管理您的 Access 資料收集回覆

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本文說明如何檢視您的資料收集回覆,您可以驗證您的電子郵件的方式處理設定],以及步驟時可採取的疑難排解常見的錯誤訊息或回覆的問題。

[管理資料收集訊息] 對話方塊可協助您管理兩個資料收集訊息傳送至電子郵件收件者] 及您在 Outlook 收件匣中收到的每個這些郵件的回覆。

管理資料收集訊息對話方塊

如果看不到] 對話方塊中,請執行下列動作,將其開啟:

  1. 開啟包含您想要管理的訊息的資料庫。

  2. 在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [管理回覆

您想要做什麼?

檢視回覆

以下是您傳送資料集合表單透過電子郵件後,會發生什麼情況。收件者回覆的郵件] 即可的回覆,完成的表單,然後按一下 [ 傳送。本節說明如何您可以檢視回覆,如果有任何不會正確處理。無論您選擇讓回覆的處理自動或手動方式,您可以手動開啟回覆,或找出誰回覆。如需設定回覆程序選項的詳細資訊,請參閱新增資料透過電子郵件收集至 Access 資料庫的文件。

若要檢視的回覆,請執行下列動作:

  1. 開啟 Microsoft Outlook 2007 或 2010,然後瀏覽至您指定的儲存資料收集回覆的資料夾。

    提示: 如果您不記得資料夾的名稱,在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [管理回覆。在 [管理資料收集訊息] 對話方塊中,您會發現在 [ Outlook 資料夾] 欄對應至您想要檢視其回覆的訊息列中的資料夾名稱。

  2. 若要在 Outlook 中開啟回覆,請按兩下回覆。完成寄件者時,您會看到表單。

Access 不會處理回覆郵件的回覆。因此,如果您看到一或多個表單,從 [收件者是空白,不完整,或未完成正常運作,您必須重新傳送原始的電子郵件訊息給這些使用者,而不是使用 [回覆] 命令。如需有關重新傳送資料收集訊息的詳細資訊,請參閱重新傳送資料收集訊息

同樣地,如果您想要傳送給其他人的邀請,您必須重新傳送原始郵件,而非轉寄。

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自動處理回覆驗證設定

如果您選擇要讓您自動處理的回覆,請執行下列命令以確保正確處理回覆:

  • 每個回覆,檢閱 [待處理標幟資料收集狀態類別] 欄中的值。

    提示: 如果您沒有看到 [待處理標幟資料收集狀態,與類別的資料行] 檢視中,使用欄位選擇]來新增。欄標題,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下 [欄位選擇]。在 [欄位選擇] 對話方塊中,每個欄位拖放它右邊或左邊的現有的資料行標頭。

    在 Outlook 資料夾中,如果資料收集作業成功設定待處理標幟資料集合狀態] 欄位為空白,並且在 [類別] 欄中有綠色指標,回覆已成功處理。

  • 此外,您可能要檢閱的目的資料表,請確定您看到收集的資料儲存為新的記錄,或是為現有記錄的更新內容。

    附註: 您無法將資料新增從電子郵件回覆,如果您的收件者是使用 Hotmail 或 Yahoo 傳送給您的資料集合表單。

自動處理回覆的問題進行疑難排解

電子郵件收件者可能會回報他們填寫的表單,並回到您為回覆傳送給他們。不過,您沒有看到預期的結果,Access 或 Outlook 中。例如:

  • 您沒有看到 [在 Access 中的目的資料表中的資料。沒有新增新的記錄,或不更新現有的記錄。

  • 在 Outlook 中郵件的 [資料集合狀態] 欄會顯示錯誤訊息或字串 「 未處理的郵件 」。此外,郵件的 [類別] 欄會顯示紅色方形,或是為空白。

如果您遇到這類問題,請參閱在我的資料收集回覆無法自動處理的疑難排解步驟。

此外,請參閱新增資料透過電子郵件收集至 Access 資料庫如果您想要確認您已正確設定自動處理。

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手動處理回覆

手動處理回覆涉及從 Outlook 啟動匯出作業。您一次只能匯出一個回覆。避免資料集合狀態] 欄設定為 [使用電子郵件收集資料已順利完成的回覆。此狀態會指出回覆已經有已成功的處理。必須手動處理資料收集狀態欄設定為 [未處理的郵件的回覆。在此欄中有錯誤訊息的回覆具有無法自動處理,並且需要一些疑難排解,您可以手動將其匯出之前。以協助疑難排解,請參閱資料收集回覆無法自動處理

  1. 在 Outlook 中,以滑鼠右鍵按一下您想要以手動方式處理的回覆。

  2. 按一下 [匯出資料至 Microsoft Office Access]。

  3. 在 [匯出至 Microsoft Access 資料] 對話方塊中,檢閱的回覆]、 詳細資料,然後按一下[確定],匯出。如果匯出作業成功,您會看到資料已成功匯入至資料庫的訊息。如果作業失敗,您會看到訊息無法匯入資料,因為錯誤,後面接著造成失敗問題的說明。下表列出可能會導致失敗匯出作業的問題。

手動處理回覆的問題進行疑難排解

問題或 資料收集狀態欄訊息

原因

解決方式

當我以滑鼠右鍵按一下回覆時,我無法看到 [匯出至 Microsoft Access 資料的命令。

選取的郵件不是有效的資料收集回覆。

刪除不是指定的資料夾中的資料收集回覆的郵件。

回覆並不正確的資料夾。

只有原始回覆的郵件會移至指定的資料夾。

您自己的訊息回覆 (除非您使用 [寄件備份] 資料夾中的郵件的副本產生回覆) 和回覆屬於的電子郵件訊息的執行緒,用來討論可能無法將移至指定的資料夾。

其他可能的原因包括: 未安裝存取權,或的增益集,需要回覆的處理的是遺失或損毀。

如果您的回覆其中一項不開始處理,填寫所傳送的郵件寄件備份] 資料夾中的表單。

如果使用者填寫回覆回覆中的表單,要求使用者回覆原始郵件。

如果您懷疑增益集是 [遺失或損毀切換至 [Outlook 完成下列步驟:

  1. 按一下 [選項],然後在 [ Outlook 選項] 對話方塊中,按一下 [增益集

  2. 在 [作用中的應用程式增益集],確定您看到Microsoft Access Outlook 增益集資料收集與發佈

如果您看到的項目已停用的應用程式增益集]底下,按一下 [管理] 方塊中的箭號、 選取停用的項目,,然後選取 [停用的項目] 對話方塊中的 [ Microsoft Access Outlook 增益集的資料收集與發佈並按一下 [啟用]。

如果您沒有看到Microsoft Access Outlook 增益集資料收集與發佈再次嘗試安裝 Access。

找不到資料庫。尋找資料庫,並手動匯入資料。

資料庫已 [移到另一個位置、 重新命名或刪除,或損毀。

將資料庫還原到原始位置,然後再試一次。

資料庫已在使用中。

資料庫已開啟在獨佔模式中,而且無法對資料庫進行變更,直到獨佔鎖定釋放。

要求關閉,然後在 [標準模式中開啟資料庫的獨佔模式開啟資料庫的使用者。然後,嘗試手動匯出回覆。

資料表、 查詢或欄位遺失。

目的資料表或查詢 [已刪除或重新命名,或其結構已經修改的方式無法新增至資料表的表單的內容。

建立遺失的目的資料表和查詢,或建立並傳送新的資料收集訊息。

表單是損毀,或經過修改。

回覆] 中的表單已損毀,或是其他人 (收件者或寄件者) 修改表單。

如果收件者修改表單,請要求他們重新表單傳送給您,並手動匯出回覆。

如果原始郵件] 中的表單是損毀或不正確,您必須建立並傳送新郵件。

遺漏完成處理所需的資訊。

遺失對應到現有記錄必須更新回覆所需的資訊。

[郵件設定必須使用 Outlook 同步處理。在 Access 中,[外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [管理回覆。在 [管理回覆] 對話方塊中,選取郵件。在訊息的詳細資料,Access 會顯示警告] 對話方塊。按一下 [同步處理設定警告,然後關閉對話方塊。切換回 Outlook,然後再以手動方式匯出回覆。

無法新增或更新的資料,因為只接受唯一值的欄位中重複的值會造成資料。

其 [索引] 屬性設定為 [是 (不可重複)的欄位不能包含重複的值。如果已指派給表單欄位的值的資料表中的相對應欄位中,將會失敗作業。

請要求收件者傳送另一個的回覆,使用 [表單] 欄位中的值。

您輸入的值不在清單中選擇的項目。

[表單包含查閱值,成為必填的欄位,但使用者未指定的值] 欄位中,或欄位的 [限制在清單內] 屬性設定為 [,使用者指定的不在清單中的值。

要求收件者,若要重新傳送回覆,填寫所有欄位後, 或填滿出及儲存表單,然後嘗試再次匯出。

表單欄位中的值無效。

收件者一或多個欄位中輸入無效資料。

要求收件者,若要重新傳送回覆,填寫所有欄位後, 或填滿出及儲存表單,然後嘗試再次匯出。

回覆會包含您要填寫的表單。當您完成時,請將其傳送給此電子郵件的寄件者。

收件者不是填寫表單。

請要求收件者之後填寫表單時,傳送給其他的回覆。

如果原始郵件無法送達部分使用者,請嘗試重新傳送郵件而不是轉寄。如需詳細資訊重新傳送郵件,請參閱重新傳送資料收集訊息

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