管理透過我的網站及設定檔共用的資訊

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文說明透過「我的網站」及設定檔共用資訊的方式,並提供協助您管理共用資訊量的步驟。

附註: 如果這項資訊不符合您所看到的內容,您可能會使用 Office 365 服務升級之後。請嘗試檢視並設定您的設定檔若要尋找 [適用於您的資訊。

您想要做什麼?

概觀

共用及管理「我的網站」內容的存取

了解人員如何新增同事及追蹤活動

使用標記、評分、記事及狀態訊息

了解關鍵字及同事建議

管理部分設定檔資訊的存取

概觀

共用您的個人資訊,可協助您與其他人互動以及擴充您的人脈。不過,您必須了解共用的資訊類型以及共用的範圍。例如,您可能只想要與工作群組或主管分享某些個人資訊 (例如,您的行動電話號碼),而不是要讓組織的每一個人都知道。

此外,您應該了解貴組織是否有共用資訊的原則。例如,貴組織可能會設定原則,限制線上儲存資訊的類型,或是必須透過核准程序才可取得某些類型的內容。

以下是透過「我的網站」共用資訊的一些主要方式:

  • 您的 [我的網站] 上的內容,包括文件、清單及部落格

  • 套用至網頁及文件的標記與記事

  • 您已核准的建議關鍵字與同事,可用於快速更新「我的網站」,以便與其他人聯繫

  • 設定檔中的個人資訊,例如,連絡資訊、興趣、職責、同事及電子郵件清單成員,以及您對設定檔詳細資料的變更

請注意,您的組織可自訂您的 [我的網站],例如,控制您可新增或自訂的資訊類型。您的組織也可以在您的 [我的網站] 中新增其他資料來源的資訊,例如,人力資源資料庫。

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共用及管理「我的網站」內容的存取

[我的網站] 提供了三個選項讓您共用文件:

  • 共用文件 使用此文件庫即可儲存您要與其他人共用的文件。您可能可以編輯文件庫以及特定資料夾和項目的權限,端視您的 [我的網站] 的設定而定。

  • 私人文件 對於您不想與其他人員共用的文件,請使用此文件庫。例如,若經常需要透過不同的電腦存取文件,但又不想要與同事共用文件,則將文件儲存在此文件庫中很有幫助。

視「我的網站」設定方式之不同,還可以新增其他內容,例如,其他文件庫、清單及部落格網站,以分享您的想法。

您可以管理這些項目的權限,類似其他網站上的內容之權限的管理方式。權限可在網站層次自訂,也可以針對清單、文件庫、資料夾、特定文件及清單項目自訂。

在設定檔的 [內容] 索引標籤上,人員也可以檢視您在其他隸屬之 SharePoint 網站上所著作的公用文件,前提是他們有權檢視該內容。

您的組織可能會設定其他原則,來管理可儲存在您的 [我的網站] 中的文件類型。

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了解人員如何新增同事及追蹤活動

您可以追蹤同事的活動,隨時掌握其於何時標記感到興趣的文章、於某人「記事區」上張貼記事或異動職銜等等。其活動會依「新聞摘要」的時間反序出現。相反的,組織中的人員也可能會將您加入為同事,然後在其「新聞摘要」中追蹤您的活動。

人員可以將您新增為同事並追蹤您的活動,無論您是否將其新增為同事,反之亦然。若對某人的活動有興趣,可能會想將其新增為同事,以便追蹤其活動。凡有權檢視您「我的網站」之人員,他們的「新聞摘要」中會顯示您的某些活動,例如套用他人列為興趣的關鍵字。

隨管理員設定「我的網站」方法之不同,您可以編輯設定檔的 [喜好設定] 區段,變更可在「新聞摘要」中查看的活動。例如,當同事變更小組,或在某人的設定檔頁面中撰寫記事時,可以選擇是否讓「新聞摘要」收到通知。設定不會變更他人「新聞摘要」中所顯示的您的活動。

視「我的網站」設定方式之不同,當某人將您新增為同事時,可能會收到電子郵件通知。該訊息會通知您有人已將您新增為同事,並追蹤您的活動;但您無法選擇拒絕此人員將您新增為同事。

若不想接到有人將您新增為同事的通知,請使用下列程序:

  1. 請執行下列其中一項:

    • 如果您已在檢視其他人的設定檔或頁面我的網站上,按一下 [我的設定檔]。 My Profile

    • 如果您正在檢視不同類型的頁面,在您的 SharePoint 網站上,按一下右上角的 [ Profile Name 中,您的名稱,然後按一下 [我的設定檔

  2. 按一下 [編輯我的設定檔]

  3. [喜好設定] 區段中,取消選取 [電子郵件通知] 旁的 [當某人新增我為同事時通知我] 核取方塊。

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使用標記、評分、記事及狀態訊息

標記、記事及狀態訊息,是探究資訊以及與組織中其他人聯繫的方式。

標記

管理員若已啟用社交標記,您即可標記內容,以易於記憶、分類或與他人共用此內容。您可以標記 SharePoint 網站上的頁面及文件,以及其他內部網路及網際網路頁面。套用標記時,可指定其為公用或私人。

為協助人員探究有趣的內容,當有人在內容上套用公用標記時,只要有權檢視該內容的人員,有多種不同方式可看到:

  • 有同事對內容套用標記,而您也有該內容的檢視權限時,可在「新聞摘要」中收到更新。當您對內容套用標記時,有該內容檢視權限的同事也會看到。

  • 您如有新增關鍵字到設定檔的 [興趣] 區段,且您又有權檢視他人所標記的內容,則當有人將此關鍵字做為標記使用時,即可看到這些標記內容。以追蹤「攝影」興趣為例,當有人在公用標記中使用「攝影」一詞時,您即會在「新聞摘要」中收到更新。

  • 反之,當您將其他人新增為興趣的字詞做為關鍵字使用時,他們也會看到。當大家追蹤關鍵字為興趣時,只要有人以該關鍵字標記內容或共用為共同的興趣時,即使不是同事也能收到更新。

  • 最近若標記過內容,則設定檔的 [最近的活動] 區段即會出現 (檢視者若有該內容的檢視權限)。只要有權檢視您設定檔的人員,都會看到您的 [最近的活動] 區段,無論其是否追蹤您為同事。

您的標記也會出現在有時稱為標記雲的標記集合中,他人可從您的設定檔加以檢視。人員也可檢視標記的詳細資訊,以及與標記有關的最近活動,例如何時有人套用該標記。所套用的標記也會與貴組織集中管理的企業關鍵字互動。如需詳細資訊,請連絡貴組織中負責管理字詞組及企業關鍵字的人員。

您可將標記標示為公用或私人。若建立公用標記,但之後又將其標記為私人或予以刪除,並不會影響最初建立標記時,人員在其「新聞摘要」中所收到的更新。標記的起始更新會保留在人員的「新聞摘要」。當您將標記標示為私人時,該標記指向的 URL 或文件即不再供使用者存取。但使用者仍會看到您標記為私人的標記文字。

評分

文件庫中若已啟用評分功能,有內容存取權限的人員即可利用星號制度評比內容。視文件庫設定方式之不同,作者及有內容檢視權的人員將可看到該文件的評分總數,但看不到評分人員的詳細資料 (例如,使用者名稱不會出現在評分的旁邊)。不過,Microsoft SharePoint Server 會儲存使用者名稱,且使用者名稱可經由 SharePoint 相容程式及解決方案存取。

若有人員將您新增為同事,當您評分內容時,只要他們有該內容的檢視權限,即會在「新聞摘要」中接到更新。他們會看到您已評分的內容連結,以及您評定的分數。設定檔之 [最近的活動] 區段也會顯示更新,有權檢視您的「我的網站」及您所評分內容的任何人都可加以檢視。

記事

您可以撰寫文件及網頁的記事,供大家在瀏覽套用記事的文件與網頁時加以檢視。您也可以在其他人及自己的設定檔上撰寫記事。

將您當成同事追蹤活動的人員,在其「新聞摘要」中會收到您撰寫的記事更新。您設定檔的 [最近的活動] 區段,會顯示您最近針對不同內容片段所撰寫的記事,有該內容存取權限的人員即可加以檢視。

所有人都看得到您張貼的記事。您可在建立記事後,進行編輯或予以刪除,如此並不會影響記事初次建立時,人員在「新聞摘要」中所收到的更新,也不會影響出現在您 [最近的活動] 中的更新。

狀態訊息

您可透過簡短的狀態訊息分享您的想法,當有人瀏覽您的設定檔時,它會出現在您的名稱與圖片旁。

將您當成同事追蹤活動的人員,當您變更狀態訊息時,會在其「新聞摘要」中收到更新。您的設定檔之 [最近的活動] 區段內,也會出現自己的狀態訊息更新。您可以編輯或刪除狀態訊息,這並不會影響人員在其「新聞摘要」中收到的原始更新,也不會影響出現在您 [最近的活動] 中的原始更新。

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了解關鍵字及同事建議

視「我的網站」設定方式及所安裝之程式的不同,您可收到同事及關鍵字的建議,以利於更快速連絡他人與獲取資訊。

這些建議可以根據您使用相容於 SharePoint 的程式,例如Microsoft Outlook 2010的方式。

SharePoint Server 同事增益集中的功能Outlook 2010,例如掃描您已傳送的郵件] 資料夾,尋找特定的名稱和關鍵字,這些名稱和關鍵字的頻率。清單會定期更新,並且儲存在您的電腦硬碟上。

您可在自己的設定檔之「新增同事」頁面上,看到可能的同事清單,於此可以核准或拒絕同事。

編輯設定檔時,可看到建議關鍵字的清單,並可核准或拒絕關鍵字。核准的關鍵字會新增至設定檔的 [問我][興趣] 區段。

管理是否依同事及關鍵字建議分析已傳送的電子郵件

您可能會退出分析管理在某些電子郵件程式設定電子郵件。例如,您可以使用下列程序中Outlook 2010關閉電子郵件分析。如果您使用的另一個程式,可以分析傳送電子郵件的同事] 和 [關鍵字的建議,請在您的程式中看到說明。

  1. 在Outlook 2010,按一下 [檔案] 功能表,然後按一下 [選項]

  2. 按一下 [進階],然後捲動到 [其他] 區段。

  3. 取消選取 [允許分析已傳送的電子郵件,以識別您經常傳送電子郵件的對象,以及您經常討論的主旨,並將此資訊上傳至預設的 SharePoint Server] 核取方塊。

  4. 按一下 [確定]

管理 SharePoint Server 是否要在電子郵件中傳送同事與關鍵字的建議

視「我的網站」設定方式之不同,可以電子郵件接收要新增的同事及關鍵字建議。您可以使用 SharePoint Server 的下列程序,選擇不接收這些電子郵件。

  1. 執行下列其中一項:

    • 如果您已在檢視其他人的設定檔或頁面我的網站上,按一下 [我的設定檔]。 My Profile

    • 如果您正在檢視不同類型的頁面,在您的 SharePoint 網站上,按一下右上角的 [ Profile Name 中,您的名稱,然後按一下 [我的設定檔

  2. 按一下 [編輯我的設定檔]

  3. 捲動到 [喜好設定] 區段,並清除 [電子郵件通知] 旁邊的 [傳送給我關於新同事與關鍵字的建議] 核取方塊。

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管理部分設定檔資訊的存取

視設定檔之設定方式的不同,您可以使用私人類別指定只有特定人員可檢視您設定檔中的部分詳細資料、您的網站及通訊群組清單成員,以及同事清單。例如,您想要所有可以檢視您設定檔的人員,都可看到您所屬之全部網站。

附註: 管理員可以自訂或限制您可否將私人類別套用至設定檔詳細資料、成員清單及同事清單。

管理員可在您的設定檔詳細資料中包含某些資訊,但您可以編輯能夠查看某些個人詳細資料 (例如您的個人電話號碼) 的人員。

設定檔的「成員資格」頁面包含您所屬之網站清單及通訊群組清單。視「我的網站」設定方式之不同,您可將私人類別套用至每個成員資格。

同事一般包括小組的成員,以及您想要追蹤其活動的其他人。您可將同事組織為不同群組中,但套用下列私人類別,只可管理可查看您同事的人員:

  • 所有人

  • 我的同事

  • 我的小組

  • 我的主管

  • 僅限自己

將私人類別套用至設定檔詳細資料、成員資格及同事清單

您可變更設定檔中詳細資料、成員資格及同事清單的私人類別。

  1. 執行下列其中一項:

    • 如果您已在檢視其他人的設定檔或頁面我的網站上,按一下 [我的設定檔]。 My Profile

    • 如果您正在檢視不同類型的頁面,在您的 SharePoint 網站上,按一下右上角的 [ Profile Name 中,您的名稱,然後按一下 [我的設定檔

  2. 若要編輯某些設定檔詳細資料,請根據我們的圖片按一下 [編輯我的設定檔]

  3. 若要編輯成員資格,請按一下 [成員資格]。選取您要變更之成員資格旁的核取方塊,然後按一下 [編輯成員資格]

  4. 若要編輯同事清單,請按一下 [同事],選取要變更設定之同事旁的核取方塊,然後按一下 [編輯同事]

  5. 進行所需的變更,然後按一下 [確定]

新增小組同事

若要管理有存取權可檢視設定檔、成員資格或同事清單中某些詳細資料的人員,可將 [我的小組] 隱私權設定套用至這些項目。例如,您可以只與自己的小組共用某個項目,而不與所有同事或有存取權可檢視您設定檔的所有人共用該項目。

您可將某人新增到您的小組,只要此人有權檢視您的「我的網站」,無論其為您部門內的直屬成員,或是來自其他部門密切合作的對象。

  1. 執行下列其中一項:

    • 如果您已在檢視其他人的設定檔或頁面我的網站上,按一下 [我的設定檔]。 My Profile

    • 如果您正在檢視不同類型的頁面,在您的 SharePoint 網站上,按一下右上角的 [ Profile Name 中,您的名稱,然後按一下 [我的設定檔

  2. 按一下 [同事],選取要新增至小組的同事,再按一下 [編輯同事]。可視需要選取多名同事。

  3. [加入群組] 區段中,按一下 [加入我的小組] 底下的 [是]

  4. 按一下 [確定]

提示: 新增人員為同事時,可以使用 [加入我的小組] 設定將其新增至小組。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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