管理 GDPR 資料主旨要求,使用 [Office 365 的安全性與規範中心 DSR 大小寫的工具

附註:  我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為 英文文章 出處,以供參考。

歐盟一般資料保護法規 (GDPR) 的保護,並啟用個別使用者的隱私權權限歐盟 (EU) 內。在歐盟的 GDPR 讓每個人 (稱為資料主旨) 存取、 擷取、 修正、 清除,並限制其個人資料處理的權限。下 GDPR,個人資料表示自然者的識別或識別與相關的任何資訊。由組織人員的正式要求其個人資料採取行動被稱為資料主旨要求或 DSR。如需 DSRs 回應Office 365中的資料的詳細資訊,請參閱Office 365 資料主旨邀請的指南

若要管理調查 DSR,提交由您組織中人員的回應,您可以使用 DSR 大小寫工具Office 365 安全性與合規性中心中,尋找中儲存的內容:

  • 在您的組織中任何使用者信箱。在Microsoft Teams包括商務用 Skype交談和一對一聊天

  • 所有Office 365群組相關聯的信箱和Microsoft Teams中的所有小組信箱

  • 所有的SharePoint Online網站與您組織中的商務用 OneDrive帳戶

  • 所有的小組網站與您組織中的Office 365群組網站

  • Exchange Online中所有公用資料夾

使用 [大小寫 DSR] 工具,您可以:

  • 針對每一個 DSR 調查建立個別案例。

  • 控制可存取 DSR 大小寫,將人員新增為成員的大小寫。僅成員可存取的大小寫,並只在安全性與合規性中心DSR 情況下頁面上看到清單中大小寫的情況。此外,您可以將不同的權限指派給不同成員相同的大小寫。比方說,您可以讓一些成員僅檢視的大小寫],然後搜尋結果,並讓其他成員建立搜尋並匯出搜尋結果。

  • 使用內建搜尋建立或上傳的特定資料主旨的所有內容。

  • 您也可以修改內建搜尋查詢,然後重新執行搜尋] 來縮小搜尋結果。

  • 新增 DSR 大小寫相關聯的其他內容搜尋。這包含建立從我的分析及 Office 漫遊服務傳回部分索引項目和由系統產生的記錄檔的搜尋。

  • 匯出資料 DSR access 來回應或匯出要求。

  • 刪除的情況下,當 DSR 調查程序完成。這將會移除所有的搜尋,並匯出大小寫相關聯的工作。

以下是使用 DSR 大小寫工具來管理 DSR 調查的高層級程序:

步驟 1: 將 eDiscovery 權限指派給潛在的大小寫成員

步驟 2: 建立 DSR 案例

步驟 3: 執行搜尋查詢

步驟 4: 將資料匯出

(選用)步驟 5: 修改內建搜尋查詢

使用 [大小寫 DSR] 工具的相關資訊

重要: 我們工具可協助管理員執行 DSR 存取或匯出要求,讓他們能夠使用內建搜尋並匯出 DSR 大小寫工具中找到的功能。為了方便您要匯出之資料主旨提交 DSR 邀請與相關資料的最佳方法,可協助工具。不過,請務必要注意的搜尋結果可能會根據資料主旨或管理員採取行動,可能會影響想要用於匯出為 「 個人資料 」 視為項目。例如,如果資料主旨的最後一個修改檔案的人員他們沒有建立,檔案可能不會傳回搜尋結果中。同樣地,系統管理員可能會將資料匯出而不包括部分索引項目] 或 [所有版本的SharePoint文件。因此,所提供的工具可協助方便存取和匯出資料的要求。不過,則結果為特定管理員和資料主旨使用狀況分析藍本主旨。

步驟 1:將 eDiscovery 權限指派給潛在的案例成員

根據預設, Office 365全域管理員可以存取安全性與合規性中心DSR 大小寫工具。設計,例如資料隱私權主管,人力資源管理員,其他使用者或其他人參與 DSR 調查的沒有存取 DSR 大小寫工具,都必須有適當的權限存取的工具。若要執行此動作的最簡單方法是移至安全性與合規性中心中的 [權限] 頁面,並將使用者新增至 eDiscovery 管理員角色群組。請注意,您也可以指派這些權限,因此您可以將其新增為 DSR 大小寫在步驟 2 中所建立的成員。

如需逐步指示,請參閱指派的 [Office 365 的安全性與規範中心中的 eDiscovery 權限

附註: 依預設, Office 365全域管理員 (或其他安全性與合規性中心的組織管理角色群組成員沒有匯出內容的搜尋結果 (請參閱本文中的步驟 4) 的必要權限。若要解決這個問題,管理員可以新增自己的 eDiscovery 管理員角色群組成員。

回到頁首

步驟 2: 建立 DSR 案例及將成員新增

下一步是建立 DSR 大小寫。當您建立的大小寫時,您可以選擇要開始內建搜尋,或者您可以建立大小寫,但不開始搜尋。下列程序會指示您建立的大小寫,但不開始搜尋,並顯示如何將成員新增至 [大小寫。

  1. 移至https://protection.office.com和Office 365使用公司或學校帳戶登入。

  2. 在 [ 安全性與合規性中心中,按一下 [資料隱私權>資料主旨要求,然後按一下 [ [新增] 圖示 新 DSR 大小寫

  3. 新 DSR 案例延伸顯示在頁面上,提供大小寫的名稱,輸入選擇性的描述,然後再按 [下一步。請注意,必須在組織中是唯一的大小寫的名稱。

    提示: 請考慮新增送出您正在調查名稱中 DSR 邀請之人員的名稱及/或新的大小寫的描述。請注意,只有此大小寫 (和 eDiscovery 系統管理員) 的成員,將資料主旨要求] 頁面上看到的情況下清單中大小寫。

  4. 要求詳細資料頁面上,在 [資料主旨 (歸檔此邀請的人員)] 底下,選取您想要尋找的匯出資料,然後按一下 [下一步的人員。

  5. 確認大小寫的設定] 頁面上,您可以變更 [大小寫的名稱] 和 [描述],然後選取不同的資料主旨。否則,只要按一下即可儲存

    頁面會顯示,確認已建立新的 DSR 大小寫。

    開始搜尋,或直接關閉新 DSR 大小寫頁面

    此時,您可以執行下列一項:

    1. 按一下 [我搜尋結果的顯示啟動搜尋]。這是預設選取範圍。當您選取此選項時執行的內建搜尋及傳回的結果會在步驟 3 中討論。

    2. 按一下 [完成]關閉新 DSR 大小寫,而不啟動內建的搜尋。當您選取此選項時,新 DSR 大小寫會顯示在資料主旨要求] 頁面上。

  6. 讓您可以移至新的 DSR 案例,並為其新增成員,請按一下 [完成]。

  7. 資料主旨要求] 頁面上,按一下您剛建立 DSR 大小寫的名稱。

  8. 在 [管理此例] 延伸顯示頁面中,[管理成員] 下方按一下 [新增

    在 [使用者,會顯示的已指派的適用的 eDiscovery 權限的人員清單。請注意您指定在步驟 1 中的 eDiscovery 權限的人員將會顯示此清單中。

  9. 選取要新增為 DSR 大小寫的成員,按一下 [新增],然後儲存您的變更的人員。

    請注意,您也可以新增角色群組成員 DSR 大小寫的管理角色群組底下,按一下 [新增

回到頁首

步驟 3: 執行搜尋查詢

您建立 DSR 大小寫,並新增成員後下, 一步是執行內建搜尋相關聯的大小寫。此預設搜尋查詢執行下列動作:

  • 在您的組織已傳送或接收資料主旨的所有電子郵件中搜尋所有的信箱。這是使用參與者的電子郵件屬性,搜尋資料主旨的電子郵件訊息中的所有人員欄位。這個屬性會傳回資料詞是[副本] 和[密件副本]欄位中的項目。公用資料夾中Exchange Online也會搜尋傳送或接收的資料主旨的郵件。

  • 在您的組織文件和建立或依據資料主題上傳的項目中搜尋所有網站。這是使用下列網站摘要資訊:

    • [作者] 屬性會傳回項目資料主旨列在 Office 文件中的 [作者] 欄位中的位置。此值仍然存在,即使複製和其他人上傳文件。

    • CreatedBy屬性會傳回所建立,或以資料主旨上傳的項目。

以下是會自動建立,當您建立 DSR 案例的內建搜尋關鍵字查詢外觀。

participants:"<email address>" OR author:"<display name>" OR createdby:"<display name>

例如,如果資料主體名稱 Ina Leonte,關鍵字查詢如下所示:

participants:"ina@contoso.com" OR author:"Ina Leonte" OR createdby:"Ina Leonte"

若要執行 DSR 案例的內建搜尋:

  1. 在 [ 安全性與合規性中心中,按一下 [資料隱私權>資料主旨要求,然後按一下 [DSR 大小寫您在步驟 2] 旁的 [開啟

    按一下頂端的頁面] 的 [搜尋] 索引標籤,然後按一下 [建立新的 DSR 案例時所建立的內建搜尋] 旁的核取方塊。請注意搜尋具有相同名稱 DSR 大小寫。

  2. 在 [搜尋] 延伸顯示頁面中,按一下 [開啟查詢]。

    當您開啟查詢時,搜尋開始時,會在幾分鐘的時間完成。

  3. 完成搜尋時,按一下 [預覽結果] ,可預覽搜尋結果]。如需詳細資訊,請參閱預覽搜尋結果

    提示: 您也可以檢視以查看數信箱與網站所傳回的搜尋] 中的項目和包含符合搜尋查詢的項目上方內容位置的搜尋查詢統計資料。如需詳細資訊,請參閱檢視資訊和搜尋的相關統計資料

您可以編輯內建搜尋查詢,變更搜尋時,內容的位置,然後重新執行搜尋。如需詳細資訊,請參閱步驟 5

回到頁首

步驟 4: 將資料匯出

執行內建搜尋之後,您可以匯出搜尋結果。或者,您匯出資料之前,您可能要修改查詢,使搜尋結果數目。如需有關縮小搜尋結果,請參閱步驟 5。

當您匯出的搜尋結果時,將信箱項目可以在 PST 檔案,或顯示為個別郵件下載。當您將內容匯出SharePoint和OneDrive帳戶時,會匯出複本原生 Office 文件及其他文件。包含匯出每個項目的相關資訊之結果檔案也是隨附於搜尋結果。如需匯出的詳細資訊,請參閱從 Office 365 的安全性與規範中心的 [匯出內容的搜尋結果

附註: 根據預設, Office 365全域管理員 (或其他安全性與合規性中心的組織管理角色群組成員) 不需要匯出內容的搜尋結果的必要權限。若要解決這個問題,管理員可以新增自己的 eDiscovery 管理員角色群組成員。

您要匯出的資料使用的電腦必須符合下列系統需求:

  • 32 位元或 64 位元版本 Windows 7 和更新版本

  • Microsoft.NET Framework 4.7

  • 支援的瀏覽器:

    • Microsoft Edge

    • Microsoft Internet Explorer 10 或更新版本

      附註: Microsoft 不會製造協力廠商副檔名或 ClickOnce 應用程式的附加元件。不支援 [匯出資料不受支援的瀏覽器使用協力廠商副檔名或附加元件]。

將資料匯出從 DSR 案例的內建的搜尋:

  1. 在 [ 安全性與合規性中心中,按一下 [資料隱私權>資料主旨要求,然後按一下您想要匯出的資料 DSR 大小寫] 旁的 [開啟

  2. 按一下頂端的頁面] 的 [搜尋] 索引標籤,然後按一下 [建立 DSR 大小寫時所建立的內建搜尋] 旁的核取方塊。或按一下 [從該搜尋匯出資料的另一個搜尋。

  3. 搜尋延伸顯示在頁面上,按一下 匯出搜尋結果圖示 更多],然後從下拉式清單選取 [匯出結果

  4. 在 [匯出結果] 頁面上,選取下列建議 DSR 匯出要求的選項。

    設定匯出
    1. 在 [輸出選項] 底下,選取第一個選項 (排除項目有的項目,無法辨識的格式、 加密,或因為其他原因而未索引的所有項目) 匯出索引項目。您不希望部分索引項目匯出內建搜尋的原因是因為其他使用者的部分索引項目將會匯出。若要匯出的部分索引項目資料主旨,我們建議您建立個別的搜尋。如需詳細資訊,請參閱 「 使用 DSR 大小寫工具的相關詳細資訊 」 區段中的 [匯出部分編製索引的項目資料主旨

    2. 匯出 Exchange 內容] 底下選取第三個選項,包含單一資料夾中的所有郵件的一個 PST 檔案。因為結果的一些可能來自另一位使用者的信箱中的項目,這個選項,只要不代表實際的信箱清單的單一資料夾中的項目,然後您就能取消重複的下一個項目中的建議的結果時使用的最佳選擇是.這個選項,也可讓資料主旨檢閱先後順序 (依照寄件日期排序項目) 中的項目,而不必瀏覽每個項目的原始的信箱資料夾結構。

    3. 選取 [啟用取消重複的選項,以排除重複的電子郵件訊息]。 我們建議您這個選項,因為內建搜尋您組織中搜尋所有的信箱。如果找不到所搜尋信箱中的多份相同的郵件,就表示這個選項,將會匯出單一郵件的複本。此選項,搭配將最佳的使用者體驗的 DSR 產生單一資料夾中的 PST 檔案中匯出的郵件匯出要求。請注意: Results.csv 匯出報表會列出所有位置找到重複的訊息。

    4. 或者,您可以選取SharePoint文件加入版本選項,匯出所有版本SharePoint和OneDrive文件。這需要的版本設定已開啟的文件庫。這個選項可協助確保所有相關的資料會匯出。

  5. 您選擇匯出設定之後,請按一下 [匯出]。

    搜尋結果會準備下載,這表示它們上傳至您的組織在 Microsoft 雲端Azure儲存區。接下來的步驟會告訴您如何下載此資料至您的本機電腦。

  6. 按一下 [匯出] 索引標籤以顯示您剛剛建立的匯出作業。請注意,匯出工作相同的名稱對應搜尋相關_Export搜尋名稱的結尾。

  7. 按一下 [匯出作業您剛建立以顯示 [匯出] 延伸顯示頁面]。此頁面會顯示,請在搜尋範圍,例如大小和總要匯出的項目數目及已移轉至Azure存放區的項目的百分比的相關資訊。按一下 [更新上傳狀態資訊的 [重新整理]。

  8. 匯出機碼,請按一下 [複製到剪貼簿]。若要下載的搜尋結果,您會在步驟 11 使用此按鍵。

  9. 按一下 [ 匯出搜尋結果圖示 頂端的 [匯出] 延伸顯示頁面的 [下載結果]。

  10. 在快顯視窗底部的頁面中,按一下 [開啟MicrosoftOffice 365 eDiscovery 匯出工具的 [開啟]。EDiscovery 匯出工具將會安裝第一次下載搜尋結果。

  11. eDiscovery 匯出工具中,貼上您在步驟 8 適當的方塊中複製的匯出索引鍵。

  12. 按一下 [瀏覽] 以指定您要下載搜尋結果檔案的位置。

    附註: 磁碟活動 (讀取和寫入) 高數量,因為您應該下載搜尋結果至本機磁碟機。不下載至對應的網路磁碟機或其他網路位置。

  13. 按一下 [開始] 來將搜尋結果下載至您的電腦。

    EDiscovery 匯出工具顯示匯出程序,包括估計值的數目 (及大小) 的剩餘的項目下載的狀態資訊。匯出程序完成後,您可以存取中已下載的所在位置的檔案。如需有關下載內容的搜尋結果時所包含的報表的詳細資訊,請參閱 [匯出報表] 區段中 [匯出內容的搜尋結果,從 [Office 365 的安全性與規範中心 」。

匯出資料之後,搜尋結果與匯出報表位於名稱為 DSR 大小寫的名稱相同的資料夾。包含將信箱項目 PST 檔案位於名稱為Exchange的子資料夾中。文件和網站的其他項目位於名稱為SharePoint的子資料夾中。

回到頁首

(選用)步驟 5: 修改內建搜尋查詢

執行內建搜尋之後,您可以修改,以縮小傳回較少的搜尋結果範圍。您可以新增至查詢的條件。條件邏輯連接到關鍵字查詢運算子。這表示會傳回在搜尋結果中的項目必須符合關鍵字查詢,並新增任何條件。這是條件如何協助來縮小結果。如果您新增兩個或多個唯一的條件,搜尋查詢 (指定不同的屬性的狀況下),這種情況以邏輯方式連線運算子。這表示會傳回符合 (除了關鍵字查詢) 的所有條件的項目。如果您是以單一條件新增多個值 (以逗號或分號分隔),這些值運算子的連線。這表示項目會傳回包含任何屬性條件中指定的值。

以下是一些您可以新增至 DSR 案例的內建搜尋查詢條件的範例。搜尋查詢中使用的實際屬性名稱會顯示括號括住。

  • 檔案類型 (filetype) -指定的文件或檔案的副檔名。您可以使用這種情況,搜尋文件和建立特定的 Office 應用程式,例如 Word、 Excel 和 OneNote 的檔案。

  • 訊息類型 (kind) -指定的電子郵件若要搜尋的項目類型。例如,您可以使用語法kind:email OR kind:im傳回電子郵件訊息及商務用 Skype交談或一對一聊天Microsoft Teams中。

  • 規範標籤 (compliancetag) -指定給電子郵件訊息或文件的標籤。此條件會傳回與特定標籤分類的項目。標籤用來分類電子郵件與文件的資料管理及強制執行保留所定義的標籤分類為基礎的規則。這是 DSR 調查的實用條件,因為您的組織可能會使用標籤相關的資料隱私權的內容分類,或者含有個人資料或機密資訊。針對此條件的值,請使用完整的標籤名稱或標籤名稱的第一個部分使用萬用字元。如需詳細資訊,請參閱在 Office 365 中的標籤的概觀

清單與 DSR 大小寫工具中可用的所有條件的描述,請參閱 「 關鍵字查詢和內容搜尋的搜尋條件 」 的文件中的搜尋條件

變更要搜尋的內容位置

除了修訂 DSR 案例的內建搜尋,您也可以變更要搜尋的內容位置。如先前所解釋,內建搜尋會搜尋所有信箱及網站中組織,以及任何Exchange Online公用資料夾。例如,您可能會搜尋範圍縮小到只搜尋資料主旨信箱 」 和 「 OneDrive帳戶和所選的SharePoint網站。如果您選擇要搜尋特定的網站,您必須新增每個您想要搜尋的網站。

若要修改搜尋內容的位置:

  1. 開啟您想要變更的內容位置的內建搜尋。

  2. 在搜尋查詢中,在 [位置] 底下,按一下修改選項旁的特定位置

    按一下 [修改],若要變更的內建搜尋查詢內容的位置

    [修改位置] 延伸顯示頁面會顯示。以下是內建搜尋和修改的搜尋位置相關的一些資訊中的內容位置的描述。

    修改 [位置] 延伸顯示頁面
    1. 在頂端的 [延伸] 頁面的 [信箱] 區段中的 [選取所有切換選取,表示會搜尋所有的信箱。若要縮小搜尋範圍,按一下切換] 以取消選取,然後按一下 [選擇使用者、 群組或小組,選擇要搜尋特定的信箱。

    2. 選取延伸顯示頁面中間的 [網站] 區段中的 [全選] 下的切換,表示會搜尋所有網站。若要搜尋範圍縮小到所選的網站,您想要取消選取切換,然後按一下 [選擇網站。您必須新增您想要搜尋,每個特定網站包括資料主旨OneDrive帳戶。

    3. 已選取Exchange公用資料夾] 區段中的切換,這表示搜尋所有Exchange公用資料夾。請注意,您可以只搜尋所有Exchange公用資料夾] 或 [都不。您無法選擇要搜尋特定的郵件。

  3. 如果您修改內容的位置,在內建搜尋,按一下 [儲存並執行重新開始搜尋]。

回到頁首

使用 [大小寫 DSR] 工具的相關資訊

下列各節包含有關使用 DSR 大小寫工具來回應 DSR 匯出要求的詳細資訊。

將資料匯出 MyAnalytics 與 Office 漫遊服務

匯出部分索引項目

搜尋和 Microsoft 小組和 Office 365 群組的資料匯出

搜尋 Exchange 公用資料夾

將資料匯出 MyAnalytics 與 Office 漫遊服務

您可以使用 [大小寫 DSR] 工具來搜尋並匯出所產生的 MyAnalytics 和 Office 漫遊服務使用情況資料。以下是這些服務做什麼的說明:

  • MyAnalytics為使用者提供有關如何它們都要花時間根據他們的信箱的郵件和行事曆資料深入見解。所有 MyAnalytics 獲得深入見解所都衍生的電子郵件和會議的使用者信箱中的標題。指派 MyAnalytics 授權的使用者可以登入Office 365 ,然後移至 [MyAnalytics 儀表板,若要檢視有關如何它們都要花時間的深入見解。(使用者可以螢幕畫面擷取 DSR 要求存取權限來回應這些深入資訊)。用來產生 MyAnalytics 獲得深入見解的資料時,會匯出 DSR 案例的內建的搜尋。

  • Office 漫遊服務 漫遊是會與 Office 相關設定,例如 Office 佈景主題、 自訂字典,語言設定、 開發人員模式及自動校正儲存的服務。

從 MyAnalytics 和 Office 漫遊服務的資料會儲存於非溝通訊息 (非 IPM) 子目錄的Exchange Online信箱中的隱藏資料夾中的資料主旨的信箱。這表示時,使用 Outlook 或其他郵件用戶端存取他們的信箱的使用者檢視中會隱藏資料。如需有關隱藏資料夾的詳細資訊,請參閱MAPI 隱藏資料夾

您可以建立個別的內容搜尋 (和關聯 DSR 大小寫) 該傳回 MyAnalytics 與 Office 漫遊服務使用情況資料的資料對信箱中。此資料不包含在搜尋統計資料,就不會提供的預覽。但是您可以將其匯出,然後將它提供給資料主旨回應 DSR 匯出要求。

當您將資料匯出 MyAnalytics 與 Office 漫遊服務時,資料會儲存到另一個資料夾位於是在 [名稱與資料主旨的電子郵件地址的資料夾下的 [ ApplicationDataRoot ] 資料夾中的每一個應用程式。此資料會匯出為 JSON 檔案,為 XML 或 TXT 檔案附加至電子郵件訊息的類似的閱讀文字檔案。目前,這些資料夾的命名為分派給 MyAnalytics 和 Office 漫遊服務會列在下表中的全域唯一識別碼 (GUID)。在未來版本 DSR 大小寫工具的詳細資訊,GUID 會取代實際的應用程式的名稱。

應用程式

GUID/資料夾名稱

我的分析

3c896ded-22c5-450f-91f6-3d1ef0848f6e

Office 漫遊服務

1caee58f-eb14-4a6b-9339-1fe2ddf6692b

若要搜尋並匯出 MyAnalytics 和 Office 漫遊服務的資料:

  1. 在 [ 安全性與合規性中心中,按一下 [資料隱私權>資料主旨要求,然後按一下 [開啟旁 DSR 大小寫資料主旨您想要匯出的資料使用方式。

  2. 按一下頂端的頁面] 的 [搜尋] 索引標籤,然後按一下 [ [新增] 圖示 逐步搜尋

  3. 在 [名稱搜尋頁面上,按一下 [取消]。

  4. 搜尋查詢,在 [類型] 條件選取MyAnalyticsOffice 漫遊服務] 旁的核取方塊。

    選取要匯出的使用情況資料的 MyAnalytics 和 Office 漫遊服務核取方塊

    請注意 [類型] 條件 (也就是電子郵件訊息類別) 應該搜尋查詢中唯一的項目。您可以刪除任意關鍵字方塊,或將其保留空白。

  5. 在 [位置] 底下,確認已選取特定位置,然後再按一下 [修改

  6. [修改位置] 延伸顯示頁面 (信箱區段) 的頂端,按一下 [選擇使用者、 群組或小組

  7. 在 [編輯位置] 頁面上,按一下 [選擇使用者、 群組或小組,選擇資料主旨的信箱,然後儲存您的選取範圍。

  8. 按一下 [儲存並執行,然後命名搜尋並將其儲存。

    啟動搜尋]。

若要匯出 MyAnalytics 和 Office 漫遊服務的資料:

  1. 您在上一個步驟中建立搜尋完成後,按一下 [搜尋] 索引標籤頂端的頁面],然後按一下 [搜尋] 旁的核取方塊。您可能必須按一下 重新整理 以顯示搜尋] 的 [重新整理

  2. 搜尋延伸顯示在頁面上,按一下 匯出搜尋結果圖示 更多],然後從下拉式清單選取 [匯出結果

  3. 在 [匯出結果] 頁面上,選取這些建議匯出使用情況資料的選項。

    匯出匯出 MyAnalytics 和 Office 漫遊服務使用情況資料時的選項
    1. 在 [輸出選項] 底下,選取第一個選項 (排除項目有的項目,無法辨識的格式、 加密,或因為其他原因而未索引的所有項目) 匯出索引項目。

    2. 匯出 Exchange 內容] 底下選取第二個選項,包含所有郵件的一個 PST 檔案

    3. 將選取的剩餘匯出選項。

  4. 您選擇匯出設定之後,請按一下 [匯出]。

    搜尋結果會準備下載,這表示它們上傳至您的組織在 Microsoft 雲端Azure儲存區。接下來的步驟會告訴您如何下載此資料至您的本機電腦。

  5. 按一下 [匯出] 索引標籤以顯示您剛剛建立的匯出作業。請注意,匯出工作相同的名稱對應搜尋相關_Export搜尋名稱的結尾。

  6. 按一下 [匯出作業您剛建立以顯示 [匯出] 延伸顯示頁面]。

  7. 匯出機碼,請按一下 [複製到剪貼簿]。若要下載的搜尋結果,您會在步驟 10 使用此按鍵。

  8. 按一下 [ 匯出搜尋結果圖示 頂端的 [匯出] 延伸顯示頁面的 [下載結果]。

  9. 在快顯視窗底部的頁面中,按一下 [開啟MicrosoftOffice 365 eDiscovery 匯出工具的 [開啟]。EDiscovery 匯出工具將會安裝第一次下載搜尋結果。

  10. eDiscovery 匯出工具中,貼上您在步驟 7 中適當的方塊中複製的匯出索引鍵。

  11. 按一下 [瀏覽] 以指定您要下載搜尋結果檔案的位置。

    附註: 磁碟活動 (讀取和寫入) 高數量,因為您應該下載搜尋結果至本機磁碟機。不下載至對應的網路磁碟機或其他網路位置。

  12. 按一下 [開始] 來將搜尋結果下載至您的電腦。

    EDiscovery 匯出工具顯示匯出程序,包括估計值的數目 (及大小) 的剩餘的項目下載的狀態資訊。匯出程序完成後,您可以在 Outlook 中開啟 Exchange PST 檔案,然後移至 [ ApplicationDataRoot ] 資料夾,存取 MyAnalytics 和漫遊服務的子資料夾。

    如先前所解釋,包含使用情況資料的 JSON 檔案附加至郵件。若要檢視 JSON 檔案,請按一下郵件,然後開啟附加的 JSON 檔案。

回到頁首

匯出部分索引項目

我們建議您不要建立當您建立新的 DSR 案例的內建搜尋匯出部分索引項目 (也稱為未建立索引項目)。這是因為結果多個可能會包含部分搜尋索引貴組織中其他使用者的項目,而不只是部分索引資料主旨的 [項目)。不過,我們建議您建立個別的內容搜尋相關聯用來將只主題相關的資料的部分索引項目匯出為 DSR 大小寫。

以下是高層級的程序,將部分索引項目匯出。他們在匯出之後,您可以檢閱它們,以判斷 DSR 存取回應項目時,或匯出要求。

  1. 開啟 DSR 大小寫,然後在 [搜尋] 頁面上建立新的搜尋。

  2. 搜尋設定的搜尋查詢和內容的位置使用下列準則:

    • 使用 [清空/空白關鍵字查詢。這會傳回所有項目中的搜尋內容的位置。

    • 搜尋資料主旨Exchange Online信箱和其OneDrive帳戶。

  3. 您在執行搜尋,並完成之後,您可以匯出並下載搜尋結果 (如步驟 4中所述)。您可以使用下列設定匯出部分索引項目。

    • 輸出選項] 底下選取 [將只部分索引項目匯出的第三個選項 (僅有無法辨識的格式的項目加密,或因為其他原因而未索引)。

    • 匯出 Exchange 內容] 底下,您可以選取任何選項,根據您的喜好設定。

    • 如果版本部分編製索引,選取 [加入SharePoint文件版本] 選項會匯出的文件的版本。

如需部分索引項目的相關資訊,請參閱:

搜尋和 Microsoft 小組和 Office 365 群組的資料匯出

屬於Microsoft Teams (稱為小組聊天一對一聊天) 中的 [交談] 清單的交談,就會儲存在Exchange Online信箱參與的聊天室的使用者。此外,在一對一交談中的人員共用的檔案會儲存在OneDrive帳戶的人員共用檔案。內建搜尋搜尋組織中的所有信箱和OneDrive帳戶,因為由 DSR 大小寫的內建搜尋會傳回小組聊天和交談工作階段 (的資料主旨建立或上傳) 中共用文件。

或者,屬於小組頻道 (也稱為頻道郵件) 的交談,就會儲存在與小組相關聯的信箱。因為會搜尋所有與 Microsoft 小組相關聯的信箱,內建搜尋也會傳回以下類型的資料主旨參與的交談。此外,可能會有資料主旨共用小組頻道中的圖磚儲存在小組的SharePoint網站。建立檔案或 uploadedby 資料主旨會傳回 DSR 案例的內建的搜尋,因為 Microsoft 小組相關聯的網站會包含在搜尋]。

同樣地,信箱和會對應到Office 365群組的SharePoint網站也會在內建的搜尋。這代表的電子郵件訊息傳送或接收的資料主旨的位置,以及將傳回建立,或以資料主旨上傳的檔案。

如需有關使用內容搜尋,若要搜尋的Microsoft Teams和Office 365 ] 群組中的項目,或瞭解如何上手成員清單的詳細資訊,請參閱在 「 內容搜尋 Office 365 中 」 中的 [搜尋 Microsoft 小組與 Office 365 群組] 區段。

回到頁首

搜尋 Exchange 公用資料夾

內建的搜尋在 DSR 的情況下會具備郵件功能的公用資料夾或其他人傳送給公用資料夾,且一併複製資料主旨的郵件,傳送資料主旨只傳回的電子郵件訊息。它不會傳回的資料主旨可能會有張貼訊息到公用資料夾。若要搜尋的資料主旨張貼到公用資料夾的項目,您可以建立不同的建立個別的內容搜尋會搜尋所資料主旨張貼到公用資料夾的任何項目。

以下是高層級的程序,若要搜尋的資料主旨可能會有張貼到公用資料夾的項目。

  1. 開啟 DSR 大小寫,然後在 [搜尋] 頁面上建立新的搜尋。

  2. 搜尋設定的搜尋查詢和內容的位置使用下列準則:

    • 在 [關鍵字] 方塊中,使用下列的搜尋查詢:

      itemclass:ipm.post AND "<email address of the data subject>"
    • 搜尋所有Exchange公用資料夾

    • 您在執行搜尋,並完成之後,您可以匯出並下載搜尋結果 (如步驟 4中所述)。您可以使用下列設定匯出部分索引項目。

回到頁首

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×