目標:開始專案

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

專案的 「 規劃 」 階段可以延伸到一段時間,且包含許多人,因此請務必定義專案目標、 前提及限制。規劃階段也是準備範圍管理計劃處理專案的目標變更的時間。

如果是小型專案,可能不需要撰寫完整的文件讓其他人審查。不過,即使只是撰寫專案附註供自己調閱,本文中的指南還是很有幫助。

提示: 本文是專案地圖中說明廣泛的專案管理活動的文件的一系列的一部分。我們將活動稱為 「 目標 」,因為他們組織的專案管理生命週期: 建立計劃、 追蹤及管理專案,並關閉專案。

下一步的目標

專案地圖上看到所有目標

使用者目標圖片--啟動專案

第 1 個  定義專案目標    清除專案目標很重要,因為專案的成功取決於您達成目標的程度。

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清楚的專案目標是具體而可測量的,請避免像是「建立最先進的可傳送作業」這種模糊不清的目標。專案目標可能包括:

  • 專案交付項目清單。

  • 最終的專案完成和中繼里程碑日期特定到期日。

  • 可傳送作業必須符合的明確品質準則。

  • 專案不能超出的成本限制。

有效的目標的所有專案專案關係人以及主辦者資金專案,必須正式都同意目標。通常專案經理所建立的會變成專案的永久目標文件。

如果文件不是使用 Microsoft Office Project 2007 建立而成,而是使用像是 Microsoft Office Word 2007 或 Microsoft Office OneNote 2007 這種程式,您可以將該文件附加到專案檔案中以便於存取。

如果您使用 Microsoft Office Project Web Access 2007,您可以輕鬆地上傳支援文件開頭的專案。這是很有用,如果您的小組沒有共用的資料夾或網站,其中包含專案或其他公司的工作的相關資訊。

如果您使用 Microsoft Office Project 產品組合 Server 2007,您也可以上傳文件。此外,您可以追蹤專案透過啟動和核准程序,才能進行實作。為新的專案發起的租用戶,您可以針對組織目標評估。

附註: 您也可以在專案 [內容] 對話方塊的 [註解] 方塊中放入專案層級的資訊,這樣會協助您在專案開始後找到文件與專案。

編號 2  識別專案假設    在專案計劃階段中,您可能會有許多重要的、 未回答的問題。例如,索引鍵的資源何時工作開始?並將新的程序需要多少時間?

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若要開始計劃,您要根據知識或經驗來進行猜測,然後使用這些預估來建立排程。

追蹤您所做的假設是一件很重要的事,因為這樣:

  • 專案關係人與贊助者可以 critique 假設並正式同意的專案假設集。

  • 在得到這些因素的其他資訊時,才可以更新排程。

確認基本假設時,請考慮專案的下列方面:

  • 來自其他專案或部門的工作:如果專案要依靠他人的工作,這些人是否瞭解您的相依性,並同意交付工作的日期?

  • 資源的可用性與使用狀況 (包括人員、材料及設備):如果您沒有執行專案的某些人的管理權,那麼誰擁有管理權?那個人核准您使用這些資源嗎?

  • 任務工期: 您的工作來估計根據可靠的資訊或猜測嗎?

  • 專案成本: 如何重要的是您的專案成本嗎?誰需要核准您預算或增加,如有必要?

  • 可用時間:如果您已知工作期限,是否能以可接受的品質水準實際完成所有任務?

  • 成果: 專案的相依性與交付項目清單符合客戶和其他專案關係人預期的事情嗎?如果您必須在交付項目會危害,專案關係人同意上的 [可傳送作業哪些方面將受到第一次?

上面只是一些在開始任何複雜專案之前要考慮的事項,專案最後是否成功要依靠確認假設以及備用計劃,這和依靠專案的執行同樣重要。

2007 Microsoft Office system 提供幾個軟體方案,可讓您在開始使用 Project 之前,先使用這些軟體來瞭解專案的複雜性。例如,可以建立複雜的交互功能流程圖或建立部落格,來記錄小組成員在進行專案計劃腦力激盪時所產生的想法。

編號 3  識別專案限制    在專案上的限制是指可能會限制專案經理之選項的因素。

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一般而言,三個主要的限制式是:

  • 排程,例如的固定的結束日期或主要里程碑期限日期。

  • 資源,例如預先定義的預算。

  • 範圍,例如機型的三個產品。

其中一個限制式的變更通常會影響另外兩個限制式,並且可能會影響整體品質。

例如,縮短專案工期 (排程) 可能會增加所需的工作人員數目 (資源),並減少可以加入產品中的功能數目 (範圍)。

專案經理就要判斷這樣的取捨是否可以接受。這個概念稱為「專案管理的三個限制式」或「專案鐵三角」。

在計劃過程中,請列出專案的限制式,以確保專案的所有專案關係人都知道這些限制式,並有機會可以評論這個清單。

此外還有一點值得做,就是讓關係人同意要如何回應專案進行期間所產生的不預期限制式。

例如,如果後來發現勞工成本比預期還要高,關係人可能會願意以預先定義的特定方式來縮小專案範圍。

附註: 在 Project 中,「限制式」這個詞代表針對工作所設定的約束或限制。例如,您可以指定某項任務必須在特定日期開始,或是在特定日期之前完成。

編號 4  準備範圍管理計劃    找出您的專案目標、 前提及限制後,您準備好草擬範圍管理計劃。

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專案範圍是所有專案目標與任務以及完成這些任務所需的工時結合在一起而成。

範圍管理計劃是一份文件,說明專案範圍的管理方式,以及說明要如何將範圍的任何變更整合到專案中。

這項計劃很有幫助,因為專案小組在專案進行期間經常必須調整他們的目標。

範圍管理計劃可能包含:

  • 評估範圍變更的可能性、變更的頻率,以及變更的幅度。

  • 說明要如何識別及分類範圍的任何變更。

    例如,在某個建築專案中,您可能會決定如果客戶要求的設計變更成本低於 $1,000 美元,工頭可以核准這項工作,但如果變更成本超過這個金額,專案經理與客戶就必須在成本、資源與其他因素方面重新評估專案的範圍。

  • 計劃在範圍變更確認後的反應 (例如,通知贊助商以及發出一份合約變更訂單)。

準備完善的範圍管理計劃可以做為專案應變計劃的基礎。

雖然可以使用 Project 來建立範圍管理計劃,但專案經理一般是使用其他程式 (例如 Word 2007 或 OneNote 2007) 來建立這個計劃。

下一步的目標

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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