為什麼應該升級您的通訊群組清單,在 Outlook 中的群組

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幾年的組織有依賴通訊和進行共同作業的內部和公司外部人員群組的通訊群組。現在,不過,在 Outlook 中的群組提供更強大的解決方案的共同作業。

什麼是群組?

當您設定 Outlook 中的群組時,您可以選擇您想要與共同作業,輕鬆設定這些人共用資源的集合的人員的一組。您不必擔心手動指派權限給所有這些資源,因為新增成員至群組會自動提供他們所需的工具群組的權限提供。

這些額外的資源包括︰

  • 共用收件匣-傳統必須在您的通訊群組清單中的交談會發生的位置。建立群組的郵件的生活封存此共用的收件匣是完整搜尋。可以搜尋群組的新手,或回捲動來快速上手快速地在內容已張貼在群組先前歷程記錄。請參閱︰在 Outlook 中進行群組交談

    提示: 如果您的使用者仍想要其個人收件匣] 中顯示的群組郵件與通訊群組清單一樣,所有要執行的作業是訂閱群組,即可在 Outlook 中的功能區上的 [成員資格] 按鈕。

  • 共用檔案的文件庫群組具有 SharePoint 檔案文件庫,您的使用者可以儲存、 共用及共同作業文件、 活頁簿、 簡報、 圖像或任何其他種類的需要處理的檔案。請參閱︰在 Outlook 2016 中的共用群組檔案

  • 共用行事曆-群組取得張貼到群組的相關事件的共用行事曆。每位成員已經訂閱群組人員自動受邀加入張貼至行事曆,讓這些事件可以也會出現在其個人行事曆當中的事件。請參閱︰排定的會議,在 Outlook 2016 中的群組行事曆上

  • 共用 OneNote 筆記本的群組會自動有共用的 OneNote 筆記本群組成員可以收集並共同作業的資訊。多個群組使用筆記本的常見問題集與其他資源建立生活 wiki。請參閱︰使用 OneNote 2016 快速入門

  • 來賓存取-您可以新增外部連絡人至通訊群組,但其取得所有電子郵件。群組中,您可以提供來賓存取電子郵件交談、 檔案和甚至共用的 OneNote 筆記本。請參閱︰來賓存取 Office 365 群組

  • 內容是可搜尋-在 Outlook 中的群組預設為公用的表示,這些是方便您組織中其他人探索和加入或檢視] 群組中的資料。如果群組的內容會更區分您可以切換為私人,隱藏非成員的內容,並要求群組擁有者,若要加入的任何要求的核准的群組。

  • 自助建立-IT 沒有收到要求使用者建立群組拖累。如有需要使用者可以建立自己的群組。如果您想要您組織中的哪些使用者可以建立的控制項,請參閱群組︰管理 Office 365 建立群組

這些都是幾功能,可讓更強大的解決方案比通訊群組的群組。

系統管理群組

Office 365 提供一些實用的工具和功能,如需更多輕鬆管理和管理您的群組。如需有關每一下列優惠的詳細資訊,請按一下 [標題下方]。

保留您的目錄掌控是每個系統管理員的考量。以下是一些可協助您更輕鬆地的 Office 365 提供的工具︰

  • 命名原則-命名原則可讓您定義什麼,而不是,可接受您的群組名稱。可防止使用者群組讓不雅的字眼或禁止名稱。此外,您可以強制公司標準前置詞或群組名稱的尾碼。

    動態成員動態成員可讓您設定的規則,可新增 (或移除) 根據中繼資料 (例如部門或角色),在您的 active directory 中的群組成員的群組成員資格。如需詳細資訊,建立動態成員資格,請參閱使用屬性,以建立進階的規則

  • 隱藏的成員資格-如果您想要機密,例如,如果成員學生群組的成員資格的原因,您可以隱藏外部對象的成員資格。

  • 建立權限]-您不希望能夠建立新群組的組織可能有一些人員。有幾項技巧來管理您的目錄中的 [建立權限。請參閱管理 Office 365 群組建立

  • 稽核記錄-您可以有多個信賴允許您的使用者,以建立群組,並管理群組成員資格,因為 Office 365 群組稽核記錄檔可讓您追蹤人員建立或刪除特定群組,或變更群組的成員資格。請參閱︰搜尋稽核登入 Office 365 的安全性與規範中心

傳遞管理可讓您處理郵件如何應該傳送或接收] 群組中的一些方法。此外還有監控的這些郵件流程的工具。

  • 以傳送] 或 [傳送代表-這些設定允許傳送電子郵件時,如果來源,指定的使用者或群組代表。

  • 寄件者限制-這些設定可以讓您控制可以傳送郵件給該群組。群組可以設定為允許外部的對象的電子郵件,但您可能會想要的限制特定的外部廠商。

  • 外部使用者支援-邀請來賓的身分加入群組中您可以選擇將其包含在群組中的電子郵件交談中。請參閱︰來賓存取 Office 365 群組-管理員說明

  • 傳輸規則-傳輸規則工作群組就像他們執行您的 Exchange 伺服器。規則可以尋找符合特定條件,然後對這些郵件採取動作的郵件。

  • 寄件提醒-寄件提醒會顯示給使用者,他們正在撰寫郵件時的資訊訊息。他們可以協助降低 Ndr 警告使用者是否可能會移至外部的對象,或超出郵件配額他們的郵件。

  • 多個 proxy 位址-群組可以有就像會使用者信箱的別名。其他 proxy 位址可方便接受訊息傳送給這些其他別名或容易達到具有 long 的群組或難拼字名稱。請參閱︰多網域支援 Office 365 群組-管理員說明

  • 最大值傳送/接收大小-這些配額有助於減少問題與群組接收 (或傳送) 太大的郵件,以管理儲存空間與頻寬需求。

Office 365 也提供您一些工具來管理您的群組中取得共用的內容類型。

  • 使用指導方針-您可以為 Office 365 群組定義使用指導方針,若要讓使用者瞭解保持其群組有效,並教育內部內容原則的最佳作法。如需範例,請參閱︰使用的 Microsoft 客戶及合作夥伴的方針

  • 資料分類-您可以建立 Office 365 群組,可用於分隔群組原則類型的可自訂的資料分類系統 (例如,「 未分類],「 公司機密 」 或 「 最高機密 」)。這種方式,群組可以展示您的組織中的其他內容的原則。可延伸原則可讓您的組織設定端點稱為建立或變更群組時,您可以然後實作您自己的群組建立的原則,或變更。

管理變更

使用者有時不喜歡變更的因此請務必通訊與您的通訊群組清單,讓他們知道發生的事現有的成員。以下是資訊的一些您可以將這則訊息,以及解答,您可能會發現很有幫助:

什麼是在 Outlook 中的群組?

在 Outlook 中的 office 365 群組是想要的位置來分享討論、 檔案、 行事曆與備忘稿的整合的方式,是很容易尋找的小組或群組的單一共同作業解決方案。 可能的單一最佳功能是群組的收件匣保留歷程記錄的討論,幫助您輕鬆搜尋前一個討論區。

為什麼我們會這項變更?

人員經常要求搜尋張貼至我們的通訊群組清單中,若要尋找的資訊已在過去討論的郵件的能力。升級至群組的通訊群組清單,就表示人員不必詢問或重複回答相同的問題。

[新增] 群組包含的行事曆我們群組事件、 共用的檔案的文件庫和 OneNote 筆記本,我們可以在其中進行共同作業及收集資訊以供日後參考。

我需要執行任何動作來加入此群組,如果我已的通訊群組清單成員?

否,如果您已經的通訊群組清單成員會自動是新群組的成員。

我要如何存取在 Outlook 中的 [新增] 群組?Outlook 網頁版呢?

若要存取在 Outlook 中的 [新增] 群組只移至功能窗格底部的 [群組] 類別的左側。如果您經常使用此群組,請考慮,只要以滑鼠右鍵按一下它,並選擇 [顯示為最愛固定為最愛項目。

此外還有可用的行動用戶端的 Office 365 群組提供每個行動裝置平台 (iOS,Android、 等),就能輕鬆地存取出門在外的群組。

無法還是只以電子郵件

是的。通訊群組清單是使用相同電子郵件別名仍能運作正常的 Outlook 中的群組。

此外...

請記住,告訴他們會發生這項變更時和洽詢如果進一步有疑問。

移轉您的通訊群組清單

準備好要升級您的通訊群組清單群組?請參閱將通訊群組清單至 Office 365 群組-管理員說明

下一步是什麼?

一旦您已升級您的通訊群組至 Office 365 群組有幾個待處理的工作,您可能會想要以確保其順利執行。

  • 待處理您的使用者以他們可以立即在升級完成之後,核取,然後再次幾天之後。顯示您正在收聽,且回應任何問題可能會有會滿意並變更了,讓它們的方式。

  • 監控互動報表-Office 365 管理入口網站有一些建議的報表,可以顯示多少使用者經常使用] 群組中,以及他們所使用的功能。這些報表可協助您設計您待處理和使用者訓練,以及使用者位置取得大部分的值從 [新增] 群組的醒目提示。請參閱︰在 Office 365 系統管理中心的活動報表

  • 共用您的體驗-讓您公司內其他小組知道您升級您的通訊群組,以及哪些步驟,使其成功花了 !共用的資訊可協助這些其他小組,請依照您的範例,並擁有自己的成功升級。

另請參閱

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