瞭解如何新增、編輯或刪除記錄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您保留在資料庫中的資訊會儲存在「資料表」中,其中包含特定主題的相關資料,例如資產或連絡人。資料表中的每一筆「記錄」都包含一個項目的相關資訊,例如特定連絡人。記錄是由「欄位」組成,例如名稱、地址和電話號碼。記錄通常稱為資料列,而欄位通常稱為資料欄。Microsoft Office Access 2007 可以讓您直接在資料工作表檢視之下,新增、編輯或刪除資料表中的記錄。如果您設計並建立了選取查詢,即可直接在執行查詢所產生的資料工作表中檢視記錄,通常也可以編輯記錄。您也可以建立以任何資料表或查詢為基礎的表單,然後使用該表單來新增或編輯記錄。

本文內容

概觀

新增記錄

尋找要編輯或刪除記錄

編輯現有記錄

刪除記錄

何時儲存資料?

如何復原變更

概觀

建立以範本為基礎的資料庫時,會自動建立初始資料表、查詢和表單。本文說明在使用以 Access 提供之範本所建立的資料庫時,如何新增、編輯及刪除記錄。

如需如何在「並非」以 Access 提供之範本為基礎所建立的資料庫中新增、編輯及刪除記錄的詳細資訊,請參閱下列文章:

使用收集及更新資料使用電子郵件功能的相關資訊,請參閱收集資料使用電子郵件訊息文件。

若要瞭解如何將資料匯入 Access 中,請參閱下列文章:

瞭解如何新增表格中的新欄位或欄的資訊,請參閱文件的 [插入],新增或建立新資料表中的欄位

頁面頂端

新增記錄

當您有新項目要追蹤時,即可在資料庫中新增記錄。例如,當您要記錄新朋友或新同事的相關資訊時,可以在 [連絡人] 資料表中新增連絡人。當您新增記錄時,Office Access 2007 會將該記錄附加至資料表的結尾。

若要新增記錄,您需要先開啟資料表或表單。有時候,當您開啟資料庫時,就會自動開啟表單。例如,當您開啟一個以 [連絡人] 範本建立的資料庫時,就會自動開啟 [連絡人清單] 表單。[連絡人清單] 表單是 [連絡人] 資料庫的啟動表單。

[連絡人清單] 表單

下列各節將說明使用 [資料工作表檢視] 或 [表單檢視] 新增記錄的幾種方式。

使用範本的啟動表單

當您以 Access 提供之範本建立新資料庫之後,在第一次開啟該資料庫時,通常會載入啟動表單。例如,如果您建立一個以 [連絡人] 範本為基礎的資料庫,就會載入 [連絡人清單] 啟動表單。啟動表單的目的,是要做為導覽及使用資料庫的起點。許多範本 (但非全部) 都可以讓您直接在啟動表單上按一下提供的按鈕來新增記錄。例如,[連絡人清單] 表單有一個 [新增連絡人] 按鈕,[議題清單] 表單有一個 [新增議題] 按鈕。

以圓圈括住 [新增連絡人] 按鈕的 [連絡人清單] 表單

按一下這種按鈕,即可開啟表單來輸入適當資訊。例如,按一下 [新增連絡人] 按鈕,即可開啟 [連絡人詳細資料] 表單。

使用新增按鈕來新增記錄

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟舊檔]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 出現啟動表單時,按一下提供的按鈕以新增記錄。

    例如,按一下 [連絡人清單] 表單中的 [新增連絡人]。[連絡人詳細資料] 表單隨即開啟。

  4. 填寫表單。在每一個欄位中輸入相關資訊,按下 TAB 鍵以移到下一個欄位,或按下 SHIFT+TAB 以移到上一個欄位。

    附註: 若要在可以輸入一行以上文字的欄位 (例如 [文字] 欄位或 [備忘] 欄位) 中開始新行,請按下 CTRL+ENTER 鍵。如果您需要更多空間來編輯資料,可以開啟 [放大顯示] 方塊。若要開啟 [放大顯示] 方塊,請按一下要編輯的欄位,將游標置於該欄位內並選取該欄位。然後按 SHIFT+F2 鍵。

  5. 記錄輸入完畢之後,按一下 [確定] 儲存資訊,或者,如果想要新增其他記錄,按一下 [儲存並新增] (如果有的話)。

如果您使用 [連絡人清單] 表單,即可按一下 [從 Outlook 新增],然後從 Microsoft Office Outlook 2007 通訊錄中選取要新增的記錄。

使用 [從 Outlook 中新增] 按鈕來新增一筆記錄

某些範本包含 [從 Outlook 新增] 按鈕,可讓您從 Office Outlook 2007 通訊錄新增記錄到範本。請注意,只有特定範本具有此按鈕功能,而且依預設,當您建立新的表單或資料表時並不具有此按鈕。

  1. 按一下 [從 Outlook 新增]。

  2. 如果 [選擇設定檔] 對話方塊出現,請選取 [設定檔名稱] 方塊中的設定檔名稱,然後按一下 [確定]。

    附註: 您會看到含有下列文字的對話方塊:[程式會嘗試存取您儲存在 Outlook 的電子郵件地址。您要允許它執行此項作業嗎? 如果這是不在預期之內的動作,它可能是病毒,您應該選擇 [否]]。按一下 [從 Outlook 新增] 之後,您通常會看到這個對話方塊,因此,請不要按 [否]。如果您打算選擇一個以上的連絡人,則不妨選取 [允許存取] 核取方塊,然後選擇一個簡短時間 (例如 5 分鐘)。這麼做會指示 Outlook 在您指定的期間內允許存取您已儲存的電子郵件地址。完成後,請按一下 [是]。

  3. 在 [選取要新增的名稱] 對話方塊中,按兩下要新增的名稱,然後按一下 [確定]。

    名稱便會新增到表單。

儲存連絡人記錄至 Outlook 通訊錄

某些範本包括 [建立 Outlook 連絡人] 按鈕,可讓您將記錄儲存為 Outlook 通訊錄中的連絡人。請注意,只有特定範本具有此按鈕功能,而且依預設,當您建立新的表單或資料表時並不具有此按鈕。

  1. 按一下 [建立 Outlook 連絡人]

  2. 如果 [選擇設定檔] 對話方塊出現,請選取 [設定檔名稱] 方塊中的設定檔名稱,然後按一下 [確定]

  3. Outlook 會開啟新的連絡人表單,其中包含您所選記錄的資料。檢查新連絡人表單中的資料,然後視需要變更或新增資料。

  4. 在新連絡人表單的 [連絡人] 索引標籤上,按一下 [動作] 群組中的 [儲存後關閉]

某些範本會在功能區 (屬於 Microsoft Office Fluent 使用者介面 其中一部分) 上顯示 [另存為 Outlook 連絡人] 命令,讓您可以將連絡人記錄儲存在 Outlook 通訊錄中。請注意,只有特定範本具有此命令功能,而且只有在以特定範本為基礎的資料庫中,使用儲存電子郵件位址的資料表,或使用以此類資料表為基礎的查詢或表單時,才可以使用此命令功能。

  1. 選取要儲存為 Outlook 連絡人的記錄。

  2. [常用] 索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [其他],然後按一下 [另存為 Outlook 連絡人]

  3. 如果 [選擇設定檔] 對話方塊出現,請選取 [設定檔名稱] 方塊中的設定檔名稱,然後按一下 [確定]

  4. Outlook 會開啟新的連絡人表單,其中包含您所選記錄的資料。檢查新連絡人表單中的資料,然後視需要變更或新增資料。

  5. 在新連絡人表單的 [連絡人] 索引標籤上,按一下 [動作] 群組中的 [儲存後關閉]

在啟動表單中新增記錄

有時候您可以直接在啟動表單內輸入資訊,這會視使用的範本而定。Access 通常會在資料工作表中顯示現有的資訊。位於最後一個資料列的下方,會有一列新的空白記錄,而且記錄選取器中會顯示星號 (*)。請在前面有星號的記錄中輸入資訊。請注意,如果其中的任何欄位已經有指定預設值,這些預設值就會直接出現在新的記錄中。若要快速移至資料表結尾的新記錄列,您可以按一下 [新 (空白) 記錄] 瀏覽按鈕,或在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [新增記錄]。

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟舊檔]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,選取並開啟資料庫。

  3. 出現啟動表單時,如果沒有現有的資料,請在出現的新空白記錄中輸入資訊。如果有現有的資訊,請執行下列其中一項:

    • 在 [常用] 索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [新增

    • 按一下 [新 (空白) 記錄] (如果可以使用的話)。

    • 尋找記錄選取器中含有星號的記錄,並在該處輸入資訊。

  4. 填寫記錄。在每一個欄位輸入相關資訊,按下 TAB 鍵以移到下一個欄位,或按下 SHIFT+TAB 以移到上一個欄位。

    附註: 若要在可以輸入一行以上之文字欄位中開始新行,例如 [文字] 欄位或 [備忘] 欄位,請按下 CTRL+ENTER。如果您需要更多空間來編輯資料,可以開啟 [放大顯示] 方塊。若要這麼做,請將游標置於您要編輯的欄位,按 SHIFT+F2。

  5. 在您填入所有欄位後,請按下 TAB 鍵以移到新的空白記錄。

    當您檢視另一筆記錄或關閉表單時,Access 會儲存您新增的記錄。

利用功能窗格使用資料表或表單

除了使用範本的啟動表單輸入新記錄之外,您還可以利用 [功能窗格] 開啟資料表或表單,然後輸入新記錄。

開啟資料表或表單

  • 在 [功能窗格] 中,按兩下您想要開啟的項目 (如果您已經在 [瀏覽選項] 對話方塊中變更了 [開啟物件方式] 選項的話,則只需按一下)。

    資料表或表單便會在預設檢視中開啟。

此時會顯示現有的資訊,通常會顯示在資料工作表的資料列中。位於最後一個資料列的下方,會有一列新的空白記錄,而且記錄選取器中會顯示星號。請在該資料列中輸入新資訊。

新增記錄至資料表或表單   

出現資料工作表或表單時,如果沒有現有的資料,請在出現的新空白記錄中輸入資訊。如果有現有的資訊,請執行下列其中一項:

  • 在 [常用] 索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [新增

  • 按一下 [新 (空白) 記錄] (如果可以使用的話)。

  • 尋找記錄選取器中含有星號的記錄,並在該資料列中輸入新資訊。

在您填入所有欄位後,請按下 TAB 鍵以移到新的空白記錄。

當您檢視另一筆記錄或是關閉資料表或表單時,Access 會儲存您所新增的記錄。

為什麼 ID 號碼有時候會跳號

當您建立一個設定為 AutoNumber 資料類型的欄位時,Access 會自動在每一筆新記錄中產生該欄位的值。根據預設,此值會遞增,因此,每一筆新記錄會取得下一個可用的序號。AutoNumber 資料類型的用途是要提供適合做為主索引鍵使用的值。

如需關於主索引鍵的詳細資訊,請參閱本文的 [新增],設定、 變更或移除主索引鍵

當您從資料表刪除資料列時,且該資料列包含已設為 AutoNumber 資料類型的欄位,則該資料列之 AutoNumber 欄位的值也許不會自動重新使用。因此,Access 產生的值不一定是您預期會看到的號碼,而識別碼編號順序中可能會出現跳號情況 (這是原始的設計所導致的)。您應該只仰賴 AutoNumber 欄位值的唯一性,而非其中的順序。 

頁面頂端

尋找要編輯或刪除的記錄

在編輯或刪除記錄之前必須先找到記錄。在只包含少數記錄的資料表中,您可以使用記錄瀏覽按鈕來瀏覽記錄,直到找到您要的記錄為止。不過,在更大的資料表中,您應該使用其他技巧來尋找所要的記錄。

使用記錄瀏覽按鈕

您可以使用記錄瀏覽按鈕來瀏覽記錄。您可以按一下這些方向按鈕來瀏覽至第一筆、前一筆、下一筆或最後一筆記錄,或新增記錄。

瀏覽按鈕

1. 第一筆記錄

2. 前一筆記錄

3. 目前記錄

4. 下一筆記錄

5. 最後一筆記錄

6. 新 (空白) 記錄

7. 篩選指標

8. 搜尋方塊

按一下 [目前記錄] 方塊,您就可以輸入記錄號碼,然後按 ENTER 鍵以瀏覽至該記錄。記錄號碼將從表單或資料工作表的開頭循序計算,不對應至任何欄位值。 

[篩選指標] 按鈕會顯示是否已套用篩選。若要移除篩選,您可以按一下顯示為 [已篩選] 的這個按鈕。同樣地,當這個按鈕顯示為 [未篩選] 時,您可以按一下這個按鈕來套用所使用的最後篩選。

在 [搜尋] 方塊中輸入文字時,隨著您輸入每一個字元,第一個符合的值會立刻以醒目提示顯示。您可以利用此功能快速搜尋含有符合您在 [搜尋] 方塊中輸入之值的記錄。

在 [尋找及取代] 對話方塊中使用尋找功能

您可以使用 [尋找及取代] 對話方塊中的 [尋找] 功能來找出相符的記錄。當您找到相符的記錄時,該記錄會變成目前記錄,然後就可以將其編輯或刪除。

尋找相符的記錄

  1. 按一下您想要搜尋的欄位。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [尋找] 群組中,按一下 [尋找]。或按下 CTRL+F。

    鍵盤快速鍵:按下 CTRL+F。

    [尋找及取代] 對話方塊隨即出現。

  3. 按一下 [尋找] 索引標籤。

  4. 在 [尋找目標] 方塊中,輸入您要比對的值。

  5. (選用) 使用 [查詢] 清單變更要搜尋的欄位,或是搜尋整個基準資料表。

  6. (選用) 在 [相符] 清單中,選取 [欄位的任何部分]。選取這個選項可以提供最廣泛的搜尋範圍。

  7. 在 [搜尋] 清單中,選取 [全部],然後按一下 [尋找下一筆]。

如需有關如何使用 [尋找及取代] 對話方塊的詳細資訊,請參閱使用以變更資料的 [尋找及取代] 對話方塊

套用篩選

您可以套用篩選來限制顯示的記錄只有那些符合準則的記錄。套用篩選可以更容易尋找您要編輯或刪除的記錄。例如,若要快速縮小顯示的記錄範圍,請以滑鼠右鍵按一下您要比對其值的欄位,然後按一下快顯功能表底端的 [等於]、[不等於]、[包含] 或 [不包含]。

依據選取範圍套用篩選

  1. 開啟資料表或表單。

  2. 若要確定資料表或表單尚未經過篩選,請在 [常用] 索引標籤上,按一下 [排序與篩選] 群組中的 [進階],然後按一下 [清除所有篩選] (如果該命令可以使用的話)。

  3. 瀏覽至包含您要用來做為篩選一部分之值的記錄,然後按一下該欄位。若要依據部分選取範圍進行篩選,則只要選取需要的字元。

  4. 在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下選取範圍,然後再按一下您想要套用的篩選。

    -或-

    以滑鼠右鍵按一下該欄位,然後按一下快顯功能表底端的 [等於]、[不等於]、[包含] 或 [不包含]。

  5. 若要依據選取範圍篩選其他欄位,請重複執行步驟 3 和 4。

若要探索其他的篩選方式,請使用 [常用] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組。

如需有關如何套用篩選的詳細資訊,請參閱篩選: 限制檢視中的記錄數目

頁面頂端

編輯現有的記錄

有的時候,您可能需要變更現有記錄 (例如,變更地址)。若要編輯現有記錄,請開啟表單或資料表、瀏覽至要變更的記錄,然後進行變更。 

開啟資料表或表單

  • 在 [功能窗格] 中,按兩下您想要開啟的項目 (如果您已經在 [瀏覽選項] 對話方塊中變更了 [開啟物件方式] 選項的話,則只需按一下)。

    資料表或表單便會在預設檢視中開啟。

當您開啟表單或資料表時,會顯示現有的資訊,且通常會選取 (醒目提示) 第一筆記錄的第一個欄位。如果您在已選取資料的情況下開始輸入,所輸入的字元將取代已選取的資料。

取代欄位中的值

  1. 選取要取代之欄位的內容。

    提示: 在 [資料工作表檢視] 中,當滑鼠指標變成加號 (+) 時,透過按一下欄位的左邊框附近即可選取該欄位。在 [表單檢視] 中,您可以按一下欄位的標籤來選取該欄位。

  2. 輸入或選取欄位的新值。

    您輸入的字元或您選取的值將會取代該欄位中的值。當您移到另一筆記錄或關閉表單或資料表時,會立即儲存變更。

若要在欄位輸入資訊,請按一下該欄位,然後將游標放在您要插入資訊的位置。當游標位於欄位中時,您可以使用方向鍵移動游標。

附註: 按下 CTRL+SEMICOLON (;) 即可在欄位中插入目前日期。若要插入目前時間,請按下 CTRL+SHIFT+COLON (:)。

在欄位中插入新資訊

  1. 按一下該欄位 (或者使用 TAB 鍵或方向鍵,然後按下 F2 鍵瀏覽至該欄位)。

  2. 將游標放在您要輸入資訊的位置。

  3. 輸入您要插入的文字。如果輸入錯誤,請按下 BACKSPACE 鍵。

    當您移到另一筆記錄或關閉表單或資料表時,Access 會儲存變更。

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刪除記錄

當您刪除記錄時,會從資料表中永久刪除資訊。因此,在刪除記錄之前,您應該確定是否真的要刪除此記錄。如果只需要刪除部分資訊,而不需要刪除整筆記錄,請只選取要刪除的資料,然後按下 DELETE 鍵。

刪除記錄

  1. 選取您要刪除的記錄。

    若要選取記錄,請按一下記錄旁邊的記錄選取器 (如果記錄選取器可以使用的話)。

    若要擴大或縮小選擇範圍,請拖曳記錄選取器 (如果有的話),或按下 SHIFT+DOWN ARROW 或 SHIFT+UP ARROW。

  2. 按 DELETE 鍵。

    -或-

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。

如需有關如何刪除記錄的詳細資訊,請參閱刪除一或多個從資料庫的記錄

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何時會儲存資料?

在編輯表單或資料表中的資料時,當您瀏覽至另一筆記錄或者關閉表單或資料表,所做的變更就會自動儲存。正在編輯記錄時,Access 會在目前記錄左邊的記錄選取器中顯示鉛筆符號。當您移至另一筆記錄時,鉛筆符號就會消失,以表示您所做的變更已儲存。

下表顯示您可能會看到的一些記錄選取器符號。

符號

意義

目前記錄指標

這是目前記錄;記錄一出現就會儲存起來。目前記錄是由記錄選取器的顏色變更來表示。

編輯記錄指標

您正在編輯這筆記錄;尚未儲存記錄的變更。

鎖定記錄指標

另一位使用者已鎖定這筆記錄;您無法編輯它。

新記錄指標

這是一筆新記錄,您可以在此處輸入資訊。

主索引鍵指標

這是主索引鍵欄位,它包含唯一識別此記錄的值。

附註: 如果您想要儲存記錄的變更但不移到另一筆記錄,請在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [儲存記錄]。

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如何復原變更

如果輸入不正確的資料,通常可以復原變更。例如,當您編輯欄位中的資料時,可以按一下 [快速存取工具列] 上的 [復原],或按下 ESC 鍵來復原變更。若要復原記錄的所有變更,請再按一次 ESC 鍵。即使儲存變更或移到另一筆記錄,您仍然可以復原先前編輯之記錄的變更,做法是按一下 [快速存取工具列] 上的 [復原]。不過,一旦您開始編輯另一筆記錄、套用或移除篩選,或切換到另一個視窗或文件索引標籤,所做的變更就會變成永久的變更。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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