檢視文件的資訊管理原則陳述

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您會定期開啟和編輯儲存在小組網站文件庫中的文件。當您開啟文件、活頁簿,或簡報時,您可能會注意到在文件視窗上方的訊息列,顯示關於資訊管理原則的訊息。這表示什麼?

組織可以在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站定義和使用資訊管理原則,以便管理資訊,使其符合公司的商業程序或法律或政府法規。當您開啟 Microsoft Office Word 2007 文件、Microsoft Office Excel 2007 活頁簿和受限於資訊管理原則的 Microsoft Office PowerPoint 2007 簡報,訊息列會顯示此原則存在,您可以檢視原則說明。

重要: 若要檢視的資訊管理原則陳述式功能僅適用於 Microsoft Office Professional Plus 2007、 Microsoft Office Enterprise 2007、 Microsoft Office Ultimate 2007 以及獨立版本的Office Word 2007、 Office Excel 2007,以及Office PowerPoint 2007中。

本文內容

資訊管理原則陳述式要求我採取動作?

檢視的資訊管理原則陳述式

資訊管理原則說明要求我要執行什麼動作嗎?

Office SharePoint Server 2007 讓管理員可以在項目上,設定資訊管理原則,以控制和監視項目上的動作。Office Word 2007、Office Excel 2007,或 Office PowerPoint 2007 協助您檢視資訊管理原則的描述,當資訊管理原則要求執行某項動作時,例如在文件中插入條碼或標籤,這些程式會提示您。

資訊管理原則包含幾項原則功能:

  • 到期    到期原則功能,以一致且可追蹤的方式,協助組織刪除或移除網站上逾期的內容。

  • 稽核    稽核原則功能協助組織分析文件和清單項目上的記錄事件和作業,要如何使用內容管理系統。

  • 條碼    條碼原則功能協助組織追蹤文件的實體複本或從網站上列印下來的清單項目。

  • 標籤    條碼原則功能也能協助組織追蹤文件的實體複本或從網站上列印下來的清單項目。

  • 自訂原則功能是由組織自行設計和部署。

一般而言,組織建立原則說明的目的,是解釋內容適用那些原則,或內容需要那些特殊的處理。

需要您回應的兩項原則功能就是條碼和標籤。如果文件的資訊管理原則要求您提供條碼或標籤,但是您試圖在儲存或印列時不提供所需的項目,可能會提示您要插入條碼或標籤。請使用 「請參閱」 一節中的連結,取得關於條碼和標籤的詳細資訊。

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檢視資訊管理原則說明

當您開啟 Office Word 2007 文件、Office Excel 2007 試算表,或受到資訊管理原則的約束 Office PowerPoint 2007 簡報,訊息列上會有一個按鈕,您可以按下按鈕檢視原則說明。您不能在這個對話方塊的資訊管理原則裡,執行任何動作 - 只能檢視原則說明

附註: 每一個內容類型都可以建立唯一的資訊管理原則,文件庫可以包含多個內容類型,所以在同一個文件庫的不用項目,可能受限於不同的資訊管理原則。

  1. 如果文件庫尚未開啟,請按一下快速啟動上的名稱。

    如果您的文件庫名稱沒有出現在快速啟動上,請按一下[檢視所有網站內容],然後按一下文件庫名稱。

  2. 按一下您想要開啟的文件、試算表,或簡報名稱。檔案會在 Office Word 2007、Office Excel 2007 或 Office PowerPoint 2007 中開啟。

    附註: 您不需要取出檔案。

  3. 若要檢視原則,請執行下列其中一項操作:

    • 在文件視窗上方的訊息列,按一下 [詳細資料]

      訊息列顯示資訊管理原則說明

      提示: 在訊息列的右上角,您可以按一下 [關閉訊息列],就可以關閉訊息列。如果要再次顯示訊息列,在 [檢視] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組,選取 [訊息列] 核取方塊。

    • 在文件視窗底部的狀態列上按一下 [這份文件都有原則] 按鈕 狀態列指標

      如果您關閉訊息列,您只要按一下狀態列指標,就可以再次檢視資訊簡理原則說明。注意:當文件有採用資訊管理原則時,才會顯示狀態列指標。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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