目標:最佳化專案計劃以配合預算

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制定專案計劃之後,請檢閱計劃成本。如果規劃的成本與您的預算不符,可以最佳化計劃,使成本控制在預算內。變更預算時,請切記,您很可能會變更專案的完成日期或範圍。時間、範圍和預算之間的這種關係通常稱為專案三角。

提示: 本文是專案地圖中說明廣泛的專案管理活動的文件的一系列的一部分。我們將活動稱為 「 目標 」,因為他們組織的專案管理生命週期: 建立計劃、 追蹤及管理專案,並關閉專案。

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最佳化專案計劃以配合預算

第 1 個 檢視專案成本    您可以在圖表中檢視總計、 一段時間,成本或成本。執行此動作可協助您] 來查看是否會議目標的預算,以及您是否需要調整您的成本。

編號 2 最佳化計劃以減少成本    如果您判斷的計劃的成本不符合您目標的預算,您可以使用數種策略剪下成本。

  • 調整以配合預算成本與資源

    按一下下列所有適用的項目:

    • 若要調整一般和加班工資率、 每次使用成本、 固定的成本,或成本資源輸入資源成本

    • 移除或取代資源分派剪下到較便宜的訂閱,以取代較昂貴的資源 (人員、 設備、 材料或成本) 的成本,或減少的單一任務的比較資源。有時候,使用較便宜的資源結果中的範圍縮小、 較長的排程或較低品質的相對應折衷方案。不過,這是最佳化成本的最真實策略。如果您是從工作分派移除較昂貴的資源,這項資源是免費在其他任務或加值的專案上共同作業。

    • 若要控制哪一種資源的 [重新分派任務的剩餘工時會剩餘的工作,或若要指定確切時完成的剩餘工時會哪些部分。

  • 縮減專案範圍,以配合預算

    執行下列所有適用的項目:

    • 決定是否要變更可傳送作業或範圍

      您可能需要減少範圍,以符合完成日期] 或 [預算。或者,您也可以在建置之後專案計劃,您可能會發現您有更多的時間或比您預期的金錢。在任一情況,您可以變更專案的範圍。您可以選擇變更產品的交付項目或變更專案的範圍之間。

      • 剪下產品交付項目    如果您剪下產品交付項目縮小範圍,您實際上提供小於客戶或專案關係人比您計劃。例如,假設您正在處理專案,開發新產品。若要符合的完成日期或預算,請您決定要剪下的原本預計並核准的客戶產品功能。在此情況下,您可能需要取得客戶核准,您可能需要調整合約,如果有的話。

      • 縮減專案範圍     您或許可以變更生產產品的方式來提供相同的交付成果。

        例如,在新產品的開發專案中,您決定取消市場研究任務,並縮短測試產品的工期,以確保在完成日期或預算內完成專案。在這種情況下,最終產品和交付成果並沒有變更,但是卻經由縮減專案範圍,而變更了提供最終產品的方法。

      • 使用可用的時間或預算     如果發現時間或資金比預期的多,您可以新增交付成果,或者也可以擴大專案本身的範圍,而這通常意味著提供更高品質的產品。

      • 考慮範圍對品質的影響     您可能需要縮減範圍來配合完成日期或預算;或者,在建立專案計劃之後,發現時間或資金比預期的多。無論在哪種情況下,都可以變更專案的範圍。請考慮到品質和範圍二者密切相關。如果縮減範圍,恐怕得接受品質水準的降低;如果擴大範圍,就可能要提高專案及成品的品質。

    • 若要減少任務的計劃中所時間量,變更工期。請確定減少的工期仍允許完成的工時。也請務必調整對應的資源分派的工時量。

    • 移除任務,如果該任務並非絕對必要。但是請注意,移除任務可能會降低專案的整體實作品質。必須完成的任務仍應反映在計劃中,而只有那些被認定為選擇性的任務才能移除。

    • 取代資源分派取代較昂貴的資源 (人員、 設備或材料)。有時候,使用較昂貴的資源產生的範圍縮小、 較長的排程或降低的品質的相對應折衷方案。不過,這是最佳化成本的最真實策略。

編號 3 調整利用其他預算規劃    建立您的方案之後,您可能會發現您有多個可用的預算。您可以選擇讓專案在預算。或者,您可以增加範圍及品質目標的專案。

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在建立計劃以及 Microsoft Office Project 2007 計算專案的排程和成本之後,您可能會發現有多餘的時間或預算可用。此時,您可以選擇提前在排程或預算之內完成專案;或者也可以擴大專案範圍並提高專案品質。

  • 與客戶確認      詢問客戶或專案的專案關係人有關他們比較想要如何使用時間或預算。他們或許會比較傾向於讓計劃保持原狀,並且讓專案提前在排程或預算之內完成。

  • 查看合約     查看合約對於提前在排程或預算之內完成專案的獎勵 (在某些案例中,甚至可能是處罰)。合約的類型 (固定價格、成本歸還或單價) 或許可幫您判斷應如何利用可用的時間或預算。

  • 新增範圍    您可以新增的工作或您想要但以為您不會有足夠的時間或金錢的階段。您可以增加工期的現有的任務,以便資源有更多時間來完成工作。請注意,新增範圍是可能會新增至您計劃的時間和成本。變更範圍與交付項目可能會有契約的影響,因此請務必核取合約,並取得必要時,用戶端核准。

  • 提高品質標準     您可以利用剩餘的時間或預算,來加入可提高品質或檢查品質的任務或階段。您可以增加現有任務的工期,讓資源有更多的時間來執行較高品質的工作。另一種提高品質的方法,是增加技術水準更高的員工、更有效率的設備或更高等級的材料。這些類型的資源可能比較昂貴,但不失為利用多餘預算的好方法。

編號 4 輸入成本變更的相關附註    記錄所做的變更以配合預算的相關資訊。您正在追蹤實際進度、 關閉專案,或收集的下一個專案資料,例如備忘稿可以很有幫助。

編號 5 評估成本最佳化的結果    請確認您是否已確實降低成本,而且的完成日期與其他專案的工作量,不會產生負面影響這些變更。

按一下下列所有適用的項目:

  • 檢視專案成本 查看您是否降低成本,以及如何關閉您是會議目標的預算。

  • 若要查看您所做的變更如何最佳化成本的 [顯示要徑受影響的要徑。您可能會看到不同的日期、 其他工作,以及不同的要徑與相關聯的資源。

  • 若要查看是否任何已分派的資源是現在超載,或因您成本最佳化的努力充分檢閱資源工作量

  • 檢查其他專案的影響的任何變更會更新連結至或合併專案中的其他專案檔案。

編號 6 工作分派傳達的資源    如果您將資源指派給新的工作或變更或移除任何現有的工作分派時,必須先發佈受影響的資源的這些變更。

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