移動文件及檔案至您的 SharePoint Online 網站

移動文件及檔案至您的 SharePoint Online 網站

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當您設定 SharePoint Online 的Office 365時,您可能可以文件和您要新增至您的小組網站的檔案。以下是內容的一些您可以將不同類型新增至您的網站的方法。

附註: 如何設定商務用 OneDrive和小組網站,讓您可以同時使用這些文章,請參閱設定 Office 365 檔案儲存與共用

本文內容

開始之前

建立資料夾、 文件庫與子網站

上傳文件、 圖片和檔案

請考慮建立連絡人、 行事曆及試算表的 SharePoint 清單

請考慮適用於一般企業需求的 SharePoint 解決方案

協助網站使用者尋找您的內容

開始之前

您開始之前的方式移動檔案,檢查SharePoint Online中Office 365: 您有多少儲存空間。若要尋找SharePoint Online儲存空間限制相關資訊,請參閱SharePoint Online 限制

提示: 請務必記住Office 365、 SharePoint Online (您的小組網站) 的儲存限制異儲存空間限制的 Exchange Online (適用於電子郵件帳戶)。如需有關信箱儲存空間限制的詳細資訊,請參閱Office 365服務描述的 Exchange Online 中的收件者

下一步是分析您目前擁有的內容, 包括文件、圖像和表單等。

提示:  在檔案總管中,依大小和日期搜尋您現有的檔案。 這可協助您快速識別最近用過的或是大型的檔案。

考慮多少內容定期,和您是否要將所有儲存在Office 365中。就像您想移動的較小的餅屋時,目標是決定適合新網站。例如,如果現在您的組織使用SharePoint Online超過Office 365限制的更多儲存空間,您有做出決策這些:

  • 您想要移動哪些檔案?

  • 您想要購買更多儲存空間嗎?

  • 您要規劃保留讓網站成長的空間嗎? (網站絕對會成長)

如果您組織是大或很複雜,請考慮邀請,或者向專家,協助您。您可以在Microsoft Pinpoint尋找信譽的協助。Pinpoint 可快速又簡單方式全球的公司,尋找通過認證的 Microsoft 專家和專業服務

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建立資料夾、文件庫與子網站

挑選出您要移動的內容後,請思考您想要的組織方式。首先,您可能會想將檔案上傳到小組網站上的文件庫。建議您先組織內容,尤其是您預期最後會有許多檔案的話。隨著內容量逐漸增加,您可以建立其他文件庫、表單庫及圖片庫來儲存這些內容。您也可以針對不同種類的文件或專案建立子網站。

如需有關如何規劃的結構,來組織您的網站上的內容的詳細資訊,請參閱規劃您的小組網站的內容

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上傳文件、圖片和檔案

若要上傳檔案,例如 Word 文件、 PDF 檔案或 JPG 相片,請上傳至文件庫或文件庫中的資料夾。

附註: 單一檔案可以上傳至SharePoint Online文件庫的最大的檔案大小目前為 2 GB。此外,您可以一次只能上載 100 位或更少的檔案。

執行此作業的最佳方式取決於檔案的數目。首先,瀏覽至目標文件庫,然後使用此資料表選擇方法:

檔案的數目

上載方法

單一文件

選取 [新增文件] > [上傳現有檔案],然後瀏覽您電腦上的檔案。

許多文件和資料夾

在功能區的 [文件庫] 索引標籤上,選取 [在檔案總管中開啟] 按鈕。然後,使用檔案總管拖放檔案。

如需詳細資訊,請參閱上傳、 建立或刪除文件庫中的檔案

附註: 有特定無法上傳至文件庫的檔案類型。如需這些清單,請參閱的無法新增至清單或文件庫的檔案類型

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請考慮建立連絡人、行事曆及試算表的 SharePoint 清單

每一項業務都有許多格式不同的資料,例如行事曆、工作及試算表。對於此類型的資料,您可以將該內容加以移動到或轉換為網站上的清單。例如,您可以將商務上的連絡人名單,轉換為連絡人清單。此外,您通常也可以將行事曆轉換為 SharePoint 行事曆,這是一種特殊的清單。

如果您現在可以使用 Microsoft Excel 試算表來追蹤資訊,可以將這些試算表上傳至文件庫SharePoint Online直接。或者,您可以匯入試算表為 SharePoint 清單。因為許多人可以同時更新清單,SharePoint 清單協助鼓勵共同作業。您可以建立不同的檢視的清單,以公開完全您想要的資訊。

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請考慮在一般商務需求上運用 SharePoint 解決方案

另一種移動內容的方法是使用 SharePoint 解決方案更有效地管理現有的工作。例如,大多數組織都希望能記錄並共享工作人員每日獲得的資訊。一個在您網站上的 Wiki 可能可以完全滿足這類分享。

下表說明可協助您管理商務程序的 SharePoint 功能。

商務程序

描述

與小組部落格共用重要公告

在傳達資訊給同事方面,部落格是一個實用的工具。如果您需要論壇來共用資訊,請考慮架設部落格。

使用 Wiki 來共用小組知識並進行共同作業

Wiki 是特別的網站,社群使用者可在其中建立及維護資訊。在擷取及共用工作中重要的程序資訊或一般參考資訊方面,Wiki 會是一個絕佳的工具。

將資源排程移至 SharePoint 群組行事曆。

群組行事曆可排程常見的資源,例如會議室有空、 視聽設備等的好方法。群組行事曆放SharePoint Online網站上,因為小組的每個人都可以輕鬆地在 SharePoint 上或檢視在 Outlook 中。

將資料庫程式轉換為 Access 應用程式

您可以使用 Microsoft Access 2013 來設計及發佈資料庫,然後使用小組網站上的資料庫來建立 Access 應用程式。

使用工作流程將商務程序自動化

工作流程會自動化並追蹤商務程序中的重要工作。這類流程適用於核准程序或收集意見反應等工作。

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協助網站使用者尋找您的內容

將文件和檔案移至小組網站之後,請告知其他網站使用者。您可以提供多種不同的方法,讓他們用來尋找網站上的內容。

下表將說明您可以使用的各種方法。

方法

描述

使用搜尋找到內容

若要找出SharePoint Online網站上的內容最簡單的方法是使用搜尋功能。

設定清單和文件庫上的檢視,讓使用者更容易找到所需內容

您可以選取檢視中所顯示的元素。例如,您可能會在某個檢視中顯示標題和作者; 而可能想在不同檢視中顯示特定日期之後新增的項目。

自訂網站導覽

您可以自訂小組網站的導覽,讓網站使用者能以更輕鬆的方式找到內容。

離線時搜尋線上內容

您可以使用商務用 OneDrive或 Outlook 搜尋您離線時,會SharePoint Online網站的內容

追蹤內容更新

若要進一步瞭解您可以協助網站使用者輕鬆尋找內容,請參閱規劃指南文章:規劃小組網站的內容的方式。

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2016 年 10 月 31日日更新

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