版本設定如何在 SharePoint 清單或文件庫中運作

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您SharePoint清單或文件庫中啟用版本設定時,您可以儲存、 追蹤及還原清單中的項目和文件庫中的檔案,允許他們變更時。版本設定,加上其他設定,例如取出,可讓您控制的內容,張貼您的網站上,並可以提供實際值,如果您需要查看或還原舊版的項目或檔案需要許多。

附註: 版本設定SharePoint文件庫中的預設為開啟和關閉SharePoint預設清單。在 [版本設定的詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本

更新年 10 月 2017年獎狀客戶意見反應

版本設定概觀

管理清單的權限的任何人都可以開啟文件庫的版本開啟或關閉。版本設定適用於所有預設的清單類型的清單項目,包括行事曆、 議題追蹤清單,以及自訂的清單。也有可以儲存在文件庫,包括網頁組件頁面的所有檔案類型。設定和使用版本設定的詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本

附註: 如果您是 Office 365 客戶,版本設定現在已開啟預設當您建立新的商務用 OneDrive文件庫,並將會自動儲存的文件上次 500 版本。這將可協助您避免遺失重要文件或資料。如果您有現有的文件庫,或您沒有啟用版本設定的小組網站上商務用 OneDrive網站,您可以開啟版本,隨時。

您可以使用版本設定來:

  • 追蹤版本的歷程記錄    啟用版本設定之後,就可查看項目或檔案的變更時間,以及變更者的名稱。此外,您也可以查看內容 (檔案相關資訊) 的變更時間。例如,如果有人變更清單項目的到期日,這個資訊就會出現在版本歷程記錄中。您也可以查看使用者將檔案存入文件庫時加入的註解。

  • 還原舊版本    無論您是在目前版本犯了錯,或是目前版本損毀,或者純粹只是比較喜歡舊版的緣故,都可以把目前版本換成舊版。還原版本會成為新的目前版本。

  • 檢視舊版本    您可以檢視舊版本,而不會覆寫目前版本。如果您在 Microsoft Office 文件 (例如 Word 或 Excel 檔案) 中檢視版本歷程記錄,您可以比較並判斷兩個版本間的差異。

如果版本設定已啟用,下列情況發生時會建立新的版本:

  • 第一次建立清單項目或檔案時,或是上傳檔案時。

    附註: 如果需要取出檔案,您必須檢查檔案,若要建立第一個版本。

  • 上傳檔案時,該檔案的名稱會與現有檔案的名稱相同,而且會選取 [以新版本新增到現有檔案] 核取方塊。

  • 清單項目或檔案的內容變更時。

  • 檔案經過開啟、編輯並儲存時。當您第一次按一下 [儲存] 時,會建立一個版本。即使您可能儲存了數次,這個版本會在目前的編輯工作階段期間保持同一個版本編號。當您將檔案關閉,然後重新開啟進行另一個編輯工作階段時,則會建立另一個版本。

  • 在不同的使用者開始處理文件時,或當使用者按一下共同撰寫文件,將儲存變更上傳至文件庫。

在任何時間,同一個檔案最多可以有三份目前的版本,分別是:取出的版本、最新的次要或草稿版本,以及最新的發佈或主要版本。所有其他版本都視為歷史版本。有些目前版本只有擁有檢視權限的使用者才看得到。

有些組織會同時追蹤文件庫內檔案的主要與次要版本。有些組織則僅追蹤主要版本。主要版本是透過整數識別,例如 5.0;次要版本則是透過小數識別,例如 5.1。

多數組織會在檔案仍在發展階段時使用次要版本,並在達成特定里程碑或在檔案可供廣泛的對象檢閱時,使用主要版本。許多組織會將草稿安全性設定為僅允許檔案擁有者或有權核准檔案的人員進行存取。這表示,只有在主要版本發佈後,任何他人才可看到次要版本。

清單可使用主要版本,但無法使用次要版本。清單項目的每一個版本都是以整數編號。如果您的組織規定清單項目需經核准,項目會在有權核准的人員加以核准前,保持「擱置中」的狀態。處於「擱置中」狀態的項目會以整數編號並視為草稿。

如需啟用和設定 [版本設定,包括主要與次要版本,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本

版本編號會在您每次建立新版本時自動增加。在啟用簡易版本設定的清單或文件庫中,會以整數增加,例如 1.0、2.0、3.0,依此類推。在文件庫中,您的管理員可能同時啟用了主要與次要版本版本設定。次要版本時是以小數編號進行追蹤,例如 1.1、1.2、1.3,依此類推。當其中一個版本以主要版本發佈時,其編號會變成 2.0。而其後續的次要版本則會編號成 2.1、2.2、2.3,依此類推。

捨棄取出的項目時,版本編號不會變更。如果最新的版本為 3.0 版,在您捨棄取出的項目後,最新的版本仍會是 3.0。

當您刪除版本時,則會在資源回收筒並與其其數字移為版本。版本歷程記錄會顯示剩餘的版本號碼。不會變更的其他版本號碼。例如,如果您有有 4.1 及 4.2 的次要版本的文件,您決定要刪除的版本 4.1 產生的版本歷程記錄會顯示 [只有版本 4.0 及 4.2。下圖顯示此。

如需啟用和設定 [版本設定,包括主要與次要版本,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本

已刪除的一次要版本的版本歷程記錄

有些組沒有檔案版本的數目限制,有些組織則會對此施加限制。在您存回最新版本之後,可能會發現有一個舊版本不見了。如果最近的版本為 26.0,而您發現版本 1.0 不見了,這表示系統管理員將文件庫設定為僅可容納檔案的 25 個主要版本。加入第 26 版會造成第一版被刪除。只有 2.0 版到 26.0 版保留下來。同樣地,加入第 27 版時,則只有 3.0 版到 27.0 版會保留下來。

系統管理員可能也會決定要限制只是這些設定數字的最新版本的次要版本的數目。例如,如果允許 25 主要版本,系統管理員可能會決定要保留的只最新的五個主要版本的次要草稿。主要版本之間的次要版本的預設數是 511。如果您嘗試將另一個的次要版本,您會看到錯誤訊息,告訴您必須先發佈文件。您的網站管理員可以變更預設值,可讓較少的次要版本。

如果清單或文件庫限制主要版本的數目,達到限制時,會刪除最早的版本。例如,如果僅保留 20 版本,而且您的小組建立 25 版本,會保留版本 6 到 25。如果建立另一個版本,則會保留版本 7 至 26。如果您的清單或文件庫限制版本,請確定參與者知道達到版本限制時將刪除的舊版本。

在文件庫的限制會保持的次要版本的主要版本的數目,次要版本會刪除舊的主要版本達到版本限制。比方說,如果您將只 10 主要版本的草稿,您的小組建立 15 主要版本,只有主要版本會保留最早的版本。最早五個與相關聯的次要版本主要版本,例如 1.2 或 2.3,會刪除,但主要版本-1,2,依此類推,會保留,除非您文件庫也會限制主要版本。

限制版本數目通常是不錯的作法。這表示您可以保留伺服器上的空間並讓使用者看到較乾淨的版面。然而,如果您的組織基於法律或其他因素必須儲存所有版本時,請勿施加任何限制。

附註: 如果您的組織限制儲存的版本的數目,最舊版本時達到限制會遭到永久刪除。他們不會傳送到資源回收筒。

如需啟用和設定 [版本設定,包括限制,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本

您可以設定誰可以檢視草稿的清單項目和檔案。兩種情況下會建立草稿:

  • 建立或更新文件庫檔案的次要版本時,追蹤主要與次要版本。

  • 當清單項目或檔案已建立或更新但尚未核准清單或文件庫核准內容資格。

當您追蹤主要和次要版本時,可以指定使用者是否必須具備編輯檔案的權限,才能檢視及讀取次要版本。 套用此設定後,具備檔案編輯權限的人員可以處理檔案,但僅具備檔案讀取權限的人看不到次要版本。 例如,編輯檔案時,您可能不希望讓有文件庫存取權的每一個人都能查看註解或修訂。 如果同時追蹤主要與次要版本,且還沒有任何人發佈主要版本,則沒有權限查看草稿項目的人員便看不到檔案。

需要核准內容時,您可以指定有權限來編輯或僅作者和人有權限來核准項目讀取權限的人員是否可以檢視等待核准的檔案。如果主要與次要版本會加以追蹤,作者必須發佈主要版本,才能檔案可以送出以供核准。需要核准內容時,有讀取內容的權限,但沒有查看草稿項目權限的人員會看到姓氏已核准] 或 [主要版本的檔案。

您可以限制多少版本清單項目或檔案會儲存在清單或文件庫,協助保留伺服器空間。如果您的小組建立大量的版本,限制的版本數目可能會協助您的小組更有效地管理和尋找先前的版本。例如,如果您的小組透過幾個月或年保持許多版本。

s,可能會很難以瀏覽以尋找所需的版本的版本歷程記錄的成員。如果您的小組需要檢視或保留任何先前的版本,請限制保留或設定將高數字的版本數目的版本數目。

如果您的文件庫追蹤主要和次要版本,您可以選擇要保留,並針對各個多少次要版本主要要保留的版本的檔案數主要版本。根據預設,每個主要版本可以有最 511 草稿 (次要版本)。

根據方式您小組運作正常,您的小組可能需要更多可能需要其最新的次要版本,例如 [最近編輯的版本。一段時間,您的小組可能是較不可能需要較舊的次要版本。通常,主要版本代表里程碑,例如 [送出檢閱的出版物中,而的次要版本的未讀取的所有網站參與者準備好進行中工作的檔案。

如果清單或文件庫限制主要版本的數目,達到限制時,會刪除最早的版本。例如,如果僅保留 20 版本,而且您的小組建立 25 版本,會保留版本 6 到 25。如果建立另一個版本,則會保留版本 7 至 26。如果您的清單或文件庫限制版本,請確定參與者知道達到版本限制時將刪除的舊版本。

在文件庫的限制會保持的次要版本的主要版本的數目,次要版本會刪除舊的主要版本達到版本限制。比方說,如果您將只 10 主要版本的草稿,您的小組建立 15 主要版本,只有主要版本會保留最早的版本。最早五個與相關聯的次要版本主要版本,例如 1.2 或 2.3,會刪除,但主要版本-1,2,依此類推,會保留,除非您文件庫也會限制主要版本。

自動在文件庫會建立,並且只有在建立清單時不會開啟版本設定。管理清單的權限的任何人都可以開啟或關閉 [版本設定。在多個網站上的是相同管理網站的人員,因為清單和文件庫的權限繼承的網站。除了啟用版本設定,網站擁有者 (或另一個人管理清單或文件庫) 決定是否需要核准內容,將 [可以檢視草稿項目,以及是否需要取出。每個這些決策都有版本設定的運作方式會影響。例如,如果管理文件庫的人員決定要求取出,版本號碼才會建立檔案存回後。如果需要核准內容,直到檔案核准的人有權限,不會套用主要版本號碼。

附註:  如果使用文件庫的人員打算共同撰寫文件,請勿將文件庫設定為需要取出文件。當人員所需的文件處於取出狀態時,則無法共同撰寫該文件。

若要瞭解如何開啟清單或文件庫的版本,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本

如果文件庫中啟用版本設定,則會將其設定的人員會決定是否要追蹤主要與次要版本,也會決定誰可以查看次要版本。在大部分情況下,當內容核准是必要的只有的檔案,並且有權限可核准項目,使用者擁有者可以看到次要版本。在其他文件庫,任何人可以編輯文件庫中的檔案或已讀取文件庫的權限的任何人都可以看到所有版本。已核准版本之後,有讀取清單或文件庫的權限的人可以看到版本。

雖然清單沒有主要與次要版本,但是狀態為 [擱置中] 的任何項目都會被視為草稿。在大多數情況下,只有項目建立者及擁有「完全控制」或「設計」權限的人員才能夠查看草稿。對這些人而言,草稿會以 [擱置中] 的狀態顯示,而其他人只會看到版本歷程記錄中 [已核准] 的最近版本。如果檔案遭到拒絕,則該檔案會保持 [擱置中] 的狀態,直到擁有所需權限的人員將其刪除為止。

根據預設,擱置的項目或檔案以及可以看到其建立者,才能與管理清單的權限的人員,但您可以指定是否項目或檔案,可以檢視其他使用者的群組。如果您的文件庫追蹤主要與次要版本設定妥當,編輯檔案的人員必須先發佈主要版本的檔案。

更多的文件核准設定的詳細資訊,請參閱的網站清單或文件庫中的項目需要核准

附註: 在某些清單和文件庫中的草稿安全性會設為允許所有網站使用者查看 [擱置中] 與 [已核准版本。

如果從已啟用版本設定的文件庫取出檔案,每當您將檔案存回時便會建立一個新的版本。此外,如果您的文件庫設定含有主要次要版本,您可以在存回時指定存回的是哪一種版本。在要求取出文件的文件庫中,只會在存回時建立版本。

在未要求取出文件的文件庫中,會在您開啟檔案後、第一次儲存時建立新版本。後續的儲存動作會覆寫第一次儲存時建立的版本。如果您在關閉應用程式後重新開啟文件,第一次儲存的檔案會再產生一個版本。這可能會造成版本數目快速增加。

更多核取的資訊及縮小,請參閱取出、 存回或放棄變更文件庫中的檔案

附註:  如果您是文件的共同撰寫者,除非您有充分的理由不想讓其他人處理該文件,否則請勿取出文件。

要求取出協助您的小組進行最大的版本,因為人員,尤其是指定的版本時建立。僅等某人取出檔案,就會變更,然後會檢查,而建立版本回。不需要取出時,當某人先儲存工作檔案,而且此版本會更新該人員關閉它時,會建立版本。如果該人員或其他人,隨即會開啟,然後再儲存檔案,會建立另一個版本。視情況而定您可能不想要建立多個版本,例如,如果您必須關閉參加會議前您完成變更檔案的檔案。

需要取出時,人員無法將檔案新增、 變更檔案,或第一份取出檔案不能變更檔案屬性。當人員存回檔案時,系統會提示他們提供他們所做的選項,變更的相關註解協助建立更有意義的版本歷程記錄。

附註: 如果將會將儲存文件庫會在您的網站上的工作清單與同步處理的 Microsoft Project (.mpp) 檔案,必須清除 [要求取出] 方塊。

在 [要求取出的詳細資訊,請參閱設定 [文件庫以要求取出檔案

清單和文件庫有權限相關版本設定與取出,套用到使用者或特定群組的權限等級而有所不同。可以編輯權限等級的人可以不同的方式設定這些權限,或可以使用自訂的權限等級建立新的群組。

這些權限可讓您如何管理您的文件庫的彈性。例如,您可能會想人就無法刪除版本的檔案,而不需要刪除檔案本身的權限。刪除版本的權限不相同的權限,若要刪除的項目,讓您可以提供自訂層級的控制項。

下表顯示相關的版本設定與取出及其預設也適用於的權限等級的權限。

權限

預設權限等級

檢視版本

完全控制、 設計、 「 參與 」,,並閱讀

刪除版本

完全控制],在設計,並參與記錄

覆寫取出

完全控制 」 和 「 設計

核准項目

完全控制 」 和 「 設計

權限的詳細資訊,請參閱瞭解 SharePoint 中的權限等級

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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