深入瞭解 Office 365 群組

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Office 365 群組是圍繞著共同作業概念所開發的服務。它適用於您既有的 Office 365 工具,讓您可以與您的小組成員共同作業,無論是撰寫文件、建立試算表、處理專案計劃、排程會議或傳送電子郵件。

如需 Office 365 群組的最新消息和影片,請參閱 Office 部落格

本文會協助介紹群組的功能,並提供後續步驟的實用連結。

提示: 如果您想知道如何使用 Outlook 連絡人群組來傳送電子郵件給清單中的人員 (例如一群朋友),請參閱建立連絡人群組

具有 Exchange Online 和 SharePoint Online 的任何 Office 365 訂閱將會支援群組。包含商務基本版和企業進階版方案,與企業版 E1、 E3 和 E5 方案。

如果您有您仍然可以存取的共用的收件匣和共用行事曆功能僅限 Exchange 方案的文件庫、 規劃或的任何其他功能,不會收到 Outlook,但您的群組。如果您想要使用進階的安全性或法規遵循功能與群組建立共用信箱,您需要將 Exchange Online 方案 1 與 Exchange Online 封存或 Exchange Online 方案 2 授權指派給該信箱。

如果您有 Yammer 專用方案,您將會仍然有摘要 Yammer 群組中的交談,但就不會收到的文件庫、 規劃,或任何其他功能。

什麼是群組?

Office 365 中的群組,可讓您選擇一組要共同作業的人員,並輕鬆設定一組供這些人員共用的資源。您不必擔心要手動為這些資源指派權限,因為將成員加入群組時會自動授與他們存取群組所提供之工具的權限。此外,群組為過去使用的通訊群組清單或共用信箱,帶來全新且改進的體驗。

提示: 升級您傳統的通訊群組的詳細資訊的清單,請參閱本文的 Office 365 群組。

所提供的特定資源稍微取決於您的小組想要有的群組體驗。當您考慮選項則一定要記住的一個大小很少符合所有。不同的團隊可能會想要使用不同的方式, Office 365可讓您的小組偏好任意表單中的共同作業的工具。

您可以從各種不同的工具,包括 Outlook、 Outlook 網頁版中,SharePoint、 規劃、 小組及其他功能來建立 Office 365 群組。選擇即可開始從哪種工具取決於有點哪一類的群組上您在使用。例如;在 Microsoft 我們通常我們建立組織的電子郵件和行事曆群組時從 Outlook 啟動。如果群組是公司寬通訊我們通常會開始使用 Yammer。聊天室進行共同作業的我們想從 Microsoft 小組開始我們的群組。

建立群組時必須決定是否要設為私人群組或公用群組。公用群組中的內容可以看到貴組織中的任何人與您組織中的任何人都能加入的群組。群組的成員只可以看到私人群組中的內容,並想要加入私人群組的人員必須先經過核准,群組擁有者。

貴組織以外的人員無法看到或存取公開群組和私人群組,除非您另外邀請他們成為來賓

在公用群組變更為私人 (或相反) 的相關資訊請參閱讓 Office 365 群組公用或私密。

選取您想要使用的群組類型:

如果您想共用的收件匣模式的共同作業,然後在Outlook中的群組體驗適用於您。在 Outlook 中建立群組,您會看到:

  • 共用的收件匣– 您的成員之間的電子郵件交談。此收件匣的電子郵件地址和可設定為接受來自外部群組和外部的人員即使您的組織,很像傳統的通訊群組清單

  • 共用行事曆-排程與群組相關的事件

  • SharePoint 文件庫– 中央位置來儲存及共用檔案群組

  • 共用 OneNote 筆記本– 收集想法、 參考資料和資訊

  • SharePoint 小組網站– 資訊、 連結和您群組的相關內容的中央存放庫

  • 規劃– 指派及管理專案任務之間您群組的成員

您不需要手動建立任何資源,建立群組便會自動建立資源,並為群組成員指派必要的權限,讓他們可以立即開始使用。

您可以透過熟悉 Microsoft Outlook 2016 桌面用戶端,透過 Outlook 網頁版,透過 Mac (共用收件匣只要),透過行動裝置的 Outlook,或使用我們專用的Microsoft 群組應用程式在 iOS Android 或 Windows 版 Outlook 2016 中存取這些資源電話。您可以在左側的 Outlook 桌面中,或在網頁上的功能窗格中找到您的 Office 365 群組。

您可以在左側功能窗格中找到群組,在 Outlook 或 Outlook 網頁版中

共同作業故事中的最新的一部分是Microsoft 小組。Microsoft 小組是為您的小組 – 您可以在其中有非正式、 即時非常焦點所在的主題或特定群組內的子群組交談的聊天室型工作區的內部循環播放。建立 Microsoft 小組會在 Outlook 中的群組體驗將此常設聊天室功能。

Yammer為您的共同作業的企業社交體驗。它可協助您進行新連線和網站尋找您的組織。它可以協助您進行通訊,以及討論全公司 」 或 「 一般周圍感興趣的想法。

藉由建立 Office 365 連線,系統會在 Yammer 中的群組:

  • Yammer 群組:交談及分享資訊的共同位置

  • SharePoint 文件庫:群組用於儲存及共用檔案的集中位置

  • 共用的 OneNote Notebook:用於收集想法、研究和資訊

  • SharePoint 小組網站:適用於您群組的資訊、連結和內容的儲存機制

  • Planner:用於指派和管理群組成員之間的專案工作

您可以透過瀏覽器中的 Yammer 或是 iOS、Android 或 Windows Phone 裝置上的 Yammer App 來存取這些工具。

當群組完成其預定的目的後,您可以刪除以釋出系統資源,並移除群組所列出或顯示。請參閱:刪除群組

附註: 在此索引標籤上的內容適用於系統管理員。

有三個主要的模型的 Office 365 群組中的 [佈建: 開啟、 IT 指導或控制。各有其專屬優點。

模型

優點

開啟 (預設值)

使用者可以建立自己的群組,而不需要請等候或麻煩,視 IT

IT 指導

使用者要求群組 IT。IT 可以指引,選取他們的需求的最佳共同作業工具

控制

群組建立限制為特定的人員、 小組或服務 (請參閱:控制可以建立 Office 365 群組)

如果您要的控制命名您的 Office 365 群組方式可用來命名原則強制依循到特定包括的標準字首或尾碼以及封鎖不當名稱的群組名稱。如需詳細資訊,請參閱Office 365 群組命名原則

每個群組都有至少有一個擁有者可以新增或移除成員及執行的群組和其內容的一些基本 curation 的。通常擁有者會在 Outlook 中。請參閱:在 Outlook 中的新增及移除群組成員。 如果群組的擁有者 (或擁有人) 離開組織的系統管理員可以將新的擁有者指派給群組。請參閱指派新的擁有者孤立的群組

此外,如果您有Exchange Online 系統管理員權限您可以管理群組從 Office 365 系統管理中心 (請參閱在 Office 365 系統管理群組成員資格置中) 或 (請參閱使用 PowerShell PowerShell管理 Office 365 群組)

那里可能附隨的時間,當您想要刪除群組從您的租用戶。如需如何刪除群組,請參閱:刪除群組。如果群組是不小心刪除的管理員可以還原 30 天該群組,請參閱:還原已刪除的 Office 365 群組

如果您想要更自動化的方式來管理您的 Office 365 群組的週期,您可以使用到期原則到期的特定時間間隔的群組。群組的擁有者會收到 30 15 與 1 的電子郵件之前的一天群組到期日,讓他們仍需要輕鬆更新群組。請參閱: Office 365 群組到期原則

群組的限制

上限...

每個群組的擁有者

100

群組中可建立的使用者

250

每個系統管理員可建立的群組

租用戶的預設上限 500K

成員數目

超過 1,000

使用者在存取行事曆和 Outlook 中的大型群組中的交談時,可能會注意延遲狀況

檔案儲存

1 TB + 500 MB (每個訂閱的使用者) + 任何額外購買的儲存空間。您可以購買的額外儲存空間量不受限制。

目前每個 Office 365 組織預設的最大群組數量為 500,000 個。

如需有關 SharePoint Online 儲存空間,請參閱SharePoint Online 限制SharePoint Online 軟體界限與限制

管理您的 Office 365 群組就是更有效率您可採取動作的相關資訊群組使用方式。Office 365 系統管理中心有的報表的工具,可以讓您查看例如儲存空間使用,您有多少作用中群組的項目,而且使用者甚至如何使用 [群組]。如需詳細資訊,請參閱: Office 365 系統管理中心中的報表

Office 365 群組可提供給您的工具數目規範資訊保護],以及eDiscovery

另請參閱

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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