準備 Mac 版 Word 合併列印用的 Excel 資料來源

您已建置要用於合併列印的連絡人清單。如果您的連絡人是在 Excel 試算表中,您可不會想在執行合併列印的過程中遺失任何資料,因此,將任何郵遞區號的格式設定為文字就非常重要。如果您是從文字 (.txt) 或逗號分隔值 (.csv) 檔案將連絡人匯入新的試算表,文字匯入精靈能協助您匯入並設定資料的格式。

請依照下列各節中的步驟來了解如何執行這項操作。

步驟 1:在 Excel 中設定您的資料來源

如果您已經使用 Excel 試算表做為在 Word​​ 中合併列印的資料來源,請移至本主題中的步驟 2。例如,如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案,其中包含您的 Gmail 連絡人,請使用「文字匯入精靈」在 Excel 中設定您的資料。

  1. 開啟 Excel,在 [資料] 索引標籤上,選擇 [從文字檔]。

    在 [資料] 索引標籤上,選取 [從文字檔]

  2. 選擇您要的 .csv 或 .txt 檔案,然後選擇 [取得資料]。

  3. 在 [文字匯入精靈] 中選擇 [下一步]。

  4. 在 [分隔符號] 中,選取符合將您資料中每項元素區隔之分隔符號 (例如 Tab 或逗號) 的核取方塊。接著選擇 [下一步]。

    提示: [預覽選取的資料] 窗格會以表格格式向您顯示結果的外觀。


    文字匯入精靈的步驟 2

  5. 在 [預覽選取的資料] 中,選擇包含郵遞區號的欄。接著,選擇 [資料欄資料格式] 中的 [文字]。

    文字匯入精靈步驟 3

  6. 視需要重複步驟 5,選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。

    附註: 每當您套用資料格式到欄位時,格式的名稱會顯示在該欄位的表格標題中。

  7. 按一下 [完成]。

  8. 在 [匯入資料] 對話方塊中選擇您想要 Excel 放置資料的位置,然後按一下 [確定]。

    附註: 使用新的檔案名稱儲存您的試算表。

步驟 2:格式化 Excel 試算表中的數值資料

為了確保您的郵遞區號在合併列印的過程中不會遺失任何的「0」,請將包含郵遞區號欄的格式設定為文字。

  1. 開啟您的試算表,然後選擇包含郵遞區號的欄。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [格式] 方塊中,選擇 [文字]。

    在 [常用] 索引標籤上的 [格式] 方塊中,選取 [文字]

現在,您可以將這份資料用於合併列印了。

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