有網站的已檢視頁面數目。

7

您可以按一下圖例中的項目來篩選所見的圖表。例如,在 [檔案] 圖表上,按一下或點選 [檔案] 或 [使用中的檔案]。在 [網站] 圖表上,您可以按一下或點選 [網站總計] 或 [作用中網站]。在 [儲存空間] 圖表上,您可以按一下或點選 [已配置的儲存空間] 或 [已使用的儲存空間]。變更此選取項目並不會變更格線表格中的資訊。

8

表格顯示每個網站層級的活動明細。

SharePoint 使用情況報告的欄選項

  • [網站 URL] 是網站完整的 URL。

  • [網站擁有者] 是網站主要擁有者的使用者名稱。

  • [上次活動日期 (UTC)] 是指在網站上最後一次偵測到檔案活動或頁面檢視要求的日期。

  • [檔案] 是網站上的檔案數目。

  • [使用中的檔案] 是網站上使用中檔案的數目。使用中的檔案指的是在指定時間期間中曾經儲存、同步處理、修改或共用過的檔案。

    附註: 

    • 同一個檔案可發生多次檔案活動,但是只會算做一個使用中檔案。例如,您可能會在指定時間週期中多次儲存並同步處理同一個檔案,但在資料中它都只會計算為一個使用中的檔案和一個同步處理的檔案。

    • 如果檔案在指定報告期間被移除,報告中所顯示的使用中檔案數目可能會多於網站上目前的檔案數目。

  • [已使用的儲存空間 (MB)] 是網站目前所使用的儲存空間量。

  • [已配置的儲存空間 (MB)] 是配置給該網站的最大儲存空間量。

  • [頁面檢視] 是網站上的頁面被檢視的次數。

  • [已瀏覽的頁面] 是網站上的唯一頁面被瀏覽的次數。

  • [根網站範本] 是用於建立網站的範本。

附註: 若要依不同網站類型篩選資料,請匯出資料並使用 [根網站範本] 欄。

如果貴組織的原則防止您檢視可識別之使用者資訊的報告,您可以變更所有這類報告的隱私權設定。請參閱 Office 365 系統管理中心的活動報告中<如何隱藏使用者層級詳細資料?>一節。

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按一下或點選 [管理欄] 管理欄 來新增或移除報告中的欄。

10

您也可以按一下或點選 [匯出] 匯出 連結,以將報告資料匯出為 Excel .csv 檔案。這會匯出所有網站的資料,並可讓您進行簡單的排序和篩選,以便進一步分析。如果您的網站數量少於 2000 筆,您可以直接在報告中的表格上進行排序和篩選。如果您的網站數量多於 2000 筆,您需要匯出資料才能進行排序和篩選。

附註: 當資料匯出至 Excel 檔案時,請注意內容報告所產生的日期會反映在檔案中的 [資料截至] 欄。

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