移除 Office 文件中的隱藏資料及個人資訊

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在與同事或客戶共用重要文件時,您需要小心校訂或檢閱文件內容,以確保所有的內容都正確無誤,而且文件不含您不想要與其他人共用的內容。如果計劃共用 Microsoft Office 文件的電子複本,則最好是採用額外的步驟來檢閱文件中的隱藏資料或個人資訊,而這些資訊可能會儲存在文件本身或文件摘要資訊 (中繼資料) 中。因為此隱藏資訊會揭露不想要公開共用之組織或文件本身的詳細資料,所以您可能會想先移除此隱藏資訊,然後再與其他人共用文件。

本文說明 Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007 及 Microsoft Office PowerPoint 2007 中的「文件檢查」功能如何協助您尋找並移除 Office 文件中的隱藏資料及個人資訊。

本文內容

何種類型的隱藏的資料及個人資訊會儲存在 Office 文件?

哪些可以文件檢查可尋找和移除的資訊嗎?

如何尋找並移除 [我的 Office 文件中的 [隱藏的資料及個人資訊嗎?

Office 文件中可以儲存何種類型的隱藏資料及個人資訊?

Office 文件中可以儲存多種類型的隱藏資料及個人資訊。當您在 Office 程式中檢視文件時,可能無法立即看到此資訊,但是其他人或許可以檢視或擷取該資訊。

隱藏資訊可包含 Office 程式新增到檔案,讓您能夠與其他人共同撰寫及編輯文件的資料,也可以包含您刻意指定為隱藏的資訊。

Office 文件可以包含下列類型的隱藏資料及個人資訊:

  • 註解、追蹤變更的修訂標記、版本及筆跡標註    如果您是與其他人共同作業才建立出文件,則文件可能含有追蹤變更的修訂標記、註解、筆跡標註或版本這類的項目。此資訊可以讓其他人看到共同處理這份文件的人員姓名、檢閱者的註解及文件的變更。

  • 文件摘要資訊與個人資訊   文件摘要資訊,也就是中繼資料,包括您的文件,例如作者、 主旨和標題的詳細資料。文件摘要資訊也包含 Office 程式,例如最近儲存的文件建立文件時的日期之人員的名稱會自動維護的資訊。如果您使用的特定功能,您的文件也可能包含其他種類的個人識別資訊 (PII),例如電子郵件標題、 傳送的檢閱資訊、 傳閱名單、 印表機路徑和檔案路徑資訊發佈的網頁。

  • 頁首、頁尾及浮水印    Word 文件及 Excel 活頁簿都可以在頁首及頁尾中含有資訊。此外,您可能會將浮水印新增到 Word 文件。

  • 隱藏文字    Word 文件可以含有格式設定為隱藏文字的文字。如果不知道您的文件是否含有隱藏文字,則可以使用 [文件檢查] 進行搜尋。

  • 隱藏的列、欄及工作表    在 Excel 活頁簿中,可以隱藏列、欄及整個工作表。如果散發內含隱藏列、欄或工作表的活頁簿複本,則其他人可能會將這些列、欄或工作表取消隱藏,並且檢視它們所含的資料。

  • 隱藏的內容    PowerPoint 簡報及 Excel 活頁簿可以含有因為格式設定為隱藏而無法看見的物件。

  • 投影片外的內容    PowerPoint 簡報可以含有因為從投影片拖曳到投影片外而無法立即看到的物件。此投影片外的內容可以包含文字方塊、美工圖案、圖形及表格。

  • 簡報備忘稿    PowerPoint 簡報的 [備忘稿] 區段可以含有不想要公開共用的文字,特別是備忘稿內容是專門為簡報人員撰寫時。

  • 文件伺服器內容    如果是將文件儲存到文件管理伺服器上的某個位置,如以 Microsoft Windows SharePoint Services 為基礎的文件工作區網站或文件庫,則文件可能會含有其他文件摘要資訊或與此伺服器位置相關的資訊。

  • 自訂 XML 資料    文件可以含有在文件本身看不到的自訂 XML 資料。[文件檢查] 可以尋找並移除此 XML 資料。

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文件檢查可以尋找並移除何種資訊?

[文件檢查] 包含各種不同的「檢查」,可以用來尋找並移除不同種類的隱藏資料及個人資訊。這些「檢查」有些是個別 Office 程式特有的項目。[文件檢查] 會在 Office Word 2007、Office Excel 2007 及 Office PowerPoint 2007 中顯示不同的「檢查」集,讓您尋找並移除每個程式特有的隱藏資料及個人資訊。

若要了解 [文件檢查] 可以在特定 Microsoft Office 程式中尋找並移除的隱藏資料及個人資訊類型,請檢閱下列各表格。

附註: 如果您的組織藉由新增 [檢查] 模組來自訂 [文件檢查],您就能夠檢查文件中其他類型的資訊。

Office Word 2007

檢查的名稱

尋找並移除

註解、修訂、版本和註釋

  • 確認下列每個項目旁邊有核取符號顯示:

  • 追蹤變更的修訂標記

  • 文件版本資訊

  • 筆跡標註

文件摘要資訊與私人資訊

  • 文件摘要資訊,其中包含 [文件摘要資訊] 對話方塊之 [摘要][統計資料][自訂] 索引標籤中的資訊

  • 電子郵件標題

  • 傳閱名單

  • 檢閱傳送功能資訊

  • 文件伺服器內容

  • 文件管理原則資訊

  • 內容類型資訊

  • 已結合資料之欄位的資料結合連結資訊 (最後的值會轉換為文字)

  • 使用者名稱

  • 範本名稱

頁首及頁尾

  • 文件頁首中的資訊

  • 文件頁尾中的資訊

  • 浮水印

隱藏文字

  • 格式設定為隱藏的文字 ([字型] 對話方塊中可用的字型效果)

    附註: 此「檢查」無法偵測以其他方法隱藏的文字 (例如,白色背景上的白色文字)。

自訂 XML 資料

  • 可以儲存在文件中的自訂 XML 資料

Office Excel 2007

檢查的名稱

尋找並移除

註解和註釋

  • 確認下列每個項目旁邊有核取符號顯示:

  • 筆跡標註

文件摘要資訊與私人資訊

  • 文件摘要資訊,其中包含 [文件摘要資訊] 對話方塊之 [摘要][統計資料][自訂] 索引標籤中的資訊

  • 電子郵件標題

  • 傳閱名單

  • 檢閱傳送功能資訊

  • 文件伺服器內容

  • 文件管理原則資訊

  • 內容類型資訊

  • 使用者名稱

  • 印表機路徑資訊

  • 分析藍本註解

  • 用於發佈網頁的檔案路徑

  • 已定義之名稱及表格名稱的註解

  • 非使用中的外部資料連線

頁首及頁尾

  • 工作表頁首中的資訊

  • 工作表頁尾中的資訊

隱藏的列與欄

  • 隱藏的列

  • 含有資料的隱藏欄

    附註: 

    • 如果活頁簿中的隱藏欄不含資料而且位於含有資料的欄之間,則也會偵測到這些空白隱藏欄並且加以移除。

    • 如果活頁簿中的隱藏列或隱藏欄含有資料,您可以藉由移除這些列或欄,變更活頁簿中計算或公式的結果。如果您不知道隱藏列或隱藏欄所含有的資訊,請關閉 [文件檢查],取消隱藏所隱藏的列或欄,然後檢閱其內容。

    • 這項檢查不會偵測隱藏欄中的圖案、圖表、控制項、Microsoft ActiveX 物件和控制項、圖片或 SmartArt 圖形。

隱藏的工作表

  • 隱藏的工作表

    附註: 如果活頁簿中的隱藏工作表含有資料,您可以藉由移除這些工作表,變更活頁簿中計算或公式的結果。如果您不知道隱藏工作表所含有的資訊,請關閉 [文件檢查],取消隱藏所隱藏的工作表,然後檢閱其內容。

自訂 XML 資料

  • 可以儲存在活頁簿中的自訂 XML 資料

隱藏的內容

  • 由於格式設定為隱藏而無法看見的物件

    附註: 這項檢查不會偵測被其他物件覆蓋的物件。

Office PowerPoint 2007

檢查的名稱

尋找並移除

註解和註釋

  • 確認下列每個項目旁邊有核取符號顯示:

  • 筆跡標註

文件摘要資訊與私人資訊

  • 文件摘要資訊,其中包含 [文件摘要資訊] 對話方塊之 [摘要][統計資料][自訂] 索引標籤中的資訊

  • 電子郵件標題

  • 傳閱名單

  • 檢閱傳送功能資訊

  • 文件伺服器內容

  • 文件管理原則資訊

  • 內容類型資訊

  • 用於發佈網頁的檔案路徑

隱藏的投影片內容

  • 由於格式設定為隱藏而無法看見的物件

    附註: 這項檢查不會偵測被其他物件覆蓋的物件。

投影片外的內容

  • 簡報中由於在投影片區域外而無法立即看見的內容或物件,其中包含:

    • 美工圖案

    • 文字方塊

    • 圖形

    • 資料表

      附註: [文件檢查] 不會偵測或移除具有動畫效果之投影片區域外的物件。

簡報備忘稿

  • 已經新增至簡報之 [備忘稿] 區段的文字

附註: 文件檢查無法移除新增至簡報 [備忘稿] 區段的圖片。

自訂 XML 資料

  • 可以儲存在簡報中的自訂 XML 資料

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如何尋找並移除 Office 文件中的隱藏資料及個人資訊?

您可以使用 [文件檢查] 尋找並移除 Office 文件中利用 Office Word 2007、Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 及這些 Office 程式之舊版本所建立的隱藏資料及個人資訊。最好是先使用 [文件檢查],再共用 Office 文件的電子複本,例如電子郵件附件。

  1. 開啟想要檢查隱藏資料或個人資訊的 Office 文件。

  2. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,按一下 [另存新檔],然後以儲存原始文件的複本的檔案名稱] 方塊中輸入名稱。

    在原始文件的複本上使用 [文件檢查] 是一個好主意,因為 [文件檢查] 所移除的資料不一定都可以還原。

  3. 在 [原始文件的複本,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 指向 [準備],再按一下檢查文件

  4. 在 [文件檢查] 對話方塊中,選取核取方塊以選擇您想要檢查的隱藏內容類型。如需有關的個別偵測器的詳細資訊,請參閱哪些可以文件檢查可尋找和移除的資訊?

  5. 按一下 [檢查]

  6. 檢閱 [文件檢查] 對話方塊中的檢查結果。

  7. 按一下 [全部移除],此選項位於想要從文件中移除之隱藏內容類型的檢查結果旁邊。

    重要: 

    • 如果移除文件中的隱藏內容,則可能無法藉由按一下 [復原] 予以還原。

    • [註解和註釋][文件摘要資訊與私人資訊][頁首及頁尾] 的檢查無法用於已儲存為共用活頁簿的 Excel 活頁簿 ([檢閱] 索引標籤上的 [共用活頁簿] 命令)。這是因為共用活頁簿會使用個人資訊讓不同的人員在相同的活頁簿上協同合作。若要從共用活頁簿移除這項資訊,您可以複製活頁簿,然後再加以取消共用。若要取消共用活頁簿,請按一下 [檢閱] 索引標籤上的 [共用活頁簿]。在 [編輯] 索引標籤上,清除 [允許多人同時修改活頁簿] 核取方塊。

    • 如果想要從儲存為 OpenDocument 其中一種格式 (.odt、.ods、.odp) 的文件移除隱藏資料和個人資訊,則每次以這些格式儲存文件時,都必須執行 [文件檢查]。

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請嘗試最新版本的 Office

最新版本的 Microsoft Office 有改良的工具來控制中繼資料及個人資訊,在您的 Office 文件及檔案。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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