管理連絡人和連絡人清單

您需要採取幾個動作,才能將連絡人清單保持在最新狀態。本文可協助您組織連絡人,讓您輕鬆找到想要連繫的人員。

您想要做什麼?

搜尋人員

新增連絡人

選取多位連絡人

新增公司外的人員至連絡人清單

建立新的群組

將常用連絡人固定於群組頂端或取消固定

建立群組

刪除或移除群組

重新命名群組

排序及顯示連絡人

排序連絡人清單中的連絡人

變更連絡人清單中個別項目的外觀

變更 Lync 顯示連絡人的方式

依私人關係 (原稱存取層級) 檢視連絡人

移動、複製和移除連絡人

檢視連絡人卡片

標記連絡人

封鎖連絡人

搜尋人員

搜尋列位於連絡人清單中的 [連絡人] 圖示下,以及 [電話] 檢視中的 [電話] 圖示下。例如,您可以搜尋人員名稱或技能 (職稱),然後將他們新增至您的連絡人清單。

搜尋連絡人

  • 在搜尋方塊中輸入名稱、電子郵件別名或電話號碼。您甚至可以輸入通訊群組的名稱或別名。Microsoft Lync 2010 通訊軟體會在您輸入的同時顯示結果。如果有一個以上的連絡人或群組出現,連絡人清單中的連絡人或群組會顯示在清單頂端。所有連絡人及非連絡人的圖片左方會有垂直狀態列指出目前狀態,例如 [線上]、[離線] 和 [忙碌]。

  • 如果您的公司使用 Microsoft SharePoint Services,則 [名稱][技能] 按鈕會顯示在搜尋方塊下方。您可以使用關鍵字搜尋,例如職稱或專業領域。按一下 [技能] 即可查看其他具有類似專業領域或職稱的人。按一下搜尋方塊中的 X,即可返回連絡人清單。

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新增連絡人

前一個主題說明您可以使用名稱、電子郵件別名或電話號碼來搜尋人員。針對此程序,我們使用按名稱搜尋的例子。在您完成搜尋之後,隨即顯示符合搜尋人員的名稱清單。在人員的連絡人卡片上,您可以使用 [新增至連絡人清單] 選取項目或 [新增] 按鈕。

  1. 捲動搜尋傳回的結果清單,直到您找到要新增至連絡人清單的人員為止。在該人員的連絡人卡片上,按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [新增至連絡人清單]。或者,按一下 [新增] 按鈕上的向下鍵。

  2. 如果您已設定連絡人的群組或類別,即會顯示這些群組的清單。請選取要放置該連絡人的連絡人群組。

  3. 如果您尚未設定任何群組,並想設定群組,請按一下 [新增至新群組],然後輸入您要建立的新群組之名稱。

提示:  請在搜尋方塊中輸入該人員的姓名 (或大部分的名字),因為若您只輸入名,尤其當該名稱是常用的名字時,將會傳回多筆結果。如果貴公司對可顯示的人員數量設定了限制,而您所需的連絡人未出現在清單中,您必須精簡搜尋並重新執行搜尋。

依預設,使用者可新增的連絡人數目上限是 1000 人。實際的數目是由您的支援小組所設定。若您的數目上限不是此數,請連絡您的支援小組以取得詳細資訊。

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選取多位連絡人

有時候一次選取多個連絡人會更有效率。撰寫會議邀請就是一個例子。

  • 若要選取多個不相鄰的連絡人,請按住 CTRL 鍵,同時按一下這些連絡人。

  • 對於相鄰的連絡人,請按住 SHIFT 鍵,同時按一下,或使用方向鍵選取連絡人。

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新增公司外的人員至連絡人清單

Lync 2010 可顯示使用 Windows Live 網際網路服務網路 (包括 MSN 與 Hotmail)、AOL® 和 Yahoo!® 等電子郵件服務且已加入 Lync 之連絡人的目前狀態資訊。同盟使用者 (您公司外的使用者) 可以進行各種活動,例如共用目前狀態資訊、撥打 Lync 電話,以及舉辦視訊會議等。

  1. 開啟 Lync,在搜尋方塊中輸入要新增至連絡人清單之人員的電子郵件地址。

  2. 在顯示的連絡人卡片中,按一下 [新增] 按鈕。

  3. 選取要放置該連絡人的連絡人群組。此外,您這時也可以在 [新增群組] 欄位旁輸入名稱,來建立新的群組。

有些使用者的電子郵件帳戶服務未與 Lync 同盟。雖然您可以像新增同盟使用者一樣,將這些使用者新增至連絡人清單,但是您看不到對方的目前狀態資訊。

其他使用者會使用非同盟使用者 ID (電子郵件地址) 登入至同盟網站。如果是這種情況,新增連絡人時請使用 user(unfederated.com)@federatedcompany.com 格式,例如 MrContoso(gmail.com)@msn.com。使用這個格式就能確保該連絡人的目前狀態將顯示在 Lync 中。

如需如何新增連絡人的影片示範,請觀賞影片:新增連絡人

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建立新的群組

找到您要的連絡人時,您可以將該連絡人新增至連絡人群組,下一次即可輕鬆找到他們。Lync 會根據您最常交談的 10 個連絡人,自動填入 [常用連絡人]。您也可以將您最重要的連絡人「固定」於群組頂端,以供快速存取。Lync 會將您的小組成員預先填入固定清單。

將常用連絡人固定於群組頂端或取消固定

若要固定或取消固定常用連絡人,請執行下列其中一項。

  • 開啟 Lync,並且在連絡人清單中以滑鼠右鍵按一下人員,然後按一下 [固定至常用連絡人]

  • 若要取消固定連絡人,請按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [取消固定至常用連絡人]

建立群組

  1. 開啟 Lync,並且在連絡人清單中以滑鼠右鍵按一下任何群組名稱 (例如 [常用連絡人]),按一下 [建立新群組],然後為該群組命名。

在現有群組上按右鍵並選取 [建立新群組]

  1. 若要將人員新增至新群組,請搜尋連絡人,指向搜尋結果中的連絡人名稱,然後按一下加號 (+)。或者,在搜尋結果中以滑鼠右鍵按一下連絡人,按一下 [新增至連絡人清單],然後按一下群組名稱。

    附註:  當您建立第一個連絡人群組時, Lync 也會自動為您建立一個名為 [其他連絡人] 的群組。 您可以將不需要較明確群組成員資格的新連絡人指派至這個群組。

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刪除或移除群組

若要刪除您所建立的群組:

  1. 從連絡人清單上方的顯示區選取 [群組]。(如果未顯示此選取範圍,請直接按一下 [搜尋] 欄位下方的向下鍵,以顯示 [群組]、[狀態] 及 [關係] 按鈕。)

  2. 以滑鼠右鍵按一下您要刪除的群組名稱,然後選取下拉式功能表上的 [刪除群組]

附註:  系統隨即自動產生 [常用連絡人] 和 [其他連絡人] 群組,因此無法加以刪除。

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重新命名群組

若要重新命名群組:

  • 以滑鼠右鍵按一下連絡人清單上的群組名稱,選取 [重新命名群組],然後輸入新群組名稱。

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排序及顯示連絡人

您可以根據不同類別 (連絡人的狀態、群組成員資格及私人關係) 來排序連絡人,您也可以選擇要如何顯示個別連絡人清單。

排序連絡人清單中的連絡人

  1. 若要組織連絡人,使線上連絡人顯示在清單上方,請按一下 [狀態]。您的線上連絡人將會顯示在上方,其後則是狀態為 [離開]、[未知] 及 [無法使用] 的連絡人。

  2. 若要根據群組成員來顯示連絡人 (包含預設群組 [常用連絡人] 和 [其他連絡人] 群組以及您建立的所有群組),請按一下 [群組]

依群組排序連絡人

  1. 若要依與連絡人的私人關係排序您的連絡人,請按一下 [關係]。(若要查看關係的說明,請以滑鼠右鍵按一下連絡人,然後指向 [變更私人關係]。)

變更連絡人清單中個別項目的外觀

  • 在搜尋方塊下方按一下 [顯示選項] 按鈕旁的箭號,即可顯示 [版面配置選項] 功能表。

依顯示名稱排序

根據您排序連絡人的方式而定,功能表會顯示不同的選項。例如,您可以選擇顯示「易記名稱」,而非電子郵件名稱;或是顯示狀態詳細資料而非只顯示名稱。如果您的公司已啟用在連絡人清單中顯示連絡人圖片,您可以選擇是否要顯示圖片,這決定視窗內可容納多少連絡人。(如果您選擇不顯示圖片,則可從只顯示名稱 (佔一行),或是顯示名稱和詳細資料 (佔二行) 兩者之間進行選擇)。

附註:  您也可以在 [Lync - 選項] 對話方塊中按一下 [我的圖片],關閉 Lync 內的各處圖片。如需詳細資訊,請參閱設定圖片選項

變更 Lync 顯示連絡人的方式

  1. 在連絡人清單中,按一下搜尋方塊下方的 [顯示選項] 按鈕,對每個連絡人要顯示一或兩行資訊進行切換。如果您的公司使用連絡人相片,選擇雙行檢視即會顯示相片。

  2. 如需更多選擇,按一下 [顯示選項] 旁的向下箭號,即可開啟 [版面配置選項] 功能表。

依私人關係 (原稱存取層級) 檢視連絡人

  • 在連絡人清單中,按一下搜尋方塊下方的 [關係] 按鈕。

若要瞭解每種私人關係會看到何種目前狀態資訊,請參閱控制您目前狀態資訊的存取權

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移動、複製和移除連絡人

在連絡人清單中,執行下列動作來移動、複製和移除或刪除連絡人。

  • 若要將連絡人移動到其他群組,請以滑鼠右鍵按一下連絡人,指向 [移動連絡人至],然後按一下您要的群組。

  • 若要將連絡人複製到其他群組,請以滑鼠右鍵按一下連絡人,按一下 [複製連絡人至],然後按一下您要的群組。

  • 若要將連絡人從群組中移除,請以滑鼠右鍵按一下連絡人,然後按一下 [從群組移除]

  • 若要完全移除連絡人,請以滑鼠右鍵按一下連絡人,然後按一下 [從連絡人清單移除]

重要:  從某個群組中移除連絡人時,該連絡人將從您的連絡人清單中完全移除,除非此連絡人在其他群組中仍有成員資格。

附註:  您的連絡人清單無法匯出至其他 Lync 使用者,其他 Lync 使用者也無法複製您的連絡人清單。每個人的連絡人清單都不同,因為每個人都有獨特的關係、私人需求及通訊喜好設定。在 Outlook 中建立重要連絡人通訊群組清單,是與同事共用重要專業連絡人的簡單方法之一,每個人可以從中選取要加入其 Lync 連絡人清單的連絡人。

重要:  視您檢視連絡人的方式 (依群組、狀態或關係) 而定,移動和複製的運作方式會有所不同。請注意,在私人關係群組間拖曳連絡人時,將會變更連絡人的私人關係。


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檢視連絡人卡片

視連絡人授予您的私人關係而定,您可以查看其排程及個人記事。連絡人卡片也提供與連絡人的連繫點,包括啟動立即訊息交談、撥打電話、排程會議或傳送電子郵件。

  1. 在連絡人清單中,指向連絡人的圖片 (或者,若沒有顯示圖片,指向狀態圖示),即可查看基本連絡人卡片。

  2. 如需取得詳細資訊,按一下卡片右下角的 [展開連絡人卡片] 按鈕 (向下箭號)。

展開 Lync 連絡人卡片

  1. 若要讓卡片保持可見狀態,按一下卡片右上角的 [固定] 按鈕。您可以將卡片拖曳到桌面上方便存取的位置。

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標記連絡人

您可以標示或「標記」連絡人清單中的連絡人,讓您在該連絡人有空時收到通知。Lync 會在連絡人的狀態變更為 [線上] 時,立即顯示通知。

  1. 在連絡人清單中,以滑鼠右鍵按一下您要標記的人。

  2. 按一下 [針對狀態變更通知標記]

如需如何標記連絡人的影片示範,請觀賞影片:標記連絡人

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封鎖連絡人

若要封鎖個別連絡人,讓連絡人無法使用 Lync 與您連絡,請執行下列動作:

  1. 以滑鼠右鍵按一下連絡人清單中的連絡人,然後按一下 [變更私人關係]

  2. 按一下 [封鎖的連絡人]

如需私人關係設定的詳細資訊,請參閱目前狀態、連絡人及立即訊息常見問題集

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