減少 Outlook 資料檔 (.pst 與 .ost) 的大小

您的 Microsoft Outlook 信箱用量會隨著建立及接收項目而逐漸提高。即使刪除了項目,Outlook 資料檔 (.pst 和 .ost) 的大小也不一定會隨著您刪除的資料量等比例減少。不過,有幾種方法能協助您管理信箱並減少資料檔的大小。

您可以使用 [信箱清除] 工具檢視信箱和個別資料夾的大小,也可以將較舊的項目封存到封存 Outlook 資料檔 (.pst) 中,並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [工具] > [信箱清除]。

  3. 請執行下列任何一項操作:

    • 若要檢視您的信箱以及信箱中任何個別資料夾的大小,請按一下 [檢視信箱大小]。

    • 若要尋找舊的項目,請選取 [尋找項目 - 早於 n 天] 並輸入介於 1 到 999 之間的數字,然後按一下 [尋找]。

    • 若要尋找大型項目,請選取 [尋找項目 - 超過 n KB] 並輸入介於 1 到 9999 之間的數字,然後按一下 [尋找]。

    • 若要將信箱中較舊的項目移至封存 Outlook 資料檔 (.pst),請按一下 [自動封存]。

      Outlook 資料檔 (.pst) 會儲存在您電腦上的 Documents\Outlook Files 資料夾中。如果您是使用 Windows XP,.pst 檔會儲存在 My Documents\Outlook Files 資料夾中。

    • 若要檢視您的 [刪除的郵件] 資料夾大小,請按一下 [檢視刪除的郵件大小]。

    • 若要清空您的 [刪除的郵件] 資料夾,請按一下 [清理]。

    • 若要檢視您的 [衝突] 資料夾大小,請按一下 [檢視衝突大小]。

    • 若要刪除您的 [衝突] 資料夾內容,請按一下 [刪除]。

如果您自 Outlook 資料檔 (.pst) 刪除項目,該檔案便會在您沒有使用電腦且 Outlook 執行時自動在背景進行壓縮。您也可以立即手動啟動壓縮命令,壓縮 Outlook 資料檔 (.pst) 可能會花費幾分鐘的時間。

  1. 刪除您不要保留的任何項目。

  2. 開啟 [資料夾清單] 檢視。按一下瀏覽窗格底部的 [資料夾清單] 圖示,或按 CTRL+6。

  3. 以滑鼠右鍵按一下瀏覽窗格中的 [刪除的郵件] 資料夾,再按一下 [清空資料夾]。

  4. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  5. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]。

  6. 在 [資料檔] 索引標籤上,按一下您要壓縮的資料檔,然後按一下 [設定]。

  7. 按一下 [進階] 索引標籤 > [Outlook 資料檔設定]。

  8. 在 [Outlook 資料檔設定] 對話方塊中,按一下 [開始壓縮],然後按一下 [確定]。

附註: 您不需要在壓縮 Outlook 資料檔 (.pst) 後結束 Outlook。

離線 Outlook 資料檔 (.ost) 專屬於 Microsoft Exchange Server 帳戶。如果您刪除許多項目而縮減了離線 Outlook 資料檔 (.ost) 的大小,這樣可能會改善效能。此程序並不會刪除任何已儲存在執行 Microsoft Exchange Server 之電腦上的項目。

  1. 刪除您不要保留的任何項目。

  2. 開啟 [資料夾清單] 檢視。按一下瀏覽窗格底部的 [資料夾清單] 圖示,或按 CTRL+6。

  3. 以滑鼠右鍵按一下瀏覽窗格中的 [刪除的郵件] 資料夾,再按一下 [清空資料夾]。

  4. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  5. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]。

  6. 在 [資料檔] 索引標籤上,按一下您要壓縮的資料檔,然後按一下 [設定]。

  7. 按一下 [進階] 索引標籤 > [Outlook 資料檔設定]。

  8. 在 [Outlook 資料檔設定] 對話方塊中,按一下 [開始壓縮],然後按一下 [確定]。

附註: 您不需要在壓縮 Outlook 資料檔 (.ost) 後結束 Outlook。

  • 若要同時刪除線上及離線資料夾的項目,請選取項目,然後按下 DELETE。

  • 如果您是以 [快取 Exchange 模式] 使用 Exchange 帳戶,則只有選取的資料夾會從離線 Outlook 資料檔 (.ost) 刪除。如果在 [傳送/接收設定] 的 [資料夾選項] 底下,為 Exchange Server 電子郵件帳戶選取了該資料夾,則伺服器上的項目會在下次進行同步處理時,再次下載到 .ost 檔。

  • 當您使用 [快取 Exchange 模式] 時,我的最愛公用資料夾預設為不進行同步處理。如果您選擇同步處理公用資料夾,可能會大幅增加離線 Outlook 資料檔 (.ost) 的大小。

您可以使用 [信箱清除] 工具檢視信箱和個別資料夾的大小,也可以將較舊的項目封存到封存 Outlook 資料檔 (.pst) 中,並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [清理工具]。

  3. 按一下 [信箱清除]。

  4. 請執行下列任何一項操作:

    • 若要檢視您的信箱以及信箱中任何個別資料夾的大小,請按一下 [檢視信箱大小]。

    • 若要尋找舊的項目,請選取 [尋找項目 - 早於 n 天] 並輸入介於 1 到 999 之間的數字,然後按一下 [尋找]。

    • 若要尋找大型項目,請選取 [尋找項目 - 超過 n KB] 並輸入介於 1 到 9999 之間的數字,然後按一下 [尋找]。

    • 若要將信箱中較舊的項目移至封存 Outlook 資料檔 (.pst),請按一下 [自動封存]。

      Outlook 資料檔 (.pst) 會儲存在您電腦上的 Documents\Outlook Files 資料夾中。如果您是使用 Windows XP,.pst 檔會儲存在 My Documents\Outlook Files 資料夾中。

    • 若要檢視您的 [刪除的郵件] 資料夾大小,請按一下 [檢視刪除的郵件大小]。

    • 若要清空您的 [刪除的郵件] 資料夾,請按一下 [清理]。

    • 若要檢視您的 [衝突] 資料夾大小,請按一下 [檢視衝突大小]。

    • 若要刪除您的 [衝突] 資料夾內容,請按一下 [刪除]。

如果您自 Outlook 資料檔 (.pst) 刪除項目,該檔案便會在您沒有使用電腦且 Outlook 執行時自動在背景進行壓縮。您也可以立即手動啟動壓縮命令,壓縮 Outlook 資料檔 (.pst) 可能會花費幾分鐘的時間。

  1. 刪除您不要保留的任何項目。

  2. 開啟 [資料夾清單] 檢視。按一下瀏覽窗格底部的 [資料夾清單] 圖示,或按 CTRL+6。

  3. 以滑鼠右鍵按一下瀏覽窗格中的 [刪除的郵件] 資料夾,再按一下 [清空資料夾]。

  4. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  5. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]。

  6. 在 [資料檔] 索引標籤上,按一下您要壓縮的資料檔,然後按一下 [設定]。

  7. 按一下 [開始壓縮]。

附註: 您不需要在壓縮 Outlook 資料檔 (.pst) 後結束 Outlook。

離線 Outlook 資料檔 (.ost) 專屬於 Microsoft Exchange Server 帳戶。如果您刪除許多項目而縮減了離線 Outlook 資料檔 (.ost) 的大小,這樣可能會改善效能。此程序並不會刪除任何已儲存在執行 Microsoft Exchange Server 之電腦上的項目。

  1. 刪除您不要保留的任何項目。

  2. 開啟 [資料夾清單] 檢視。按一下瀏覽窗格底部的 [資料夾清單] 圖示,或按 CTRL+6。

  3. 以滑鼠右鍵按一下瀏覽窗格中的 [刪除的郵件] 資料夾,再按一下 [清空資料夾]。

  4. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  5. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]。

  6. 在 [資料檔] 索引標籤上,按一下您要壓縮的資料檔,然後按一下 [設定]。

  7. 按一下 [開始壓縮]。

附註: 您不需要在壓縮 Outlook 資料檔 (.ost) 後結束 Outlook。

  • 若要同時刪除線上及離線資料夾的項目,請選取項目,然後按下 DELETE。

  • 如果您是以 [快取 Exchange 模式] 使用 Exchange 帳戶,則只有選取的資料夾會從離線 Outlook 資料檔 (.ost) 刪除。如果在 [傳送/接收設定] 的 [資料夾選項] 底下,為 Exchange Server 電子郵件帳戶選取了該資料夾,則伺服器上的項目會在下次進行同步處理時,再次下載到 .ost 檔。

  • 當您使用 [快取 Exchange 模式] 時,我的最愛公用資料夾預設為不進行同步處理。如果您選擇同步處理公用資料夾,可能會大幅增加離線 Outlook 資料檔 (.ost) 的大小。

您可以使用 [信箱清除] 工具檢視信箱和個別資料夾的大小,也可以將較舊的項目封存到封存個人資料夾檔案 (.pst) 中,並清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  1. 按一下 [工具] 功能表中的 [信箱清除]。

  2. 請執行下列任何一項操作:

    • 若要檢視您的信箱以及信箱中個別資料夾的大小,請按一下 [檢視信箱大小]。

    • 若要尋找舊的項目,請選取 [尋找項目 - 早於 n 天] 並輸入介於 1 到 999 之間的數字,然後按一下 [尋找]。

    • 若要尋找大型項目,請選取 [尋找項目 - 超過 n KB] 並輸入介於 1 到 9999 之間的數字,然後按一下 [尋找]。

    • 若要將您信箱中較舊的項目移至封存個人資料夾檔案 (.pst),請按一下 [自動封存]。封存 .pst 檔案的預設資料夾路徑為 c:\Documents and Settings\user name\Local Settings\ Application Data\Microsoft\Outlook。

    • 若要檢視您的 [刪除的郵件] 資料夾大小,請按一下 [檢視刪除的郵件大小]。

    • 若要清空您的 [刪除的郵件] 資料夾,請按一下 [清理]。

    • 若要檢視您的 [衝突] 資料夾大小,請按一下 [檢視衝突大小]。

    • 若要刪除您的 [衝突] 資料夾內容,請按一下 [刪除]。

頁面頂端

如果您自個人資料夾檔案 (.pst) 刪除項目,該檔案便會在執行 Outlook 且您未使用電腦時自動在背景進行壓縮。如果您希望立即減少檔案的大小,則可以強制進行壓縮。壓縮資料檔案的程序可能會花費幾分鐘的時間。

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [資料檔案管理]。

  2. 按一下要壓縮的資料檔案,再按 [設定]。

  3. 按一下 [開始壓縮]。

附註: 您不需要在壓縮 .pst 檔案後離開 Outlook。

頁面頂端

如果您刪除了大量的離線資料夾檔 (.ost) 而減少了離線資料夾檔的大小,效能可能就會隨之提升。此程序並不會刪除任何儲存在伺服器上的項目。

  1. 刪除任何您不想保存的項目,並且清空 [刪除的郵件] 資料夾。

  2. 按一下 [工具] 功能表上的 [帳戶設定]。

    沒有 [帳戶設定] 命令。

    [帳戶設定] 命令位於 Microsoft Office Outlook 2007 的 [工具] 功能表上。如果您是使用舊版的 Outlook,則不適用下列指示。請使用該產品所隨附的 [說明]。如果所使用之程式的標題列是顯示 Microsoft Outlook Express,則表示該程式與 Outlook 不同。如需協助,請參閱 Outlook Express 的 [說明]。

  3. 選取清單中的 [Microsoft Exchange Server],然後按一下 [變更]。

  4. 按一下 [其他設定]。

  5. 按一下 [進階] 索引標籤,然後按一下 [離線資料夾檔設定]。

  6. 按一下 [開始壓縮]。

附註: 您不需要在壓縮 .ost 檔案後離開 Outlook。

  • 若要同時刪除線上及離線資料夾的項目,請選取項目,然後按下 DELETE。

  • 如果您是以 [快取 Exchange 模式] 使用 Exchange 帳戶,則只有選取的資料夾會從本機 .ost 檔案刪除。如果在 [傳送/接收設定] 的 [資料夾選項] 中選取該資料夾做為 Exchange Server 電子郵件帳號,則伺服器上的項目將會在下次進行同步處理時,再次下載到 .ost 檔案。

  • 當您使用 [快取 Exchange 模式] 時,我的最愛公用資料夾預設為不進行同步處理。如果您選擇同步處理公用資料夾,可能會大幅增加離線資料夾檔案 (.ost) 的大小。

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