為合併列印建立資料來源

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果資訊尚未組織為 Microsoft Office Publisher 可使用的資料來源檔案格式,您可以建立一個用於合併列印或電子郵件合併的資料來源。資料來源只能包含姓名和地址的清單,或者也能包含圖片的路徑、產品貨品編號、郵件條碼、客戶購買記錄,以及各種您想要在合併列印或電子郵件合併中使用的額外資訊。

本文內容

資料來源的結構

建立合併列印地址清單資料來源

資料來源的結構

在建立資料來源前,請考慮您要併入最終合併出版物的資訊類型。請確實架構資料來源檔案以便其擁有合併所需的全部資料欄位。

下表的標題列就是資料來源中的第一列,會列出欄名。這些欄名是您插入合併列印或電子郵件合併出版物中,做為文字或圖片資料之保留位置的資料欄位名稱。

標題列下方為資料欄或資料欄位,其中包含將取代相關合併欄位顯示的特定資訊。表格中標題列下方的每一列或每一筆記錄,都會列出每一筆記錄的完整資訊集。

Excel 試算表的欄位會對應明信片出版物的欄位

頁面頂端

為合併列印建立通訊清單資料來源

您可以使用 Microsoft Office Publisher、Microsoft Office Excel、Microsoft Office Access、Microsoft Office Outlook 或 Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager 來為合併列印或電子郵件合併建立資料來源。建立並儲存通訊清單之後,即可在未來的合併列印專案中再次使用它。

[合併列印收件者] 對話方塊

使用 Publisher 建立通訊清單

  1. 開啟出版物。

  2. [工具] 功能表中,指向 [郵件與型錄],再按一下 [建立通訊清單]

  3. 若要自訂 [新增通訊清單] 對話方塊中的各欄,請按一下 [自訂欄位],然後執行下列任何一項:

    • 若要新增欄位,請按一下 [新增]。在 [新增欄位] 對話方塊中,輸入新欄位的名稱,然後再按 [確定]。

    • 若要移除欄位,請在 [欄位名稱] 下選取欄位名稱,再按一下 [刪除]

    • 若要更改欄位名稱,請在 [欄位名稱] 下選取欄位名稱,再按一下 [重新命名]。接著在 [更改欄位名稱] 對話方塊的 [成:] 方塊中輸入新名稱,然後按一下 [確定]。

      在您完成自訂所有想要的欄位之後,按一下 [確定]

  4. [新增通訊清單] 對話方塊的第一個空白列中,於相關欄位輸入第一個項目的資訊。

    如果您想要將照片合併到最終出版物,那麼您會需要為每個要在每個記錄的適當欄或資料欄位中使用的圖片檔案輸入檔案名稱或路徑。請執行下列其中一項動作:

    • 如果您將圖片檔案與資料來源儲存在同一個資料夾中,請輸入相關圖片的檔案名稱。例如 firstphoto.jpg

    • 如果您在資料來源的不同的資料夾中儲存您的圖片檔案,請輸入相關圖片的完整路徑。例如,輸入C:\Documents and Settings\Username\My Documents\My Pictures\Catalog Project\firstphoto.jpg

    • 如果您將圖片檔案儲存到包含資料來源之資料夾的子資料夾中,那麼請輸入相關圖片的部分路徑。例如,如果資料來源資料夾包含 Pictures 子資料夾,則輸入 \Pictures\firstphoto.jpg

  5. 完成輸入第一個項目的資訊後,按一下 [新增項目] 或按 TAB 鍵。

  6. 重複步驟 4 和 5,直到加入所有項目為止。

  7. 按一下 [確定]

  8. [儲存通訊清單] 對話方塊的 [檔案名稱] 方塊中輸入通訊清單的名稱,然後按一下 [儲存檔案]

    依預設值,通訊清單儲存於 [我的資料來源] 資料夾中。這是保存通訊清單的最佳位置,因為此資料夾是 Publisher 尋找資料來源的預設資料夾。如果您在其他某個地方而不是 [我的資料來源] 資料夾儲存您的資料來源檔案,那麼在合併列印期間連接資料來源時,您必須瀏覽來找到它。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×