管理其他人的郵件和行事曆項目

管理其他人的郵件和行事曆項目

有兩種方法可使用其他人的 Outlook 資料夾:共用資料夾以及委託某人代表您來操作。

附註:  需要商務用 Office 365 或其他 Exchange 帳戶。 如需詳細資訊,請參閱什麼是 Microsoft Exchange Server 帳戶?

「共用資料夾」可讓其他人存取一或多個資料夾。 不過,這不表示他們有代表您操作的權限。 例如,其他人可以存取您的資料夾,但無法替您回覆電子郵件或會議邀請。

使用「委派存取」,您可授權給其他人代表您操作。 例如,您希望您的助理替您建立與回覆會議邀請。 某些助理可能也會監控主管的 [收件匣],並代表主管傳送電子郵件。

附註: 本文所述的程序假設您已將委派存取權限授與給其他人。 如需委派存取的詳細資訊,請參閱允許他人管理您的郵件和行事曆

本文內容

將其他人的信箱加入至您的設定檔

開啟其他人的資料夾

代表其他人傳送或回覆會議邀請

代表其他人建立或回覆電子郵件

代表群組傳送電子郵件訊息

將寄件備份儲存在其他人的 [寄件備份] 資料夾中

將其他人的信箱加入至您的設定檔

如果您經常使用他人的 Exchange 資料夾,您可能會想要將該人員的 Exchange 信箱加入至您的 Outlook 設定檔。 這樣以後您每次開啟 Outlook 時,就會自動開啟該人員的信箱。 其他信箱會顯示在您 Exchange 信箱資料夾下的 資料夾窗格。

附註:  共用信箱的人員必須在 Exchange 信箱的根資料夾上,授與您 [可看到資料夾] 的權限。

授與 [可看到資料夾] 權限的指示

如果是主管,請在 Outlook 中執行下列操作:

  1. 以滑鼠右鍵按一下 Exchange 信箱的根資料夾,然後按一下 [資料夾權限]。

  2. 按一下代理人的名稱。

  3. [權限] 下方的 [其他] 下,選取 [可看到資料夾] 核取方塊。

  4. 按一下 [確定]。

如果是代理人,請在 Outlook 中執行下列操作:

  1. 按一下 [檔案] > [帳戶設定] > [帳戶設定]

    [Backstage 檢視] 中的 [帳戶設定]

  2. 在 [電子郵件] 索引標籤的清單中,按一下 Exchange 帳戶類型,然後按一下 [變更],再按一下 [其他設定]。

  3. [進階] 索引標籤的 [同時開啟下列信箱] 底下,按一下 [新增],然後輸入您想要新增至使用者設定檔的人員信箱名稱。 如果您不知道該信箱名稱,請詢問授與您「委派存取」權限的人員。

開啟其他人的資料夾

  1. 按一下 [檔案] > [開啟和匯出] > [其他使用者的資料夾]

    提示:  如果日後不想再執行這個步驟,請參閱本文的將其他人的信箱加入至您的設定檔一節中,有關如何將其他人的信箱加入至資料夾窗格的指示。

  2. [名稱] 方塊中,輸入授與您共用或「委派存取」權限的人員名稱,或按一下 [名稱] 從清單中選取。

  3. [資料夾類型] 清單中,按一下您要開啟的資料夾。

代表其他人傳送或回覆會議邀請

若要授與代理人足夠的權限代替主管接受會議邀請,主管必須執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] > [帳戶設定] > [委派存取]

  2. 按一下 [新增],輸入或選取代理人的名稱,然後按一下 [新增]

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • [代理人權限] 對話方塊中,在主管的 [行事曆] 資料夾內授與代理人 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)] 權限。

    • 按一下 [確定] 關閉 [代理人權限] 對話方塊,然後選取 [只給代理人,但傳送會議邀請與回覆的副本給我][只給代理人] 核取方塊。

回覆會議邀請

  1. 如果其他人的會議邀請並未直接傳送給您,請開啟他們的 [收件匣]

  2. 開啟會議邀請。

  3. 按一下 [接受][暫訂][拒絕]

傳送會議邀請

  1. 開啟其他人的行事曆。

  2. [常用] 索引標籤的 [新增] 群組中,按一下 [新增會議]

  3. 依照平常的方式輸入與會者、主旨、地點,以及開始和結束時間。

代表其他人建立或回覆電子郵件

  1. [郵件] 中,按一下 [常用] > [新增電子郵件]

    功能區上的 [新電子郵件] 命令

  1. 在 [選項] 索引標籤的 [顯示欄位] 群組中,按一下 [寄件者]。

  2. [寄件者] 方塊中,輸入您代為傳送郵件的人員名稱。

    若要從 [通訊錄] 的清單選取名稱,請按一下 [寄件者]。

  3. 依照正常步驟新增收件者、主旨及郵件內容。

回覆電子郵件

  1. 在其他人員的信箱中,選取您要代主管回覆的郵件。

  2. 按一下 [常用] (如果您已開啟郵件,按一下 [郵件]),然後按一下 [回覆][全部回覆][轉寄]

    功能區上的 [回覆] 群組

  1. [選項] 索引標籤上的 [顯示欄位] 群組中,按一下 [寄件者]

  2. [寄件者] 方塊中輸入主管的名稱。 若要從 [通訊錄] 的清單選取名稱,請按一下 [寄件者]。 如果您看不到 [寄件者] 按鈕和方塊,請按一下 [選項] > [寄件者]

  3. 依照正常步驟新增收件者、主旨及郵件內容。

代表群組傳送電子郵件訊息

如果您被指派代表貴組織通訊錄中群組的「傳送為」權限,就可以傳送電子郵件,而郵件會顯示為從該群組送出。

  1. [郵件] 中,按一下 [常用] > [新增電子郵件]

    功能區上的 [新電子郵件] 命令

  1. 在 [選項] 索引標籤的 [顯示欄位] 群組中,按一下 [寄件者]。

  2. [寄件者] 方塊中,輸入您代表其傳送郵件之群組的名稱。

    若要從 [通訊錄] 的清單選取該群組,請按一下 [寄件者]

  3. 依照正常步驟新增收件者、主旨及郵件內容。

將寄件備份儲存在其他人的 [寄件備份] 資料夾中

當電子郵件和會議邀請是由代理人代表主管傳送時,每個項目的複本都會儲存在代理人的 [寄件備份] 資料夾中。

或者,主管也可以將 [寄件備份] 資料夾的權限授與其代理人。 代理人就可以將他自己 [寄件備份] 資料夾中的項目複製到主管的 [寄件備份] 資料夾中。

主管應該執行下列動作:

  1. 在 資料夾窗格 中,以滑鼠右鍵按一下 [寄件備份] 資料夾。

  2. 按一下 [內容]

  3. [權限] 索引標籤上按一下代理人名稱。

  4. [權限] 底下的 [權限等級] 清單中,按一下 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)]

  5. 按一下 [確定]

    如果您已將主管的信箱新增至您的設定檔,主管的 [寄件備份] 資料夾會顯示在代理人資料夾窗格中的 [信箱 - 主管] 下。

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