發佈報表​​

Liberate 您的 Access 報表,並將它們分佈在遠處或寬度。 例如,傳送給一或多個使用者的電子郵件,將其匯出至 SharePoint 文件庫,然後將它們封存在網路資料夾。 當您發佈 Access 報表時,您會在特定時間(例如 [每日]、[每週] 或 [每月])建立靜態報表的資料。 如此一來,資訊工作者就能利用單一做法來作出良好的商業決策、回答問題、尋找備選方案、決定最佳方案、評估風險,以及改善品質。

發佈報表

提示    當您建立報表時,請新增一個發佈日期。 這可協助使用者確認報表的正確建立時間。 如需詳細資訊,請參閱在報表或表單中插入日期和時間

您想要做什麼?

使用電子郵件命令傳送報表

發佈報表最快的方法之一,就是使用 [電子郵件] 命令。 只要按一下幾下滑鼠,Access 就會匯出報表,然後建立新的電子郵件訊息,並將檔案附加至該檔。

  1. 在 [功能窗格] 中,選取您要傳送的報表。

  2. 選取 [外部資料] >電子郵件

  3. 在 [傳送物件為] 對話方塊中,選取您要使用的輸出格式,例如 [ PDF],然後按一下[確定]

    附註    雖然您可以選取多種格式,但請考慮使用已成為事實上標準的便攜檔案格式(PDF),保留原始 Access 報表的版面配置與格式,並提供自訂頁面以進行查看的內建方式。列印. 如需詳細資訊,請參閱安裝 Adobe Reader列印 PDF

    Access 會在已附加檔案的 Outlook 中開啟新的電子郵件訊息。

  4. 在 [收件者] 和 [副本]方塊中,輸入收件的電子郵件地址、[主旨] 方塊中的描述,以及郵件區域中的訊息。

    提示    根據預設,使用此方法傳送的檔案不會儲存在您的電腦上。 如果您想要將檔案複本儲存在您的電腦上,請以滑鼠右鍵按一下 [附加] 方塊中的附件,然後選取 [另存新檔]。

  5. 選取 [傳送]。

附註    若要自動化程式,您可以使用EMailDatabaseObject 巨集指令。 例如,您可以使用下列動作順序建立宏,將不同的報表以電子郵件傳送給不同的使用者。

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將報表匯出至資料夾或 SharePoint 文件庫

  1. 在 [功能窗格] 中,選取您要匯出的報表。

  2. 選取 [外部資料] > [ pdf] 或 [xps ],以開啟 [發佈成 PDF 或 xps ] 對話方塊。

  3. 請執行下列其中一個動作:

    • 使用 [功能窗格] 找出資料夾。

    • 按一下 [功能窗格] 中的 [ sharepoint ],或在頂端的 [位址] 方塊中輸入網站 URL,即可找出 sharepoint 網站。 例如:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      如需詳細資訊,請參閱使用 SharePoint 開始頁面探索內容

  4. 在 [存檔類型] 方塊中,確認已選取 [ PDF檔案類型]。

  5. 若要變更報表的預設名稱,請在 [檔案名] 方塊中輸入新的檔案名。

  6. 若要在匯出報表後立即開啟,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。

  7. 在 [優化] 底下,執行下列其中一項操作:

    • 若要針對較大、較高解析度的檔案(建議列印)優化報表,請選取 [標準]。

    • 若要針對較小且較低解析度的檔案(建議在線上發佈)優化報表,請選取 [最小值]。

  8. 選取 [發佈]。 Access 即會建立檔案。 如果您選擇讓 Access 在發佈之後開啟檔案,Adobe Reader 會顯示檔案。

  9. 若要儲存作業的步驟,讓您可以執行及排程相同的作業,請按一下 [儲存匯出步驟] 核取方塊:

    • 輸入步驟的名稱和描述。

    • 若要建立在未來日期排程匯出作業的 Outlook 任務,請選取 [建立 Outlook工作] 核取方塊。

    如需詳細資訊,請參閱將匯入或匯出作業的詳細資料儲存為規格

    附註    自動化程式的另一種方式是使用ExportWithFormatting 巨集指令。 例如,您可以根據報表標題和匯出日期來建立有意義的檔案名。 這可協助使用者在許多報表的 SharePoint 文件庫或資料夾中找到正確的報表。 若要這樣做,請在 [輸出檔案] 引數中指定下列運算式:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    其中 RptQC5 是報表物件名稱,Auto_Header0 是報表標題區段,而 Caption 屬性則是報表標題。

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瞭解如何在 SharePoint 中建立報告中心

考慮在 SharePoint 文件庫中建立專用的報表中心,讓使用者可以更輕鬆地找到並查看所需的報表。 您可以新增欄、從 Access 連結至文件庫,以及使用 [視圖] 自訂文件庫,您就能為使用者提供一流的體驗。 以下是您可以採取的基本步驟。

建立文件庫    文件庫是一個安全的檔案位置,可簡化共同作業。 您可以將欄新增至文件庫,例如類別、人員或群組,以及計算結果欄,您可以用來建立視圖和篩選。

未選取任何專案的文件庫縮圖視圖。

如需詳細資訊,請參閱什麼是文件庫?

從 Access 更新文件庫欄    透過將文件庫連結至 Access,您就可以從 Access 更新文件庫中的欄,以協助使用者找到所要的報表,並提供其他資訊。

如需詳細資訊,請參閱匯入、連結或移動資料至 SharePoint

建立排序與篩選的視圖    您可以將連結傳送到文件庫的相關視圖,而不是透過電子郵件傳送該報表。 例如:

  • 依 [修改時間] 欄以遞增順序來排序視圖,以便先顯示最新的報表。 如需詳細資訊,請參閱使用排序來修改 SharePoint 視圖

  • 如果您的文件庫中有一個名為 JobFunction 的選擇欄,其中有三個值: Lineworker、Foreman 和主管,請根據每個作業角色的篩選運算式建立不同的視圖:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    當您將連結傳送給 [主管] 視圖,且使用者按一下該連結時,該視圖就會顯示「主管的特定報表」。 若要取得文件庫視圖的連結,請顯示該視圖,然後從網址列複製 URL。

  • 如果您在文件庫中有一個名為 OurEmployees 的人員欄,請根據篩選運算式建立一個視圖,該運算式使用Me 函數只顯示目前使用者的報表:

    OurEmployees is equal to [Me]

    當您傳送該視圖的連結,且使用者按一下該連結時,該視圖會顯示該使用者的特定報表。

如需詳細資訊,請參閱使用篩選來修改 sharepoint 視圖,以及編輯 sharepoint 中的清單視圖

在新式頁面上連接網頁元件   您也可以根據將檔案檢視器網頁元件連線至文件庫網頁元件,來建立新的頁面,以根據使用者在文件庫中選取的內容來顯示檔案。 使用者可以流覽報表,找出他們想要的報表。

與清單屬性網頁元件連線的清單範例

如需詳細資訊,請參閱在 sharepoint頁面上使用網頁元件連線 sharepoint Online 中的網頁元件

利用 Microsoft 流程    您可以使用 Microsoft 流程來自動化文件庫的使用及管理。 例如,您可以推播通知、傳送每日提醒、建立 planner 工作,以及封存已過期的檔案至資料夾。

針對 SharePoint 中的選取專案,建立包含 SharePoint 專案連結的 Planner 任務。

SharePoint 與 Planner 的 Microsoft 流程範本

如需詳細資訊,請參閱在 SharePoint Online 或商務用 OneDrive 中建立清單或文件庫的流程(機器翻譯)。

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

請參閱

Access 中的報表簡介

設計報表指南

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