管理清單和文件庫與 SharePoint 2010 的多個項目

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在很多方面來說,清單和組件庫無論是大是小,對您使用 SharePoint 2010 都很重要。但是,當清單或文件庫含有大量項目時,您必須審慎規劃其組織方式,將使用者存取資料的需求方式列入考慮。透過規劃及使用一些關鍵的清單和文件庫功能,您便可以確保其他使用者能夠快速找到資訊,而且不會對網站其他部分的效能造成負面影響。

附註: 本主題是 SharePoint 2010 僅適用於使用者。如果您使用 Office 365 或 SharePoint Online,請參閱管理大型清單與 Office 365 中的文件庫。如果您使用 SharePoint 2013 或 SharePoint 2016,請參閱管理大型清單與 SharePoint 2013 和 SharePoint 2016 中的文件庫

附註: 任何 SharePoint 網站的效能,尤其是包含有許多項目之清單與文件庫的網站,會直接受設定及規劃 SharePoint 網站時所做的決策影響。如需 SharePoint 效能與容量規劃的詳細資訊,請參閱 Microsoft Technet。

本文內容

清單和文件庫含有許多項目的概觀

為何 5000 是這類個神奇數字?

會發生什麼情況的詳細說明當您存取清單或文件庫中的多個項目?

資源節流和限制

管理清單和文件庫含有許多項目的方式

建立 SharePoint 索引欄

建立篩選檢視根據欄索引

將項目組織至資料夾

控制頁面上的資料顯示

使用每日時間範圍

使用離線同步處理

使用搜尋來尋找清單或文件庫的項目

瞭解常用的 SharePoint 功能

使用 Access Services

使用索引及後援查詢

使用文件中心網站

使用外部清單

如何檢視索引及篩選

建立簡單或複合索引

建立或修改篩選的檢視,根據欄索引

含有許多項目的清單和組件庫概觀

SharePoint 2010 支援極大的清單和組件庫,下表摘要列出含有許多項目的清單和組件庫之規格和限制。

特性

最大限制

清單或文件庫中的項目數

五千萬

個別檔案項目或項目附件的大小

2 GB

如您所見,您可以在清單與文件庫中儲存大量的資料及檔案。但是,若查詢或資料庫作業需要資源節流或限制,您也可能會因為存取過多項目,對其他網站使用者有不利影響,而無法執行此項作業。幸運的是,有一組簡單明瞭的策略與基本功能,可供您達到所要的效果,以避免超出這些節流及限制。在專用的時間範圍中,所有使用者都可以規避這項限制,而且只要具備適當的權限,您也可以透過程式碼使用更高的限制。

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為何 5,000 是這麼神奇的數字?

為了將資料庫競爭減到最低,SQL Server 經常使用列層級鎖定做為策略,以確保準確更新,而不會對存取其他資料列的其他使用者有不利的影響。但是,若讀取或寫入資料庫作業 (例如查詢) 導致了一次鎖定 5,000 列以上,則讓 SQL Server 暫時將鎖定提升至整個資料表,直到資料庫作業完成為止,將會顯得更有效率。請注意,實際數目不一定是 5,000,而且會根據網站、資料庫中的活動量以及網站設定而不同。發生鎖定提升時,會阻止其他使用者存取該資料表。若這種現象太常發生,則使用者都會感受到系統效能的降低。因此,便必須要使用臨界值與限制,協助降低對資源密集之資料庫作業的影響,並讓所有使用者的需求取得平衡。

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當您存取清單或文件庫中的許多項目時,幕後的狀況是如何?

下表摘要列出重點,表明存取清單或文件庫中許多項目時的幕後狀況。

大型清單和文件庫

1. 資訊工作者可以使用適當的檢視、樣式和頁面限制,以加速頁面上的資料顯示。

2. 具有欄索引的篩選檢視 (及其他作業) 會建立資料庫查詢,以識別欄及列的子集,並傳回此子集至您的電腦。

3. 伺服器陣列管理員可以為所有使用者指定專用的時間範圍,以便在離峰時間執行無限制的作業。

4. 具權限的開發人員可以使用物件模型覆寫臨時為自訂應用程式增加的臨界值和限制。

5. 臨界值及限制可協助節流作業,並讓同時執行作業的多名使用者在所用的資源上取得平衡。

6. 網站集合中的清單或文件庫資料是儲存於 SQL Server 資料庫資料表中,該資料表會使用查詢、索引和鎖定來維護整體效能、共用和準確性。

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資源節流和限制

下表摘要列出有關您需要注意的資源節流和限制資訊。這些節流和限制是在管理中心的「資源節流」頁面上設定,請洽詢系統管理員,取得網站的特定限制和要求。

附註: 為協助管理中心,存取含有許多項目之清單或文件庫的前端電腦與管理中心網站擁有者的電腦系統管理員,不受下列資源節流與限制的約束。

臨界值
或限制

預設

描述

清單檢視臨界值

5,000

指定資料庫作業 (例如查詢) 一次可以處理的清單或文件庫項目數上限。超出此限制的作業將遭到封鎖。

為提供您時間擬定替代計劃,SharePoint 2010 會在您的清單超過 3,000 個項目時,在「清單設定」頁面出現警告。警告中會包含連往本主題的說明連結。

唯一權限限制

50,000

指定清單或文件庫所允許唯一權限的數目上限。

每次您中斷項目或資料夾的權限繼承,就會算為此限制的 1 個唯一權限。如果您嘗試新增可能會超出此限制的項目,就會阻止您執行新增作業。

列大小限制

6

指定用於清單或文件庫項目的資料庫內部之資料表列數上限。為了容納包含許多欄的較寬清單,每個項目都跨數個內部資料表列自動換行,最多達 6 列,且最多共 8,000 個位元組 (不含附件)。

例如,若您有包含許多小欄的清單,且每個小欄都包含數百個 [是/否] 欄,就可能會超出此項限制,此時,就無法再將 [是/否] 欄新增至清單,但仍然允許您新增不同類型的欄。

附註: 伺服器陣列管理員只能使用物件模型設定此項限制,而不能透過使用者介面加以設定。

清單檢視查閱臨界值

8

指定 JOIN 運算的數目上限,例如根據查閱、人員/群組或工作流程狀態欄等的運算。

若查詢使用八欄以上,就會封鎖該運算。但是,可以使用最大檢視 (可透過物件模型加以設定),以程式設計方式選取要使用的欄。

稽核者與管理員的清單檢視臨界值大小

20,000

指定由具有適當權限的稽核者或管理員所執行之資料庫作業 (例如查詢),一次可以處理的清單或文件庫項目數上限。此項設定會配合 [允許物件模型覆寫] 運作。

允許物件模型覆寫

Y

指定開發人員是否可以執行資料庫作業 (例如查詢),以要求將 [清單檢視臨界值] 覆寫為 [稽核者及管理員的清單檢視臨界值] 所指定的較高之限制。伺服器陣列管理員必須啟用物件模型覆寫,然後具有適當權限的開發人員可以透過程式設計,要求他們的查詢使用較高的 [清單檢視臨界值] 以便利用該值。

每日時間範圍

指定略過資源臨界值及限制的期間。伺服器陣列管理員可以在離峰時段設定時間範圍,每隔 15 分鐘遞增一直到 24 小時,例如晚上 6:00 到晚上 10:00 或早上 1:30 到早上 5:15。

附註: 即使未在指定時間範圍內完成,在每日時間範圍內啟動的資料庫作業或查詢還是會一直繼續到完成 (或失敗)。

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管理含有許多項目的清單及文件庫的方式

下列各節提供建議、技巧和秘訣,以確保您和其他使用者能夠迅速存取清單或文件庫中的許多項目,並協助讓您的網站順暢運作。

建立 SharePoint 索引欄

為了改進大型清單或文件庫的效能,您可以編製最多 20 欄的索引。一般來說,欄的索引可讓您即使是在處理數百萬個項目,也可依據該欄中的值快速尋找所要的列。當您結合索引與篩選檢視時,可以迅速擷取所要的項目。

當您建立及使用索引欄時,一定要考量到下列事項。每個額外的欄索引會耗用資料庫中額外的資源,且會增添維護索引時每項作業的額外負荷。因此,最好是當清單或文件庫上的檢視將會主動使用欄進行篩選時,才在這些欄中加入索引。最好的方法是查看所有檢視,以及查看哪些欄最常用於不同檢視進行篩選,以協助選擇要編列索引的正確欄。請注意,定義為要具有唯一值的任何欄都必須有索引。

下表摘要列出能編製索引和不能編製索引的欄。

支援的欄類型

不支援的欄類型

單行文字

多行文字

選擇 (單一值)

選擇 (多重值)

數值

計算型欄位

貨幣

超連結或圖片

日期及時間

自訂欄

查閱 (單一值)

附註: 編製其他清單或文件庫中之欄的索引,並無法改善查閱作業的效能。

查閱 (多重值)

個人或群組 (單一值)

個人或群組 (多重值)

是/否欄位

外部資料

受管理的中繼資料

如需如何建立索引資料行的步驟,請參閱本主題中的建立簡單或複合索引一節。

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根據欄索引建立篩選檢視

若要讓檢視迅速篩選大量項目,您在篩選中指定的第一欄必須已編製索引;您在檢視篩選中指定的其他欄可能已編製或未編製索引,但是檢視不會使用這些索引。即使篩選檢視的最終結果傳回少於 [清單檢視臨界值] 的項目,也必須確保篩選的第一欄不會傳回超過 [清單檢視臨界值] 的項目。

若篩選的第一欄傳回的項目數超過 [清單檢視臨界值],則您使用的篩選可以具有兩個以上的欄。當您定義使用兩欄以上的篩選檢視時,使用 AND 運算子通常可限制傳回項目的總數。但即使在此情況下,您仍然需要將最可能傳回最少資料量的欄指定為篩選的第一欄。請注意,使用 OR 篩選幾乎都會增加所傳回的數目,且在這些情況下效率不彰。

若要依索引欄位篩選清單,請檢查資源回收筒中是否有已刪除的項目。除非移除資源回收筒中的項目,否則這些項目並不會從後端資料庫中實際刪除。若清單和資源回收筒中的篩選項目總數大於清單閥值限制,則可能取得的結果集不完整,或完全無法取得結果。

若您是開發人員,可以透過程式設計方式在第一欄上使用複合索引。複合索引以主要及次要兩欄為基礎,並可以使用其中任一欄,迅速存取資料。

以下列出適用於索引欄的標準檢視建議:

篩選依據:

編製以下各項的索引:

例如:

最近變更的項目

[修改日期]

若要檢視週已變更的項目,請套用此篩選:修改 大於  [今天]-7

新項目

[建立時間]

若要建立只包含之項目的加入週檢視,請套用此篩選:建立 大於 [今天]-7

我的項目

[建立者]

若要建立只包含您新增這些項目的檢視,請套用此篩選:建立者 相當於 [我]

今天到期的項目

[到期日] 欄 (由您在清單或文件庫中建立)

若要至今天到期日期建立這些項目的檢視,請套用此篩選:到期日期 等於] [今天]

討論區更新

[上次更新時間]

如果只要建立在過去一個月更新的討論之檢視,請套用大於 [今天]-30 的 [上次更新] 篩選。

封存文件庫中的檔案

[修改日期]

若要建立自從 2006 年就沒變更過 (當時想要封存) 的文件檢視,請套用篩選 [修改日期小於 2006 年 12 月 31 日]

尋找財務資料子集

[地區][年] (做為兩個簡單索引)

若要建立 2008 年東北地區的財務資料檢視,請套用篩選 [地區等於 "東北" AND 年等於 2008],因為 [地區欄] 的值可能會小於 [年] 欄

如需進一步了解如何建立或變更檢視,以及可用來篩選檢視的公式和函數,請瀏覽<請參閱>一節底下的連結。

附註: 即使您根據欄索引建立篩選檢視,還是可能會封鎖特定的其他作業,因為它們需要存取整份清單或整個文件庫。這些作業如下:新增或刪除索引、在檢視定義中建立排序、顯示欄總計,以及新增、更新或刪除計算欄位。

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將項目整理到資料夾中

雖然資料夾 (也稱為容器) 不需要使用大型清單和組件庫,您還是可以使用它們來協助組織資料,並提升資料存取的效率。建立資料夾時,其實是在幕後建立內部索引。這個內部索引也是為根資料夾 (也就是清單或文件庫頂層) 所建立的。當您存取資料夾中項目時,可以有效利用這個內部索引來存取資料。請記住,如果資料夾包含子資料夾,每個子資料夾 (而不是該子資料夾中的任何項目) 會算為一個項目。

即使清單或文件庫中有非常大量的項目,只要使用索引欄,單一資料夾檢視的速度也至少可以和檢視篩選所有項目一樣快速。在某些情況下,您可以將清單或文件庫中的所有項目分散到多個資料夾,讓每一個資料夾中的項目不超過五千個。

使用資料夾整理大型清單或文件庫時,請務必將下列事項列入考慮:

  • 資料夾可包含超過 [清單檢視臨界值] 的項目數,但若要避免遭 SharePoint 2010 封鎖,可能還是需要使用根據欄索引所篩選出的檢視。

  • 在此清單或文件庫中建立或修改檢視時,若在 [資料夾] 區段中選擇了 [顯示所有項目但不顯示資料夾],則必須使用以簡單索引為基礎的篩選,確保您不會達到 [清單檢視臨界值]

  • 讓預設檢視顯示未篩選過的所有可用資料夾通常較為理想,因為這可以讓使用者在插入新項目時自行選擇適當的資料夾。顯示所有資料夾也會讓使用者比較不可能誤將項目新增到清單或文件庫資料夾之外的位置。請注意,跟文件庫不同的是:沒有任何辦法可用來在清單中資料夾之間自動移動項目。

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控制頁面上的資料顯示

資料子集傳輸到您的電腦之後,您可以使用其他策略來加速瀏覽器中的資料顯示。

當您增加網頁背後的 HTML 原始碼大小之後,通常呈現頁面的時間也會隨著增加,頁面越大,顯示所需的時間也越長。例如,清單或文件庫檢視的預設樣式是資料表樣式,會在一個頁面上顯示所有資料,每個資料表列顯示一個項目,因此,您顯示的列越多,顯示資料所花的時間就越長。

設定頁面上的項目限制

[群組依據] 樣式 藉由設定的項目限制在頁面上,您可以直接控制一次顯示使用特定的數字,預設值為 30 的幾項目。

在頁面上設定項目限制時,您有兩個選項可以選擇:

  • 如果您選取 [以指定大小的批次方式顯示項目 (供分頁)],則會建立資料的逐頁顯示,當您以非互動方式瀏覽項目時會很有用。

  • 如果您選取 [限制傳回的項目總數為指定的數量],則會建立固定限制,可能會也可能不會傳回整個篩選作業的結果,但在您測試檢視、建立原型,或是只要擷取檢視中最高值時,可能會很有用。

使用預覽窗格檢視樣式

[群組依據] 樣式 若要查看所有的垂直窗格格式清單中的項目中的資訊,請使用 [預覽窗格樣式。您可以更快速地導覽資料,以將游標暫留在捲動區域在左側的頁面,請參閱目前項目垂直列於頁面右側的所有資料行值中的項目標題。顯示較少初始的資料,並這可協助顯示檢視更快。這個樣式時也很有幫助您清單寬度或有多個資料行,需要水平捲動以查看的資料。

使用群組依據檢視樣式

[群組依據] 樣式 群組依據檢視 [依類別 (兩個層級) 定義的檢視,讓清單的初始顯示時,您所選擇的資料檢視較小的樣式群組]。按一下加號/減號] 按鈕以展開/摺疊特定群組的資料並僅載入到目前頁面所需的資料子集。在顯示的資料,但也擷取資料,不只限制此檢視樣式。請確定 [預設顯示群組] 選項設摺疊。您也可以控制群組資料的分頁未分組的資料為相同的方式。在某些情況下,例如簡單報告或向下切入和向上切入尋找及更新資料時,此檢視樣式可供使用者使用更有效率。

使用資料工作表檢視

[資料工作表] 檢視以 ActiveX 控制項為基礎,而且特別設計為供非同步擷取及更新資料以更快速載入資料之用。此檢視可以更有效率地捲動、編輯及使用大量資料,尤其適合用於經常新增、更新及比較資料之用。在不干擾工作的情況下,會將變更傳送至伺服器、使用圖示告知狀態、將變更有效地同步處理至伺服器,並快速解決偶爾發生的衝突。[資料工作表] 檢視也遵守檢視篩選、排序及資料夾設定,但並不是設計用以進行頁面限制、標準檢視中的動態篩選及排序,或其他非表格式檢視樣式,例如 [群組依據] 及 [預覽窗格]。

如果已經啟動 Access Services 功能,然後您可以使用許多更多資料超過清單檢視閥值,最多 50000 預設項目。使用 Access Services ] 區段中找到詳細的資訊。

[群組依據] 樣式

若清單依資料夾組織,而您想要以沒有資料夾的 [工作資料表] 檢視 (所謂「扁平化」檢視) 來查看所有資料,您可以設定檢視為 [顯示所有項目但不顯示資料夾],不過,您可能需要使用根據索引欄所產生的篩選,以避免達到 [清單檢視臨界值]。

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使用每日時間範圍

伺服器陣列管理員可使用每日時間範圍,指定所有使用者在離峰時間 (如晚上 6:00 到晚上 10:00) 執行無限作業的專用時段。

雖然檢視主要用以從清單或文件庫擷取項目,其他 SharePoint 命令及作業也需要存取清單或文件庫中的項目,例如:新增及刪除索引、新增及修改清單欄、刪除及複製資料夾、變更清單或文件庫的安全性設定、儲存清單及其內容做為範本、刪除網站,以及從資源回收筒還原或刪除項目。若在擷取清單資料時超過網站臨界值及限制,這些命令及作業也可能會失敗。

若您不是開發人員,或並不是很容易取得開發人員資源來為您執行這些作業,可以將這些類型的作業延後到每日時間範圍來處理。若一般的每日時間範圍期間設定在平常的睡眠時段內,可以請伺服器陣列管理員將時段移到清早或晚間。

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使用離線同步處理

讓資料離線通常會讓您更方便且更有效率地使用,您可以使用桌上型或膝上型電腦進行變更,然後在您讓資料重新連線之後,再順暢而有效率地同步處理變更並解決衝突。使用離線同步處理「除去」、分析或報告資料,有助於減輕資料庫活動負擔,並將 SharePoint 資源的使用減到最低。

您可以使用四種 Microsoft Office 產品,讓清單資料離線,並在重新連線後再同步處理變更。其中兩項產品 (Microsoft Office Access 2010 及 Microsoft SharePoint Workspace 2010) 會透過小批次分批自動處理清單或文件庫資料,然後再重新組合資料,這種技術可以持續處理的資料多於 [清單檢視臨界值],而且不會嚴重影響 SharePoint 網站上的其他使用者。

Microsoft Office SharePoint Workspace 2010    使用 Office SharePoint Workspace 2010 您可以有效率地採取 (原生和外部) 的清單和文件庫離線、 自動同步處理變更發生用戶端或伺服器,並利用豐富更具彈性時, 及其他內容在用戶端電腦或膝上型電腦上的回應的使用者介面。在幕後 Office SharePoint Workspace 2010 自動處理一次的 [批次的 100 個項目中的資料,然後重新組合資料,這表示您可以使用多個其他項目超過清單檢視閥值網站,30000 絕對上限的項目。如果清單或文件庫包含多個 30000 的項目,用戶端電腦會停止同步處理。

Microsoft Office 存取 2010   您可以從讀取和寫入最原生清單 Office Access 2010 連結,以與 Office Access 2010 適用於所有 SharePoint 資料類型。連結可讓您在 SharePoint 清單中的資料連線,讓您建立的雙向連線,來檢視和編輯的 SharePoint 清單和您的 Access 資料庫的最新資料。Access 會建立複本 (或複製) Access 資料表中的 SharePoint 清單。後的 Access 資料表建立之後,您可以使用為 2 gb (不含任何附件不會儲存在本機) 的存取限制在 Access 中的清單資料。此外,Office Access 2010 中,在用戶端清單資料的快取使用有效記憶體中,寫入到快取,而且只傳輸變更清單項目,均可讓您查詢及更新執行速度。解決衝突] 對話方塊也可協助平滑的方式管理衝突的更新。

如果已經啟動 Access Services 功能,然後您可以使用許多更多資料超過清單檢視閥值,最多 50000 預設項目。使用 Access Services ] 區段中找到詳細的資訊。

Microsoft Office Excel 2010     您可以將 SharePoint 清單匯出至 Excel 表格,如此便能在 Excel 表格與 SharePoint 清單之間建立一個單向資料連線。當您從 SharePoint 清單更新資料並重新整理 Excel 表格時,Office Excel 2010 會將 Excel 資料取代為最新的 SharePoint 清單資料,覆寫您對該 Excel 表格進行的任何變更。資料位於 Excel 表格之後,即可利用 Office Excel 2010 的多種資料分析功能,例如功能強大且具彈性的工作表、樞紐分析表、專業圖表及走勢圖、具有圖示、資料列及色階之設定格式化的條件,以及複雜的 what-if 分析作業。

如果已經啟動 Access Services 功能,然後您可以使用許多更多資料超過清單檢視閥值,最多 50000 預設項目。使用 Access Services ] 區段中找到詳細的資訊。

Microsoft Office Outlook 2010     您可以從 Office Outlook 2010 閱讀及撰寫 [連絡人]、[工作]、[行事曆] 及 [討論區清單],以及同步處理文件庫。例如,可以透過讓清單離線後加以檢視、更新及指派新工作,接著再讓它們上線,最後再進行同步處理,使用標準工作清單及專案工作清單,而不需要離開 Office Outlook 2010;在 Office Outlook 2010 中,也可以更有效率地儲存、共用及管理 SharePoint 連絡人。

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使用搜尋以尋找清單或文件庫項目

在大型文件庫或清單中尋找文件或項目的替代方式,是使用搜尋。因為搜尋具有其專屬編製索引機制,所以不受限於 [清單檢視臨界值] 或其他相關限制。當您使用搜尋時,可以輕鬆地將搜尋範圍設定 (或限制) 在特定的清單或文件庫。您可以依據關鍵字或詞組進行搜尋,然後使用項目內容 (例如文件作者或清單項目建立日期) 進一步縮小結果範圍。甚至可以使用布林值語法及邏輯運算子,制訂更複雜的查詢。例如,在您找出想要使用的結果之後,即可根據需求使用 [精簡搜尋面板] 進行排序及篩選結果。

如需使用搜尋的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

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關於常用 SharePoint 功能

若要進一步提升整體系統效能,避免達到資源臨界值或限制,請考慮使用下列常用 SharePoint 功能:

個人檢視    要為大型清單和組件庫建立檢視時,要使用正確的欄索引較為複雜,因此建議您為大型清單或文件庫的參與者移除「管理個人檢視」的權限。移除這項權限便能防止使用者建立涵蓋所有項目的檢視,同時避免對網站的整體效能造成負面影響。

關聯性清單     使用查閱欄、唯一欄及強制執行相關行為 (也稱為參考完整性) 建立清單關聯性時,可能會達到 [清單檢視臨界值],並在下列情況時遭到封鎖:

  • 若在項目數超過 [清單檢視臨界值] 的現有清單中讓某欄成為唯一 (但請注意,若新增一個項目而使得清單超過 [清單檢視臨界值],則這種作業通常不會遭到封鎖)。

  • 若清單的項目數超過 [清單檢視臨界值],則請為該清單中的查閱欄位開啟 [串聯刪除][限制刪除]

RSS 摘要     在管理中心與網站集合層級啟用 RSS 支援之後,可以針對許多清單類型及文件庫啟用與設定 RSS 支援。當使用者存取清單或文件庫的 RSS 摘要時,會從清單中擷取資料。預設 RSS 檢視會在 [修改日期] 欄使用篩選,依據上次修改項目的日期,限制傳回的項目數。若清單或文件庫包含許多項目,而且使用者存取 RSS 摘要,最好是編製 [修改日期] 欄的索引。您也可以變更包含在 RSS 摘要中變更的 [項目數][天數],以降低所擷取的項目數。

如需管理 RSS 摘要的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

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使用 Access Services

您可以使用 Office Access 2010 與設定了 Access Services 的 Office SharePoint Services,建立 Web 資料庫。Office Access 2010 讓您很容易就能根據連結原生清單、查詢、表單、報表及巨集建立表格,並將這些物件發佈至 SharePoint 網站,且自動將這些物件轉換為 SharePoint 頁面與功能,然後在 SharePoint 網站上建立強固的應用程式。

使用 Access Services 時,您可以處理大於 [清單檢視臨界值] 的資料量,而不會遭到封鎖。Access Services 會以一次 2,000 個項目一批的方式自動處理資料,然後重新組合資料。雖然伺服器陣列管理員可以變更預設限制,但是預設限制是 50,000 個項目。請注意,Access Services 具有自己的限制與臨界值。

如需 Access Services 的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

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使用索引及後援查詢

預設大多數建立在 SharePoint Server 2010 上的網站,皆會啟用 [中繼資料導覽和篩選]。即使尚未針對特定清單或文件庫設定中繼資料導覽,[中繼資料導覽和篩選] 仍會在幕後運作,提升清單及文件庫的檢視效能。「中繼資料導覽和篩選」功能會在每次載入檢視時,自動選取最佳的索引加以運用。當您載入新的檢視、套用篩選至檢視、清除篩選,或排序欄位時,查詢最佳化會決定查詢資料庫的最佳方式。

倘若使用者載入的檢視無法使用索引查詢清單,[中繼資料導覽和篩選] 將會建構並執行後援查詢。後援查詢是原始使用者查詢的修改版本,因為其不會對整份清單進行查詢,而只會查詢清單的一部分。當大型清單出現瓶頸,導致原始查詢遭到封鎖時,此功能會嘗試就現有的環境提供一些實用結果。其會依據這些清單項目新增到清單的時間,最多顯示 1,250 個最新的項目。若查詢所掃描之清單部分中的項目,不含任何與原始使用者查詢相符的結果,後援查詢也可能會傳回 0 個結果。

如需中繼資料導覽及篩選的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

使用文件中心網站

當您想要建立、管理及儲存大量文件時,可以使用文件中心網站。文件中心是以網站範本為基礎,並且經過設計可做為集中式存放庫以供管理大量文件。中繼資料和樹狀檢視瀏覽、內容類型及網頁組件等功能,可讓您有效地以對使用者有意義的方式來組織及擷取文件。

內容管理員可以快速設定中繼資料驅動瀏覽,不需要明確建立索引就能在大部分文件庫中有效執行,而另外再建立索引時更能得到協助,可增強效能進行範圍寬廣的篩選和檢視。

您可以使用文件中心網站做為製作的環境,或封存內容。

  • 在製作環境中,使用者會主動存回和取出檔案,並且建立這些檔案的資料夾結構。版本設定也會啟用,每一份文件可以存有 10 份以上的舊版。使用者會頻繁地存回和取出文件,而且可以用工作流程協助將文件上的動作予以自動化。

  • 相較之下,在內容 (或知識庫) 封存中則很少進行製作。使用者只會檢視或上傳文件。一般而言,內容封存包含單一文件版本,而且網站規模可以擴充到千萬個檔案。以典型的大型組織的技術支援中心做為例子,可能有 10,000 名使用者主要是為了閱讀而存取封存內容,而其中可能有 3,000 到 4,000 名使用者會上傳新內容到網站中。

如需文件管理的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節中的連結。

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使用外部清單

Business Connectivity Services (BCS) 建立於商務資料目錄 (BDC) 之上,提供標準化的介面給現有的企業營運資料、處理程序及應用程式。您可以使用 BCS,定義外部內容類型並連線至資料來源,例如 SAP、Web 服務、SEIBEL 及 SQL Server。執行這些作業之後,BCS 就能透過外部清單,進行此外部資料的 SharePoint 整合,外部清單的作業方式與原生 SharePoint 清單在某些部分相似。您不需要離開 SharePoint,就能建立、讀取、更新及刪除這些資料來源的資料,並使用與清單相關的 SharePoint 功能子集。

由於外部清單不使用 SharePoint SQL Server 後端資料庫來儲存及擷取資料,外部清單不受限於加諸原生清單或文件庫的資源節流及限制 (不過,外部清單另有不同的資源節流及限制)。在某些情況下,就資料和應用程式需求來說,您可能會覺得外部清單更實用。

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如何為檢視進行索引及篩選

下列各節提供在篩選檢視中建立索引以及使用這些索引的逐步程序。

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建立簡單或複合索引

若要改善效能的大型清單或文件庫,您可以建立索引。您可以使用索引資料行,然後當您建立或修改篩選的檢視,根據欄索引該清單或文件庫。

重要: 建立索引,需要存取清單中的所有項目,因為可能是您可能會封鎖從建立索引資料行,如果整個清單超過清單檢視閥值。如果這種情況,執行此作業期間每日時間範圍,或連絡您的系統管理員。如需詳細資訊,請參閱建立 SharePoint 索引欄

  1. 導覽至包含您要建立索引之清單或文件庫的網站。

  2. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    如果您的清單或文件庫的名稱未出現,按一下 [網站動作 [網站動作] 功能表 ,按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫的名稱。

  3. 在功能區中,按一下 [清單工具][文件庫工具] 底下的 [清單][文件庫] 索引標籤,然後按一下 [設定] 群組中的 [清單設定][文件庫設定]

  4. 按一下 [欄] 區段底下的 [索引欄]

  5. 在「索引欄」頁面上按一下 [建立新索引]

  6. 請執行下列其中一項動作:

    若要建立簡單索引:

    1. [主要欄] 區段的 [此索引的主要欄] 底下,選取該欄。

    2. 按一下 [建立]

      若要建立複合索引:

    3. [主要欄] 區段的 [此索引的主要欄] 底下,選取該欄。

    4. [次要欄] 區段的 [此索引的次要欄] 底下,選取不同的欄。

    5. 按一下 [建立]

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根據欄索引建立或修改篩選檢視

編製欄的索引之後,可以在建立或修改檢視時將索引加入檢視中,然後使用索引欄篩選檢視。建立檢視之前,可能需要在清單中新增更多欄,讓排序、分組及篩選更具彈性。

如需建立欄和檢視的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

  1. 瀏覽至包含您要建立索引之清單或文件庫的網站。

  2. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    如果您的清單或文件庫的名稱未出現,按一下 [網站動作 [網站動作] 功能表 ,按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫的名稱。

  3. 在功能區中,按一下 [清單工具][文件庫工具] 底下的 [清單][文件庫] 索引標籤。

  4. 請執行下列其中一項動作:

    若要建立檢視:   

    1. 按一下 [受管理檢視] 群組中的 [建立檢視]

    2. 按一下選項 (例如 [標準檢視]) 或您要用來建立檢視的現有檢視。

    3. [檢視名稱] 方塊中,輸入檢視的名稱。

      如果您要以這個檢視做為清單或文件庫的預設檢視,請選取 [設定為預設的檢視]。只有公用檢視,才能做為清單或文件庫的預設檢視。

      若要修改檢視:   

    4. [受管理檢視] 群組中,從 [目前檢視] 下拉式清單中選取想要修改的檢視。

    5. 按一下 [受管理檢視] 群組中的 [修改此檢視]

  5. 按一下 [篩選] 區段中的 [當下列條件為真時才顯示項目],然後選擇您要依據其中一個索引欄篩選項目的方式。

    例如,如果只要建立今天變更的項目之檢視,請選擇 [修改日期 (已編製索引)] 欄和等於條件,然後輸入 [今天]

    附註: 如果您沒有看到任何資料行,指出(索引)名稱之後,表示您沒有任何索引資料行提供該清單或文件庫。您必須建立簡單或複合索引的第一個。

  6. 選擇您要用於檢視的其他任何選項,例如要顯示或隱藏哪些欄,以及要如何排序項目。

  7. 按一下 [確定]

如需建立檢視的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>一節。

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