管理外部資料範圍及其內容

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以變更外部資料範圍的內容,以便控制已透過外部資料來源連線匯入工作表中的資料。

您想要做什麼?

深入瞭解外部資料範圍和屬性

尋找外部資料範圍

變更外部資料範圍的名稱

變更外部資料範圍的基本查詢

複製外部資料範圍及其基本查詢

指定新資料加入外部資料範圍的方式

指定資料格式和版面配置

外部資料範圍展開時複製公式

凍結外部資料範圍中的資料

自訂外部資料範圍中的欄位名稱

刪除外部資料範圍

更深入了解外部資料範圍及其內容

外部資料範圍 (也稱為查詢表) 是已定義的名稱或表格名稱,定義了引入工作表中資料的位置。連線至外部資料時,Excel 會自動建立外部資料範圍;唯一的例外是連線至資料來源的樞紐分析表報表,這種報表不會使用外部資料範圍。您可以在 Excel 中為外部資料範圍進行格式化及版面配置,或將外部資料範圍用在計算中,與其他任何資料一樣。

外部資料範圍內容

外部資料範圍包含可用來控制資料的其他內容 (不可與連線內容混淆),例如,保留儲存格格式及欄寬。若要變更這些外部資料範圍內容,請在 [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中按一下 [內容],然後執行以下操作來進行變更:

  • 對於從 Microsoft Query 和資料庫線精靈建立的外部資料範圍,請使用 [外部資料內容] 對話方塊。

  • 對於從匯入的文字檔或擷取 HTML 資料的 Web 查詢建立的外部資料範圍,請使用 [外部資料範圍內容] 對話方塊。

  • 對於從擷取 XML 資料的 Web 查詢所建立外部資料範圍,請使用 [XML 對應內容] 對話方塊。

使用含外部資料範圍的範本

若要共用根據外部資料製作的摘要或報表,可以提供包含外部資料範圍的活頁簿給其他使用者,也可以建立報表範本。報表範本可讓您儲存摘要或報表而不儲存外部資料,所以檔案會較小;外部資料是在使用者開啟報表範本時擷取。

頁面頂端

尋找外部資料範圍

  1. 選取您要在其中搜尋外部資料範圍的工作表。

  2. 在資料編輯列上,按一下 [名稱方塊] 旁的箭號,然後按一下您所要的外部資料範圍名稱。

頁面頂端

變更外部資料範圍的名稱

  1. 在 [公式] 索引標籤的 [已定義之名稱] 群組中,按一下 [名稱管理員]。

    [公式] 索引標籤中的 [已定義之名稱] 群組

  2. [名稱管理員] 對話方塊中,按一下外部資料範圍的名稱,然後按一下 [編輯];也可以按兩下名稱。

  3. [編輯名稱] 對話方塊中的 [名稱] 方塊中,輸入參照的新名稱。

附註: [關閉] 按鈕只會關閉 [名稱管理員] 對話方塊,您不必按一下 [關閉],就能交付您已經進行的變更。

頁面頂端

變更外部資料範圍的基本查詢

您可以變更從 Microsoft Query、匯入的文字檔、Web 查詢,或資料連線精靈所建立外部資料範圍的基本查詢。

變更從 Microsoft Query 所建立外部資料範圍的基本查詢

  1. 按一下要變更基本查詢的外部資料範圍中儲存格。

  2. [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [內容]

    Excel 功能區影像

  3. [外部資料內容] 對話方塊中,按一下 [連線內容] 屬性

  4. 在 [連線內容] 對話方塊中,按一下 [定義] 索引標籤,然後按 [編輯查詢]。

如需有關在 Microsoft Query 中建構及編輯查詢的詳細資訊,請參閱 Microsoft Query 說明。

變更從匯入文字檔所建立外部資料範圍的基本查詢

  1. 按一下要變更基本查詢的外部資料範圍中儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [連線]。

    Excel 功能區影像

  3. [活頁簿連線] 對話方塊中按一下 [內容]

  4. 在 [連線內容] 對話方塊中,按一下 [定義] 索引標籤,然後按 [編輯查詢]。

  5. [匯入文字檔] 對話方塊中,按一下 [匯入]

  6. 在文字匯入精靈中變更匯入文字檔,然後按一下 [完成]

    如需匯入文字檔的詳細資訊,請參閱匯入或匯出文字檔案

變更從 Web 查詢所建立外部資料範圍的基本查詢

  1. 按一下要變更基本查詢的外部資料範圍中儲存格。

  2. [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [內容]

    Excel 功能區影像

  3. [活頁簿連線] 對話方塊中按一下 [內容]

  4. 在 [連線內容] 對話方塊中,按一下 [定義] 索引標籤,然後按 [編輯查詢]。

  5. [編輯 Web 查詢] 對話方塊中變更 Web 查詢,然後按一下 [完成]

如需有關建立及編輯 Web 查詢的詳細資訊,請參閱從網頁取得外部資料

變更使用資料連線精靈所建立外部資料範圍的基本查詢

  1. 按一下要變更基本查詢的外部資料範圍中儲存格。

  2. [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [內容]

    Excel 功能區影像

  3. [外部資料內容] 對話方塊中,按一下 [連線內容] 屬性

  4. [連線內容] 對話方塊中,按一下 [定義] 索引標籤。

  5. 請執行下列其中一項操作:

    • [命令類型] 方塊中按一下 [表格],然後在 [命令文字] 方塊中,變更適當表格、檢視或查詢的名稱值。

    • [命令類型] 方塊中,按一下 [SQL][預設],然後在 [命令文字] 方塊中,編輯 SQL 陳述式。

      附註: 依連線的定義方式而定,可能會無法使用 [命令類型] 方塊 (會顯示為灰暗)。

頁面頂端

複製外部資料範圍及其基本查詢

  1. 在資料編輯列上,按一下 [名稱方塊] 旁的箭號,然後選取您所要複製的外部資料範圍名稱。

    對於 Excel 表格,請選取範圍的名稱,然後按下 CTRL+A 鍵以選取表格標題。

    如果您要包含不屬於外部資料範圍的欄標籤或公式,請選取您所要複製欄標籤或公式的儲存格。按一下資料編輯列上 [名稱方塊] 旁的箭號,然後按一下您所要複製的外部資料範圍名稱。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [複製]。

    [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組

  3. 切換至您要貼上外部資料範圍的活頁簿。

  4. 按一下貼上區的左上角儲存格。

    若要確保外部資料不會取代現有資料,請確認工作表在您所按儲存格下方或右側都沒有資料。

  5. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [剪貼簿] 群組中的 [貼上]。

附註: 如果複製的外部資料範圍的組件,就不會複製基礎查詢 ,並複製的資料,無法重新整理。

頁面頂端

指定新資料加入外部資料範圍的方式

更新資料時,您可以控制如何處理傳回至 Excel 的較小或較大資料集。

  1. [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [內容]

    Excel 功能區影像

  2. [外部資料範圍內容] 對話方塊中的 [如果資料範圍中的列數在重新整理時改變] 底下,按以下其中一項:

    • 插入新資料並刪除未使用的儲存格

      附註: 

      • 當一列或多列加入資料來源中時,在外部資料範圍正下方的儲存格會向下移,但外部資料範圍右側的儲存格不會移動。

      • 在資料來源中刪除一列或多列時,在外部資料範圍正下方的儲存格會向上移,但外部資料範圍右側的儲存格不會移動。

    • 插入新資料,但不刪除未使用的列

      附註: 

      • 當一列或多列加入資料來源中時,在外部資料範圍正下方及右側的儲存格都會向下移。

      • 在資料來源中刪除一列或多列時,在外部資料範圍正下方及右側的儲存格都不會移動。

    • 依需要覆寫現有儲存格內容

      附註: 

      • 當一列或多列加入資料來源中時,在外部資料範圍正下方的儲存格會進行覆寫,但外部資料範圍右側的儲存格不會移動。

      • 在資料來源中刪除一列或多列時,在外部資料範圍正下方及右側的儲存格都不會移動。

頁面頂端

指定資料格式和版面配置

  1. [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [內容]

    Excel 功能區影像

  2. [資料格式化和版面配置] 底下,執行以下一項或多項操作:

    • 若要包含欄位名稱做為第一列,請選取 [包含欄位名稱] 核取方塊。

      附註: 此核取方塊僅供從 Microsoft Office 2003 程式轉換的外部資料範圍,或是以程式設計方式建立的外部資料範圍使用。

    • 若要加入有列號的欄,請選取 [包含列號] 核取方塊。

      附註: 這個核取方塊無法供匯入的文字檔、XML 檔案或 Web 查詢等使用。

    • 若要保留您所套用的儲存格格式,請選取 [自動套用格式] 核取方塊。

      附註: 對於 Web 查詢,這個選項會在您選取 [選項] 對話方塊中的 [整個HTML格式] 時自動建立。您要從 [編輯查詢] 對話方塊存取 [選項] 對話方塊。

    • 若要留您所設定的欄寬,請選取 [調整欄寬] 核取方塊。

    • 若要保留您所套用的欄排序、篩選和版面配置,請選取 [保持欄位的排序/篩選/格式狀況] 核取方塊。

      附註: 這個核取方法無法供 Web 查詢使用。

    • 若要保留您所套用的欄位篩選,請選取 [保持欄位的篩選] 核取方塊。

      附註: 這個核取方塊僅供根據 XML 資料建立的 Web 查詢使用。

頁面頂端

外部資料範圍展開時複製公式

附註: 以下程序僅適用於從 Microsoft Office 2003 程式轉換的外部資料範圍,或是以程式設計方式建立的外部資料範圍。在 Office Excel 2007 中,所有透過使用者介面建立的外部資料範圍都是建立為 Excel 表格,這些表格會在新列加入並向下填滿計算結果欄時自動展開。

  1. 在外部資料範圍中與第一個資料列相鄰的儲存格中輸入公式。

    附註: 第一個資料列可能是外部資料範圍中的第一列或第二列,取決於第一列是否包含標題。

  2. 選取該儲存格,然後按兩下填滿控點,以複製公式至外部資料範圍中的所有列。

  3. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  4. [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [內容]

    Excel 功能區影像

  5. [外部資料範圍內容] 對話方塊中,選取 [相鄰儲存格使用自動填滿] 核取方塊。

    附註: 如果外部資料範圍在您重新整理時展開,Excel 只會複製與外部資料範圍緊鄰或外部資料範圍之中的公式。

頁面頂端

凍結外部資料範圍中的資料

凍結外部資料範圍會保留資料但不會保留其基本查詢,所以凍結的外部資料範圍無法更新。

凍結 Excel 表格中的資料

  1. 按一下包含您要移除資料連線之 Excel 表格的工作表。

  2. 在資料編輯列上,按一下 [名稱方塊] 旁的箭號,然後按一下您要移除其中資料連線的外部資料範圍名稱,就會選取資料範圍。

  3. [工具] 索引標籤上的 [外部表格資料] 群組中,按一下 [取消連結],資料範圍會保留,而且仍然保有相同的名稱,但是連線已刪除。

凍結範圍中的資料

附註: 以下程序僅適用於從 Microsoft Office 2003 程式轉換的外部資料範圍,或是以程式設計方式建立的外部資料範圍。在 Office Excel 2007 中,所有透過使用者介面建立的外部資料範圍都是建立為 Excel 表格,這些表格會在新列加入並向下填滿計算結果欄時自動展開。

  1. [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [內容]

    Excel 功能區影像

  2. [查詢定義] 底下,取消選取 [儲存查詢定義] 核取方塊。

附註: 當您儲存活頁簿時,會從活頁簿刪除基本查詢,但是已儲存的資料庫查詢檔案 (.dqy 或 .odc 檔案) 並不會刪除,如果您在查詢精靈或 Microsoft Query 中建立查詢時儲存了查詢,查詢檔案會儲存在您的電腦上,您可以再度使用查詢,以擷取外部資料。如需詳細資訊,請參閱 Microsoft Query 說明。

頁面頂端

自訂外部資料範圍中的欄位名稱

附註: 以下程序僅適用於使用資料連線精靈或 Microsoft Query 建立的外部資料範圍 (而不適用於匯入文字檔或 Web 查詢)、從 Microsoft Office 2003 程式轉換的外部資料範圍,或以程式設計方式建立的外部資料範圍。在 Office Excel 2007 中,所有透過使用者介面建立的外部資料範圍都建立為 Excel 表格。

  1. 在外部資料範圍的上方插入空白列。

    如何插入空白列

    1. 請執行下列其中一項操作:

      • 插入新空白儲存格    選取您要插入新空白儲存格的儲存格範圍。選取與您所要插入相同數目的儲存格。

      • 插入單一列    在位於您所要新列位置正下方的列中,按一下儲存格。例如,若要在列 5 上方插入新列,請在列 5 中按一下儲存格。

      • 插入多列    選取位於您所要新列位置正下方的列,選取與您所要插入相同數目的列。

      • 插入單一欄    在位於您所要新欄位置正下方的欄中,按一下儲存格。例如,若要在欄 B 左側插入新欄,請在欄 B 中按一下儲存格。

      • 插入多欄    選取位於您所要新欄位置右側的欄,選取與您所要插入相同數目的欄。

    2. [常用] 索引標籤上,按一下 [儲存格] 群組中 [插入] 旁的箭號,然後按下列其中一項:[插入儲存格][插入工作表列],或 [插入工作表欄]

      如果您要插入空白儲存格,請按一下 [現有儲存格右移][現有儲存格下移],以定義您要現有儲存格移動的位置。

      如果有格式,您可以使用 [常用] 索引標籤上,[剪貼簿] 群組中的 [複製格式] 按鈕影像 ,以選擇設定所插入儲存格、列或欄格式的方式。

  2. 在空白列的儲存格中輸入您所要的標籤。

  3. 按一下外部資料範圍中的儲存格。

  4. [資料] 索引標籤上的 [連線] 群組中,按一下 [內容]

    Excel 功能區影像

  5. [外部資料範圍內容] 對話方塊中,取消選取 [資料格式化和版面配置] 底下的 [包含欄位名稱] 核取方塊,然後按一下 [確定]

  6. 若要移除現有欄位名稱,並更新外部資料範圍,請按一下外部資料範圍中的儲存格,然後按一下 [重新整理] 按鈕影像

附註: 當您從資料庫擷取資料時,Microsoft Query 中欄名稱的任何變更都會保留在外部資料範圍中。如需有關在查詢中變更欄名稱的詳細資訊,請參閱 Microsoft Query 說明。

頁面頂端

刪除外部資料範圍

  1. 按一下包含您所要刪除外部資料範圍的工作表。

  2. 在資料編輯列上,按一下 [名稱方塊] 旁的箭號,然後按一下您所要刪除的外部資料範圍名稱。

    如果外部資料範圍是 Excel 表格,請按 CTRL+A 鍵以選取整個表格。

  3. 若要刪除外部資料範圍,請按 DELETE 鍵。

  4. 若要刪除基本查詢,請在 Excel 提示您時按一下 [是]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×