深入瞭解 Office 365 群組

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上次更新 27 年 3 月,2018

Office 365 群組是Office 365工具,您可以進行共同作業與小組成員撰寫文件時建立試算表、 處理專案計劃、 排程的會議,或傳送電子郵件,讓已使用的服務。

本文會協助介紹群組的功能,並提供後續步驟的實用連結。

如需 Office 365 群組的最新消息和影片,請參閱 Office 部落格

提示: 如果您想知道如何使用 Outlook 連絡人群組來傳送電子郵件給清單中的人員 (例如一群朋友),請參閱建立連絡人群組

什麼是 Office 365 群組?

Office 365中的群組可讓您選擇您想要與共同作業,輕鬆設定這些人共用資源的集合的人員的一組。資源,例如共用的 Outlook 收件匣、 共用的行事曆或文件庫的檔案上共同作業。

您不必擔心手動指派權限給所有這些資源,因為新增成員至群組會自動提供他們所需的工具群組的權限提供。此外,群組是新增及改良體驗我們使用如何使用通訊群組清單或共用的信箱。

提示: 升級您傳統的通訊群組的詳細資訊的清單,請參閱本文的 Office 365 群組。

所提供的特定資源稍微取決於您的小組想要有的群組體驗。當您考慮選項則一定要記住的一個大小很少符合所有。不同的團隊可能會想要使用不同的方式, Office 365可讓您的小組偏好任意表單中的共同作業的工具。

您可以從各種不同的工具,包括 Outlook、 Outlook 網頁版中,Outlook Mobile、 SharePoint、 規劃、 小組及其他功能來建立 Office 365 群組。選擇即可開始從哪種工具取決於有點哪一類的群組上您在使用。例如;在 Microsoft 我們通常我們建立組織的電子郵件和行事曆群組時從 Outlook 啟動。如果群組是公司寬通訊我們通常會開始使用 Yammer。聊天室進行共同作業的我們想從 Microsoft 小組開始我們的群組。

建立群組時必須決定是否要設為私人群組或公用群組。公用群組中的內容可以看到貴組織中的任何人與您組織中的任何人都能加入的群組。群組的成員只可以看到私人群組中的內容,並想要加入私人群組的人員必須先經過核准,群組擁有者。

附註: 目前從 Outlook Web (OWA) 上建立的群組是私人預設。

貴組織以外的人員無法看到或存取公開群組和私人群組,除非您另外邀請他們成為來賓

在公用群組變更為私人 (或相反) 的相關資訊請參閱讓 Office 365 群組公用或私密。

擁有人、 成員及訪客

群組擁有者是仲裁者的群組。他們可以新增或移除成員和有專屬權限,例如從共用的收件匣中刪除交談,或變更有關群組的不同設定的功能。群組擁有者可以重新命名群組,請更新描述或圖片及其他內容。如果您熟悉 SharePoint 角色群組擁有者是網站集合管理員]。

群組成員是您組織中的一般使用者使用進行共同作業的群組。他們可以存取 [] 群組中的所有項目,但無法變更群組設定。在 SharePoint 全世界的哪個他們的年齡網站成員。如需新增或移除群組成員的資訊,請參閱在 Outlook 中的新增及移除群組成員

訪客就像是群組成員],但它們是您組織外。根據預設,您的使用者可以邀請來賓的身分加入的群組,然後您可以控制該設定。如需詳細資訊,請參閱在 Office 365 群組的來賓存取

選取您想要使用的群組類型:

如果您想共用的收件匣模式的共同作業,然後在Outlook中的群組體驗適用於您。在 Outlook 中建立群組,您會看到:

  • 共用的收件匣– 您的成員之間的電子郵件交談。此收件匣的電子郵件地址和可設定為接受來自外部群組和外部的人員即使您的組織,很像傳統的通訊群組清單

  • 共用行事曆-排程與群組相關的事件

  • SharePoint 文件庫– 中央位置來儲存及共用檔案群組

  • 共用 OneNote 筆記本– 收集想法、 參考資料和資訊

  • SharePoint 小組網站– 資訊、 連結和您群組的相關內容的中央存放庫

  • 規劃– 指派及管理專案任務之間您群組的成員

您不需要手動建立任何資源,建立群組便會自動建立資源,並為群組成員指派必要的權限,讓他們可以立即開始使用。

您可以透過熟悉 Microsoft Outlook 2016 桌面用戶端,透過 Outlook 網頁版,透過 (共用收件匣只要) 在 Mac 版 Outlook 2016,或透過Outlook 行動存取這些資源。您可以在左側的 Outlook 桌面中,或在網頁上的功能窗格中找到您的 Office 365 群組。

您可以在左側功能窗格中找到群組,在 Outlook 或 Outlook 網頁版中

使用新的 Office 365 群組動態顯示卡片,您有共用的群組資源的快速存取。只要將游標停留在 Web 或 SharePoint 上的 Outlook 中的群組名稱。

新的 Office 365 群組動態顯示卡片的圖像

共同作業故事中的最新的一部分是Microsoft 小組。Microsoft 小組是為您的小組 – 常設的聊天室的工作區,您可以在其中有非正式、 即時非常焦點所在的主題或特定群組內的子群組交談的內部循環播放。

Yammer為您的共同作業的企業社交體驗。它可協助您進行新連線和網站尋找您的組織。它可以協助您進行通訊,以及討論全公司 」 或 「 一般周圍感興趣的想法。

藉由建立 Office 365 連線,系統會在 Yammer 中的群組:

  • Yammer 群組:交談及分享資訊的共同位置

  • SharePoint 文件庫:群組用於儲存及共用檔案的集中位置

  • 共用的 OneNote Notebook:用於收集想法、研究和資訊

  • SharePoint 小組網站:適用於您群組的資訊、連結和內容的儲存機制

  • Planner:用於指派和管理群組成員之間的專案工作

您可以透過瀏覽器中的 Yammer 或是 iOS、Android 或 Windows Phone 裝置上的 Yammer App 來存取這些工具。

當群組完成其預定的目的後,您可以刪除以釋出系統資源,並移除群組所列出或顯示。請參閱:刪除群組。如果您不想要以刪除過時的群組,請記得您的系統管理員可以設定導致舊群組過期,並且自動移除指定一段時間後過期原則。請參閱: Office 365 群組到期原則

附註: 在此索引標籤上的內容適用於系統管理員。

有三個主要的模型的 Office 365 群組中的 [佈建: 開啟、 IT 指導或控制。各有其專屬優點。

模型

優點

開啟 (預設值)

使用者可以建立自己的群組,而不需要請等候或麻煩,視 IT

IT 指導

使用者要求群組 IT。IT 可以指引,選取他們的需求的最佳共同作業工具

控制

群組建立限制為特定的人員、 小組或服務 (請參閱:控制可以建立 Office 365 群組)

如果您要的控制命名您的 Office 365 群組方式可用來命名原則強制依循到特定包括的標準字首或尾碼以及封鎖不當名稱的群組名稱。如需詳細資訊,請參閱Office 365 群組命名原則

每個群組都有至少有一個擁有者可以新增或移除成員及執行的群組和其內容的一些基本 curation 的。通常擁有者會在 Outlook 中。請參閱:在 Outlook 中的新增及移除群組成員。如果群組的擁有者 (或擁有人) 離開組織的系統管理員可以將新的擁有者指派給群組。請參閱指派新的擁有者孤立的群組

此外,如果您有Exchange Online 系統管理員權限您可以管理群組從 Office 365 系統管理中心 (請參閱在 Office 365 系統管理群組成員資格置中) 或 (請參閱使用 PowerShell PowerShell管理 Office 365 群組)

那里可能附隨的時間,當您想要刪除群組從您的租用戶。如需如何刪除群組,請參閱:刪除群組。如果群組是不小心刪除的管理員可以還原 30 天該群組,請參閱:還原已刪除的 Office 365 群組

如果您想要更自動化的方式來管理您的 Office 365 群組的週期,您可以使用到期原則到期的特定時間間隔的群組。群組的擁有者會收到 30 15 與 1 的電子郵件之前的一天群組到期日,讓他們仍需要輕鬆更新群組。請參閱: Office 365 群組到期原則

群組的限制

上限...

每個群組的擁有者

100

群組中可建立的使用者

250

每個系統管理員可建立的群組

租用戶的預設上限 500K

成員數目

1000 個以上,但只 1000 可以存取群組交談同時。

使用者在存取行事曆和 Outlook 中的大型群組中的交談時,可能會注意延遲狀況

使用者可以是成員的群組的數目

1,000

檔案儲存

1 TB + 500 MB (每個訂閱的使用者) + 任何額外購買的儲存空間。您可以購買的額外儲存空間量不受限制。

群組信箱大小

50 GB

目前每個 Office 365 組織預設的最大群組數量為 500,000 個。

如需有關 SharePoint Online 儲存空間,請參閱SharePoint Online 限制SharePoint Online 軟體界限與限制

管理您的 Office 365 群組就是更有效率您可採取動作的相關資訊群組使用方式。Office 365 系統管理中心有的報表的工具,可以讓您查看例如儲存空間使用,您有多少作用中群組的項目,而且使用者甚至如何使用 [群組]。如需詳細資訊,請參閱: Office 365 系統管理中心中的報表

Office 365 群組可提供給您的工具數目規範資訊保護],以及eDiscovery

附註: 在此索引標籤上的內容適用於系統管理員。

哪些 Office 365 方案包含群組?

具有 Exchange Online 和 SharePoint Online 的任何 Office 365 訂閱將會支援群組。包含商務基本版和企業進階版方案,與企業版 E1、 E3 和 E5 方案。

如果您有您仍然可以存取的共用的收件匣和共用行事曆功能僅限 Exchange 方案的文件庫、 規劃或的任何其他功能,不會收到 Outlook,但您的群組。如果您想要使用進階的安全性或法規遵循功能與群組建立共用信箱,您需要將 Exchange Online 方案 1 與 Exchange Online 封存或 Exchange Online 方案 2 授權指派給該信箱。

如果您有 Yammer 專用方案,您將會仍然有摘要 Yammer 群組中的交談,但就不會收到的文件庫、 規劃,或任何其他功能。

功能可用性和授權需求

Office 365 群組運作方式與 Azure Active Directory (AAD)。您收到的群組功能,取決於您擁有的 Azure Active Directory 訂閱。

描述

AAD: 免費

AAD: Office 365 版本

AAD: 基本

AAD: 進階版 P1

授權 req.

可用性

建立、 讀取、 更新、 刪除

Office 群組的基本功能

無-免費的功能

線上

群組活動報表

管理員可以讓組織中檢視] 群組中的使用方式

無-免費的功能

線上

柔刪除與還原

管理員可以還原已刪除的群組設定刪除之後 30 天。

無-免費的功能

公用預覽

租用戶全自助群組建立控制項

管理員允許或封鎖建立租用戶中的所有使用者的群組。

無-免費的功能

線上

隱藏的成員資格

管理員可以隱藏所有非成員群組的成員資格。

無-免費的功能

線上

動態群組成員資格

管理員可以定義群組成員資格依據使用者屬性,然後動態管理成員資格。

每個使用者,同時也是租用戶中群組的成員。

公用預覽

微調自助群組建立控制項

管理員可以允許使用者 (由安全性群組定義) 租用戶中的子集,來建立群組。

GroupCreationAllowedGroupId 與連結的每個使用者,同時也是群組的成員

公用預覽

群組命名原則

管理員可以提供群組的命名慣例,以自動將字串與使用者屬性群組的名稱、 電子郵件與別名],並也封鎖特定文字

每個使用者,同時也是租用戶中群組的成員。

私人預覽

群組到期 *

管理員可以定義群組的存留時間。如果群組擁有者並不會更新該群組,則會刪除群組。

每個使用者,同時也是群組的到期原則影響群組的成員。

線上

使用指導方針

管理員可以送出會顯示為群組建立頁面可讓使用者的群組使用指導方針組織的超連結的 URL。

每個使用者,同時也是租用戶中群組的成員。

公用預覽

預設分類

管理員可以定義一組資料分類 (例如,低、 中高),並設定成預設值。群組擁有者可以指定其群組分類的值。

每個使用者,同時也是租用戶中群組的成員。

公用預覽

透過 myapps.microsoft.com 自助群組管理

使用者可以管理群組,並透過 Azure Active Directory 存取面板 myapps.microsoft.com 在群組的成員資格要求。

每個使用者,同時也是租用戶中群組的成員。

線上

*管理員不需要 AAD P1 授權只設定到期日。當您設定這些設定時,我們會檢查您的租用戶是否具有適當的 Azure AD 進階版訂閱可讓您設定的設定。

重要事項: 所有群組功能,如果您有 Azure AD 進階版訂閱,使用者可以都加入群組是否有 AAD P1 授權指派。授權並不執行。

定期我們會產生哪些使用者的授權,遺失,告訴您的使用情況報告,需要為其指派的授權需求與相容。例如,假設使用者沒有已授權並將他們新增至群組命名原則會強制執行的位置。報表就會標示為您所需的授權。

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