管理

移除員工

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當員工離職時,您必須從 Office 365 移除他們。執行這個動作之前,您應該封鎖他們不得存取公司檔案、保存他們建立的文件,以及執行移除使用者時相關的一些其他系統管理工作。

  1. Office 365 系統管理中心 選擇 [編輯使用者]。

  2. 選取使用者,然後選擇 [重設密碼]。

  3. 選擇 [自動產生密碼]。

  4. 清除 [讓此使用者在第一次登入時變更密碼] 核取方塊,然後選擇 [重設]。

  5. 選取 [以電子郵件傳送密碼],輸入您自己的電子郵件地址,然後選擇 [傳送電子郵件並關閉]。

  6. 若要將使用者的電子郵件轉寄給其他員工,請展開 [郵件設定],選擇 [電子郵件轉寄] 旁邊的 [編輯],開啟 [轉寄所有傳送到此信箱的電子郵件],輸入新的電子郵件地址,然後選擇 [儲存]。

  7. 如果您也想將他們的電子郵件、行事曆和連絡人複製到您的或其他人的信箱,請開啟 Outlook,選擇 [新增帳戶],新增他們的電子郵件帳戶,然後選擇 [連線]。

    您也可以匯入他們的電子郵件、行事曆和連絡人 (如果您想要的話,可以將您包含在其中)。移至 aka.ms/CopyMail 以深入了解。

  8. 若要讓使用者下次在網頁瀏覽器中使用 Office 365 後強制登出,請回到 [編輯使用者] 窗格中,展開 [OneDrive 設定],然後選擇 [登出] 旁邊的 [起始]。

  9. 若要儲存使用者的檔案,請選擇 [存取] 旁邊的 [存取檔案],按一下顯示的連結,選取所有的檔案,然後選擇 [下載]。

    您可以將壓縮的檔案儲存在 OneDrive 或 SharePoint 網站上。

  10. 若要從員工的手機上移除公司的資料,請執行下列動作:

    1. Office 365 系統管理中心 中,選擇 [系統管理中心],然後選擇 [Exchange]。

    2. 在 [收件者] 底下,選擇 [信箱]。

    3. 選取使用者的名稱,然後在 [行動裝置] 底下,選擇 [檢視詳細資料]。

    4. 選取 [抹除資料] 和 [封鎖],然後選擇 [儲存]。

  11. 若要移除使用者並將授權提供給其他員工,請執行下列動作:

    1. 返回系統管理中心,然後選擇 [編輯使用者]。

    2. 選取離職員工的名稱,然後選擇 [產品授權] 旁邊的 [編輯]。

    3. 關閉指派給使用者的授權,然後選擇 [儲存]。

    如果您不需要額外的授權,可以將它移除:移至 [帳單],在先前使用的訂閱中,選擇 [新增/移除授權],透過變更 [使用者總數] 旁邊的數字來移除授權,然後選擇 [提交]。

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