為在 Office 365 中使用網站信箱作準備

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

重要: 在 SharePoint Online 中的 [網站信箱] 功能已在 3 月,2017年開頭被取代。此功能將會移除整個保存在未來的版本。新的 SharePoint Online 組織不再需要存取網站信箱功能。現有的 SharePoint Online 組織不再可以建立新的網站信箱。任何設定和部署,2017/年 3 月之前的網站信箱會繼續運作。

我們會提供可協助轉換您現有的網站信箱網站新增至 Office 365 群組中,2017/年 9 月的程序。如果您目前在 SharePoint Online 中使用網站信箱功能,您應該考慮改用 Office 365 群組以支援您的電子郵件共同作業的情況。

您可以從 SharePoint 小組網站使用網站信箱來儲存和整理小組電子郵件, 也可以在 Office 365 專業增強版或 Office 專業增強版隨附的 Outlook 2013 或 Office 專業增強版 中使用網站信箱來處理小組電子郵件,而且還能讓您快速儲存附件及擷取小組網站的文件。

在組織中使用網站信箱之前,尤其是如果打算透過 Outlook 使用信箱,請先閱讀本文以瞭解相關需求及設定考量。 請參閱常見問題集以瞭解使用者可能會詢問的問題,並對存取問題進行疑難排解。

本文內容

網站信箱的使用時機與使用方式

權限與需求

管理網站信箱的常見問題集

使用網站信箱

使用 Outlook 中的文件

建立與移除網站信箱

存取網站信箱的疑難排解

網站信箱的使用時機與使用方式

若要開始使用,請先瞭解網站信箱對於小組共同作業有何幫助。 準備好設定和使用網站信箱時,請參閱下列內容:

權限與需求

網站信箱使用權限是透過在 SharePoint 網站上新增人員至特定群組來加以控制。 下表說明什麼人可以執行什麼動作。

工作

誰能進行此動作

傳送電子郵件到網站信箱電子郵件地址。

任何人皆可。

建立網站的網站信箱。

該網站的 SharePoint [擁有人] 群組中任何人。

在 SharePoint 中閱讀、整理、回覆或刪除網站信箱中的電子郵件。

  • 該網站預設 [擁有人] 群組或預設成員群組中的任何人 (具備 [參與] 權限的任何人) 都可以從 SharePoint 使用網站信箱。 人員可以個別使用者或安全性群組的成員身分列在 [擁有人] 或 [成員] 群組中。

  • 外部小組成員無法存取網站信箱。

  • 每位人員都必須擁有同一份 Office 365 訂閱中的 SharePoint 和 Exchange 授權

在 Office 365 專業增強版或 Office 專業增強版隨附的 Outlook 2013 或 Office 專業增強版 使用網站信箱。

重要: 請注意下列事項:

  • 您必須具備 Office 365 專業增強版或 Office 專業增強版隨附的 Outlook 2013 或 Office 專業增強版。

  • 沒有任何其他版本的 Outlook 可讓您使用此處所述的網站信箱。

  • 使用僅在部分Office 365 訂閱方案Office 365 專業增強版或 Office 專業增強版隨附的 Outlook 2013 。

  • 使用者的個別使用者名稱必須列於 SharePoint 預設的擁有人群組或預設的成員群組。

  • 如果您將包含該使用者的安全性群組新增至 SharePoint 群組,雖然該使用者可以從 SharePoint 使用網站信箱,但卻無法在 Outlook 中看到該信箱。

如果採用的是混合式設定,若要在 Outlook 看到網站信箱,使用者的信箱必須裝載於 Exchange 2013 或 Office 365 上。

從網站信箱電子郵件地址傳送電子郵件。

根據預設,從網站信箱傳送電子郵件會有的地址傳送電子郵件的人。若要允許使用者使用網站信箱電子郵件地址為地址,您可以授與使用者傳送為 」 權限網站信箱電子郵件地址。

管理網站信箱的常見問題集

以下是您在組織中開始使用網站信箱時可能會遇到的常見問題的解答。

使用網站信箱

網站成員要如何得知誰能看到網站信箱?

在 Outlook 的功能窗格中以滑鼠右鍵按一下帳戶名稱,然後按一下 [管理所有網站信箱]。 如此會開啟新視窗,列出您擁有存取權限的網站信箱。 請按兩下網站信箱,然後按一下 [使用者]

您也可以使用 Outlook Web App。 請在右上角按一下 [設定] 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端 ,然後依序按一下 [選項][網站信箱],在該網站信箱上按兩下,接著按一下 [使用者]

是否可以在 Outlook 中,將電子郵件複製到網站信箱,而不用移動的方式呢?

從信箱將電子郵件拖曳到網站信箱時,電子郵件會移動到網站信箱。 若要進行複製,請以滑鼠右鍵按一下電子郵件,將它拖曳到網站信箱,然後按一下 [複製]

若有兩人使用 Outlook 將同一份文件上傳到網站信箱時,會發生什麼情況?

所有文件都必須擁有唯一的檔名。 第二位使用者會收到電子郵件,表示無法新增該檔案,因為已存在擁有同名的檔案。 電子郵件會包含附件。

若有兩人使用 SharePoint 網站的 網站信箱 App,同時編輯網站信箱中的一份電子郵件草稿時,會發生什麼情況

第二人的編輯內容會覆寫第一人的變更。

使用 Outlook 中的文件

使用者能否從 Outlook 中取出檔案?

否。 若要取出檔案,必須前往 SharePoint 中的小組網站。

如果您的 SharePoint 工作流程需要取出文件,則您無法從 Outlook 中編輯文件。

若有兩人在 Outlook 編輯網站信箱中的同一份文件時,會發生什麼情況?

SharePoint 會管理修訂並合併變更。

當使用者將文件或附件拖曳到網站信箱時,SharePoint 中繼資料是如何設定的?

當使用者在 Outlook 中將附件或文件拖曳到網站信箱時,系統會儲存附件或文件的相關資料。 下表顯示儲存為 SharePoint 中繼資料的 Outlook 屬性。

Outlook 屬性名稱

SharePoint 中繼資料

主旨

檔案名稱

上次修改者

上次修改者

上次修改者

接收時間

上次修改日期

文件大小

文件大小

取出至

取出至

如果文件庫需要更多的中繼資料,而且使用者用 Outlook 將文件拖曳到網站時,文件會在 SharePoint 顯示為已取出,直到同一人進入 SharePoint 並新增必要的中繼資料為止。

Outlook 與網站信箱同步處理的頻率為何?

當網站信箱在 Outlook 或 SharePoint 中開啟時,資料每 15 分鐘會同步處理一次。 每次開啟 Outlook 時,Outlook 網站信箱資訊即會進行同步處理。

如果需要手動同步處理,任何使用者皆可從 Outlook 或 Outlook Web App 開始進行同步處理。 在 Outlook 的功能窗格中以滑鼠右鍵按一下帳戶名稱,然後按一下 [管理所有網站信箱]。 此時會開啟新視窗,並顯示一份清單,列出所有您可以存取的網站信箱。 按兩下網站信箱,然後依序按一下 [同步處理狀態][開始同步處理]。 在 Outlook Web App 的右上角,按一下 [設定] 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端 ,按一下 [選項],再按一下 [網站信箱]。 按兩下網站信箱,然後依序按一下 [同步處理狀態][開始同步處理]

如果將 Outlook 中的附件或文件拖曳到網站信箱,但 SharePoint 卻無法儲存該文件,會發生什麼情況?

如果文件可以儲存至 SharePoint 文件庫,表示文件已經儲存。 如果文件無法儲存,您便會收到一封將該文件另存為附件的電子郵件。

如果我在我的網站信箱中看到 [同步問題] 資料夾時該怎麼辦?

[同步問題] 資料夾會在同步處理失敗或文件無法上傳或刪除時顯示。 如果您無法從 Outlook 上傳或刪除檔案,請嘗試使用 SharePoint 網站上傳或刪除 SharePoint 網站上的檔案。 若要移至 SharePoint 網站,請從您在 Outlook 的網站信箱中,以滑鼠右鍵按一下您的文件資料夾,然後按一下 [以網頁瀏覽器開啟]

如果文件無法從 SharePoint 網站同步處理至 Outlook 中的網站信箱,請嘗試手動同步處理,以確認是否可解決此問題。 手動同步必須從 Outlook Web App 中以您的帳戶執行,而非從 SharePoint。 在 Outlook Web App 中,按一下 [設定] 設定:更新您的設定檔、安裝軟體並將它連線至雲端 ,按一下 [選項],然後再按一下 [網站信箱]。 按兩下網站信箱,然後依序按一下 [同步處理狀態][開始同步處理]。 如果未成功,請按一下 [以電子郵件寄給我詳細資料]、進行問題的疑難排解,並視需要連絡支援部門。

建立與移除網站信箱

我是否需要將授權指派給網站信箱電子郵件地址?

不需要。 網站電子郵件地址不需要 Exchange 授權。

在哪些情況下不應使用網站信箱?

在某些情況下,網站信箱可能不適用:

  • 考量機密性:任何網站成員都可以讀取或轉寄網站信箱中的任何電子郵件。

  • 因為網站信箱是一個共用工作區,任何網站信箱的使用者都可以重新排列及刪除電子郵件。

能否為網站信箱重新命名?

網站信箱的顯示名稱就是 SharePoint 小組網站的顯示名稱。 如果您在 SharePoint 中變更網站的顯示名稱,該顯示名稱在 Outlook 中也會隨之變更。 不過,網站電子郵件地址不會有所變更。

我是否可以針對新網站將前置詞新增至網站信箱電子郵件位址?

可用Set-sitemailboxprovisioningpolicyExchange OnlineWindows PowerShell cmdlet 和– AliasPrefix參數來建立首碼,搭配所有新的網站信箱。

我能刪除網站信箱嗎?

若網站遭到手動關閉或刪除,或因網站關閉原則而被關閉或刪除,網站信箱也會一併遭到關閉或刪除。

您可以取消核取預設角色指派原則中的 [我的小組信箱],防止使用者建立網站信箱。 然後,您可以為使用者建立新的網站,要求要有權限才能建立網站信箱。

能否將網站信箱的建立作業自動化?

是。

  1. 若要使用您的自動化佈建系統建立現有 SharePoint 網站的網站信箱,請安裝 網站信箱 App。

  2. 使用 Windows PowerShell 搭配 Exchange Online Cmdlet 時,執行下列命令來建立網站信箱並設定顯示名稱:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

以下是如何在行銷小組網站上設定新網站信箱的範例:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

如需有關可用於管理網站信箱的 cmdlet 的詳細資訊,請參閱共用和共同作業的 cmdlet

我該如何控制信箱大小上限?

您可以使用Set-sitemailboxprovisioningpolicyExchange OnlineWindows PowerShell指令程式來控制大小上限的電子郵件,可以接收,發出信箱大小警告的時間,以及信箱大小上限。

有提供網站信箱使用統計資訊嗎?

是。 您可以使用下列 Windows PowerShell Cmdlet,取得使用資訊:

  • Get-SiteMailbox:取得關於信箱的基本資訊。

  • Get-MailboxFolderStatistics:檢視項目數和資料夾大小。

  • Get-MailboxStatistics:檢視上次登入時間。

如需有關如何使用這些 cmdlet 的詳細資訊,請參閱共用和共同作業的 cmdlet

存取網站信箱的疑難排解

為什麼即使使用者在 SharePoint 中看得到網站信箱,在 Outlook 中卻看不到?

使用者可能在 SharePoint 中看得到網站信箱,在 Outlook 中卻看不到的原因有好幾種。 請檢查下列項目:

  • 確定使用者所用的是受支援版本的 Outlook。

  • 確定使用者是以個別使用者身分新增至網站擁有人群組或網站成員群組,而不是以安全性群組的成員身分加入。

  • Outlook 中一次只能使用 10 個網站信箱。 如果使用者已設定 10 個網站信箱,但想要看到多一點信箱,使用者必須先隱藏部分網站信箱。 有關清除 [顯示在 Outlook] 核取方塊的方式,請參閱從單一位置存取專案電子郵件與文件

為什麼使用者在 SharePoint 中看得到某文件,在 Outlook 中的網站信箱卻看不到?

為了使文件顯示在 Outlook 中的網站信箱,您必須將包含該文件的文件庫固定至網站的 [快速啟動]。

為什麼使用者在 Outlook 中的網站信箱看得到某文件,在 SharePoint 中卻看不到?

Outlook 會列出所有文件,但 SharePoint 只會列出使用者擁有讀取權限的文件。 如果使用者沒有特定文件的讀取權限,該文件的名稱會在 Outlook 的網站信箱中顯示,但是 Outlook 使用者無法開啟該份文件。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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