準備您的 Excel 資料來源以進行 Word 合併列印

您已建置連絡人清單和要用於 Word 合併列印的其他資料。 如果您的資料來源是現有的 Excel 試算表,則您只需要準備合併列印的資料。 但如果您的資料來源是定位字元分隔 (.txt) 或逗點分隔值 (.csv) 檔案,您首先需要將資料匯入至 Excel,然後再準備以供合併列印。

步驟 1:在 Excel 中設定您的資料來源

如果您使用 Excel 試算表做為 Word 中合併列印的資料來源,請略過這個步驟。 如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案,請使用 [文字匯入精靈] 在 Excel 中設定您的資料。

成功匯入 .txt 或 .csv 檔案之後,請移至步驟 2。

  1. 開啟 Excel。

  2. 移至 [資料] > [從文字/CSV]。

    從 [資料] 索引標籤中選取文字/CSV

  3. 選擇您要的 .txt 或 .csv 檔案,然後選取 [匯入]。

  4. 在預覽視窗中,選取 [轉換資料]。

  5. 選取郵遞區號或其他欄以設定格式。

  6. 移至 [轉換] > [資料類型:],然後選取 [文字]。

    文字已選取的 Power Query 視窗

  7. 選取 [取代現有]。

  8. 視需要重複步驟 5 到 7。

  9. 選取 [關閉並載入]。

  10. 移至 [檔案] > [另存新檔],然後使用其他名稱另存新檔。

  1. 開啟 Excel。

  2. Excel 2016    移至 [資料] > [取得外部資料] > [從文字]。

    [資料] 索引標籤上醒目提示 [從文字檔] 選項。

  3. 選擇您要的 .txt 或 .csv 檔案,然後選取 [匯入]。

  4. 在 [文字匯入精靈] 中的 [原始資料類型] 窗格,選擇 [分隔符號]。

    Excel 會從文字、文字匯入精靈取得外部資料,步驟 3 之 1

  5. 如果檔案有標題,請選取 [預覽] 窗格上方的 [我的資料有標題],然後選擇 [下一步]。

  6. 在 [分隔符號] 窗格中,選取符合資料所使用之分隔符號 (例如定位字元或逗號) 的核取方塊,然後選擇 [下一步]。

    分隔符號的選項會在文字匯入精靈中醒目提示。

  7. 在 [資料預覽] 底下,選擇包含郵遞區號的欄,然後在 [欄資料格式] 底下,選擇 [文字]。

    [欄位的資料格式] 的 [文字] 選項在文字匯入精靈中醒目提示。

    附註: 每次您將資料格式 (一般、文字或日期) 套用到欄時,格式的名稱會顯示在該欄的表格標題中。

  8. 視需要重複步驟 7,選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。

  9. 選擇 [完成]。

  10. 在 [匯入資料] 對話方塊中,接受 [已經存在的工作表] 的預設設定和儲存格位址,然後選擇 [確定]。

    在 [匯入資料] 對話方塊中,選擇在現有的工作表、預設設定或新的工作表中放置資料。

    注意: [匯入資料] 對話方塊中的儲存格位址會顯示目前已選取的儲存格。 資料會從指定的儲存格位址開始匯入。

  11. 使用新的檔案名稱儲存您的試算表。

步驟 2:準備您的資料來源

在您將用於 Word 中合併列印之郵寄清單的 Excel 資料來源,請確定您將數值資料欄位以正確的方式格式化。 例如,格式化含有數字的欄位以符合特定類別,例如貨幣。

如果您選擇百分比類別,請特別小心百分比格式會將儲存格的值乘以 100。 如果您想要避免乘法係數,請將百分比欄位格式化為文字。

郵遞區號必須格式化為文字,以便在合併列印期間保留資料。 如果在匯入時未完成,請立即格式化。 郵遞區號中前置字元為零 (例如 00399),如果沒有格式化為文字,則會在合併列印期間遭到捨棄。

  1. 選擇包含郵遞區號或其他資料的欄以進行格式化。

  2. 移至 [常用],在 [數值] 群組中,選取 [數字格式] 方塊向下箭號,然後選擇清單中的選項 (例如文字)。

    在 Excel 中 [常用] 索引標籤上的 [數值] 群組內,選擇 [一般] 方塊中的向下箭號,以選擇要使用的數值格式。

請確定您在合併功能變數之前或之後新增適當的符號。 例如,以下是如果您省略符號,貨幣和百分比值的外觀。

顯示「您捐贈 $50.00」以及「提供您 20% 的折扣」的合併列印文件。

如果您包含符號,則數字會更具意義。

合併列印結果文件會顯示「您捐贈 $50.00」以及「提供您 20% 的折扣」。

在您的合併列印文件中,您會在合併功能變數之前或之後新增符號,如下:

範例合併列印文件,其中名稱為 [捐贈] 的功能變數前面有貨幣符號,而名稱為 [百分比] 的功能變數後面有百分比符號。

另請參閱

Word 合併列印程序的基本步驟是設定及準備資料來源。 您可以使用現有的 Excel 資料來源或透過匯入定位字元分隔 (.txt) 或逗點分隔值 (.csv) 檔案建立新的資料來源。 當您設定及準備好您的資料來源後,您可以使用動態資料交換 (DDE) 搭配 [逐步合併列印精靈] 來執行合併列印,以手動方式進行合併列印。

如果您不使用現有 Excel 資料來源進行合併列印,您可以使用以 .txt 或 .csv 檔案格式的連絡人清單或通訊錄。 [文字匯入精靈] 會逐步引導您取得以 .txt 或 .csv 檔案格式的資料匯入至 Excel。

  1. 開啟 Excel。

  2. 在 [資料] 索引標籤上,選擇 [從文字/CSV]。

  3. 選擇您要的 .txt 或 .csv 檔案,然後選擇 [匯入]。

  4. 在 [文字匯入精靈] 中的 [原始資料類型] 窗格,選擇 [分隔符號]。

    Excel 會從文字、文字匯入精靈取得外部資料,步驟 3 之 1

  5. 如果您正在匯入的檔案有標題,請選取 [預覽] 窗格上方的 [我的資料有標題] 核取方塊,然後選擇 [下一步]。

  6. 在 [分隔符號] 窗格中,選取符合您資料所使用之分隔符號 (例如定位字元或逗號) 的核取方塊,然後選擇 [下一步]。

    分隔符號的選項會在文字匯入精靈中醒目提示。

    提示: [資料預覽] 窗格會以表格格式顯示結果的外觀。

  7. 在 [資料預覽] 底下,選擇包含郵遞區號的欄,然後在 [欄資料格式] 底下,選擇 [文字]。

    [欄位的資料格式] 的 [文字] 選項在文字匯入精靈中醒目提示。

    附註: 

    • 可用的格式為 [一般]、[文字] 和 [日期]。 每次您將資料格式套用到欄時,格式的名稱會顯示在該欄的表格標題中。

    • 例如,包含數值資料的欄 (例如百分比或貨幣值),只能在檔案匯入之後格式化。 查看下列的「格式化 Excel 中的數值資料」小節以取得詳細資訊。

  8. 視需要重複步驟 7,選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。

  9. 選擇 [完成]。

  10. 在 [匯入資料] 對話方塊中,接受 [已經存在的工作表] 的預設設定和儲存格位址,然後選擇 [確定]。

    在 [匯入資料] 對話方塊中,選擇在現有的工作表、預設設定或新的工作表中放置資料。

    注意: [匯入資料] 對話方塊中的儲存格位址會顯示目前已選取的儲存格。 資料會從指定的儲存格位址開始匯入。

  11. 完成後,使用新的檔案名稱儲存您的資料來源。

格式化 Excel 中的數值資料

在您要用來在 Word 進行合併列印的 Excel 任何新的或現有的資料來源中,格式化任何數值資料 (例如百分比或貨幣值)。 若要在合併列印期間保留您格式化為百分比或貨幣的數值資料,請按照「步驟 2:使用動態資料交換 (DDE) 進行合併列印」一節中的指示進行。

在您將用於 Word 中合併列印之郵寄清單的 Excel 資料來源,請確定您將數值資料欄位以正確的方式格式化。 例如,格式化含有數字的欄位以符合特定類別,例如貨幣。

  1. 開啟您的 Excel 資料來源。

  2. 選取您要設定格式的欄。

  3. 在 [常用] 索引標籤上的 [數值] 群組,選擇 [數字格式] (一般) 方塊向下箭號,然後從清單中選擇選項。

    在 Excel 中 [常用] 索引標籤上的 [數值] 群組內,選擇 [一般] 方塊中的向下箭號,以選擇要使用的數值格式。

  4. 視需要重複步驟 2 和 3。

  5. 完成後,請選擇 [儲存]。

當您有包含格式化數字 (例如百分比和貨幣值) 的 Excel 資料來源時,合併列印期間部分數值資料可能不會保留其格式設定。 您會取得您要的合併列印結果,並可透過使用 DDE 在 Excel 中保留數值資料格式。

Excel 資料格式與使用動態資料交換和未使用動態資料交換的合併功能變數的比較

附註: 如果您決定不使用 DDE,請依照使用 [合併列印] 來傳送大量電子郵件訊息中的指導方針進行。

  1. 開啟 Word,選擇 [檔案] > [選項] > [進階]。

  2. 在 [一般] 底下,選取 [開啟舊檔時確認格式轉換] 核取方塊。

    [開啟舊檔時確認格式轉換] 選項

  3. 選擇 [確定]。

  4. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [啟動合併列印] > [逐步合併列印精靈]。

    在 Word 的 [郵件] 索引標籤上,選擇 [啟動合併列印],再選擇 [逐步合併列印精靈]。

  5. 在 [合併列印] 窗格中的 [選取收件者] 底下,選擇 [使用現有清單]。

    在 Word 中,當您在 [合併列印] 群組中選擇 [逐步合併列印精靈] 時會開啟 [合併列印] 工作窗格

  6. 在 [使用現有清單] 底下,選擇 [瀏覽],然後開啟您的格式化試算表。

  7. 在 [確認資料來源] 對話方塊中,選取 [全部顯示] 核取方塊,然後選擇 [透過 DDE 的 MS Excel 工作表 (*.xls)] > [確定]。

    [確認資料來源] 對話方塊

  8. 在 [Microsoft Excel] 對話方塊中,選擇 [整張試算表] > [確定]。

    在 Word 中的 [Microsoft Excel] 對話方塊

  9. 當 [合併列印收件者] 對話方塊開啟時,選擇 [確定]。

    [合併列印收件者] 對話方塊,其顯示作為郵寄清單之資料來源的 Excel 試算表內容

  10. 繼續進行您的信件電子郵件訊息標籤信封合併。

提示: 您可以避免在每次開啟資料檔案時收到 Word 的提示。 在您連線至您的郵寄清單之後,移至 [檔案] > [選項] > [進階]。 在 [一般] 底下,清除 [開啟舊檔時確認格式轉換] 核取方塊。

如果您已建立 Excel 試算表中的連絡人清單,請務必將郵遞區號格式化為文字,以免遺失資料。 如果您是從文字 (.txt) 或逗號分隔值 (.csv) 檔案將連絡人匯入新的試算表,文字匯入精靈能協助您匯入並設定資料的格式。

步驟 1:在 Excel 中設定您的資料來源

如果您已經使用 Excel 試算表做為在 Word​​ 中合併列印的資料來源,請移至本主題中的步驟 2。 例如,如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案,其中包含您的 Gmail 連絡人,請使用「文字匯入精靈」在 Excel 中設定您的資料。

  1. 開啟 Excel,在 [資料] 索引標籤上,選擇 [從文字檔]。

    在 [資料] 索引標籤上,選取 [從文字檔]

  2. 選擇您要的 .csv 或 .txt 檔案,然後選擇 [取得資料]。

  3. 在 [文字匯入精靈] 中選擇 [下一步]。

  4. 在 [分隔符號] 中,選取符合將您資料中每項元素區隔之分隔符號 (例如 Tab 或逗號) 的核取方塊。 接著選擇 [下一步]。

    提示: [預覽選取的資料] 窗格會以表格格式向您顯示結果的外觀。


    文字匯入精靈的步驟 2
     

  5. 在 [預覽選取的資料] 中,選擇包含郵遞區號的欄。 接著,選擇 [資料欄資料格式] 中的 [文字]。

    文字匯入精靈步驟 3
     

  6. 視需要重複步驟 5,選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。

    附註: 每當您套用資料格式到欄位時,格式的名稱會顯示在該欄位的表格標題中。

  7. 按一下 [完成]。

  8. 在 [匯入資料] 對話方塊中選擇您想要 Excel 放置資料的位置,然後按一下 [確定]。

    附註: 使用新的檔案名稱儲存您的試算表。

步驟 2:格式化 Excel 試算表中的數值資料

為了確保您的郵遞區號在合併列印的過程中不會遺失任何的「0」,請將包含郵遞區號欄的格式設定為文字。

  1. 開啟您的試算表,然後選擇包含郵遞區號的欄。

  2. 在 [常用] 索引標籤上的 [格式] 方塊中,選擇 [文字]。

    在 [常用] 索引標籤上的 [格式] 方塊中,選取 [文字]

現在,您可以將這份資料用於合併列印了。

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